Sistem manajemen informasi dalam dunia usaha atau bisnis umum dikenal sebagai penggunaan teknologi terhadap sumber daya manusia, informasi, dan proses bisnis dengan sifatnya yang merekam, menyimpan, dan melakukan proses data. Proses data dalam sistem manajemen informasi dapat digunakan untuk pengambilan keputusan dalam dunia usaha.
Apa itu sistem informasi manajemen?
Sistem informasi merupakan suatu pengelolaan informasi perusahaan untuk bagian manajerial (Sumber: Pexels)
Dalam bukunya yang berjudul “Sistem Informasi Manajemen”, Chamdan Purnama menjelaskan bahwa sistem informasi adalah komponen dan elemen dari suatu organisasi yang menyediakan informasi bagi pengguna dan pengolahan kegiatan keuangan. Informasi dalam hal ini adalah data yang diolah menjadi suatu bentuk yang berguna bagi para pemakainya. Tiga pokok informasi adalah relevansi, tepat waktu, dan akurasi.
Setiap organisasi membutuhkan aliran informasi yang dapat membantu manajer untuk mengambil keputusan. Siklus informasi ini diatur dan diarahkan dalam suatu sistem informasi tertentu yang lantas disebut sebagai sistem informasi manajemen.
Baca juga: Mengenal keberadaan data lake yang penting bagi bisnis
Di sisi lain, sistem informasi manajemen menurut Mays Business School dapat didefinisikan sebagai studi tentang orang, teknologi, organisasi, dan hubungan diantara ketiganya. Sistem informasi manajemen secara profesional dapat membantu perusahaan dalam mewujudkan manfaat maksimal dari sebuah investasi, baik dalam hal personel, peralatan, dan proses bisnis. Secara khusus, sistem informasi manajemen adalah bidang yang memiliki orientasi pada orang dengan penekanan pada suatu layanan berbasis teknologi.
Manfaat sistem informasi manajemen
Sistem informasi manajemen terkini dibuat dengan sistem komputasi (Sumber: Pexels)
Masih mengacu pada buku Chamdan Purnama, sistem informasi manajemen telah dibutuhkan sebelum adanya sistem komputasi dalam dunia kerja. Hal ini berarti bahwa sistem informasi manajemen telah dikembangkan sedari dulu dalam dunia usaha. Sistem informasi manajemen juga menjadi bahan acuan analisis oleh para manajer untuk menentukan keputusan strategis dalam perusahaan.
Adapun manfaat dari sistem informasi manajemen adalah sebagai berikut:
- Dapat mengembangkan proses perencanaan yang efektif
- Dapat menjadi acuan untuk identifikasi kebutuhan akan keterampilan sumber daya manusia
- Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi manajer
- Menjamin tersedianya data kualitas dan keterampilan sumber daya manusia
- Menjadi acuan penetapan investasi yang akan diproyeksikan perusahaan
- Mengantisipasi dan memahami konsekuensi ekonomis yang ada di depan
- Mengevaluasi dan memperbaiki produktivitas operasional serta pengembangan
- Mengolah transaksi organisasi dan merencanakan anggaran serta produk layanan
Selain hal di atas, sistem informasi manajemen juga bermanfaat untuk memfasilitasi komunikasi di dalam dan di luar organisasi. Tak hanya itu, sistem informasi manajemen juga dapat menghubungkan pelanggan/klien dan pemasok dari dalam sistem informasi yang digunakan oleh organisasi tersebut. Sistem informasi manajemen juga dapat menyimpan catatan semua transaksi bisnis dan menyediakan titik referensi untuk transaksi tersebut.
7 Kategori Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen memiliki beberapa kategori sesuai dengan kegunaannya (Sumber: Pexels)
Sistem informasi manajemen dalam prosesnya akan menghasilkan laporan untuk manajer yang tertarik dengan tren historis perusahaan baik secara mingguan, bulanan, dan tahunan. Informasi dalam laporan ini akan memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan rutin bagian manajemen tiap harinya.
Sebagai contoh, suatu sistem informasi manajemen dari sebuah perusahaan ritel akan memberikan laporan yang menunjukkan angka penjualan untuk tiap bagian setiap hari selama seminggu, total mingguan, total bulanan, hingga perbandingan dengan bulan lalu dan bulan yang sama pada tahun lalu. Setelahnya, sistem informasi manajemen akan dapat diekstraksi menjadi kolom-kolom tertentu untuk dianalisis.
