HomeMediaExpert's Corner8 Cara menulis job description dan bedanya dengan job specification

Expert's Corner

8 Cara menulis job description dan bedanya dengan job specification

Published on: 15 October 2021

•

Min read: 8 min read

Content editor with experiences in digital content writing and content marketing. Interested in exploring digital marketing and content creation world.

Job description memainkan peranan kunci dalam strategi perekrutan karyawan. Dengan merancang job description secara tepat, kamu dapat menarik kandidat terbaik yang memenuhi persyaratan yang dicari. Nah, bila kamu seorang HR atau recruiter dan bertugas untuk merancang deskripsi pekerjaan tersebut dengan benar, perhatikan ulasan cara menulis job description berikut.

Apa itu job description?

Tidak hanya untuk strategi rekrutmen, job description dapat digunakan sebagai referensi manajemen - EKRUT

Sebelum menulis deskripsi pekerjaan dengan benar, ada baiknya kamu memahami dengan tepat apa yang dimaksud dengan job description. Job description adalah rangkuman yang menjelaskan tanggung jawab, tugas, kualifikasi dan keterampilan yang dibutuhkan untuk suatu posisi pekerjaan. Kegunaan job description sendiri sebetulnya lebih dari sebatas keperluan rekrutmen saja. Job description menjadi tools yang memiliki tujuan berkelanjutan di dalam perusahaan. Beberapa tujuan dari deskripsi pekerjaan adalah:

Menarik kandidat. Digunakan untuk menggambarkan peran dan rekam jejak yang diperlukan dengan tujuan menarik respon dari pelamar yang tepat untuk pekerjaan tersebut
Referensi manajemen. Dapat digunakan bagi manajer baru untuk memahami ruang lingkup dan tingkat tanggung jawab yang diharapkan dari berbagai peran yang ada.
Manajemen kinerja. Job description digunakan untuk menetapkan sasaran kinerja yang terukur dan harus dipenuhi oleh setiap karyawan.
Pelatihan dan pengembangan karyawan. Deskripsi pekerjaan karyawan dapat digunakan untuk membantu menentukan aktivitas pengembangan karier yang tepat bagi karyawan.
Kompensasi. Digunakan untuk membantu dalam mengembangkan program kompensasi standar secara minimum dan maksimum untuk setiap posisi.
Pengakuan dan penghargaan. Dapat digunakan sebagai standar untuk menentukan dan mendorong kinerja karyawan demi mendapatkan pengakuan dan penghargaan.

Manfaat job description

Manfaat job description
Job description memberikan manfaat kepada calon pekerja untuk memahami tugas dari jabatan yang diinginkan - EKRUT

Job description memberikan beberapa manfaat kepada calon pekerja dan juga instansi yang merekrutnya seperti memberikan penjelasan tentang tanggung jawab yang harus dilaksanakan dan membantu atasan dalam melakukan evaluasi kinerja karyawan.

Stakeholder	Manfaat job description
CEO	Membantu pimpinan saat akan membuat kebijakan, prosedur, standar, serta keputusan strategis seperti investasi dan aliansi untuk perusahaan. Membantu pemimpin melakukan analisis, langkah prioritas, serta anggaran tahunan untuk perusahaan.
Pemimpin organisasi (Manajer)	Membantu manajer memimpin dan memantau jalannya organisasi dan tugas sehari-hari. Membantu manajer melakukan evaluasi kepada karyawan dan memotivasi mereka agar bekerja lebih optimal.
Pemegang jabatan	Memberikan informasi serta penjelasan mengenai tugas dan tanggung jawab dari posisi yang dijalankan agar menghindari kebingungan dan karyawan dapat memahami target yang diinginkan organisasi. Membantu karyawan fokus terhadap tanggung jawab yang dimiliki dan menghindari kemungkinan pekerjaan tumpang tindih dengan karyawan yang lain. Membantu karyawan merencanakan karir, mengurangi praktik diskriminasi dalam promosi dan pemindahan jabatan. Bermanfaat untuk program keselamatan kerja karyawan.
Perekrut	Membantu perekrut mencari kandidat yang paling sesuai untuk posisi yang dibutuhkan.
Trainer	Membantu pelatih memberikan training yang sesuai untuk masing-masing peserta sesuai jabatan yang dimiliki.
*Assessor*	Membantu assessor melakukan analisis dan pengukuran kinerja atas karyawan terhadap jabatan yang dimiliki melalui tes penilaian kinerja dan wawancara.
Perencanaan dan pengembangan organisasi	Membantu perencana memahami tanggung jawab dan tugas masing-masing jabatan untuk membuat perencanaan dan pengembangan organisasi. Membantu manajemen melihat perubahan yang terjadi di lapangan agar dapat membuat penyesuaian rencana, penyusun skala prioritas.
Perencana karier	Membantu menempatkan kandidat sesuai dengan peran dan tanggung jawab yang dibutuhkan organisasi.
*Job evaluator*	Membantu melakukan evaluasi dan membandingkan satu jabatan dengan yang lain.

