Pengertian Training Need Analysis untuk Perkembangan Perusahaan

Published on: 29 September 2022

•

Min read: 7 min read

Experienced as a content and copywriter with various topics and styles. An organized and flexible person who has many interests in things outside her major.

Proses belajar dan pengembangan diri akan terus berlangsung bahkan saat sudah berkarier. Sebagai institusi yang menaungi karyawannya, penting bagi perusahaan untuk memfasilitasi pelatihan untuk mereka. Training tersebut dapat berdampak efektif dan efisien apabila perusahaan memahami kebutuhan personel sekaligus bisnis. Melakukan training need analysis merupakan salah satu usaha untuk mencapainya. Yuk, simak artikel ini untuk memahaminya lebih dalam!

Apa itu training need analysis?

Perusahaan jadi lebih memahami kondisi dan kebutuhan karyawan dengan analisis ini. (sumber: pexels)

Secara literal, training need analysis adalah proses menganalisis kebutuhan pelatihan karyawan dalam perusahaan. Langkah ini dilakukan sebagai usaha dalam menyusun silabus pelatihan yang dibutuhkan. Pada akhirnya, tujuan yang hendak dicapai adalah peningkatan performa karyawan dan keuntungan bisnis. Proses riset ini melibatkan seluruh level karyawan dan dalam tahap yang berbeda. Perusahaan perlu mencari tahu kebutuhan pelatihan di awal untuk memberikan gambaran secara umum, kepada karyawan baru, serta karyawan lama. Tidak hanya jenis pelatihannya, kamu juga perlu mencari tahu secara spesifik karyawan mana yang membutuhkannya.

Kebutuhan training sebenarnya dapat dilihat melalui ekspektasi dan realitas performa bisnis dan karyawan. Dengan begitu, kamu dapat merancang pelatihan yang dapat mengisi gap pengetahuan mereka. Signifikansi proses ini juga terletak pada mengidentifikasi isu lain yang tidak kamu ketahui tetapi dihadapi karyawan setiap harinya. Maka dari itu, penting bagimu untuk mengetahui prioritas dan memberikan pelatihan yang tepat dan strategis. Ada banyak kerugian yang dapat kamu hindari terkait anggaran dan personalia dengan menerapkan training need analysis yang baik.

Manfaat training need analysis

Training Need Analysis membantu perusahaan memberikan pelatihan yang sesuai. (Sumber: pexels)

Menelaah kebutuhan karyawan tentu bukan hal yang cepat dan mudah dilakukan. Namun, manfaatnya akan berdampak pada bisnis dan individu karyawan, lho! Ketahui manfaatnya di bawah ini.

1. Mengetahui level keahlian karyawan

Analisis ini dapat membantumu mengetahui kompetensi karyawan dan menyesuaikannya dengan kebutuhan perusahaan. Selain itu, kamu juga dapat memahami dan menggali potensi mereka sehingga dapat dikembangkan lebih lanjut.

2. Mendukung perencanaan pelatihan

Silabus training berlaku sebagai panduan untuk membuatmu fokus dan belajar-mengajar dengan efektif. Kamu perlu data lapangan yang akurat untuk menyusunnya secara tepat. Dengan training need analysis, pelatihan yang diberikan dapat sesuai kondisi dan target yang telah ditentukan.

3. Memperbaiki competency gap

Performa setiap karyawan tentunya berbeda-beda dan tidak selalu sebanding dengan ekspektasi perusahaan. Gap inilah yang perlu diperbaiki melalui training. Melaksanakan pelatihan merupakan salah satu upaya perusahaan untuk meningkatkan profit dan kemampuan karyawan per orangnya. Target perusahaan dapat tercapai dengan langkah ini.

4. Menghindari kerugian anggaran dan kegiatan counterproductive

Training yang tidak tepat dapat menyia-nyiakan anggaran untuk pelaksanaannya. Selain itu, pelatihan tersebut dapat dilakukan oleh karyawan yang sebenarnya tidak membutuhkannya atau tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Kerugian materi dan waktu bisa diatasi sebelum training dengan hasil analisis yang dimaksud agar semuanya berlangsung sesuai rencana dan tujuan yang telah ditetapkan.

Jenis training need analysis

Kamu dapat melakukan analisis kebutuhan training sesuai jenisnya. (sumber: unsplash)

Bagi beberapa orang, melakukan training need analysis cukup berat karena banyaknya hal yang perlu dibenahi dalam perusahaan. Nyatanya, kamu dapat melaksanakan riset ini sesuai fokus yang kamu perlukan. Ada enam jenis training need analysis yang dapat kamu terapkan.

