Job specification: Pengertian, manfaat, komponen, dan 4 contohnya

Menulis job specification merupakan salah satu tugas dari seorang recruiter atau kamu yang bekerja di bidang sumber daya manusia. Hal ini dapat memudahkan kamu dalam mencari kandidat terbaik untuk perusahaan. Simak ulasan berikut untuk mengetahui komponen dan contoh dari job specification.

Apa itu job specification?

Tanpa job specification perusahaan tidak dapat merekrut karyawan terbaik (Sumber: Shutterstock)

Job specification adalah dokumen atau statement tertulis spesifikasi dari karyawan. Job specification adalah bagian dalam job analysis, yang merupakan tools untuk mengumpulkan data yang terkait dengan pekerjaan. Job specification biasanya berdampingan dengan job description yang merupakan dokumen esensial dalam setiap kegiatan rekrutmen karyawan. 

Tanpa job specification dan job description, hampir tidak mungkin perusahaan dapat merekrut karyawan yang tepat, di tempat dan waktu yang tepat. Pada intinya, job specification membantu baik pihak perusahaan maupun pelamar kerja untuk memahami apa yang diharapkan perusahaan dan bagaimana cara meraihnya.

Perbedaan job specification dengan job description 

Job specification dan job description cukup berbeda perannya (Sumber: Shutterstock)

Seperti yang sudah kamu pahami, job description dan job specification adalah dua komponen penting yang tidak dapat terpisahkan. Namun, jangan sampai tertukar karena job description dan job specification adalah dua dokumen yang berbeda. Berikut detil perbedaannya. 

Kategori	Job specification	Job description
Pengertian	Dokumen tertulis tentang kualitas yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan.	Dokumen tertulis tentang apa saja yang akan dikerjakan.
Konten	Pendidikan, pelatihan, pengalaman, kemampuan spesifik untuk pekerjaan.	Judul pekerjaan, tugas, sistem supervisi dan pelaporan, bersama siapa saja karyawan akan bekerjasama.
Fungsi utama	Memfasilitasi rekrutmen, memilih talent yang tepat.	Mengidentifikasi, mendefinisikan dan mendeskripsikan pekerjaan.
Alur	Dibuat setelah job description.	Dibuat sebelum job specification.

Dapat terlihat, bahwa job description dan job specification adalah dua komponen yang berbeda dari segi fungsi, konten dan urutan dalam pembuatan, namun saling berkesinambungan.

Manfaat menulis job specification dengan jelas

Job specification membuat proses rekrutmen menjadi lebih jelas (Sumber: Shutterstock)

Job specification adalah dokumen yang digunakan bersama dengan job description saat perusahaan mengiklankan lowongan pekerjaan di media untuk mencari talenta baru. Selain digunakan untuk mengiklankan lowongan pekerjaan, berikut beberapa manfaat menulis job specification dengan jelas.

1. Syarat pekerjaan menjadi jelas

Bagi kandidat, job specification adalah kunci bagi mereka untuk mengetahui apakah kemampuan dan spesifikasi mereka cocok dengan perusahaan. Sehingga, lebih efisien baik untuk untuk kandidat maupun perusahaan.

2. Dasar untuk melakukan seleksi awal

Selain itu, job specification adalah modal bagi rekruter atau tim HR untuk menyusun pertanyaan yang akan diajukan bagi kandidat yang diundang menghadiri wawancara. Job specification juga menjadi acuan bagi HR yang sebenarnya tidak terlalu paham secara teknis terkait kemampuan yang dicari oleh user.

3. Mendukung perusahaan mencapai tujuan

Dengan mengidentifikasi dan menuliskan job specification yang jelas, maka perusahaan dapat unggul dibandingkan kompetitornya. Pasalnya, mengidentifikasi melalui penulisan job specification sekaligus dapat memberikan gambaran program terkait kompetensi yang cocok untuk diimplementasikan pada perusahaan.

4. Membantu peningkatan kualitas SDM

Job specification yang jelas dapat menjadi panduan bagi kandidat untuk melamar pekerjaan. Sehingga, kandidat yang direkrut pada akhirnya sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dengan begini, perusahaan memiliki SDM yang berkualitas dan dapat menentukan program lain untuk terus meningkatkan kompetensi SDM-nya.

Komponen penting dalam job specification

Kemampuan merupakan salah satu komponen penting (Sumber: Shutterstock)

Tidak semua hal harus kamu tuliskan dalam job specification. Berikut komponen dalam job specification yang perlu kamu tuliskan baik saat akan mengiklankan lowongan pekerjaan atau kebutuhan yang terkait SDM lainnya. 

1. Pengetahuan

Pengetahuan tentunya harus disertakan pada job specification terutama pengetahuan yang bersifat teknis dan spesifik pada pekerjaan tertentu. Biasanya, semakin tinggi jabatan yang dicari, pengetahuan yang disyaratkan pada job specification akan semakin spesifik.