Baca juga: VPN: Kegunaan, risiko, dan cara memilih layanan yang tepat
Dalam rutinitas sederhana, sistem informasi manajemen perlu dikategorikan menjadi tiap ringkasan atau pokok kategori. Kategori-kategori sistem informasi manajemen itu adalah sebagai berikut:
1. Business Intelligence System (BIS)
Dalam ranah bisnis, sistem informasi mempermudah perusahaan untuk menentukan keputusan strategis (Sumber: Pexels)
Business Intelligence System (BIS) adalah penggunaan teknologi komputasi untuk proses identifikasi, penemuan, dan analisis data bisnis seperti pendapatan penjualan, produk, biaya, dan pendapatan.
Teknologi dalam BIS dapat memberikan pandangan teraktual, historis, hingga prediktif dari data internal yang terstruktur. Sistem informasi manajemen dengan kategori ini dapat dipakai untuk membangun pengambilan keputusan yang lebih efektif dalam urusan operasional strategis. Fungsi ini dilakukan dengan pemrosesan analitis daring, pelaporan, analisis prediktif, pengumpulan data, pembandingan, dan manajemen kinerja bisnis.
Menurut Techopedia BIS merupakan sistem informasi manajemen yang dikembangkan pada pertengahan 1980-an yang berevolusi dari Decision Support System (DSS). Bantuan komputer menjadi basis pengembangan BIS sebagai sistem informasi manajemen. Melalui pemrosesan yang lebih terukur dan cepat, BIS dapat membantu perencanaan dan pengambilan kepustusan hingga menghasilkan data yang mengarah ke Executive Information System (EIS).
2. Executive Information System (EIS)
Executive Information System (EIS) adalah sistem pendukung keputusan (DSS) yang digunakan untuk membantu eksekutif senior dalam proses pengambilan keputusan. Sistem informasi manajemen kategori ini dilakukan dengan menyediakan akses mudah ke data penting yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis dalam suatu organisasi.
Baca juga: COO (Chief Operating Officer): Tugas, tipe, dan 7 kualifikasi yang dibutuhkan
Umumnya, EIS menampilkan data grafis pada antarmuka (interface) yang mudah digunakan untuk dianalisis. Sistem informasi manajemen kategori eksekutif ini dapat digunakan diberbagai jenis organisasi untuk memantau kinerja perusahaan serta untuk mengidentifikasi adanya masalah dan peluang.
Sistem informasi eksekutif dikembangkan sebagai program berbasis komputer untuk memberikan deskripsi perusahaan, kinerja penjualan dan/atau data riset pasar untuk eksekutif senior. Data EIS ini tersedia di seluruh perusahaan dengan stasiun kerja atau jaringan lokal (LAN). Selain itu, EIS juga memiliki empat komponen utama yaitu perangkat keras, perangkat lunan, antarmuka pengguna (UI), dan telekomunikasi.
Adanya komponen-komponen dan jaringan internal tadi juga memungkinkan karyawan dapat mengakses data perusahaan untuk membantu pengambilan keputusan di masing-masing departemen atau divisi. Karyawan juga dapat mengakses sistem informasi manajamen untuk memberikan informasi atau ide terkait untuk atasan mereka.
3. Customer Relationship Management (CRM)
Dalam ranah eksternal, sistem informasi manahemen untuk pelanggan memudahkan proses pemasaran (Sumber: Pexels)
Menurut Somer Anderson dari Investopedia, CRM merpakan manajemen hubungan pelanggan yang mengacu pada prinsip, praktik dan pedoman yang diikuti suatu organisasi saat berinteraksi dengan pelanggan atau klien.
Seluruh hubungan yang ada dalam CRM mencakup interaksi langsung seperti proses penjualan dan layanan, forecasting, dan analisis tren, serta perilaku pelanggan. Secara khusus CRM berfungsi untuk meningkatkan pengalaman pelanggan pada layanan perusahaan.
Elemen pendukung CRM dapat berupa situs jejaring, surel perusahaan, surat, dan panggilan telepon. Belakangan, media sosial juga menjadi salah satu elemen penting bagi basis data CRM untuk membangun pengalaman positif antara perusahaan dan pelanggan. Sebagai basis pelanggan, CRM menjadi sistem informasi manajemen yang cukup penting bagi berhasilnya perencanaan marketing dan promosi produk.
4. Sales Force Automation System (SFA)
Menurut Marisa Sanfilipo dari Business News Daily, Sales Force Automation (SFA) didefinisikan sebagai otomatisasi tenaga penjualan yang berfungsi melakukan otomatisasi berbagai proses penjualan. Proses SFA sendiri dilakukan oleh perangkat lunak yang dirancang khusus untuk otomatisasi tugas penjualan tertentu.
