Apakah kamu sedang bingung menyelenggarakan virtual event saat WFH? Tak usah khawatir, karena banyak perusahaan mulai beradaptasi dengan keadaan dan mereka sukses mengadakan virtual event secara online. Berikut ini akan dipaparkan 8 ide inspirasi virtual event yang bisa kamu coba. Apa saja? Simak ulasannya di bawah ini.
Pengertian virtual event
Virtual event adalah acara yang dilaksanakan secara online (Sumber: Pexels)
Virtual event adalah acara atau event yang yang dilaksanakan secara online. Bentuk dari virtual event ini bisa berupa ruang diskusi tanya jawab yang kecil hingga konferensi berskala besar dengan peserta ribuan orang. Dalam penyelenggaraannya virtual event ini tidak terbatas pada sekelumit perusahaan saja, melainkan juga bisa diadakan oleh perusahaan besar dan kecil, universitas, hingga sektor publik.
Baca juga: 6 Rekomendasi kursus online digital marketing yang bisa kamu ikuti
Keuntungan dan kerugian mengadakan virtual event
Keberadaan jaringan internet masih menjadi kendala saat menyelenggarakan virtual event (Sumber: Pexels)
Namun, sebelum memutuskan untuk membuat virtual event, ada baiknya kamu mempertimbangkan beberapa dampak bila mengadakan acara ini secara online. Adapun keuntungan dan kerugian virtual event adalah sebagai berikut.
1. Keuntungan virtual event
Berikut keuntungan mengadakan virtual event diantaranya:
- Menghilangkan risiko pembatalan menjadi peserta karena pandemi atau jarak yang jauh
- Menurunkan biaya acara karena penyelenggara tidak perlu menyewa tempat, menyediakan makanan, minuman, akomodasi, dan sebagainya
- Menjangkau audiens yang lebih besar bahkan bisa lintas negara
- Menyesuaikan pengalaman peserta dengan tujuan merek bisnismu
- Dapat mengumpulkan data peserta yang memiliki prospek yang tinggi sesuai minat dan interaksi mereka
- Perencanaan dan penyiapan virtual event lebih cepat untuk dilakukan
2. Kerugian mengadakan virtual event
Selain itu, virtual event juga memberi beberapa dampak yang harus diantisipasi mulai dari:
- Terbatasnya jaringan internet dan interaksi antar peserta. Oleh karena itu, solusinya adalah menjadwalkan pertemuan peserta satu persatu dengan pembicara yang tidak bisa mereka jangkau
- Rentang perhatian peserta virtual event itu sangat pendek karena mereka mudah bosan. Solusinya menyediakan sesi konten yang pendek sekitar 20 menit untuk tiap sesi
- Tidak menciptakan aliran pendapatan yang signifikan bagi bisnis. Solusinya yakni menawarkan paket kepada sponsor untuk mengisi bagian pada virtual event tersebut
- Memiliki tingkat ketidakhadiran tinggi bila minat peserta akan acara itu hanya sedikit
Baca juga: Event marketing: Pengertian, 6 jenis, manfaat, dan strategi membuatnya
Ide virtual event
Toyota jadi salah satu perusahaan yang pernah melakukan virtual launch untuk produk mobil Agya terbaru (Sumber: Pexels)
Sama halnya seperti acara offline pada umumnya, virtual event juga bisa berbentuk macam-macam. Berikut ini adalah 8 inspirasi ide virtual event yang bisa perusahaanmu aplikasikan.
1. Virtual trade show
Ide pertama virtual event adalah dengan mencoba membuat pameran dagang (virtual trade show atau virtual expose). Terdengar tidak mungkin, tetapi apakah ini bisa dilakukan? Jawabannya adalah bisa. Kamu bisa menggunakan dukungan 3D animasi yang dinamis untuk membuat situasi menyerupai pameran fisik dengan menambahkan fitur-fitur seperti chat langsung, webinar, dan penyediaan belanja di tempat melalui platform e-commerce.
