Kamu mungkin sudah familiar dengan surat undangan karena sering menerimanya, tapi apakah kamu juga familiar dengan cara menulisnya? Berikut informasi lengkap mengenai cara pembuatannya serta 10 contoh surat undangan rapat yang bisa membantu kamu. Semoga bermanfaat!
Bagian - bagian penting surat undangan rapat
Menulis surat undangan rapat dengan kerangka yang benar - EKRUT
Surat undangan rapat perlu memiliki struktur surat yang jelas, yang terdiri dari hal-hal berikut ini:
1. Penerima surat
Hal pertama yang terpenting adalah menyertakan nama penerima surat di bagian paling atas dari surat undangan rapat. Boleh juga menyertakan alamat penerima surat.
2. Kalimat pembuka dan tujuan rapat
Kalimat pembuka adalah hal pertama yang akan dibaca oleh penerima sehingga kalimat ini sebaiknya singkat tapi menarik, seperti menyebutkan tentang tujuan atau alasan diadakannya rapat tersebut. Bahasa yang digunakan juga perlu diperhatikan, terutama setelah melihat siapa penerima surat tersebut, apakah perlu bahasa yang sangat formal atau bisa sedikit lebih santai.
3. Sebutkan waktu, tanggal, lokasi, dan durasi rapat
Setelah menyebutkan maksud dan tujuan dari rapat yang akan diadakan, sebutkan secara singkat dan jelas mengenai waktu dan tanggal, serta lokasi acara dan durasi dari rapat yang akan diselenggarakan. Bisa juga menyebutkan agenda rapat secara lebih detail pada bagian ini.
4. Kalimat penutup dan RSVP
Terakhir, sertakan kalimat penutup dan jika diperlukan kamu juga bisa menyertakan cara konfirmasi RSVP untuk penerima surat. Sertakan juga nama jelas dan tanda tangan pengirim di akhir surat.
Baca juga: Contoh surat undangan resmi 2021 untuk keperluan kerja dan profesional
10 Contoh surat undangan rapat
Format surat undangan rapat akan berbeda satu kantor dengan lainnya. (Sumber: Paxels)
Berikut adalah beberapa contoh surat undangan dari beberapa instansi yang bisa kamu jadikan referensi dan terapkan untuk keperluan pekeraan.
1. Contoh surat undangan rapat kantor
Nomor : XX/SUR/2012
Perihal : Undangan rapat
Lampiran : -
Yth. Bapak Adi Nagoro
Manajer Marketing PT Maju Terus
Jakarta
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan dilaksanakannya acara peringatan ulang tahun perusahaan. Bersama ini kami mengundang seluruh Manajer PT Maju Terus untuk Hadir dalam rapat persiapan yang akan dilaksanakannya pada:
Hari, tanggal : Rabu, 25 Januari 2012
Waktu : 09.00-11.00 WIB
Tempat : Hotel Sultan
Agenda : Rapat ulang tahun perusahaan
Demikian undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara ini maka Bapak/Ibu dimohon hadir tepat waktu. Atas perhatiannya kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Ketua Panitia
Andi Ardumas
2. Contoh surat undangan rapat kementerian
KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA
Jalan Jenderal Sudirman Kav. 69 Jakarta 12190
Telp. (021) 7398381, 7398382
Fax. (021) 7398323
http://www.menpan.go.id
11 April 2019
Nomor : B/103/SM.02.00/2019
Lampiran : 5 (lima) lembar
Perihal : Undangan rapat koordinasi penyusunan kebijakan manajemen talenta Nasional
Yth. Daftar Terlampir
Jakarta
Dalam rangka pelaksanaan proses penyusunan kebijakan tentang Manajemen Talenta Nasional, diperlukan perspektif Bersama lintas sektoral, khususnya pada sektor pemerintahan Daerah. Oleh karena itu, bersama ini dengan hormat kami mengundang Saudara atau pejabat yang ditunjuk yang menangani bidang pembinaan kepegawaian sebanyak 2 (dua) orang untuk hadir pada Rapat Koordinasi Penyusunan Kebijakan Manajemen Talenta Nasional dengan tema “ASN Berkelas Dunia: Indonesia Membangun Manajemen Talenta Nasional”, yang akan dilaksanakan pada:
Hari, tanggal : Senin, 22 April 2019
Waktu : Pukul 08.00 WIB - selesai (mohon hadir sesuai jadwal terlampir)
Tempat : The Sultan Hotel & Residence Jakarta. Jl. Jenderal Gatot Subroto, RT 01/RW 03, Gelora, Tanah Abang, Jakarta Pusat 10270
Untuk konfirmasi kehadiran dapat menghubungi Sdr. Muhamad Afid (HP +62 822-9855-0371), pada jam kerja pukul 09.00-15.00 WIB. Mengingat pentingnya acara tersebut, kami mengharapkan kehadiran Saudara tepat pada waktunya.