Meski pada beberapa perusahaan SFA dimasukkan dalam sistem CRM namun fungsi sistem informasi ini terpisah. Jika CRM berfungsi sebagai pendukung upaya penjualan dan pemasaran serta melacak perilaku pelanggan, maka SFA lebih pada otomatisasi tugas penjualan saja.
Otomatisasi tenaga penjualan secara singkat dapat bertujuan untuk menghemat waktu dan merampingkan proses penjualan. Namun tak hanya itu, SFA juga bermanfaat untuk meningkatkan akurasi penjualan, efisiensi waktu, penetapan prospek, hingga meningkatkan retensi karyawan dan pengurangan biaya sumber daya tenaga kerja.
Baca juga: Cara menggunakan rumus IF Excel untuk evaluasi data
5. Transaction Processing System (TPS)
Sistem informasi manajemen untuk transaksi perusahaan dapat memudahkan perencanaan keuangan kantor (Sumber: Pexels)
Transaction Processing System adalah transaksi yang mencakup semua pembelian dan penjualan produk layanan. Setiap transaksi bisnis atau aktivitas sehari-hari yang diperlukan untuk operasional perusahaan juga tercatat dalam data TPS ini.
Sistem informasi jenis ini dilakukan bervariasi karena tergantung pada industri dan ukuran atau ruang lingkup perusahaan. Contoh transaksi ini antara lain penagihan klien, deposito, data perekrutan baru, jumlah inventaris, hingga catatan data manajemen tentang hubungan dengan klien atau pelanggan.
Sistem informasi manajemen jenis TPS ini memastikan bahwa semua data kontrak, transaksional, dan hubungan pelanggan disimpan di lokasi yang aman dan dapat diakses oleh semua karyawan di perusahaan itu.
Pemanfaatan TPS ini dapat menunjang organisasi untuk mendapat tingkat keandalan dan akurasi yang tinggi dalam data pengguna atau pelanggan. Tak hanya itu, adanya sistem informasi manajemen jenis ini juga dapat meminimalisasi potensi kesalahan manusia dalam proses transaksional.
6. Office Automation Systems (OAS)
Sistem otomatisasi kantor dapat memudahkan internal perusahaan untuk mengakses teknologi bersama (Sumber: Pexels)
Sistem infrmasi manajemen dalam sektor internal perusahaan lainnya adalah sistem otomatisasi kantor (OAS). Sistem otomatisasi kantor adalah jaringan berbagi alat, teknologi, dan orang yang diperlukan untuk melakukan tugas administrasi dan manajerial.
Permisalan fungsi OAS dapat dilihat dari proses pencetakan dan pengiriman dokumen secara internal antar departemen. Selain itu, proses pengiriman surat hingga pelaporan otomatis antar divisi dan departemen juga dapat dilakukan melalui sistem informasi jenis ini.
Sistem otomatisasi kantor dapat membantu meningkatkan komunikasi antar departemen yang berbeda sehingga setiap karyawan dapat berkolaborasi sinergis dalam penyelesaian suatu target tertentu. Umumnya, OAS terintegrasi dengan surel perusahaan atau aplikasi tertentu untuk memastikan semua data komunikasi mudah diakses di satu lokasi terpusat.
Pemanfaatan sistem otomatisasi kantor ini dapat merampingkan aktivitas manajerial dan mengoptimalkan komunikasi antar karyawan serta pengelolaan pengetahuan bersama dalam internal perusahaan.
7. Knowledge Management Systems (KMS)
Masih berhubungan dengan sistem informasi kantor, KMS merupakan sistem manajemen yang menyimpan dan mengekstrak informasi untuk membantu pengguna dalam peningkatan pengetahuan mereka dan pengoptimalan upaya kolaborasi untuk penyelesaian tugas.
Hal ini masih berhubungan dengan proses sistemis kantor dalam pengelolaan pengetahuan antar karyawan. Salah satu contoh KMS adalah suatu dokumen dengan materi pelatihan, kebijakan, dan prosedur perusahaan dapat diakses di dalam sistem untuk melatih karyawan baru. Bisa juga, dalam urusan relasi pelanggan terdapat dokumen-dokumen atas pertanyaan pelanggan yang tercatat oleh bagian customer service.
Peran KMS dalam melakukan kurasi atas berbagai keahlian tiap departemen dapat memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan penting karyawan lain dalam proses penyelesaian tugasnya. Tak hanya itu, KMS juga dapat meningkatkan komunikasi di antara anggota tim dan membantu semua karyawan dalam mencapai sasaran atau target kerja tertentu.
5 Contoh sistem informasi manajemen
Sistem informasi manajemen menyediakan informasi yang akurat untuk pengambilan keputusan (Sumber: Pexels)
Sebagai penerapan sistem informasi dalam suatu organisasi, sistem informasi manajemen berfungsi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan kerja dalam suatu perusahaan. Sistem informasi manajemen secara formal menyediakan informasi yang akurat untuk mempermudah perusahaan dalam menyusun strategi atau mengambil keputusan.
