Pernahkah kamu terlibat sebuah proyek atau perancangan pengerjaan suatu proyek? Jika iya, maka bisa jadi kamu sedikit akrab dengan apa yang disebut WBS (work breakdown structure). Namun, bagi kamu yang masih asing terhadap proyek dan perencanaan, maka kamu perlu membaca ulasan berikut dengan saksama.
Apa itu Work Breakdown Structure (WBS)?
Work Breakdown Structure (WBS) merupakan struktur pengerjaan proyek secara hierarkis (Sumber:continuingprofessionaldevelopment.org)
Jika ditarik mundur, penggunaan WBS sebagai metode pengerjaan proyek telah dikembangkan di AS sejak tahun 1957 saat Angkatan Laut AS tengah menginisiasi program rudal balistik armada (Polaris). Pada proyek tersebut, proses pengelolaan proyek dilakukan dengan berbasis pada hasil yang lantas dikenal sebagai PERT (Program Evaluation and Review Technique).
Baru kemudian pada tahun 1987 hingga 1999, Program Management Institute (PMI) mulai mengembangkan struktur standar untuk ranah non-militer. Proses modernisasi ini kemudian memunculkan nama “Work Breakdown Structure” pada tahun 1993 sebagai sebuah struktur rincian kerja untuk perusahaan dan proyek sipil lainnya.
Menurut artikel dalam situs Binus University, WBS atau work breakdown structure diartikan sebagai daftar kegiatan atau target dari ruang lingkup suatu proyek yang secara terorganisasi dibuat dengan project management tools. WBS dapat dibuat dengan dua pendekatan yaitu berdasarkan tujuan dan linimasa pengerjaan proyek.
Dalam Kemenkeu Learning Center, WBS merupakan sebuah strategi dengan multiple level dan hierarkis. Oleh karena itu, WBS memiliki tingkatan pengerjaan yang secara tertata dapat memudahkan implementasi proyek secara efisien pada tiap hierarkinya. WBS dapat memudahkan pengelolaan sumber (resources) agar teralokasikan secara efektif, sehingga proyek dapat berjalan dengan baik.
Secara metodologis, WBS merupakan metode pengorganisasian proyek secara struktural melalui pelaporan berbentuk hierarkis. WBS bekerja sebagai sebuah struktur untuk memecahkan proses pengerjaan proyek secara bertahap pada tiap detailnya. Adanya WBS sebagai metode pengerjaan proyek juga dapat memudahkan proses pemecahan masalah pada tiap bagian-bagian yang mendetail.
Baca juga: Panduan Kerja: 100 Hari Pertama Project Manager
Manfaat Work Breakdown Structure (WBS)
WBS memiliki manfaat untuk mempermudah proses implementasi proyek dan evaluasinya (Sumber: Pexels)
Seperti yang telah tersirat pada penjelasan tentang definisi WBS di atas, metode WBS ini secara umum berbentuk tingkatan dan pengelompokan pekerjaan secara variatif. WBS bekerja dengan elemen-elemen atau detail tujuan tiap tingkat dari rendah ke tinggi.
Adanya tingkatan detail ini dapat memudahkan proses manajemen proyek untuk mengembangkan jadwal, perkiraan biaya, alokasi sumber daya, dan penilaian risiko. Komponen atau elemen WBS tingkat rendah ini umumnya menjadi tonggak berjalannya proyek dan juga manajemen sumber daya untuk detail-detail di tingkat selanjutnya.
Adapun manfaat dari WBS yang dapat diringkas adalah meliputi beberapa hal sebagai berikut:
- Memudahkan penyampaian proyek karena ada pengelompokan elemen detail untuk suatu proyek dengan orientasi tujuan maupun waktu
- WBS dibuat oleh mereka yang mengerjakan proyek, sehingga proses implementasi lebih relevan
- WBS memungkinkan adanya klarifikasi pekerjaan dan proses komunikasi antar ruang lingkup proyek kepada seluruh stakeholders dalam proyek tersebut
- WBS memungkinkan adanya evaluasi pada tiap detail bertingkat pada proses pengerjaan proyek, sehingga meminimalisir cacat atau kesalahan
- WBS dibuat dalam sebuah bagan atau ilustrasi dengan rincian grafis tertentu untuk memudahkan pemahaman para pelaku proyek
- Metode WBS memungkinkan pengelola proyek untuk mendapatkan alokasi waktu dan biaya secara lebih efektif dan efisien
Baca juga: Mengulik Perbedaan Product Manager VS Project Manager
Jenis-jenis Work Breakdown Structure (WBS)
Berikut adalah jenis-jenis WBS (Sumber: Pexels)
Dalam praktiknya, WBS memiliki beberapa jenis utama yang umum digunakan oleh pelaku proyek. Jenis-jenis WBS ini terbagi berdasarkan waktu dan ruang lingkup proyek saat akan dikerjakan.
