.jpg)
Dalam transaksi jual beli, invoice adalah dokumen umum yang tidak boleh terlewatkan. Apalagi, jika kamu bertindak sebagai penjual barang atau jasa, invoice adalah dokumen penting yang harus diberikan kepada pembeli barang atau jasa yang kamu jual. Lalu, apa bedanya invoice dengan nota? Simak ulasan lengkap mengenai invoice bawah ini.
Apa itu invoice?
Invoice perlu mencantumkan beberapa informasi penting in. (sumber: Pexels)
Faktur atau invoice adalah dokumen pembayaran rinci yang mencatat transaksi antara pembeli dan penjual. Umumnya invoice akan berisi barang apa saja yang dibeli berikut harganya. Jika barang kamu beli secara kredit, invoice yang akan diterima atau ditulis akan mencantumkan metode pembayaran dan tanggal berapa pembayaran harus sudah diselesaikan.
Invoice akan berisi berbagai informasi meliputi; keterangan perusahaan pembeli dan penjual, tanggal transaksi, jumlah barang atau jasa yang dibeli, harga per item, total harga, pajak dan harga yang harus dibayar sesudah pajak. Invoice adalah dokumen yang penting dimiliki perusahaan atau badan usaha yang sudah terdaftar sebagai wajib pajak, baik perusahaan kecil maupun besar. Namun, bagi perusahaan yang belum terdaftar sebagai wajib pajak, mereka akan menggunakan nota sebagai penggantinya. Lantas, apa perbedaannya?
Perbedaan invoice dengan nota
Nota masih ditulis secara manual - sumber gambar: Shutterstock
Selain jenis perusahaan yang menggunakan, ada beberapa perbedaan dari Invoice dan nota lainnya yang perlu kamu ketahui. Simak tabel berikut dengan baik, ya.
| Invoice | Nota |
| Bersifat lebih profesional untuk perusahaan yang sudah terdaftar pajak. | Bersifat tidak formal. |
| Dicetak otomatis dengan template digital. | Ditulis tangan dan tidak memiliki template khusus. |
| Harga barang sudah kena pajak. | Harga barang tidak kena pajak. |
| Data historis lengkap terintegrasi dengan sistem. | Data historis tidak terintegrasi karena pembuatan manual. |
Jika melihat perbedaan yang ada, banyak keuntungan dari menggunakan invoice. Yaitu, sistem yang sudah terintegrasi. Sehingga, walaupun kamu baru memulai bisnis dan belum mendaftarkannya sebagai wajib pajak, data kamu akan lebih tersimpan rapi.
Fungsi invoice
Invoice dapat berfungsi sebagai dokumen inventaris.
Invoice adalah dokumen yang memiliki fungsi penting baik untuk sebuah bisnis penyedia barang atau jasa dan klien yang menggunakannya. Untuk bisnis kecil, adanya invoice akan memperlancar proses pembayaran dengan memberitahukan kepada klien bahwa tenggat waktu pembayaran sudah dekat. Untuk pengguna barang atau jasa, invoice akan memberikan rekam data historis secara detail dan akan sangat bermanfaat untuk pencatatan keuangan.
Selain itu, invoice bagi pihak penjual juga dapat digunakan untuk:
- Mencatat data penjualan.
- Mencatat data inventaris.
- Memberikan insight, produk apa saja yang paling banyak dibeli klien. Sehingga, dapat memprediksi barang apa yang perlu diproduksi lebih banyak.
- Mencatat penghasilan bisnis untuk pengisian dokumen pajak.
3 Jenis invoice
Transaksi jual beli internasional memerlukan invoice khusus - sumber gambar: Shutterstock
Perlu kamu ketahui, invoice memiliki tiga jenis. Apa saja?
1. Invoice biasa
Seperti namanya, invoice biasa merupakan jenis invoice yang akan umum kamu jumpai dan berisi informasi-informasi umum seperti keterangan perusahaan, jumlah barang dan harga total yang harus dibayar setelah terkena pajak.
2. Invoice proforma
Sedangkan invoice proforma adalah invoice yang sifatnya sementara. Pasalnya, invoice ini akan dikirimkan penyedia barang atau jasa sebelum barangnya benar-benar dikirim. Lalu barang akan dikirim secara berkala dan sesudah semua barang sudah diterima oleh klein, barulah invoice biasa akan dikirimkan. Hal ini untuk memastikan bahwa klien harus membayar sejumlah barang yang mereka pesan ketika semua sudah dikirimkan.
