Saat menambahkan karyawan baru ke perusahaan, kamu tidak bisa mengharapkan mereka mengetahui segalanya sejak hari pertama masuk kerja. Sehingga kamu harus meluangkan waktu untuk melatih mereka, namun hal ini akan menyita banyak waktu dan tidak efisien, apalagi jika perusahaan sudah berada dalam skala besar.
Itu sebabnya perusahaan perlu menciptakan sebuah Standar Operasional Prosedur atau SOP untuk perusahaannya. Lalu, apa itu SOP, fungsi, dan bagaimana cara membuatnya? Yuk, simak penjelasan selengkapnya berikut ini.
Baca juga: Mengulik etika profesi dan manfaatnya dalam karier
Apa itu SOP?
SOP adalah sebuah prosedur khusus dalam suatu perusahaan. (Gambar: pexels.com)
Menurut Brampton Small Business Enterprise Center, SOP adalah prosedur khusus untuk operasi perusahaan yang menjelaskan aktivitas yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas sesuai dengan peraturan industri, atau juga bisa hanya berdasarkan standar suatu perusahaan sendiri.
Sedangkan dilansir dari Divestopedia, SOP adalah proses terdokumentasi yang dimiliki perusahaan untuk memastikan layanan dan/atau produk tetap konsisten dan memenuhi standar kualitas minimum. Sebagian besar SOP ditulis sebagai serangkaian instruksi operasi langkah demi langkah yang dapat menunjukkan kepada karyawan apa yang perlu mereka lakukan untuk menyelesaikan tugas mereka.
SOP dirancang untuk memastikan hasil yang efisien dan berkualitas secara konsisten, terlepas dari siapa yang melakukannya. Serangkaian SOP yang ditulis dengan baik dapat membantu mengurangi miskomunikasi dan mendorong kedisiplinan terhadap peraturan perusahaan.
Baca juga: 5 Jenis program kerja yang efektif untuk perusahaan
Mengapa bisnis atau perusahaan memerlukan SOP?
SOP adalah salah satu langkah untuk mencapai visi misi perusahaan. (Gambar: pexels.com)
Ketika sebuah perusahaan tumbuh, seringkali sangat bergantung pada pemilik untuk semua keputusan besar. Tetapi begitu perusahaan mencapai ukuran tertentu, bentuk pengambilan keputusan ini dapat membatasi kapasitasnya untuk tumbuh lebih jauh karena pemilik tidak mungkin membuat semua keputusan dengan benar.
Untuk itu, diperlukan sebuah manajemen tambahan dan SOP yang terdokumentasi untuk memungkinkan perusahaan terus berkembang, dan juga menetapkan langkah sukses atau visi misi serta memberikan pelatihan dasar untuk karyawan agar berkembang. Beberapa hal di bawah ini adalah alasan mengapa sebuah perusahaan memerlukan SOP:
1. Menghemat waktu dan biaya
Dengan SOP, setiap pekerjaan sudah tertulis cara kerjanya, sehingga hal ini bisa meminimalisir karyawan untuk mencoba-coba cara pengerjaan yang berbeda karena cara paling efisien sudah tertulis dalam SOP, hal ini dapat mempersingkat proses sehingga karyawan dapat mencapai lebih banyak hasil dalam waktu lebih sedikit.
2. Menjaga konsistensi dan standardisasi
Memiliki SOP yang benar dan diterapkan secara optimal memastikan bahwa proses bisnis diselesaikan dengan cara yang benar. Cara yang sudah tertulis dalam SOP akan menjaga produk atau jasa yang ditawarkan agar selalu konsisten dan sesuai dengan standar.
3. Memudahkan komunikasi terhadap karyawan
SOP membuat karyawan baru tidak lagi harus menebak bagaimana mereka harus melakukan pekerjaan mereka dan mengingat apa yang kamu katakan kepada mereka ketika mereka pertama kali dipekerjakan. Selain itu, karyawan menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga dapat mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
4. Dasar untuk evaluasi kinerja dan pertanggungjawaban karyawan
SOP bisa menjadi standar yang jelas sehingga evaluasi kinerja karyawan dapat dilakukan secara objektif dan adil untuk semua karyawan. SOP menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan evaluasi karyawan secara konkrit untuk memperbaiki kinerja, serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
5. Menciptakan lingkungan kerja yang aman
Ketika karyawan melakukan tugas yang sama dengan cara berbeda-beda, hal ini menjadi tidak efisien dan juga bisa membahayakan keselamatan mereka. SOP memastikan bahwa karyawan melakukan pekerjaan mereka dengan aman dan konsisten.