Atas perhatian dan kehadiran Saudara, disampaikan terima kasih.
Deputi SDM Aparatur
Setiawan Wangsaatmaja
Tembusan :
Menteri PANRB
Sekretaris Kementerian PANRB
3. Contoh surat undangan rapat sekolah
YAYASAN PENDIDIKAN ISLAM ALI HASANUDDIN
MADRASAH IBTIDAIYAH
Alamat: Kp. Cijulang Desa Kopo Kecamatan Cisarua Kabupaten Bogor 16750
Cijulang, Februari 2013
Nomor : 415.19/MI-AH/VI/2013
Perihal : Undangan rapat
Lampiran : -
Yth. Bapak Dedi Rahmadi
Bogor
Assalamualaikum Wr. Wb.
Sehubungan dengan banyaknya program sekolah yang perlu disampaikan kepada Bapak/Ibu selaku orang tua wali murid maka dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir pada:
Hari, tanggal : Jumat, 28 Juni 2013
Waktu : 08.00 s/d selesai
Tempat : MIS. Ali Hasanuddin
Besar harapan kami kiranya Bapak/Ibu/Saudara dapat Hadir tepat pada waktunya. Atas kehadirannya, kami mengucapkan terima kasih.
Wassalamualaikum Wr. Wb.
Kepala Sekolah MIS Ali Hasanuddin
Pepen Apendi
4. Contoh surat undangan rapat osis
Nomor : 015/OSIS/SMA-XXI/2010
Perihal : Undangan rapat
Lampiran : -
Yth. Saudara/i Denny Ahmad
Jakarta
Assalamualaikum Wr. Wb.
Sehubungan dengan Pergantian Kepengurusan OSIS Periode 2009-2010 dengan OSIS Periode 2010-2011 maka kami mengundang saudara/i pada:
Hari, tanggal : Senin, 21 Juni 2010
Waktu : 13.00 s/d selesai
Tempat : Sekretariat OSIS SMA II
Acara : Rapat Pergantian Pengurus OSIS Periode 2009-2010
Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kehadirannya kami mengucapkan terima kasih.
Wassalamualaikum Wr. Wb.
Jakarta, 16 Juni 2010
Ketua OSIS Sekretaris
Muhammad Ridwan Saraswati
Mengetahui,
Pembina OSIS
5. Contoh surat undangan rapat RT/RW
PEMERINTAH KOTA BATAM
KECAMATAN BENGKONG - KELURAHAN SADAI
RT. 01/RW. 20 CIPTA PERMATA
Sekretariat : Perum Cipta Permata Blok K1 No. 31, Batam
Batam, 14 Juni 2019
No. Surat : 02/RT 01/VI/2019
Hal : Undangan Rapat Pengurus & Warga
Yth. Bapak Rizal
Batam
Salam hormat,
Sehubungan dengan rencana untuk mengoptimalkan kepengurusan dan program-program kerja tambahan RT 01, kami mengundang seluruh warga RT 01 untuk menghadiri rapat pada:
Hari, tanggal : Minggu, 22 Juni 2019
Waktu : 19.30 WIB
Tempat : Rumah ketua RT 01/Blok K1 No. 31
Agenda rapat : 1. Evaluasi kinerja
2. Pembenahan struktur organisasi RT 01
3. Merencanakan dan menetapkan program kerja tambahan
4. Laporan keuangan pembangunan pos siskamling RT 01
5. Pembentukan panitia buka bersama dengan warga RT 01
Demikian surat undangan ini kami sampaikan, atas kehadirannya kami mengucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Ketua RT 01
Andi B.
6. Contoh surat undangan rapat resmi
PIMPINAN DAERAH IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH
Sekretariat: Jl. RTA Milono KM 1,5 Komplek Perguruan Muhammadiyah Palangkaraya
Email: [email protected]
Palangkaraya, 13 Rabiul Akhir 1433 H
Nomor : 11YA2/XVIN/2012
Lampiran : SK Pengurus DPD IMM Kalteng 6 Maret 2012
Perihal : Rapat Pleno
Yth. Pengurus DPD IMM Kalteng
Periode 2011-2013
Palangkaraya
Assalamualaikum Wr. Wb.
Dengan ini kami mengundang immawan dan immawati untuk berkenan Hadir dalam agenda rapat rutin yang akan dilaksanakan pada:
Hari, tanggal : Sabtu, 17 Rabiul Akhir 1433 H/10 Maret 2012
Waktu : 19.00 (Ba’da Salat Isya)
Tempat : Sekretariat PWM Kalteng
Agenda : 1. Membahas agenda kegiatan per-bidang DPD IMM Kalteng.
2. Membahas agenda kegiatan Milad IMM tanggal 14 Maret.
Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kehadirannya, kami mengucapkan terima kasih.
Wassalamualaikum Wr. Wb.
