RACI matrix dapat membantu seorang manajer dalam membagi peran dan tanggung jawab anggota tim dalam sebuah proyek secara lebih efektif.
Jika kamu ingin menggunakannya, ulasan berikut dapat membantu kamu mengenal lebih jauh cara penerapan RACI matrix dalam proyek yang kamu kelola.
Apa itu RACI matrix?
RACI Matrix digunakan untuk memetakan peran dan tanggung jawab dalam proyek - EKRUT
RACI matrix adalah bagan sederhana yang digunakan untuk menetapkan peran serta tanggung jawab dalam setiap tugas, pencapaian, dan keputusan pada setiap tahapan dalam proyek.
Dengan memetakan secara jelas peran-peran yang terlibat dalam proyek maka sebagai manajer kamu dapat mendelegasikan dan menetapkan ekspektasi orang-orang yang terlibat sejak awal demi menghindari adanya kebingungan.
Matriks RACI sendiri terdiri merupakan akronim yang menunjukkan empat peran utama dalam sebuah proyek, yaitu:
- Responsible (R). Responsible mengacu pada orang-orang yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan setiap tugas. Tidak menutup kemungkinan ada lebih dari satu orang yang bertanggung jawab pada satu tugas, tergantung kompleksitas tugas tersebut.
- Accountable (A). Accountable mengacu pada orang yang bertanggung jawab mendelegasikan pekerjaan, mengambil keputusan dan yang meninjau tugas atau hasil sebelum dianggap selesai.
- Consulted (C). Consulted merujuk pada penasihat yang memberi masukan sebelum pekerjaan selesai atau keputusan diambil. Biasanya pihak yang masuk dalam kategori ini adalah mereka yang ahli pada bidang tertentu.
- Informed (I). Ini adalah orang atau pihak yang selalu mendapatkan informasi terbaru tentang perkembangan dan hasil pekerjaan baik ketika sedang berlangsung atau pada saat tugas selesai.
Baca juga: Gantt chart dan penerapannya dalam manajemen proyek
Manfaat RACI matrix
Dengan RACI matrix kamu bisa mencegah adanya pekerjaan yang overload pada satu orang - EKRUT
RACI matrix dapat membantu seorang project manager lebih efektif dalam mengelola tim dan proyek. Sebab, beberapa kelebihan yang ditawarkan RACI matrix adalah:
-
Menetapkan ekspektasi yang jelas
RACI matrix membantu manajer proyek menetapkan ekspektasi yang jelas dari tim dan peran dalam proyek. Anggota proyek pun menyadari tanggung jawab yang dimiliki, mengetahui otoritas pengambil keputusan, memahami cara menjalankan tugas dan hasil yang harus mereka hasilkan.
-
Membawa sinergi
Dengan matriks RACI semua tim memahami dengan jelas peran mereka masing-masing maupun orang lain. Sehingga mereka pun menyadari ketergantungan yang dimiliki agar proyek tersebut bisa selesai, sehingga tidak ragu untuk berkolaborasi dan bekerja sama demi mencapai hasil yang diinginkan.
-
Mengurangi potensi kegagalan
Dengan menugaskan orang yang tepat pada setiap tugas dalam proyek, kamu dapat mengurangi potensi kegagalan.
-
Memperkuat komunikasi
RACI matrix juga memastikan dan mendorong komunikasi yang lebih efektif di antara semua anggota proyek di setiap level.
-
Menghindari kemungkinan beban kerja berlebih
RACI matrix dapat digunakan untuk melihat apakah ada terlalu banyak tugas yang dibebankan pada satu individu. Jika hal ini ditemukan, maka manajer bisa langsung meninjau kembali untuk melihat apakah ada pekerjaan yang bisa diberikan pada individu lain dengan pekerjaan yang tidak terlalu banyak dalam tim.
Baca juga: Mengenal critical path method dalam manajemen proyek
Langkah-langkah membuat RACI matrix
Jangan lupa untuk membagikan RACI matrix dengan anggota tim - EKRUT
Beberapa tahapan dalam membuat RACI matrix adalah:
1. Identifikasi peran dalam proyek
Langkah pertama dalam membuat RACI matrix adalah mengidentifikasi anggota tim yang akan terlibat dalam proyek maupun pemangku kepentingan yang harus mengetahui setiap perkembangan dalaam proyek tersebut.
Tuliskan nama-nama orang tersebut dalam tabel bagian atas RACI matrix.
2. Identifikasi tugas dan hasil
Buat daftar semua tugas atau hasil yang diharapkan untuk menyelesaikan proyek. Kamu bisa menempatkannya pada kolom bagian kiri tabel RACI Matrix yang kamu buat tadi.
3. Tetapkan peran untuk setiap tugas
Pada setiap baris tugas yang telah kamu tulis di bagan, tentukanlah siapa saja yang memiliki peran atau bertanggung jawab terhadapnya. Tandai dengan cara menuliskan R,A,C,atau I untuk menunjukkan peran dari setiap orang yang terlibat dalam semua tugas tersebut.
4. Bagikan dengan tim
Setelah membuatnya, diskusikan pembagian peran dan tanggung jawab tersebut bersama tim. Mintalah umpan balik untuk mengatasi ambiguitas dari tugas dan peran yang telah ditentukan.
5. Bagikan dengan pemangku kepentingan
Ketika tim sudah menyetujui dan menyarankan perubahan, bagikan RACI matrix yang telah disesuaikan tersebut pada pemangku kepentingan utama. Dapatkan persetujuan pemangku kepentingan dan tentukan siapa yang harus diajak berkonsultasi atau berkonsultasi selama proyek.
Agar kamu mendapat gambaran tentang bagaimana bentuk tools tersebut, lihatlah contoh RACI matrix berikut ini
Setelah mengetahui apa itu RACI matrix dan bagaimana cara membuatnya, kini cobalah untuk mulai menggunakannya ketika kamu hendak menjalankan proyek.
Lakukan evaluasi di setiap akhir proyek untuk melihat apakah RACI matrix tersebut sudah dapat kamu gunakan secara efektif untuk menunjang kesuksesan proyek.
Sumber:
- greycampus.com
- indeed.com
- tallyfy.com