2. Kemampuan

Selain hard skill, soft skill juga diperlukan dalam job specification. Misalnya, kamu akan merekrut seorang Customer Service, maka kemampuan komunikasi dan empati terhadap konsumen akan sangat dibutuhkan. Jadi, jangan lupa menyertakannya, ya.

3. Pengalaman

Pengalaman tentu tidak kalah pentingnya untuk disertakan dalam job specification. Kebutuhan pengalaman kerja yang dapat kamu tulis dalam job specification adalah industri yang spesifik, posisi, durasi kerja dan detail lain yang mungkin dibutuhkan. Pengalaman menjadi manajer atau pemimpin dalam tim juga bisa disertakan jika kamu mencari posisi manajerial.

4. Karakteristik lainnya

Hal ini dapat menyangkut emotional intelligence dari seseorang yang akan sangat bermanfaat di dunia kerja. Bagaimana mereka biasanya menyikapi suatu kondisi dan menyelesaikan suatu masalah. Emotional intelligence juga dapat mengetahui bagaimana seseorang dapat mengontrol emosinya.

4 Contoh job specification

Berikut contoh job specification (Sumber: Shutterstock)

Jika masih belum terbayang bagaimana cara menulis job specification yang jelas dan dapat merekrut kandidat yang tepat, berikut beberapa contoh yang bisa kamu jadikan referensi.

1. Contoh job specification untuk posisi Software Engineer

Pendidikan	Gelar di bidang Software Engineering, Ilmu Komputer, Matematika dan bidang sejenis.
Pengalaman kerja	Memiliki pengalaman kerja di bidang terkait.
Pengetahuan dan kemampuan	Menguasai bahasa pemrograman C++, Java atau Scala. Menguasai data structure dan algoritma. Up to date dengan perkembangan pada dunia teknologi dan pemrograman. Mampu menyelesaikan masalah dan memberikan solusi. Kemampuan analisis yang kuat. Mampu bekerja secara kolaboratif.
Karakteristik	Memiliki passion dalam menyelesaikan masalah rumit dan memberikan solusi.

Baca juga: Proyeksi karier Software Engineer pada tahun 2021 

Contoh job specification untuk posisi Data Scientist

Pendidikan	Sarjana di bidang Ilmu Komputer atau bidang terkait.
Pengalaman kerja	Memiliki pengalaman kerja di bidang terkait.
Pengetahuan dan kemampuan	Pemahaman yang sangat baik terhadap teknik machine learning dan algoritma seperti k-NN, Naive Bayes, SVM, Decision Forests. Dapat menggunakan tools seperti R, Weka, NumPy, MatLab. Dapat menggunakan tools untuk visualisasi data seperti GGPlot, D3.js dan lain-lain. Kemampuan statistik yang baik. Berorientasi pada data.
Karakteristik	Kemampuan komunikasi secara tertulis dan verbal yang baik.

Contoh job specification untuk posisi Product Manager

Pendidikan	Gelar sarjana dalam bidang bisnis dan sejenis, MBA lebih diutamakan.
Pengalaman kerja	Memiliki pengalaman sebagai Product Manager.
Pengetahuan dan kemampuan	Telah terbukti sukses dalam merilis sebuah produk di pasar. Memiliki kemampuan dalam bisnis seperti analisis kompetitor, menetapkan harga, budgeting dan lain-lain. Memiliki kemampuan teknis dalam pengembangan produk. Dapat bekerjasama antar divisi dari berbagai latar belakang. Dapat menunjukkan salah satu contoh dokumen dalam pengerjaan produk di masa lampau sebagai bukti.
Karakteristik	Siap menghadapi berbagai tantangan dan masalah yang mungkin muncul dalam pengembangan produk.

Baca juga: Contoh pertanyaan interview Product Manager 

Contoh job specification untuk posisi Digital Marketing Manager

Pendidikan	Gelar sarjana di bidang pemasaran atau bidang terkait.
Pengalaman kerja	Minimal pengalaman 5 tahun di bidang digital marketing atau periklanan.
Pengetahuan dan kemampuan	Pengetahuan yang mendalam tentang berbagai media sosial, analisis website dan cara terbaik mengembangkannya. Memiliki kreativitas. Kemampuan analisis yang kuat. Up-to-date terkait perkembangan teknologi dalam digital marketing. Pengetahuan dasar tentang HTML, CSS atau JavaScript.
Karakteristik	Kemampuan komunikasi yang baik dan skill interpersonal.

Setelah memahami bahwa menulis job specification adalah sebuah kewajiban, kini saatnya kamu mulai membuatnya jika perusahaan tempatmu bekerja belum sempat membuatnya. Tentunya, hal ini akan berdampak positif baik bagi perusahaan maupun kandidat.

Sumber:

• Roberthalf 
• Toptal 
• 280group 
• Betterteam