Jika kamu selama ini merasa kesulitan mengelola alur kerja tim untuk mencapai tujuan dalam sebuah proyek, maka Kanban menjadi salah satu metode yang dapat kamu gunakan untuk mengatasi masalah tersebut.
Baca juga: Kenali RACI Matrix untuk Pembagian Tugas yang Lebih Efektif
Apa itu Kanban?
Kanban board akan membagi tahapan tugas dalam proyek pada beberapa kolom - EKRUT
Kanban adalah salah satu metode dalam manajemen proyek dengan cara membuat visualisasi menggunakan papan, kolom, dan kartu untuk mengelola tugas dan alur kerja secara lebih efektif.
Visualisasi itu memungkinkan tim untuk melihat tugas atau pekerjaan yang sedang berlangsung dan memahami informasi kompleks seperti proses, hubungan antar tugas, serta masalah atau risiko yang memengaruhi kemampuan tim dalam menyelesaikan pekerjaan tersebut dengan tepat waktu.
Kanban sendiri sebenarnya dalam bahasa Jepang berarti "tanda visual" atau "kartu". Konsep ini pertama kali dikembangkan pada tahun 1940-an oleh Taiichi Ohno salah satu engineer di perusahaan Toyota, Jepang.
Pada saat itu Taiichi mengembangkan Kanban sebagai sistem perencanaan sederhana untuk mengontrol dan mengelola pekerjaan serta inventaris pada setiap tahapan produksi Toyota secara optimal.
Ide ini ia dapatkan setelah melihat cara kerja supermaket yang mampu mengelola inventaris dengan efisien sesuai dengan jumlah permintaan konsumen.
Hal tersebut dilakukan dengan memesan pasokan dari vendor dan mengisi ulang produk hanya ketika melihat sinyal visual berupa rak yang hampir kosong di toko mereka.
Pendekatan ini yang kemudian diterapkan pada Toyota, sebab saat itu Taiichi mengidentifikasi masalah dalam manajemen inventaris mereka yang tidak efisien.
Metode tersebut diterapkan dengan cara mengomunikasikan tingkat kapasitas pekerjaan setiap pekerja di pabrik secara real time dengan memberikan kartu antar tim. Misalnya ketika bahan-bahan di jalur produksi kosong, kartu kanban akan dikirimkan ke bagian gudang untuk memberitahu apa saja yang dibutuhkan.
Bagian gudang lalu akan memberikan sinyal kebutuhan ini pada pemasok yang akan mengirimkan inventaris ke gudang. Proses ini kemudian dikenal sebagai awal dari konsep proses manufaktur JIT atau just in time.
Metode Kanban juga dipopulerkan kembali oleh David.J Anderson dalam bukunya Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business dan banyak diadopsi ke dalam manajemen proyek, IT, dan software development.
Salah satu alasan Kanban banyak digunakan adalah karena metode ini menawarkan beberapa manfaat, seperti:
- Meningkatkan kolaborasi.
- Pemberdayaan karyawan.
- Alur kerja yang lebih lancar.
- Manajemen inventaris yang lebih baik.
- Meningkatkan quality control.
- Fleksibel.
- Peningkatan atau perbaikan yang berkelanjutan.
- Efisiensi waktu.
- Membantu kemampuan tim untuk fokus.
Baca juga: 6 Tahap scrum yang perlu dijalankan product developer
Kanban vs Scrum, apa bedanya?
Fungsi scrum dan kanban dalam agile methodology sedikit berbeda - EKRUT
Meski Scrum dan Kanban sama-sama menerapkan nilai dan prinsip manifesto metodologi Agile, namun fungsi keduanya sebenarnya berbeda.
Kanban adalah tentang memvisualisasikan pekerjaan, membatasi pekerjaan yang sedang berlangsung dan memaksimalkan efisiensi. Fokusnya adalah proses untuk peningkatan alur kerja dan kualitas pekerjaan secara konstan.
Sementara Scrum fokus pada praktik kerja dengan interval yang ditentukan atau yang dikenal sebagai sprint untuk mengumpulkan informasi dan umpan balik dengan cepat dan menerapkannya pada pekerjaan.