3. Invoice konsuler
Invoice konsuler adalah invoice yang digunakan untuk transaksi jual beli internasional. Sehingga, invoice ini tidak bisa sembarang dicetak melainkan harus memiliki stempel dari kedutaan dari dua negara yang terlibat transaksi.
Baca juga: 8 Contoh surat kuasa untuk berbagai keperluan yang baik dan benar
Tips agar invoice berjalan lancar
Invoice dapat berjalan lancar dengan menerapkan tips berikut - sumber gambar: Shutterstock
Jika kamu sebagai penyedia barang atau jasa, mungkin kamu memiliki kekhawatiran kalau invoice kamu tidak berjalan dengan lancar seperti saat klien telat membayar. Nah, kamu bisa mencoba beberapa tips ini supaya invoice kamu berjalan dengan lancar.
1. Reward and punishment
Tidak hanya di dunia kerja, reward dan punishment bisa kamu terapkan pada saat transaksi jual beli. Supaya klien merasa terdesak untuk membayar, kamu bisa memberikan peringatan tegas kepada mereka misalnya bunga atau dilarang melakukan pembelian setelahnya jika mereka terlambat membayar.
Sebaliknya, jika mereka membayar tepat waktu atau bahkan lebih awal, kamu bisa memberikan penghargaan berupa potongan harga atau bonus barang. Dengan begini, klien akan semakin semangat untuk membayar invoice tepat waktu.
Baca juga: Pentingnya customer experience bagi keberhasilan bisnis
2. Format yang jelas
Supaya menghindari kesalahpahaman dan akhirnya klien telat melakukan pembayaran, tuliskan informasi sedetail mungkin. Jika perlu, tekankan informasi penting seperti tanggal jatuh tempo. Perlu kamu ingat, invoice harus berisi informasi yang lengkap namun tetap simpel sehingga mudah dipahami oleh klien.
3. Siapkan alternatif pembayaran
Agar terhindar dari berbagai alasan klien untuk telat membayar, kamu perlu mengantisipasinya dengan menyiapkan berbagai alternatif pembayaran. Seperti, memiliki beberapa rekening bank minimal dua rekening yang terdiri dari rekening bank swasta dan bank milik negara. Selain itu, kamu juga bisa menambah alternatif lainnya seperti cek atau kartu kredit.
4. Kirim invoice jauh sebelum jatuh tanggal tempo
Selanjutnya, kamu perlu mengirim invoice dari jauh-jauh hari sebelum jatuh tempo. Minimal, invoice harus diterima oleh klien satu minggu sebelum jatuh tempo.
5. Tertulis dengan jelas
Tidak semua pembeli akan mengerti istilah tertentu dari invoice. Misalnya, kamu menuliskan >NET 25, 2% yang artinya jika tidak membayar sampai dengan di hari ke-25, maka klien akan dikenakan denda sebesar 2% dari nilai transaksi. Jadi, sebaiknya kamu menuliskan secara jelas seperti, “Pembayaran maksimal 25 hari setelah terbit invoice, maka akan dikenakan denda sebesar 2%.”
6. Down Payment (DP)
Untuk menghindari kerugian, kamu juga bisa menetapkan down payment. Jadi, klien akan membayar misalnya 30% diawal, kemudian, mereka bisa saja menyicil pembayarannya. Seperti, 30% sisanya di minggu kedua lalu membayar sisa total keseluruhan di minggu terakhir bulan itu.
Cara membuat invoice yang profesional
Invoice yang baik akan memudahkan transaksi kamu - sumber gambar: Shutterstock
Invoice yang baik adalah invoice yang segera dibuat dan dikirim secepatnya setelah kamu mengirim barang atau menyelesaikan proyek. Dengan begitu, kamu akan mengingat detail dari pekerjaan atau barang-barang yang dibeli dan tentunya mendapatkan pembayaran secepat mungkin. Selain itu, kamu juga perlu meyakinkan bahwa invoice yang dibuat juga mencantumkan detail seperti nama perusahaan, deadline pembayaran dan total yang harus dibayar.
Jika kamu masih awam dalam membuat invoice, kamu juga bisa mencoba beberapa platform online yang menyediakan template invoice. Beberapa platform yang bisa kamu coba adalah Paper.id atau juga platform desain Canva yang memiliki berbagai template sesuai selera dan kebutuhan.
Invoice adalah dokumen penting yang tidak boleh terlewatkan dalam jual beli barang dan jasa. Jika kamu bekerja di bidang pengadaan atau bahkan kamu ingin memulai bisnismu sendiri, tidak ada salahnya mempelajari cara membuat invoice yang baik.
Sumber:
- investopedia
- freshbooks
- https://promise.co.id/invoice-adalah/