Adapun jenis-jenis WBS itu adalah sebagai berikut.
1. Deliverable-based WBS
Contoh bagan deliverable-based WBS (Sumber: projectmanager.com)
Deliverable-based WBS merupakan WBS berbasis penyampaian yang berbentuk pemecahan proyek menjadi beberapa area utama dari ruang lingkup proyek. Secara keseluruhan, WBS jenis ini bertindak sebagai akun kontrol dan lantas membagi detail proyek menjadi penyampaian beberapa paket kerja tertentu.
2. Phase-based WBS
Contoh bagan struktur phase-based WBS (Sumber: projectmanager.com)
Lain halnya dengan deliverable-based, phase-based WBS merupakan tampilan struktur WBS berbasis fase-fase hingga menampilkan hasil akhir di bagian atas. Level di bagian bawah pada WBS jenis ini secara umum menunjukkan lima fase proyek yang meliputi:
- Inisiasi
- Perencanaan
- Pelaksanaan
- Kontrol
- Penutupan
Hampir serupa dengan deliverable-based WBS, struktur berbasis fase ini memiliki pembagian antara penyampaian proyek secara detail dengan paket-paket kerja tertentu.
Baca juga: Project Management: Pengertian, Gaji, Skills, Tools, dan KPI
Komponen Work Breakdown Structure (WBS)
Berikut adalah komponen yang harus dipenuhi pada WBS (Sumber: Pexels)
Dalam pembuatan bagan WBS dan struktur pengerjaan proyek, terdapat beberapa komponen yang harus dipenuhi dan diintegrasikan secara efisien. Adapun beberapa komponen utama WBS adalah sebagai berikut.
1. Deskripsi tugas
Komponen utama dan pertama yang harus ada dalam WBS sebuah proyek adalah deskripsi tugas. Deskripsi tugas pada WBS ini secara khusus meliputi penentuan ruang lingkup proyek, sasaran proyek, dan juga proses pengelolaan anggota tim kerja.
Dalam praktiknya, deskripsi tugas berarti pula penjabaran pekerjaan pada tiap tim kerja dengan relevansi keahlian masing-masing. Adanya deskripsi tugas yang baku dan padu dapat menunjang efisiensi pekerjaan karena tidak ada beban berlebih pada suatu tim dan juga dapat menghindari pekerjaan di luar tugas pokok sebuah tim kerja proyek.
2. Status tugas
Status tugas merupakan kesinambungan dari deskripsi tugas pada tim kerja proyek. Umumnya, status tugas ini dikelola oleh seorang project manager yang bertujuan untuk melacak tugas atau kemajuan proses pengerjaan detail-detail proyek.
Status tugas juga dapat memudahkan project manager untuk mengoordinasikan tim dalam pengerjaan detail proyek dengan urgensi tertentu. Hal semacam ini dibutuhkan ketika pengerjaan antar tim amat bergantung. Sehingga, pengerjaan Tim Q baru dapat dilakukan setelah Tim P melaksanakan tugasnya. Adanya status tugas dapat memudahkan komunikasi antar tim sehingga mencegah adanya hambatan dan overlapping.
Baca juga: 9 Contoh Pertanyaan Interview Project Manager
3. Project deliverable
Project deliverable merupakan luaran proyek seperti rencana proyek, laporan proyek, dan notula rapat. Komponen ini juga dapat disebut dari hasil dari suatu proyek secara paper-based. Dokumen-dokumen dalam proyek merupakan aspek utama dari project deliverable yang merupakan pokok penyampaian kepada para pemangku kepentingan.