Cara kerja metode Kanban
Kamu dapat membuat Kanban board secara digital dengan menggunakan software tertentu - EKRUT
Pada dasarnya penerapan metode Kanban cukup sederhana. Terdapat lima prinsip dasar dalam cara kerja metode Kanban yang perlu kamu ketahui sebelum mencoba menerapkannya, yaitu:
1. Visualisasi alur kerja
Prinsip dan tahap pertama dalam cara kerja metode Kanban adalah dengan membuat visualisasi model proses atau alur kerja proyek. Memiliki visualisasi dalam sistem Kanban penting agar kamu dapat memahami alur kerja yang harus dilalui dalam sebuah proyek.
Untuk mendapat visualiasi tersebut, kamu memerlukan Kanban board. Pada dasarnya Kanban board adalah berupa papan baik dalam bentuk fisik ataupun papan digital pada software tertentu yang berguna untuk merepresentasikan satu tampilan proyek.
Dalam Kanban board tersebut buatlah beberapa kolom yang memecah tahapan alur kerja suatu proyek. Contoh sederhananya seperti membagi Kanban board ke dalam 3 kolom yaitu:
- To do, untuk daftar tugas yang akan dilakukan demi mencapai tujuan akhir proyek;
- In progress, untuk tugas-tugas yang sedang dilakukan;
- Done, untuk tahapan tugas-tugas dalam proyek yang sudah berhasil diselesaikan.
Pada setiap kolom inilah akan ditempelkan Kanban cards yang mewakili setiap tugas dalam tahapan proyek. Kartu-kartu ini akan berisi informasi mengenai detail tugas, hingga masing-masing orang yang bertanggung jawab pada tugas tersebut.
Setiap kartu tugas yang berhasil diselesaikan akan dipindahkan pada kolom di sampingnya sehingga kamu bisa melihat perkembangan atau kendala dalam alur kerja proyek tersebut.
2. Batasi pekerjaan yang sedang berlangsung
Agar tidak kehilangan fokus, pastikan untuk menetapkan batasan jumlah pada pekerjaan atau tugas yang sedang berlangsung di setiap tahapan dalam Kanban board. Dengan begitu tim bisa fokus untuk menyelesaikan pekerjaan yang ada sebelum memulai pekerjan baru.
3. Ukur dan kelola alur kerja
Amati dan analisis efisiensi proses alur kerja dengan baik. Kenali kendala yang dapat mengakibatkan penundaan pada keseluruhan proses dan tentukan metrik yang dapat membantu kamu menganalisis apa saja yang perlu ditingkatkan dalam prosesnya.
4. Buat kebijakan secara eksplisit
Pastikan proses dan tujuan proyek harus didefinisikan dan diinformasikan dengan jelas pada semua orang dalam tim.
Hal ini diperlukan agar masing-masing anggota tim tahu apa yang harus mereka lakukan untuk mencapai tujuan dan dapat memberikan saran perbaikan yang dapat meningkatkan kinerja.
5. Gunakan umpan balik dan perbaikan yang berkelanjutan
Agar berjalan dengan efektif, lakukan pertemuan rutin untuk memberikan umpan balik pada seluruh tim. Ingatlah bahwa penerapan metode Kanban juga membutuhkan evaluasi, analisis dan peningkatkan yang konstan.
Itu sebabnya ukur keefektifan alur kerja, kualitas, hasil, dan faktor-faktor lainnya untuk memperbaiki sistem dan alur kerja yang dapat meningkatkan efektivitas.
Baca juga: Mengenal critical path method dalam manajemen proyek
Nah, sekarang kamu sudah memahami apa itu Kanban dan penerapannya dalam manajemen proyek, bukan? Jika kamu ingin meningkatkan efektivitas alur kerja dalam sebuah proyek maka Kanban adalah metode yang cocok untuk kamu gunakan. Pastikan untuk menerapkannya dengan tepat agar hasil yang diinginkan pun tercapai.
Sumber:
- projectmanager.com
- trello.com
- kanbanize.com
- kanbanzone.com