Perbedaan job description dengan job specification

Perbedaan job description dengan job specification
Job description dan job specification terdapat dalam iklan lowongan pekerjaan - EKRUT

Job description memiliki beberapa perbedaan dengan job specification, berikut beberapa perbedaan tersebut.

Jenis perbedaan	*Job description*	*Job specification*
Definisi	Uraian tugas dan tanggung jawab yang diperlukan di dalam sebuah posisi	Pernyataan tertulis yang menjadi syarat pendukung job description
Fungsi	Memberikan pemahaman dasar mengenai tugas dan tanggung jawab sebuah jabatan agar tidak terjadi kesalahpahaman mengenai tugas dan pekerjaan yang akan diterima.	Memberikan informasi dasar saat memulai proses rekrutmen dan memberi informasi kepada rekrutmen untuk menentukan kandidat yang tepat.
Informasi tentang pekerjaan	Menjelaskan mengenai tugas dan jenis pekerjaan yang harus dilakukan.	Menjelaskan kriteria, persyaratan dan kemampuan yang dibutuhkan untuk posisi tersebut.
Detail informasi lain	Memberikan informasi tentang lokasi, kondisi kerja, waktu kerja, gaji hingga risiko pekerjaan.	Memberikan informasi tentang persyaratan umur, kualifikasi dan pengalaman kerja.
Cakupan informasi	Identifikasi pekerjaan, ringkasan pekerjaan, tugas dan tanggung jawab, pengawasan, hubungan dengan pekerjaan lain, kondisi kerja, dan lingkungan sosial.	Karakteristik fisik, karakteristik psikologis dan sosial, karakteristik mental, dan karakteristik pribadi

Cara menulis job description

Tuliskan judul pekerjaan yang dicari dengan tepat - EKRUT

Salah satu tujuan job description adalah menarik perhatian kandidat terbaik yang sesuai dengan posisi yang dicari. Itu sebabnya tidak hanya harus membuat deskripsi pekerjaan yang jelas, kamu juga harus membuat pekerjaan itu terdengar menarik bagi kandidat. Untuk melakukannya, perhatikan beberapa cara menulis job description berikut.

1. Lakukan analisis pekerjaan

Ketahuilah informasi akurat tentang posisi yang tengah dicari. Kumpulka, periksa dan interpretasi data tentang tugas-tugas dalam pekerjaan tersebut.Untuk melakukannya kamu bisa melakukan riset dan bertanya pada atasan atau kolega dari posisi pekerjaan yang tengah dicari. Saat melakukan analisis pekerjaan, tanyakan beberapa pertanyan ini pada diri seperti sebagai panduan :

Apakah tekanan internal/eksternal pada perusahaan atau tim yang telah menyebabkan pembukaan pekerjaan tersebut?
Bagaimana permintaan terhadap pekerjaan itu selama 5 tahun terakhir di perusahaan kamu?
Apakah ada perubahan peran dalam pekerjaan tersebut di dalam industri selama 5 tahun terakhir?
Bagaimana pekerjaan ini akan mendukung peran lain di perusahaan kamu?
Keterampilan teknis dan soft skill apa yang akan digunakan oleh karyawan baru untuk memenuhi tuntutan pekerjaan itu?
Perbedaan apa yang kamu temukan saat melihat contoh deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan dari pesaing?
Bagaimana kompensasi yang kamu tawarkan untuk pekerjaan ini dibanding pesaing?