Adanya komponen project deliverable dalam WBS dapat memungkinkan adanya evaluasi kemajuan dan penyelesaian proyek secara umum. Dokumen ini juga dapat mencakup beberapa hal seperti kontrak yang telah ditandatangani, laporan pengeluaran, laporan proyek, serta perbandingan proses pekerjaan dan perkiraan rencana proyek.
4. Biaya
Komponen lain yang perlu ada dalam WBS adalah biaya. Tentu saja, biaya merupakan fondasi utama berjalannya sebuah proyek. Oleh karena itu, WBS perlu menempatkan komponen ini sebagai alat ukur kesesuaian atau relevansi pengeluaran biaya dengan rancangan biaya pada saat perencanaan proyek.
Adanya komponen biaya dalam WBS dapat menentukan lancar tidaknya suatu proyek yang salah satunya dapat diakibatkan pada kekeliruan dalam mengelola keuangan.
5. Paket kerja
Paket kerja dalam WBS merupakan tingkatan terendah dari WBS itu sendiri. Kita dapat mendefinisikan paket kerja sebagai detail pekerjaan atau elemen pekerjaan proyek dalam WBS yang harus dikerjakan secara hierarkis tadi.
Paket kerja ini nantinya dibagi atau ditugaskan pada beberapa tim atau departemen dalam prosesnya. Project manager nantinya akan memperkirakan berapa jumlah anggota suatu tim, biaya, dan durasi pengerjaan pada tiap paket pekerjaan ini. Oleh karena itu, paket kerja merupakan aspek utama yang tercantum dalam WBS sebagai komponen.
Tips membuat Work Breakdown Structure (WBS)
WBS dapat dibuat dengan memperhatikan beberapa hal seperti perencanaan awal proyek dan penetapan biaya anggaran (Sumber: Pexels)
Secara umum, pembuatan WBS memerlukan acuan yang harus dipenuhi dan antara lain adalah sebagai berikut.
- Penetapan siklus kerja proyek yang meliputi inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, dan penutupan
- Penentuan sub tugas, penjelasan tugas, dan tim kerja untuk tiap pokok tugas
- Membuat tautan atau rangkaian ketergantungan antar tugas (paket kerja) sehingga pekerjaan proyek dapat dikerjakan secara simultan tanpa tertunda
- Penetapan sumber daya (baku dan manusia) serta biaya untuk rincian proyek
- Membuat perkiraan waktu atau tanggal mulai dan akhir dari pengerjaan proyek
- Penggunaan perangkat lunak dalam pembuatan WBS secara integratif
Baca juga: Kenali Metode Kanban dalam Manajemen Proyek
Itulah tadi beberapa tips pembuatan WBS yang dapat dijadikan acuan bagi seorang project manager. Keberadaan WBS tentunya dapat bermanfaat bagi penentuan fokus kerja dan membuat proyek dapat berjalan secara bertahap dan stabil.
Dibandingkan sebuah proyek yang dikerjakan dengan basis tujuan tanpa perencanaan matang, metode WBS lebih aman terhadap kecacatan atau gangguan karena kalau pun itu terjadi, maka terjadinya cacat hanya akan terjadi pada tiap paket kerja atau detail sub tugas dalam hierarki suatu proyek. Adanya langkah bertahap tentunya memudahkan evaluasi dan revisi secara lebih terfokus.
Bagi kamu yang memiliki keinginan untuk bekerja sebagai project manager, tentunya kamu perlu mempelajari lebih lanjut tentang WBS ini. Adanya metode WBS dapat memudahkan pekerjaanmu dalam menjalankan sebuah proyek.
Sedangkan, bagi kamu yang tengah mencari pekerjaan dengan pengalaman sebagai project manager, tentunya EKRUT bisa menjadi jalan bagimu untuk meniti kembali kariermu. Kamu hanya perlu mendaftar lewat EKRUT lewat tautan di bawah ini untuk nantinya berpotensi ditemukan oleh berbagai perusahaan yang tengah mencari kandidat project manager berpengalaman.
Siapkan CV terbaikmu lalu klik tautan di bawah ini untuk mendaftar lewat EKRUT.
Sumber:
- pmi.org
- sis.binus.ac.id
- siswanti.staff.sinus.ac.id
