Mempersiapkan program kerja menjadi suatu hal yang wajib agar proyek yang dikerjakan berjalan baik. Tak sekadar itu, program kerja juga mewakili peta atau rencana yang formal pada sebuah proyek.
Secara sederhana program kerja adalah susunan daftar kegiatan yang dirancang untuk dilaksanakan dalam satu periode kepengurusan.
Program kerja ini dibuat untuk mengartikulasikan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang dibuktikan dan hasil yang dapat diukur sehingga menjadi tindakan yang nyata. Selengkapnya terkait ulasan tentang program kerja dapat kamu simak di bawah ini,
Pentingnya membuat program kerja
Membuat program kerja akan membantu meningkatkan produktivitas kerja - EKRUT
Berencana namun tidak melakukan tindakan merupakan kesalahan. Akan tetapi, suatu tindakan tanpa rencana merupakan sebuah bencana.
Maka dari itu, penting sekali membuat program kerja saat akan menjalankan suatu proyek, khususnya pada suatu perusahaan atau organisasi.
Ketika merencanakan program kerja, ada baiknya tak hanya menentukan kegiatan, prioritas, dan tenggat waktu.
Tapi juga mengamankan diri dari ketidakseragaman proses kerja.
Baca juga: 7 Tahap membuat Marketing Plan yang efisien untuk bisnis
Dengan demikian, program kerja yang baik akan menentukan alur yang baik untuk setiap periode kerja, membuat lebih jelas kegiatan yang harus dilakukan, dan keteraturan dari seluruh alur kerja itu sendiri.
Selain itu, program kerja akan memberikan aspek-aspek positif seperti berikut ini:
- Peningkatan produktivitas dan efektivitas kerja masing-masing karyawan
- Pengaturan yang lebih jelas dan bisa mencapai tujuan, baik itu tujuan pribadi atau bisnis
- Tingkat stres berkurang dengan adanya program kerja
Dengan kata lain, program kerja memiliki banyak keuntungan. Sebab bagaimanapun juga, alur kerja yang direncanakan memberikan lebih banyak manfaat dan kemungkinan untuk mencapai kesuksesan menjadi lebih mudah.
Jenis program kerja
Program kerja strategis menjadi salah satu jenis dari program kerja - EKRUT
Ada sekitar empat jenis program kerja yang dibuat oleh perusahaan. Berikut adalah beberapa di antaranya.
1. Program kerja strategis
Program kerja strategis adalah bentuk program kerja yang dirancang berdasarkan rencana jangka panjang. Biasanya contoh program kerja ini dilakukan untuk mencapai tujuan utama perusahaan.
Maka dari itu, hasilnya pun tidak ditentukan untuk saat ini tetapi untuk masa depan yang lebih panjang.
2. Program kerja taktis
Program kerja taktis merupakan program kerja yang dibuat untuk perencanaan strategi bisnis saat ini atau dalam periode kerja terdekat.
Kebanyakan bentuk program kerja ini dibuat oleh perusahaan karena memberikan dasar yang baik untuk pelaksanaan pekerjaan dalam mencapai tujuan yang diperlukan.
3. Program kerja jangka pendek
Program kerja jangka pendek ini hampir sama seperti program kerja taktis, hanya saja jangkauan waktunya lebih pendek dengan pembagian tugas yang lebih jelas berdasarkan periode.
Biasanya periode dari program kerja jangka pendek bentuknya meliputi rencana kerja mingguan, bulanan, hingga triwulan.
4. Program kerja tetap
Jenis lain dari program kerja adalah program kerja tetap. Biasanya program kerja tetap atau istilah asingnya standing plan ini adalah mencakup masalah berulang yang kerap ditemui oleh manajer.
Contoh manajer sering kali menghadapi masalah keterlambatan baik itu dalam proses kehadiran. Oleh karena itu manajer bisa merancang program kerja tetap yang dibuat untuk menangani masalah tersebut.
Umumnya program kerja tetap ini kemudian dikenal dengan Standar Operasional Prosedur (SOP).
Walaupun begitu beberapa aturan di dalam visi misi perusahaan, kebijakan dan aturan merupakan bagian juga dari program kerja tetap.
5. Program kerja kontingensi
Selain keempat program kerja di atas, program kerja kontingensi juga tak kalah penting untuk direncanakan oleh perusahaan.
Ini merupakan program kerja yang disiapkan oleh bisnis bila ada kemungkinan terjadi perubahan yang tak terduga atau dikenal juga rencana darurat.
Contoh program kerja kontingensi adalah mengurangi dampak potensi bencana dengan membatasi karyawan yang melakukan perjalanan bisnis, terutama karena adanya wabah Covid-19.
Rencana ini darurat dilakukan oleh perusahaan untuk mengurangi dampak penyebaran virus Corona.
