Sebagai bagian dari tim HRD, kamu harus mampu membuat email penolakan bagi kandidat yang belum bisa bergabung dengan perusahaan. Bila kamu membiarkan para kandidat tersebut menunggu tanpa kepastian, perusahaanmu akan terkesan kurang profesional dan cuek.
Sayangnya, tak mudah untuk menulis email penolakan dengan bahasa yang halus agar bisa diterima oleh para kandidat yang tak lolos seleksi. Untuk itu, simak beberapa tips menulis email penolakan lamaran kerja.
1. Membuat surat penolakan setelah sesi wawancara
Biasanya email penolakan ditulis setelah sesi wawancara-EKRUT
Dalam menyeleksi kandidat, kamu tentu akan melihat kualifikasi mereka dari riwayat pekerjaan dan pendidikan terlebih dahulu.
Karena itu, pada sesi wawancara, biasanya para kandidat sudah harus memiliki kualifikasi yang baik.
Hanya saja kamu belum tahu apakah cara kerja mereka sesuai dengan cara kerja di perusahaanmu atau tidak.
Ketidakcocokan antara kandidat dengan budaya perusahaan merupakan hal yang wajar.
Bila hal itu terjadi, kamu bisa gunakan sampel surat penolakan untuk menyatakan bahwa mereka belum diterima untuk bekerja di perusahaan.
Namun, berikan juga ucapan terima kasih dan apresiasi atas tenaga dan waktu yang telah mereka berikan saat sesi wawancara.
Baca juga: Bingung tolak kandidat? Pakai cara ini agar tetap profesional
2. Periksa kembali surat penolakan
Pastikan bahwa surat penolakan singkat dan padat-EKRUT
Pastikan bahwa surat penolakan bagi para kandidat yang kamu buat sudah singkat dan padat.
Kamu harus menjelaskan bahwa posisi yang mereka inginkan sudah terisi. Namun, kamu tak perlu menjelaskan alasan kandidat tak lolos seleksi.
Selain itu, jangan gunakan kata-kata yang ambigu. Jangan pula memberikan harapan palsu bagi kandidat.
3. Beri kesempatan lagi bagi kandidat
Sampaikan di dalam email bahwa kamu juga turut memberi kesempatan bagi kandidat kembali-EKRUT
Akan tetapi, bila kamu ingin kandidat tersebut mengikuti proses rekrutmen untuk posisi lain, pastikan kamu menulis hal-hal ini pada surat tersebut:
- Silakan mendaftar kembali pada lowongan kami berikutnya.
- Meski kami tak bisa memilihmu saat ini, kami memiliki lowongan lain yang tampaknya lebih cocok untukmu.
- Kami merasa kamu sangat cocok bekerja di perusahaan kami, hanya saja kamu masih membutuhkan pengalaman lebih lanjut di bidang X.
- Kami masih ingin menjalin relasi denganmu bila kami memiliki peluang lain yang lebih sesuai denganmu.
Alasan perusahaan menolak lamaran kerja
Salah satu alasan perusahaan menolak lamaran kerja adalah karena kandidat datang terlambat-EKRUT
Saat kandidat menerima email penolakan, etisnya alasan terkait penolakan itu tidak dituliskan secara gamblang. Adapun alasan perusahaan menolak pelamar kerja seperti:
- Harapan gaji yang terlalu tinggi sehingga perusahaan belum mampu membayar gaji tersebut
- Keterampilan yang tidak menunjang, adanya perbedaan keterampilan antara pekerja yang dibutuhkan perusahaan dan kandidat yang diwawancarai
- Kepribadian yang kurang cocok, artinya di luar pembahasan keterampilan terkadang user juga mempertimbangkan kepribadian kandidat dengan melihat apakah sosok tersebut bisa bekerja sama dengan baik atau tidak
- Tidak responsif, biasanya calon pekerja yang berminat untuk menduduki jabatan tertentu dia akan antusias untuk menyelesaikan target tugas atau menyiapkan segala hal tentang interview. Namun, ini tidak terjadi dengan calon pekerja yang salah, mereka akan membalas respon dengan lambat dan terlihat tidak memiliki motivasi
- Telat datang pada saat interview. Ini menjadi salah satu penilaian saat user melakukan sesi wawancara, di mana dengan datang telat di acara interview kandidat memiliki komitmen yang lemah untuk menyelesaikan suatu pekerjaan
- Tidak adanya referensi dan rekomendasi dari pekerjaanmu yang lampau atau dari atasan langsung. Hal ini akan membuat HRD bertanya apakah kandidat memiliki latar belakang karier yang baik atau buruk
Baca juga: Ingin mewawancarai lagi kandidat yang pernah Anda tolak?
Dengan membaca ulasan tentang tips membuat email penolakan dan beberapa alasannya, kini kamu tahu bagaimana cara yang baik dalam membuat email penolakan tersebut.
Jika sampai sekarang kamu masih berjuang untuk mendapatkan kandidat yang cocok, kamu juga bisa bergabung dengan talent marketplace EKRUT untuk menemukan ratusan kandidat berkualitas bagi perusahaanmu.
Sumber:
- thebalancacareers.com
- localwise
.jpg)