Berikut ini adalah 5 contoh sistem informasi manajemen,
1. Enterprise Resource Planning (ERP)
Sistem perencanaan sumber daya perusahaan atau ERP adalah proses yang digunakan oleh perusahaan untuk mengelola dan mengintegrasikan bagian-bagian penting dari bisnis perusahaan.
Aplikasi perangkat lunak sering digunakan untuk melakukan sistematisasi ERP ini. Perusahaan memakai ERP untuk membantu mereka dalam penerapan perencanaan sumber daya dengan pengintegrasian semua proses yang diperlukan untuk menjalankan perusahaan dalam satu sistem tertentu.
Selain itu, sistem ERP juga dapat diintegrasikan dengan perencanaan pembelian inventaris, penjualan, pemasaran, keuangan, sumber daya manusia, dan hal-hal lain yang bersifat khusus dalam operasional perusahaan.
Baca juga: 8 SEO tools terbaik untuk memantau pergerakan kompetitor
2. Supply Chain Management (SCM)
Supply Chain Management (SCM) atau manajemen rantai pasokan adalah manajemen aliran barang dan jasa yang mencakup semua proses pengubahan bahan mentah menjadi barang atau produk akhir.
Proses SCM melibatkan perampingan aktif dari aktivitas penawaran bisnis untuk memaksimalkan nilai pelanggan dan demi mendapatkan keunggulan kompetitif di pasaran. Melalui SCM ini perusahaan pemasok berupaya untuk mengembangkan dan menerapkan rantai pasokan dengan seefisien dan seekonomis mungkin.
Rantai pasokan yang dimaksud mencakup segala sesuatu mulai dari produksi hingga pengembangan produk. Sistem informasi manajemen amat diperlukan untuk menjadi patokan arah dalam usaha seperti ini.
3. Information Reporting System (IRS)
Adanya sistem informasi pelaporan memudahkan relasi internal dalam perusahaan (Sumber: Pexels)
Sistem informasi pelaporan (IRS) adalah sebuah sistem yang mencakup informasu produk untuk manajerial dalam penentuan keputusan operasional perusahaan. Sistem ini adalah perpanjangan tangan dari sistem TPS yang mengelola transaksi perusahaan. Seluruh informasi dari IRS umumnya berbentuk laporan yang dapat disesuaikan dengan permintaan secara periodik.
4. Group Decision Support System (GDSS)
GDSS mempermudah pengambilan keputusan kelompok dalam suatu target perusahaan (Sumber: Pexels)
Jika di atas tadi telah dijelaskan tentang DSS dalam ranah manajerial dan eksekutif, maka contoh sistem informasi yang satu ini adalah sistem berbasis komputer interaktif yang memfasilitasi sejumlah pengambil keputusan. Sistem ini dibentuk untuk menemukan solusi dari masalah yang sifatnya tidak terstruktur, sehingga berbeda dengan DSS yang dipakai manajerial dan eksekutif.
Sifat tidak terstruktur ini membuat adanya interaksi lintas posisi untuk pengambilan masukan dari beberapa orang yang lantas sampai pada tujuannya yaitu pengambilan keputusan kelompok. Sistem ini secara teknis digunakan untuk peningkatan kualitas dan efektivitas pertemuan kelompok. Contoh dari sistem ini adalah konferensi video yang terintegrasi dengan jejaring internal perusahaan.
5. Expert System (ES)
Expert system pertama kali dikembangkan oleh Edwar Feigenbaum dan Joshua Ledeberh dari Universitas Stanford di California, AS pada tahun 1965. Menurut Britannica sistem ini merupakan pemrograman komputer yang menggunakan metode kecerdasan buatan. Sistem ini digunakan dalam domain khusus untuk memecahkan masalah tertentu. Dalam dunia perusahaan, ES digunakan lewat berbagai hal seperti absensi karyawan otomatis hingga sistem jadwal karyawan mekanis.
Secara umum sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem yang dibentuk untuk mempermudah pendataan atau pengumpulan data dalam suatu internal perusahaan. Berbagai jenis dan contoh dari sistem informasi memiliki tujuan yang serupa yaitu efisiensi operasional perusahaan, baik untuk urusan internal maupun urusan eksternal dengan klien atau pelanggan.
Sumber
- Dr. H. Chamdan Purnama, S.E., M.M. (2016). Sistem Informasi Manajemen.
- investopedia.com
- businessnewsdaily.com
- techopedia.com
- mays.tamu.edu