Baca juga: General Affair: Kualifikasi, tugas, fungsi, skills, dan proyeksi karier 2021
5 Kesalahan dalam membuat SOP
Kesalahan dalam SOP adalah tidak adanya reward dan punishment. (Gambar: pexels.com)
Ketika membuat SOP untuk sebuah perusahaan atau organisasi, tidak menutup kemungkinan akan ada masalah yang terjadi, untuk itu, beberapa hal berikut ini bisa kamu hindari dalam pembuatan SOP untuk meminimalisir terjadinya masalah:
1. SOP tanpa adanya reward and punishment
Tanpa adanya reward and punishment, mereka akan jenuh dan malas untuk bekerja sesuai SOP. Karena adanya pikiran, bahwa bekerja sesuai SOP atau tidak sekalipun sama sekali tidak memberikan efek apapun pada diri mereka. Untuk mengatasi hal tersebut, tidak ada salahnya untuk menerapkan sistem reward and punishment. Hal ini dapat memicu pekerja untuk menjalankan SOP perusahaan.
2. Adanya masalah teknis saat proses eksekusi SOP
Apa yang diekspektasikan pada saat pembuatan SOP dan realita yang ada di lapangan pada saat eksekusi mungkin tidak sesuai. Untuk itu, cara mengatasinya adalah mendiskusikan baik-baik aturan yang lama dan menyusun peraturan baru setelah melakukan berbagai pertimbangan.
3. Terdapat ketidaksepakatan dalam perusahaan/organisasi
Kemungkinan akan ada beberapa pekerja dalam perusahaan yang menolak menjalankan SOP karena tidak sepakat dengan kebijakan tersebut. Cara mengatasinya adalah dengan cara mengajak pihak tersebut untuk berdiskusi bersama. Jika memang ternyata prosedur tersebut merugikan salah satu pihak, penting untuk segera dikaji dan disusun ulang.
4. Kurangnya pengawasan terhadap pelaku SOP
Kurangnya pengawasan terhadap pelaku SOP menyebabkan suatu SOP jadi disepelekan dan pelanggaran jadi hal yang biasa. Solusinya adalah dengan melimpahkan kesalahan pada kepala divisi masing-masing, dengan ini akan memicu bagian yang berwenang untuk memberikan pengawasan lebih ketat lagi.
5. Penyampaian SOP yang tidak jelas dan satu arah
SOP mungkin kurang menuliskan prosedur atau aturan secara detail sehingga membuat pelaku SOP bingung. Cara mengatasinya adalah dengan menciptakan SOP dengan detail, selain itu juga bisa melakukan lakukan komunikasi 2 arah. Jika karyawan terlalu banyak, maka sampaikan SOP dengan jelas pada kepala divisi mereka. Atau bisa menempel SOP di tempat yang strategis agar bisa dibaca setiap karyawan.
Baca juga: 4 Contoh surat PHK yang wajib diketahui karyawan
Tips membuat SOP yang baik
Tips membuat SOP adalah menambahkan visual seperti gambar dan video. (Gambar: pexels.com)
Ada beberapa poin yang perlu dipertimbangkan saat membuat SOP untuk perusahaan. Berikut adalah beberapa tips membuat SOP adalah sebagai berikut:
- Pilihlah orang yang tepat dan terampil dalam menulis untuk menuliskan SOP, pastikan juga melibatkan seseorang yang mengetahui dengan detail seluk beluk perusahaan serta mengetahui proses luar dan dalam untuk memastikan keakuratan SOP.
- Buatlah SOP secara visual seperti menambahkan gambar, video, dan diagram agar lebih mudah dibaca, dipahami, dan disimpan karyawan.
- Sesuaikan SOP dengan target audiens, misalnya disesuaikan dengan gaya/bahasa tiap divisi dari perusahaan.
- Lakukan penilaian di lapangan sebelum mendokumentasikan SOP dan lakukan pengujian setelah SOP diterbitkan.
- Berikan penjelasan mengenai pentingnya SOP.
- Lakukan peninjauan SOP secara berkala.
Baca juga: Panduan menjaga disiplin kerja dan manfaatnya untuk perusahaan
3 contoh SOP dalam perusahaan
Tujuan dibuat SOP adalah konsistensi dan standardisasi. (Gambar: pexels.com)
Setiap perusahaan itu unik dan memiliki praktik terbaiknya sendiri. Jarang terjadi, ada dua perusahaan yang memiliki SOP yang identik. Berikut ini adalah beberapa contoh SOP yang ada:
1. SOP Keuangan & Accounting
(Sumber: mastersop.com)
2. SOP Supervisi Penanggungjawab
(Sumber: manajemenkeuangan.net)
3. SOP Pelayanan Pengambilan Tilang
(Sumber: kejaksaan.go.id)
Itulah tadi beberapa penjelasan mengenai SOP dan contohnya. Pastikan semua karyawan tahu cara menyelesaikan tugas dengan baik agar produktivitas meningkat dan perusahaan dapat terus berkembang maju.
Nah, untuk kamu yang tertarik berpindah kerja dan melanjutkan jenjang karier sesuai impianmu, daftarkan dirimu sekarang juga melalui EKRUT karena di EKRUT terdapat berbagai peluang kerja yang dapat disesuaikan dengan minatmu.
Selain itu, kamu juga bisa mengintip bagaimana tips menghindari kesalahan dalam karier hanya di channel YouTube EKRUTtv di bawah ini:
Sumber:
- Divestopedia.com
- Business Tutsplus
- Brampton.ca
- Accurate.id