2. Ketahui apa yang harus disertakan dalam job description

Job description terdiri dari beberapa bagian yang dapat menarik perhatian kandidat dan memudahkan mereka untuk memahami posisi pekerjaan yang ditawarkan. Beberapa di antaranya seperti:

Job title. Judul pekerjaan yang dicari
Job profile/summary. Ringkasan tentang posisi yang diharapkan tersebut.
Responsibilities dan Requirement. Gambaran tanggung jawab spesifik dari peran tersebut dan kriteria yang dibutuhkan
About us. Gambaran tentang perusahaan

**3. Tulis job title dengan spesifik dan benar**

Setelah mengetahui apa saja yang kamu perlukan untuk membuat job description, maka langkah selanjutnya dalam cara menulis job description adalah merancang judul pekerjaan dengan tepat. Masukkan kata kunci terkait peran yang dicari secara spesifik dan akurat sehingga pelamar pun dapat dengan mudah menemukan lowongan tersebut di mesin pencari.

Kamu mungkin akan tergoda menambahkan istilah-istilah lain dalam job title untuk membuatnya job description itu lebih menarik dan menonjol dibanding perusahaan lain, meski begitu pertimbangkan kembali pilihan tersebut.

Sebagai contoh, beberapa perusahan terkadang menambahkan istilah ‘ninja’, ‘hero’ atau istilah lain yang membuat mereka terlihat sebagai perusahan yang menyenangkan dan santai. Namun, di sisi lain penggunaan istilah seperti ini juga dapat membuat pencari kerja bingung dan menunda untuk langsung melamar posisi tersebut.

Jadi, jangan sampai kreativitas membuat kamu kehilangan kandidat yang mencari pekerjaan sama dengan nama berbeda, ya. Tetaplah integrasikan bahasa standar industri pada judul pekerjaan yang dicari.

4. Buat ringkasan pekerjaan yang kuat dan menarik perhatian.

Cara menulis job description yang menarik selanjutnya adalah membuat ringkasan yang kuat dan menarik perhatian. Tulis job summary yang dapat memberikan gambaran umum tentang perusahaan kamu dan harapan untuk posisi tersebut. Kaitkan pula pembaca dengan rincian tentang apa yang membuat perusahaan kamu unik dan beri kesimpulan mengapa seorang kandidat akan senang bekerja untuk kamu.

5. Uraikan tanggung jawab inti dari posisi tersebut

Pastikan kamu memasukan daftar tanggung jawab secara terperinci namun singkat. Ini akan membantu kandidat memahami lingkungna kerja dan kegiatan yang akan mereka hadapi setiap hari serta menentukan apakah peran dan perusahaan kamu tersebut cocok untuk mereka. Jelaskan bagaimana posisi tersebut dalam organisasi. Misalnya kepada siapa kandidat akan melapor dan bagaimana mereka akan befungsi dalam perusahaan.

6. Sertakan daftar kualifikasi dan keterampilan

Berikan uraian mengenai kualifikasi seperti pendidikan, pengalaman kerja, sertifikasi dan keterampilan yang diperlukan untuk peran tersebut. Hindari mencantumkan setiap persyaratan yang dicari,sebab mencantumkan terlalu banyak kualifikasi dan keterampilan dapat menghalangi kandidat potensial.

7. Sertakan lokasi pekerjaan

Berikan lokasi pekerjaan spesifik dalam uraian deskripsi pekerjaan untuk mengoptimalkan postingan pekerjaan kamu dalam laman mesin pencarian.

