Bertanggungjawab atas kepengurusan karyawan baru merupakan salah satu tanggung jawab recruiter dalam suatu perusahaan. Mengurusnya tentu bukan hal yang mudah, terlebih lagi jika posisi yang ingin dicari lebih dari satu, sehingga pada akhirnya recruiter harus dihadapkan dengan jumlah pelamar yang tidak sedikit.
Oleh karena itu, untuk mempermudah pekerjaan recruiter dan menghindari kesalahan dalam proses rekrutmen, sebaiknya recruiter memiliki daftar checklist untuk membantu memantau kemajuan setiap proses rekrutmen untuk masing-masing posisi yang sedang dicari.
Setiap perusahaan mungkin memiliki tahapan rekrutmen yang berbeda, namun setidaknya persiapan yang dilakukan dalam merekrut karyawan memiliki kesamaan. Yuk, catat 13 checklist perekrutan karyawan yang wajib kamu ketahui sebagai recruiter berikut ini.
Baca juga: 7 Tahapan proses rekrutmen yang efektif untuk HR praktikan
Pentingnya checklist perekrutan karyawan dalam rekrutmen
Proses perekrutan karyawan akan lebih terbantu dengan adanya daftar checklist. (Sumber: Pexels)
Proses perekrutan karyawan merupakan suatu rangkaian yang panjang dan bisa menguras tenaga, pikiran, dan juga waktu recruiter. Hanya untuk merekrut satu kandidat, bisa diperlukan waktu hingga berbulan-bulan. Recruiter harus benar-benar selektif dalam memilih kandidat terbaik demi perkembangan perusahaan yang lebih maju.
Demi mencapai perekrutan karyawan yang efektif, recruiter sebaiknya sudah mempersiapkan daftar checklist yang bisa membantu recruiter dalam proses seleksi. Berikut ini langkah-langkah beserta daftar checklist perekrutan karyawan yang wajib recruiter ketahui.
Baca juga: Intip cara terbaik untuk rekrutmen online
Siapkan rincian pekerjaan
Langkah awal dalam perekrutan karyawan adalah menyiapkan rincian pekerjaan. (Sumber: Pexels)
Langkah awal yang harus dipersiapkan oleh recruiter di sini berkaitan dengan posisi yang dibutuhkan setiap divisi beserta rinciannya secara mendetail. Berikut ini checklist selengkapnya dalam tahap awal perekrutan karyawan.
1. Konfirmasi kebutuhan akan posisi tersebut
Checklist pertama dalam perekrutan karyawan adalah konfirmasi kebutuhan divisi. (Sumber: Pexels)
Hal pertama yang sebaiknya dilakukan oleh recruiter adalah melakukan konfirmasi kepada setiap divisi dalam perusahaan, seperti posisi apa yang sedang dibutuhkan oleh masing-masing divisi beserta kisaran gaji. Pastikan posisi yang dibutuhkan memang benar-benar dibutuhkan oleh perusahaan dan telah memperoleh persetujuan dari masing-masing manajer setiap divisi.
2. Pastikan budget untuk posisi tersebut tersedia
Checklist kedua dalam perekrutan karyawan adalah menyesuaikan budget perusahaan. (Sumber: Pexels)
Setelah memperoleh detail kisaran gaji dari divisi, langkah selanjutnya adalah membandingkannya dengan anggaran yang telah dibuat oleh perusahaan. Kamu bisa melakukan riset untuk menilai apakah kisaran gaji yang ditawarkan perusahaan sudah sesuai dengan posisi yang dibutuhkan. Jika terjadi ketidaksesuaian antara budget yang disiapkan perusahaan, kamu bisa melakukan negosiasi dengan manajer divisi untuk menemukan solusi yang tepat.
Baca juga: 5 Benefit menggunakan jasa rekrutmen karyawan bagi perusahaan
3. Deskripsi pekerjaan setiap posisi
Checklist ketiga dalam perekrutan karyawan adalah membuat deskripsi pekerjaan. (Sumber: Pexels)
Setelah menemukan kesesuaian antara penawaran gaji yang akan diberikan dan anggaran dari perusahaan, selanjutnya kamu bisa berfokus membuat deskripsi pekerjaan untuk setiap posisi yang dibutuhkan. Diskusikan deskripsi pekerjaan secara detail dengan manajer setiap divisi. Pastikan deskripsi pekerjaan tersebut juga sesuai dengan gaji yang ditawarkan.
