Kamu pasti familiar dengan profesi sekertaris bukan? Sekertaris ini merupakan jenis pekerjaan yang ada di hampir setiap perusahaan. Nah, tanggung jawab dari sekertaris ini tidak hanya menjawab telepon atau menulis pesan saja, lho.
Sekertaris juga harus memiliki berbagai macam skill yang dapat membantu melakukan pekerjaan dengan lancar. Agar kamu dapat mengenal profesi tersebut dengan lebih dalam, perhatikan tugas sekertaris dan kemampuan yang harus dimilikinya berikut ini.
Mengenal profesi sekertaris
Melakukan berbagai macam pekerjaan administrasi merupakan bagian dari tugas sekertaris. (Sumber: Pexels)
Dilansir dari indeed.com, sekertaris merupakan bagian dari profesi administrasi yang berperan penting dalam bisnis atau lingkungan perusahaan. Sekertaris sendiri biasanya seorang individu yang menjaga dan mengatur tugas kantor, menerapkan prosedur perusahaan, melaksanakan tugas administrasi tambahan. Hal tersebut tergantung pada masing-masing bidang perusahaan.
Misalnya, perusahaan yang bergerak dalam industri hukum, swasta, teknologi dan pemerintahan, tentunya memiliki tugas administrasi dan tanggung jawab yang berbeda untuk sekertarisnya. Namun, tugas sekertaris tetap memiliki kesamaan yang mendasar.
6 Tugas sekretaris yang utama
Mengorganisir rapat merupakan salah satu tugas sekertaris yang utama. (Sumber: Pexels)
Sekertaris dapat membantu secara operasional untuk memastikan bahwa perusahaan berjalan dengan lancar. Berikut ini beberapa tugas sekertaris yang perlu kamu ketahui.
1. Mengatur dan mencatat hasil rapat
Salah satu tugas sekertaris yang utama adalah memastikan bahwa rapat dapat berjalan dengan lancar. Sekertaris bertugas untuk mengatur rapat dari mulai menjadwalkan hingga mengorganisir. Tidak hanya mengatur jalannya rapat, tugas sekertaris juga mencatat poin-poin penting. Sekertaris memiliki peran yang cukup vital dalam rapat karena tidak semua profesi familiar dengan tugas dan tanggung jawab tersebut.
2. Melakukan pencatatan administrasi
Melakukan pencatatan terkait hal yang berhubungan dengan administrasi juga merupakan tugas sekertaris. Seperti mengerjakan berbagai macam laporan, mencatat kegiatan dari perusahaan. Selain itu, menjaga dan memperbarui daftar detil kontak dari komite atau orang-orang yang relevan dengan perusahaan juga harus dilakukan oleh sekertaris. Mengumpulkan daftar nama dan alamat yang mungkin berguna untuk perusahaan perlu di update oleh sekertaris secara berkala.
Perusahaan biasanya akan meminta sekertaris untuk menyimpan dokumen, notulen, dan arsip untuk tetap teratur dan tertata dengan rapi. Nah, berbagai macam dokumen tersebut terkadang disimpan dalam database komputer, sehingga sekertaris juga harus memiliki kemampuan teknik terkait sistem yang digunakan.
3. Komunikasi ke berbagai pihak
Tugas sekertaris adalah untuk berkomunikasi dengan berbagai pihak untuk kepentingan perusahaan. (Sumber: Pexels)
Tugas sekertaris juga bertanggung jawab dalam mengkoordinasi dan membentuk hubungan dengan bisnis atau perusahaan lain. Tidak hanya itu sekertaris juga akan banyak melakukan komunikasi dengan pemimpin atau komite perusahaan, investor, hingga karyawan lainnya. Kebanyakan sekertaris memiliki tanggung jawab untuk menjawab saluran telepon kantor dan mengarahkannya ke individu yang tepat. Umumnya, panggilan tersebut ditujukan untuk direktur, pimpinan atau anggota komite kantor.