8. Tunjukkan kepribadian dan budaya perusahaan

Gunakan job description untuk mencerminkan brand employer perusahaan dengan memasukkan beberapa kepribadian di dalamnya. Misalnya prinsip perusahaan, fasilitas karyawan, lingkungan kerja, budaya dan nilai perusahaan yang dijunjung. Kecocokan budaya kadang kala sama pentingnya dengan keterampilan dan pengalaman saat mencari kandidat yang cocok. Karena itu pastikan kamu menjelaskan apa yang membuat perusahaan kamu istimewa di job description ya.

Contoh job description

Contoh job description
Semakin mudah mencari iklan lowongan kerja di internet - EKRUT

Berikut adalah beberapa contoh job description yang dapat menjadi referensi kamu:

1. Contoh job description posisi Business Development (B2B)

EKRUT is looking for a highly motivated self-starter with a passion for B2B sales to join our Business Development team. If you’re able to prove yourself, you will also have opportunities to lead a team.

Job description & responsibilities

Generate new business opportunities (B2B) to pitch our company and grow our client pipeline via various channels such as cold-calling, emails, and events
Follow up on leads and conduct research to identify business prospects
Maintain partnership by engaging & identify client’s, challenges, concerns or business potential and to tailor customized business proposals
Establish and maintain strong relationship and network

2. Contoh job description posisi Marketing

Tujuan dibentuknya Jabatan:

Agar dapat memikirkan dan memaksimalkan penjualan produk (baik barang maupun jasa) serta membina hubungan dengan pelanggan secara terus menerus agar pencapaian dan pertumbuhan penjualan dapat bertahan dan meningkat.

Identitas Jabatan:

Nama jabatan : Sales Jasa
Atasan langsung : Supervisor Jasa
Atasan tidak langsung : Kepala Marketing Jasa & Barang
Departemen / bidang : Marketing

Tugas dan tanggung jawab utama:

Mencari pelanggan (customer) baru
Mempertahankan pelanggan (customer) yang sudah ada
Bertanggungjawab terhadap nilai penjualan yang ada dalam area penjualan yang menjadi tanggung jawabnya
Memastikan pendistribusian produk bahwa produk telah diterima oleh pelanggan (customer) sesuai dengan waktu yang telah disepakati

Kewenangan: Mengeluarkan biaya promosi dan entertainment sesuai dengan batas otoritasnya.

Hubungan kerja:

Di dalam kantor 20%, di luar kantor 80%
Banyak berhubungan dengan banyak orang yang baru dikenalnya yang berasal dari berbagai latar belakang

3. Contoh job description posisi Sales Executive

1. Posisi: Sales Executive (permanen setelah 3 bulan masa probation)
2. Penempatan: Kantor pusat, DKI Jakarta
3. Departemen: Sales
4. Tujuan umum: Meningkatkan target penjualan dan mempertahankan kepuasan pelanggan
5. Tugas dan Kewajiban:

Mengunjungi pelanggan potensial untuk bisnis baru
Bernegosiasi tentang detail agreement dan close sales
Mengumpulkan informasi pasar dan pelanggan, serta memberikan feedback tren pembelian
Mewakili organisasi berbagai pameran, acara dan demonstrasi
Mengidentifikasi pasar baru dan peluang bisnis
Mencatat penjualan dan mengirim salinan ke kantor penjualan
Meninjau kinerja penjualan sendiri
Mencapai target penjualan berkala

6. Lingkup kewenangan: Tanggung jawab kepada target individu dan tim
7. Report line: ketua tim dan manajer departemen sales
8. Informasi lainnya: Bekerja sebagai tim, mobile working/work from home dengan menyesuaikan kesepakatan tim

Sekarang kamu sudah mengetahui tentang job description yang akan memudahkanmu memahami tanggung jawab pekerjaan. Jika kamu saat ini kamu sedang mencari pekerjaan, coba juga daftarkan diri kamu untuk menjadi talent di EKRUT ya!

Meski terkesan sederhana, namun jangan sepelekan pembuatan job description dalam strategi perekrutan perusahaan, ya. Dengan menerapkan cara menulis job description di atas kamu pun dapat menarik dan menemukan kandidat terbaik yang tepat dengan lebih mudah.