4. Menentukan kriteria rekrutmen
Checklist keempat dalam perekrutan karyawan adalah menentukan kriteria. (Sumber: Pexels)
Setelah membuat rincian mengenai deskripsi pekerjaan, selanjutnya yang perlu kamu lakukan adalah menentukan kriteria untuk masing-masing posisi yang sedang dicari. Kriteria rekrutmen meliputi skill yang dibutuhkan, minimal pengalaman kerja, pendidikan, benefit, dan sebagainya. Untuk menentukan kriteria ini, kamu juga perlu mendiskusikannya dengan manajer dari masing-masing divisi. Sebaiknya kriteria ditulis secara realistis dan disesuaikan dengan deskripsi pekerjaan serta gaji yang ditawarkan.
Baca juga: Sudahkah kamu melakukan 5 tips rekrutmen ini?
5. Siapkan lowongan pekerjaan
Checklist kelima dalam perekrutan karyawan adalah menyiapkan lowongan pekerjaan. (Sumber: Pexels)
Setelah memperoleh daftar posisi yang dibutuhkan lengkap dengan deskripsi pekerjaan dan kriteria untuk masing-masing posisi, selanjutnya kamu bisa mulai mempersiapkan materi atau konten untuk promosi lowongan pekerjaan.
Materi untuk promosi bisa berupa poster bergambar atau video. Kamu bisa bekerja sama dengan desainer perusahaan untuk membuat konten ini. Dalam tahap ini, kamu harus memastikan desain dibuat secara profesional namun tetap menarik dan jelas. Konten promosi yang menarik akan membuat pencari kerja tertarik untuk mengetahui lebih jauh tentang isinya.
6. Tempat beriklan
Checklist keenam dalam perekrutan karyawan adalah memilih tempat beriklan. (Sumber: Pexels)
Konten untuk iklan perekrutan karyawan yang telah dibuat selanjutnya siap untuk disebarkan pada publik. Terdapat banyak cara untuk mempromosikan iklan perekrutan karyawan tersebut. Misalnya melalui LinkedIn, Instagram, Facebook, media sosial perusahaan lainnya, website perusahaan, atau juga bisa melalui platform rekrutmen.
Memilih tempat untuk beriklan ini penting sehingga kamu perlu lebih dulu mengetahui siapa target kandidat yang ingin direkrut, setelah itu baru kamu bisa mempertimbangkan platform apa yang ingin kamu gunakan untuk beriklan. Setiap platform memiliki rata-rata usia dan tipikal pengguna yang unik.
Baca juga: Kesulitan cari karyawan terbaik? Ini 10 cara tepat menemukannya!
7. Kerja sama dengan pihak lain
Checklist ketujuh dalam perekrutan karyawan adalah melakukan kerja sama dengan pihak lain. (Sumber: Pexels)
Kerja sama dengan pihak lain untuk perekrutan karyawan ini bersifat opsional. Contoh kerja sama ini adalah menggunakan jasa rekrutmen pihak ketiga ataupun vendor. Opsi ini bisa kamu pilih jika kamu ingin menemukan kandidat dengan requirements tertentu dalam waktu yang singkat. Kerja sama dengan jasa rekrutmen ini tentunya bisa membuat proses rekrutmen perusahaan kamu lebih efektif karena jasa rekrutmen memiliki sumber daya yang memadai untuk menemukan kandidat berkualitas tinggi dalam waktu yang singkat.
Mengelola lamaran kerja talent
Langkah kedua dalam perekrutan karyawan adalah mengelola lamaran kerja. (Sumber: Pexels)
Langkah kedua di sini berkenaan dengan pengelolaan lamaran kerja talent atau kandidat. Langkah ini perlu dipersiapkan setelah selesai melengkapi checklist pada langkah pertama. Adapun checklist dalam langkah kedua perekrutan karyawan bisa kamu simak di bawah ini.