2. Virtual launch
Bila perusahaan kamu bingung menentukan waktu yang tepat untuk meluncurkan produk, mungkin ide virtual launch ini bisa dicoba. Beberapa perusahaan yang pernah mencoba virtual launch dan berhasil adalah BMW Indonesia yang meluncurkan produk The New 6 Gran Turismo melalui YouTube dan ditonton oleh lebih dari 1.3 juta penonton. Brand Toyota juga pernah membuat digital press conference melalui peluncuran Agya baru yang ditonton oleh lebih dari 14 ribu penonton di YouTube.
3. Konser virtual
Tahukah kamu bahwa hampir 10 juta orang menyaksikan konser virtual yang diselenggarakan oleh Marshmello di dalam games Fortnite pada Februari 2019 lalu? Acara ini diprediksi menjadi acara dalam games terbesar yang pernah ada di dunia. Bahkan bila jumlah penonton dari platform lain digabungkan, seperti Twitch dan YouTube, jumlahnya akan menjadi lebih besar lagi.
Berbicara tentang konser, Narasi juga pernah mengadakan konser amal virtual #DiRumahAja saat pandemi melanda. Konsep dari konser ini memanfaatkan layanan streaming dimana acara dipandu langsung oleh Co-Founder Narasi, yaitu Najwa Shihab. Atas inisiasi tersebut, konser ini mampu meraup donasi sebanyak Rp10 miliar.
4. Virtual tour
Ide keempat yang bisa diwujudkan melalui virtual event adalah virtual tour. Salah satu contohnya pernah dilakukan oleh Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif yang menggelar acara virtual tour bertajuk Ngabuburit Wisata Kopi.
Selain itu, tempat rekreasi seperti Taman Impian Jaya Ancol dan Museum Indonesia juga sempat membuka kesempatan virtual tour. Bahkan Museum Indonesia membuka kesempatan virtual tour hingga sekarang yang bisa diakses melalui situs resminya. Untuk merasakan pengalaman nyata mengelilingi museum, kamu hanya perlu menggunakan kacamata virtual reality. Kemudian, gambar di dalamnya pun sudah mendukung tampilan 360 derajat.
5. Webinar
Tentunya yang tidak boleh dihilangkan dalam ide virtual event selanjutnya adalah acara webinar. Webinar merupakan sejenis acara seperti presentasi, ceramah, atau workshop yang berlangsung secara online. Biasanya acara ini disiarkan secara langsung atau direkam. Untuk mengikuti acara ini, peserta hanya perlu mendaftar saja ke event tersebut untuk mendapatkan akses berdasarkan jadwal yang disepakati. Bila kamu penasaran bagaimana cara membuat webinar yang sukses, ikuti pembahasannya di sini.
6. Job fair online
Job fair umumnya diselenggarakan di tempat terbuka dan disesaki oleh para pencari kerja. Walau pandemi mengharuskan pembatasan interaksi, sebenarnya job fair tetap bisa diselenggarakan secara daring. Acara ini dibuat dengan tujuan memberi informasi kepada masyarakat yang memerlukan pekerjaan. Sesi dilakukan secara daring, diikuti oleh berbagai perusahaan yang mencari talenta terbaiknya. Bahkan sesi wawancara juga bisa secara online berkat event menarik ini.
7. Review film online
Event virtual lainnya yang menarik untuk dilakukan adalah review film secara daring. Saat pandemi, orang-orang memang lebih banyak menghabiskan waktunya di rumah, baik bekerja hingga bersekolah, semua di dalam rumah guna meminimalisir interaksi. Tentunya, kamu juga butuh hiburan selama melakukan work from home. Salah satunya adalah menonton film daring.