Baca juga: 9 Perubahan di dunia kerja yang mungkin terjadi setelah pandemi
Tips menyusun rencana program kerja yang efektif
Salah satu tips menyusun program kerja adalah menetapkan tujuan dari program kerja - EKRUT
Tertarik menyusun program kerja? Agar dapat menyusun bentuk program kerja dengan baik coba perhatikan beberapa tips ini,
- Menetapkan tujuan dari program kerja, dengan mengetahui apa yang menjadi tujuan dan target kerja, kamu akan lebih mudah menyusun program kerja
- Tetapkan tolak ukur pencapaian. Misalnya saja, ketika kamu ingin membuat situs, cobalah untuk mencari tahu apa yang menjadi tolak ukur situsmu dikatakan sukses
- Menetapkan tenggat waktu yang pasti, sehingga tim dapat memprioritaskan proyek yang penting diutamakan terlebih dahulu
- Mengerjakan bersama tim dan berkomitmen atas program kerja tersebut
- Menetapkan anggaran. Tips terakhir dalam menyusun program kerja adalah menetapkan anggaran, dengan merinci biaya-biaya dari tiap tujuan dari masing-masing tim. Upayakan agar setiap proyek yang dilakukan sesuai anggarannya masing-masing. Ingat rencana kerja yang bagus berisi transparansi dana yang terperinci.
Baca juga: Mudah, ini 7 Tips membangun kerja sama tim yang baik
Cara mengukur efektifitas program kerja
Mengukur efektifitas bertujuan untuk melihat keberhasilan dari program kerja. - EKRUT
Pengukuran efektivitas dalam program kerja dapat dilakukan dengan beberapa cara.
- Pengukuran efisiensi. Termasuk di dalamnya produktivitas dan keefektifan penggunaan biaya diukur sebagai rasio output per input. Contoh efisiensi seperti, waktu penyelesaian dari setiap proyek dan anggaran yang dikeluarkan untuk promosi produk ke profit yang dihasilkan.
- Pengukuran outcomes. Dari pengukuran ini dapat dilihat hasil akhir proyek yang dilakukan apakah memenuhi target yang telah ditentukan atau berdampak pada perusahaan. Contohnya, peningkatan profit dari hasil strategi pemasaran melalui sosial media.
- Pengukuran kualitas. Mengukur peningkatan secara umum dalam akurasi, kompetensi, courtesy, compliance, dan daya tanggap. Contoh dalam pengukuran ini proses audit tanpa adanya penemuan yang janggal.
- Pengukuran proyek. Mengukur sampai mana kemajuan dari proyek yang dikerjakan, untuk memastikan bahwa rencana berjalan sesuai timeline.
3 Contoh program kerja
Program kerja berbeda-beda dalam perusahaan, tetapi tetap satu tujuan. - EKRUT
Berikut beberapa contoh program kerja untuk pegawai, manajer, dan pemilik bisnis.
1. Program kerja untuk karyawan
Karyawan atau grup kecil biasanya menggunakan work plan untuk membantu mereka membuat perencanaan strategis atau meluncurkan suatu proyek. Work plan tersebut meliputi:
- Tujuan proyek
- Kalkulasi anggaran
- Material dan biaya yang dibutuhkan untuk proyek tersebut
- Estimasi waktu penyelesaian proyek
Sebagai contoh, tim pemasaran yang membuat program kerja untuk mengiklankan produk di TV. Tujuannya adalah untuk meningkatkan penjualan sebanyak 20 persen dan kunjungan laman 10 persen. Tim tersebut juga akan memberikan tugas dan tanggung jawab bagi tiap individu, seperti menghubungi pihak TV atau menulis konten untuk iklan tersebut.
2. Program kerja untuk manajer
Program kerja ini memiliki cakupan yang lebih luas apabila dibandingkan dengan program kerja karyawan. Berikut hal yang harus diperhatikan dalam program kerja untuk manajer:
- Keuntungan dari program untuk bisnis atau perusahaan
- Rincian biaya dan anggaran terkait dengan proyek yang dilakukan
- Data statistik yang menunjukan bagaimana peningkatan bisnis karena proyek tersebut
Misalnya manager dari departemen pemasaran membuat strategi perencanaan yang bertujuan untuk meningkatkan penjualan online sebesar 25 persen. Dengan menggunakan Google Adwords dan merekrut ahli SEO (Search Engine Optimisation) untuk meningkatkan visibilitas secara online. Termasuk didalamnya perincian anggaran dan statistik pertumbuhan tiap bulannya.
3. Program kerja untuk pemilik bisnis
Hampir mirip dengan perencanaan bisnis, program kerja untuk business owner dapat memiliki banyak kesamaan komponen dengan perencanaan untuk karyawan dan manajer. Akan tetapi program kerja untuk pemilik bisnis jauh lebih besar lagi, termasuk di dalamnya riset pasar dan proyeksi jangka panjang.
Sebagai contoh, seorang pemilik bisnis perusahaan eCommerce dapat menciptakan rencana bisnis yang meliputi annual goals seperti meningkatkan net profit sebesar 30%, beserta langkah spesifik untuk mencapainya. Tidak hanya itu, perencanaan tersebut juga harus mencakup riset mengenai tren pasar terbaru dan mengeksplorasi peluang baru untuk menghasilkan revenue.
Baca juga: Mudah, ini 7 Tips membangun kerja sama tim yang baik
Kesimpulannya, melakukan perencanaan sebelum melakukan sesuatu jauh lebih baik. Hal ini juga sangat berlaku dalam sebuah pekerjaan atau proyek.
Dengan program atau rencana kerja yang baik, kamu bisa mencapai target yang diinginkan dengan lebih mudah dan akan meminimalisir kesalahan pekerjaan.
Jadi, kapan kamu akan mulai menerapkan program kerja seperti di atas?
Last update: 12 April 2021
Sumber:
- monday.com
- hyger.io
- smartsheet.com
- online.elvernia.edu
- iedunote