1. Pilih jenis wawancara
Checklist kedelapan dalam perekrutan karyawan adalah memilih jenis wawancara. (Sumber: Pexels)
Checklist pertama dalam langkah ini adalah menentukan jenis wawancara yang akan dilakukan nantinya. Biasanya dalam tahap ini, recruiter akan melibatkan kerjasama dengan user, atau orang yang nantinya akan menjadi calon atasan talent. Jenis wawancara ini bermacam-macam, dilansir dari laman Indeed, jenis wawancara ini bisa dalam bentuk tradisional, panel, grup, case interview, behavioral interview, dan masih banyak lagi. Jenis wawancara yang kamu pilih bisa tergantung pada siapa saja yang akan terlibat dalam proses interview dan juga posisi yang dibutuhkan.
2. Review CV dan persempit pilihan talent
Checklist kesembilan dalam perekrutan karyawan adalah review CV. (Sumber: Pexels)
Selanjutnya, ini mungkin akan menjadi proses yang panjang karena recruiter perlu untuk melakukan sortir terhadap setiap lamaran yang masuk. Untuk mempersempit pilihan talent, kamu bisa menggunakan kriteria yang sebelumnya ditetapkan agar proses ini lebih cepat untuk diselesaikan. Tipsnya yaitu jangan menunda untuk melakukan review terhadap setiap lamaran yang masuk agar bisa segera menuju tahap selanjutnya.
Baca juga: 8 Strategi rekrutmen efektif untuk mendapatkan talent terbaik dan berkualitas
3. Buat jadwal wawancara
Checklist kesepuluh dalam perekrutan karyawan adalah menentukan jadwal wawancara. (Sumber: Pexels)
Setelah melakukan review terhadap lamaran yang masuk dan menentukan calon kandidat mana saja yang akan diwawancara, kamu perlu menentukan jadwal wawancara untuk masing-masing kandidat. Berikan jeda waktu yang cukup agar proses wawancara berjalan lancar dan menghindari waktu yang bertabrakan satu sama lain.
Baca juga: 3 Perbedaan rekrutmen zaman dulu dan sekarang
Wawancara
Langkah ketiga dalam perekrutan karyawan adalah wawancara. (Sumber: Pexels)
Wawancara merupakan langkah terakhir sebelum akhirnya recruiter akan menentukan kandidat mana yang akan diterima kerja di perusahaan. Tentunya, setelah kedua pihak yaitu antara perusahaan dan kandidat sepakat dengan penawaran yang diberikan. Itulah kenapa dalam tahap ini mungkin akan terjadi negosiasi antara kandidat dan perusahaan.
Lalu, apa saja checklist yang perlu diperhatikan dalam tahap ini? Berikut ini jawabannya.
1. Melakukan wawancara dan menentukan talent terbaik
Checklist kesebelas dalam perekrutan karyawan adalah melakukan wawancara dan memilih kandidat terbaik. (Sumber: Pexels)
Setelah menentukan siapa saja kandidat yang akan kamu wawancarai dan menjadwalkan waktu dan tempat wawancara, inilah saatnya kamu bertatap muka dengan kandidat, baik secara langsung atau virtual. Dalam wawancara perekrutan karyawan ini, kamu harus sudah mempersiapkan daftar pertanyaan yang akan kamu ajukan kepada kandidat. Melalui jawaban yang diberikan oleh kandidat, kamu bisa melakukan penilaian untuk selanjutnya menentukan kandidat mana yang akan kamu berikan offering letter.
Baca juga: 6 pertanyaan untuk dapatkan kandidat berkualitas
2. Penawaran posisi
Checklist kedua belas dalam perekrutan karyawan adalah penawaran posisi kepada kandidat. (Sumber: Pexels)
Setelah kamu menentukan kandidat mana yang menurut kamu terbaik untuk mengisi posisi yang dibutuhkan, ini adalah saat di mana kamu akan mengirimkan sebuah pemberitahuan kepada kandidat berupa penawaran posisi atau offering letter. Offering letter ini biasanya dikirimkan ke email kandidat terpilih. Jika kandidat sepakat dengan isi offering letter yang diberikan, maka kandidat bisa kemudian menandatangani offering letter tersebut sebagai tanda kesepakatan. Namun, jika ada bagian yang kurang disetujui oleh kandidat, maka bisa diadakan negosiasi antara kedua belah pihak.