Lebih dari itu, seringkali sekertaris juga menangani panggilan permohonanan, panggilan klien atau investor, dan menerima pesan untuk disampaikan kepada pihak yang berkepentingan. Selain itu, sekertaris mungkin saja akan melaporkan kegiatan dan program perusahaan yang akan datang kepada pejabat perusahaan, anggota, hingga publik jika diperlukan.
Baca juga: 8 Cara meningkatkan kemampuan komunikasi untuk kemajuan karier
4. Memastikan persyaratan hukum
Tanggung jawab dari sekertaris adalah menyimpan dan menyiapkan berbagai macam dokumen yang diperlukan oleh perusahaan. Termasuk juga memastikan segala persyaratan hukum untuk perusahaan telah dipenuhi. Tugas sekertaris juga untuk mengecek kembali dokumen-dokumen terkait telah sesuai dengan hukum dan ketentuan yang berlaku. Pastikan juga bahwa keputusan yang dibuat dan dokumen perusahaan tidak melanggar hukum.
5. Memastikan persediaan perlengkapan kantor
Memastikan bahwa perlengkapan kantor terpenuhi merupakan bagian dari tugas sekertaris.. (Sumber: Pexels)
Bagi beberapa perusahaan memastikan bahwa perlengkapan kantor mencukupi merupakan tugas sekertaris. Sekertaris akan mencatat dan mengatur inventaris dari perlengkapan kantor yang dibutuhkan. Misalnya, sekertaris akan membuat spreadsheet bulanan yang berisikan daftar perlengkapan kantor beserta persediannya. Sehingga dapat melacak persediaan mana yang perlu ditambahkan, sudah habis, dan masih mencukupi.
Pemesanan dapat dilakukan oleh sekertaris secara langsung atau terdapat bagian khusus di perusahaan yang melakukan pembelian. Proses pemesanan tergantung dari kebijakan perusahaan masing-masing.
6. Menerapkan prosedur administratif
Sekertaris mungkin saja akan berperan dalam mengembangkan dan menerapkan peraturan juga berbagai macam prosedur administratif perusahaan. Misalnya, seorang sekertaris konsultan mungkin akan mengembangkan prosedur untuk menyimpan data klien beserta langkah-langkah untuk menyimpan informasi yang dibutuhkan dalam database. Mengajarkan bagaimana untuk menjalankan prosedur administrasi tersebut kepada karyawan baru juga mungkin menjadi tugas sekertaris tergantung dari peraturan perusahaan.
Kemampuan dan keahlian sekretaris
Diperlukan berbagai macam keahlian dan kemampuan untuk melakukan tugas sekertaris.. (Sumber: Pexels)
Untuk melakukan berbagai macam tugas sekertaris di atas kamu memerlukan kemampuan dan keahlian yang dapat mendukung kamu melakukan pekerjaan tersebut. Nah, berikut ini beberapa kemampuan yang perlu kamu miliki untuk menjadi sekertaris yang handal.
1. Berpikir logis
Tidak hanya dalam mengambil keputusan, sekertaris juga harus mampu untuk melakukan skala prioritas. Oleh karena itu, kemampuan berpikir logis sangat diperlukan. Agar tugas sekertaris dapat berjalan dengan lancar, kamu harus bisa menentukan hal apa yang harus segera dilakukan dan masih bisa ditunda. Sekertaris mungkin juga dituntut untuk membuat solusi logis dan cepat saat menghadapi masalah atau tantangan tertentu yang mungkin terjadi. Kamu harus bisa berpikir secara kritis untuk bisa mendapatkan strategis yang inovatif, sehingga dapat membantu untuk meningkatkan performa perusahaan.
Baca juga: 10 Contoh soft skill untuk menunjang karier profesional kamu
2. Komunikasi
Tugas sekertaris dapat dilakukan dengan lancar jika memiliki kemampuan komunikasi yang baik. (Sumber: Pexels)
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, salah satu tugas sekertaris adalah melakukan komunikasi dengan berbagai pihak, bukan? Kemampuan komunikasi ini merupakan hal penting yang tidak bisa dilewatkan saat ingin menjadi sekertaris profesional. Dengan memiliki kemampuan komunikasi baik secara lisan maupun tulisan dengan baik, kamu dapat menyampaikan pesan dengan lebih jelas kepada pejabat perusahaan, komite, klien, hingga karyawan.