Banyak film bermunculan di platform online dan tentunya memerlukan review khusus. Hal ini yang menjadi landasan ide untuk membuat acara review film online. Acara ini berisikan review yang juga secara tidak langsung bisa menggaet audiens. Selain itu, kegiatan tersebut juga cocok untuk membangun komunitas para peminat film.
8. Kegiatan kesehatan online
Walau raga di rumah, adanya sistem olahraga daring ini memudahkan orang-orang untuk berinteraksi. Kamu bisa membuat acara olahraga online yang sifatnya tutorial. Misalnya, secara live mengajak audiens untuk senam bersama. Bisa juga sesi latihan khusus kesehatan mental agar pikiran tetap fresh walau terus di rumah.
Baca juga: Tips ide marketing efektif agar tetap kreatif di tengah Covid-19
Tips untuk mengadakan virtual event
Gunakan beberapa strategi agar virtual event sukses (Sumber: Pexels)
Masa pandemi memang bukan jalan buntu untuk terus berkarya. Kamu tetap bisa mengadakan virtual event dengan lancar dan se-sukses event di hari biasa. Jika hendak mengadakan acara demikian, coba lakukan beberapa tips berikut.
1. Branding acara secara matang
Hal pertama agar acara bisa sukses adalah dengan memperhatikan bagaimana branding-nya. Sebuah program baik itu offline hingga online, dapat lebih luas dikenal masyarakat karena mudah diingat. Cara agar program buatanmu bisa gampang diingat dan menarik atensi lebih dari audiens adalah dengan branding semaksimal mungkin.
Cara mematangkan branding adalah dengan gencar melakukan perkenalan event terlebih dahulu. Misalnya, dengan membuat flyer di media sosial sebelum promosi dimulai. Selain itu, buat konten-konten yang berkaitan dengan event virtual tersebut. Makin matang branding, program tentu akan lebih mudah diingat.
2. Set waktu dan durasi yang tepat
Mengadakan virtual event sebenarnya teknisnya hampir sama dengan event offline. Kamu harus memiliki perencanaan terkait acara, terutama durasi dan waktu. Jangan buat program yang durasinya terlalu singkat. Tentunya, hal ini akan membuat audiens merasa rugi, apalagi jika acaranya berbayar. Terlalu lama juga kurang baik karena pertemuan online juga ada batas bosannya.
3. Persiapkan hal yang menyangkut teknis
Hal lain juga harus dipersiapkan sematang mungkin, terutama tentang teknisnya. Pastikan narasumber sudah siap di waktu yang sudah ditentukan, rules bagaimana peserta ikut serta, hingga koneksi internet juga harus dipikirkan. Walau bukan acara yang diadakan offline, hal ini tetap perlu perhatian. Teknis yang tidak dipikirkan baik-baik akan membuat acara berisiko terganggu, bahkan bisa mempengaruhi citra pembuat event.
4. Promosikan event
Mempromosikan event merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari branding. Jangan asal pasang flyer promosi tanpa mempertimbangkan beberapa aspek. Ketahui siapa saja target event tersebut, kemudian cari platform yang tepat untuk promosi. Misalnya, acara yang dibuat adalah job fair virtual. Tentunya kamu harus memilih platform media sosial yang penggunanya mayoritas anak muda, terutama fresh graduate. Misalnya, melalui Instagram agar apa yang dipromosikan tepat sasaran.
Baca juga: Strategi pemasaran online yang efektif di tahun 2022
Apakah kamu sudah mendapatkan gambaran untuk mengadakan virtual event serupa? Kamu juga bisa temukan berbagai artikel menarik lainnya di EKRUT Media, serta informasi dan tips menarik di YouTube EKRUT Official. Jika kamu tertarik mendapatkan berbagai kesempatan untuk mengembangkan karier, sign up EKRUT sekarang juga. Hanya di EKRUT, kamu dapat memperoleh berbagai peluang kerja yang dapat disesuaikan dengan minatmu.
Sumber:
- vfairs.com
- theverge.com
- shiloh-events.com
.jpg)