3. Negosiasi gaji
Checklist ketiga belas dalam perekrutan karyawan adalah negosiasi gaji. (Sumber: Pexels)
Salah satu aspek yang sering dinegosiasikan setelah melakukan penawaran kerja adalah gaji yang ditawarkan. Kandidat mungkin akan mengajukan negosiasi gaji, namun sebelum memberikan keputusan akhir terkait gaji ini, ada baiknya untuk meminta persetujuan dari tim finance atau pemangku kebijakan. Selain itu, kamu juga bisa terlebih dahulu melakukan kesepakatan dengan tim finance atau pemangku kebijakan terkait penetapan rentang gaji, sehingga kamu sudah tahu di angka berapa maksimal negosiasi gaji dengan kandidat akan disetujui.
Baca juga: Langkah cerdas untuk rekrutmen yang efisien
Simplify your recruitment process with EKRUT
EKRUT adalah salah satu jasa rekrutmen karyawan di Indonesia yang dapat diandalkan. (Gambar: Pexels)
Selain membuat checklist perekrutan karyawan di atas, terdapat cara yang membuat pengelolaan perekrutan karyawan menjadi lebih mudah, simpel, dan efektif. Cara tersebut adalah dengan memanfaatkan platform dan layanan dari EKRUT. EKRUT merupakan sebuah platform rekrutmen yang menggunakan perpaduan antara teknologi dan jaringan recruiter untuk melakukan proses rekrutmen yang efektif dan berkualitas.
Beberapa manfaat yang bisa kamu peroleh dengan menggunakan EKRUT antara lain yaitu:
- Keuntungan eksklusif dari paket yang disediakan EKRUT.
- Mengelola kandidat dengan mudah menggunakan tracking system yang dimiliki EKRUT.
- Memperoleh kandidat yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan.
- Akses langsung ke talent pool berkualitas yang telah melalui proses kurasi.
- Konsultan profesional yang akan memberikan bantuan selama proses perekrutan.
Perlu diketahui bahwa EKRUT menggunakan teknologi data science seperti Marketplace Curation Algorithm (MCA) untuk menyaring dan mengkurasi 5-10% kandidat kompetitif teratas yang mencari peluang kerja berdasarkan permintaan secara real-time. Maka dari itu, talent yang ditampilkan dalam marketplace adalah talent berkualitas dan terkini. Untuk mencari dan menemukan kandidat yang sesuai dengan kriteria, EKRUT menggunakan teknologi bernama EKRUT Recommender System (ERS). Kelebihannya, variabel pencarian tidak hanya terbatas pada pengalaman, preferensi, dan keterampilan saja, namun masih banyak lagi.
Selain itu, EKRUT juga menggunakan Budget Prediction Algorithm (BPA) untuk mengukur, memprediksi, dan merekomendasikan kisaran ekspektasi gaji untuk masing-masing job posting berdasarkan kondisi market terkini secara efektif.
Untuk saat ini, terdapat dua subscribe plan yang bisa kamu pilih di EKRUT:
- Platform plan
Tersedia untuk langganan tahunan dan per-kuarter. Dengan subscribe plan ini, perusahaan kamu mendapatkan kesempatan untuk mendapatkan unlimited hires tanpa harus membayar lagi biaya per hire. - Headhunting plan
Tidak ada membership fee untuk plan ini, perusahaan kamu hanya perlu membayar ketika terjadi hire.
Nah, itulah tadi daftar checklist yang bisa membantu kamu sebagai recruiter dalam proses perekrutan karyawan. Setelah berhasil merekrut kandidat, kamu bisa melakukan penilaian dan meminta feedback kepada setiap manajer divisi untuk menentukan keberhasilan perekrutan karyawan. Jika selanjutnya tujuan perusahaan adalah ingin merampingkan proses perekrutan karyawan, meningkatkan produktivitas, dan membebaskan setiap manajer divisi agar berfokus kepada pekerjaan utamanya, maka kamu bisa mulai mencoba memanfaatkan platform EKRUT.
Berbagai manfaat menggunakan EKRUT bisa kamu dapatkan dengan bergabung bersama. Yuk, mulai proses rekrutmen yang efektif dari sekarang!
Sumber:
- hr.barkeley.edu
- yello
- shrm
- indeed