3. Keahlian dalam mengoperasikan komputer
Sebagian besar tugas sekertaris yang berhubungan dengan administrasi akan menggunakan komputer, laptop, atau tablet. Kamu juga tahu bagaimana cara menggunakan peralatan dasar kantor, seperti printer atau mesin photo copy. Hal tersebut karena kamu akan membuat salinan dokumen untuk berbagai macam keperluan. Menggunakan sistem perangkat lunak di komputer dalam mengatur jadwal akan memudahkan komite kantor untuk mengaksesnya. Untuk meningkatkan kemampuan, kamu bisa menggunakan tutorial online yang disediakan oleh berbagai macam situs.
4. Kemampuan beradaptasi dan fleksibilitas
Tugas sekertaris yang bberagam membuat kamu harus memiliki kemampuan untuk mudah beradaptasi. (Sumber: Pexels)
Terkadang lingkungan kantor dapat bergerak secara cepat, sehingga kamu harus bisa beradaptasi dengan baik terutama dalam situasi yang penuh tekanan. Komite kantor terkadang mengadakan rapat secara mendadak atau memberikan tugas sekertaris yang harus segera diselesaikan, sehingga kamu harus menunda pekerjaan yang sedang kamu lakukan. Dalam situasi tersebut, kamu harus segera beradaptasi dengan perubahan yang terjadi dan menyesuaikan kembali jadwalmu agar tugas sekertaris yang kamu lakukan tidak terbengkalai.
5. Manajemen waktu
Atasanmu di kantor bisa saja memberikan beberapa tugas sekertaris dan proyek secara bersamaan dengan deadline yang ketat, sehingga kamu dituntut untuk dapat mengatur waktu dengan baik. Pertimbangkan untuk menggunakan sistem manajemen waktu untuk dapat mengorganisir tugas-tugas secara efektif. Kamu juga bisa memprioritaskan pekerjaan sesuai dengan deadline yang diberikan.
6. Kemampuan mengetik dan mencatat
Membuat notulen rapat merupakan tugas sekertaris yang paling mendasar. (Sumber: Pexels)
Walau terkesan sepele, kemampuan untuk dapat mencatat atau membuat notulen sebagai sekertaris sangatlah penting. Memiliki kemampuan dalam mencatat dan mengetik dengan baik akan memberikan keuntungan tersendiri jika kamu ingin menjadi sekertaris. Mencatat informasi penting pada saat rapat merupakan salah satu tugas sekertaris. Dapat mencatat atau mengetik dengan cepat akan mempermudah tugas sekertaris tersebut, sehingga hasilnya akan lebih efektif, jelas, dan terstruktur saat orang lain membacanya. Menguasai kemampuan tersebut akan mencegah kamu melewatkan poin-poin penting selama rapat berlangsung.
Profesi sebagai sekertaris akan menuntut kamu untuk memiliki banyak kehalian dan kemampuan, baik soft skill maupun hard skill. Jika tertarik untuk bekerja sebagai sekertaris, kamu bisa mendaftarkan diri di EKRUT, lho. Kamu akan mendapatkan tawaran untuk bekerja sebagai sekertaris dari berbagai macam perusahaan.
Baca juga: Contoh notulen rapat yang efektif dan cara membuatnya
Itulah dia beberapa tugas sekertaris yang perlu kamu ketahui. Dengan berbagai macam tugas sekertaris, sangat penting bagi kamu untuk memiliki kemampuan dan keahlian yang luas. Hal itu tentunya dapat membantu kamu dalam menyelesaikan tugas yang diberikan.
Sumber:
- indeed.com
- diycommitteeguide.org
- indeed.com