PIMPINAN
Ketua, Sekretaris,
Priyono Y Andi Novia
KTA. 18. 10. 0001 KTA. 18.10. 0002
7. Contoh surat undangan rapat dinas
DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
KABUPATEN MAGELANG, JAWA TENGAH
Alamat: Jl. Sawitan No. 12, Mungkid, Magelang 55636
Magelang, 5 April 2018
Nomor : 01/003-Dispar/04/2018
Perihal : Undangan Rapat
Yth. Bapak Rohadi
Magelang
Dengan hormat,
Sehubungan dengan acara peresmian gedung baru Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Magelang maka akan diadakan rapat bersama pada:
Hari, tanggal : Senin, 8 April 2018
Tempat : Aula Gedung Srikandi
Waktu : 09.30 WIB
Agenda : Rapat membahas susunan acara, panitia, dan anggaran
Mengingat pentingnya acara tersebut, kami mengharap kehadiran Bapak/Ibu pada waktu yang telah ditetapkan. Demikian surat undangan rapat ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Kepala Dispar Kabupaten Magelang Sekretaris
Rozak Abdul Utari Halizah
Tembusan:
- Bendahara Dispar
8. Contoh surat undangan rapat karang taruna
KARANG TARUNA
GUBENG MOJO RT 03/RW 05
Surabaya, 22 Juli 2014
Kepada : Anggota Karang Taruna
Perihal : Undangan rapat
Lampiran : -
Dengan hormat,
Bersama dengan ini kami mengharapkan kehadiran seluruh anggota Karang Taruna untuk menghadiri rapat yang akan dilaksanakan pada:
Hari, tanggal : Sabtu, 26 Juli 2014
Waktu : 19.00 WIB
Tempat : Basecamp Karang Taruna
Acara : Pertemuan rutin Karang Taruna dan rapat persiapan 17 Agustus
Demikian surat undangan ini kami buat, atas perhatian dan kehadirannya, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Ketua Karang Taruna Sekretaris
Faris Antoni Sity Aisyah
9. Contoh surat undangan rapat desa/kelurahan
DESA RONGGO RT 002/RW: 003 KECAMATAN JAKEN KABUPATEN PATI
JAWA TENGAH
Pati, 14 Desember 2016
No surat : IX/BDR/2016
Perihal : Undangan rapat
Lampiran : -
Yth. Ketua RT 01 Desa Ronggo
Pati
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan diselenggarakannya acara Upacara Adat Tahunan Desa Ronggo, diperlukan beberapa persiapan demi kelancaran acara tersebut. Oleh karena itu, kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu seluruh perangkat Desa Ronggo pada rapat persiapan yang akan dilaksanakan pada:
Hari, tanggal : Sabtu, 17 Desember 2016
Waktu : 08.00 - selesai
Tempat : Balai Desa Ronggo
Agenda : Rapat acara Upacara Adat Tahunan Desa Ronggo
Demikian undangan ini kami sampaikan, kami mohon kehadiran Bapak/Ibu tepat waktu. Atas perhatian dan kehadirannya kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Kepala Desa Ronggo
Joko Riyono, S.T.
10. Contoh surat undangan rapat kerja bakti
RUKUN TETANGGA 07/10 PERUMAHAN GRIYA ALAM SENTOSA DESA PASIR ANGIN, KECAMATAN CILEUNGSI KABUPATEN BOGOR 16820
Cileungsi, 5 Maret 2014
No : 101/INT/III/2014
Perihal : Undangan rapat kerja bakti
Assalamualaikum Wr. Wb.
Mengingat pentingnya menjaga kebersihan lingkungan khususnya di RT 07, oleh karena itu pengurus RT 07 mengundang Bapak dan Ibu sekalian untuk menghadiri rapat kerja bakti yang akan dilaksanakan pada:
Hari, tanggal : Sabtu, 8 Maret 2014
Waktu : 19.30 WIB - selesai
Tempat : Rumah Ketua RT 07
Agenda : Rapat kerja bakti
Demikian undangan ini kami sampaikan, atas kerjasama yang baik dan semangat kekeluargaan dalam menjaga lingkungan yang aman dan Sehat, kami mengucapkan terima kasih.
Mengetahui,
Ketua RT 07 Seksi Kebersihan
Supriadi Roy
Baca juga: 4 Contoh undangan rapat terlengkap dan profesional
Yuk, daftarkan diri kamu menjadi talent EKRUT supaya kamu bisa direkrut perusahaan pilihan kamu. Semua proses dan bantuan professional di talent marketplace EKRUT gratis. Kamu – sebagai talent atau employer – bisa langsung direkrut dan merekrut kandidat yang sesuai.
Itu tadi informasi mengenai cara membuat dan contoh surat undangan rapat. Untuk kamu yang sudah siap melamar kerja, tonton juga video cara membuat format CV yang profesional berikut ini.
Sumber:
- newoldstamp
- blogg.gimm