1. Individual analysis

Fokus analisis ini adalah perseorangan karyawan yang membutuhkan training dan spesialisasi pelatihan yang dibutuhkan. Hasilnya dapat dilihat melalui perbandingan ekspektasi perusahaan dan realita performa mereka. Biasanya, data juga diambil dengan kuesioner, 360 feedback, wawancara individu, atau penilaian kompetensi.

2. Job analysis

Dalam melakukan job analysis, kamu ingin mencari tahu skill dan pengetahuan apa yang dibutuhkan dalam menyelesaikan suatu tugas. Hasil analisis ini memungkinkan pelatihan dapat diterapkan dalam praktik nyata. Sifatnya lebih objektif dan kamu perlu mempertimbangkan sisi karyawan (aspek sikap) serta pekerjaan (aktivitas).

3. Organizational analysis

Organizational analysis merupakan strategi dalam mencari area spesifik training serta faktor pendukungnya dalam organisasi. Karena cakupannya lebih besar, ada banyak hal yang perlu kamu pelajari seperti visi misi, target, operasional, dan data performa perusahaan. Analisis ini dapat dilakukan dengan melakukan survei berkala agar data tetap up-to-date dan berkontribusi dalam memberikan lingkungan training yang tepat.

4. Performance analysis

Performa karyawan sangat menentukan masa depan perusahaan. Untuk mengetahui apakah kinerja mereka sudah sesuai ekspektasi dan standar, kamu dapat melakukan analisis ini. Tidak hanya itu, hasil dari performance analysis dapat memberikan pertimbangan signifikan terkait efektif atau tidaknya pelatihan untuk menutup gap.

5. Training suitability analysis

Analisis yang satu ini cukup berbeda dari yang lainnya karena dapat menentukan apakah pelatihan perlu dilakukan atau tidak dan merupakan solusi terbaik atas kendala yang dialami perusahaan atau sebaliknya.

6. Cost-benefit analysis

Menyediakan pelatihan kepada karyawan tentunya membutuhkan dana. Perusahaan ingin mengetahui apakah return of investment yang didapatkan akan sesuai dengan biaya yang diberikan. Analisis ini paralel dalam membentuk training yang efektif dalam segi finansial maupun hasil yang didapatkan agar tujuan pelatihan dapat tercapai.

Langkah-langkah membuat training need analysis

Training need analysis secara umum meliputi karyawan, perusahaan, dan teknis pelatihan. (sumber: unsplash)

Selain memiliki jenis yang berbeda, tiap perusahaan juga berbeda dalam karakter dan kultur. Maka dari itu, kamu tidak bisa mengaplikasikan program training dari perusahaan lain meski terdapat beberapa persamaan. Jangan khawatir, kamu dapat menyusun training need analysis-mu agar pelatihan yang dilaksanakan sesuai dan berhasil. Ikuti caranya di bawah ini.

1. Menentukan hasil yang diinginkan

Pelatihan dilakukan untuk melengkapi gap yang ada. Agar celah ini dapat diatasi dengan training, kamu perlu mengetahui ekspektasi hasil dari kegiatan tersebut. Bentuknya bisa beragam, baik meningkatnya bisnis maupun soft dan hard skill karyawan yang makin terasah. Cari tahu masalah apa yang hendak kamu hadapi dan cara mengukur keberhasilan training juga.

2. Melibatkan karyawan dalam menyelaraskan tujuan

Mengikutsertakan karyawan dalam penyusunan pelatihan sangatlah krusial, mengingat merekalah yang akan mendapatkannya. Keterlibatan ini meliputi menginformasikan tujuan training serta mengetahui kompetensi yang perlu dilatih agar kedua pihak memiliki visi yang sama. Meminta pendapat mereka terkait training, beban dan lingkungan kerja, dan lainnya juga salah satu usaha melibatkan karyawan, lho! Kamu juga perlu menyosialisasikan seluk-beluk pelatihan yang menguntungkan bagi karyawan.

**3. Mencari tahu skill set yang dibutuhkan perusahaan**

Materi training tentunya disesuaikan dengan kebutuhan karyawan juga perusahaan. Maka dari itu, kamu perlu mengevaluasi skill mereka untuk mencari gap yang hendak dilengkapi dengan pelatihan. Observasi keseharian dan wawancara dengan pihak yang bersangkutan merupakan salah satu caranya. Perlu diperhatikan bahwa setiap posisi memiliki kompetensinya masing-masing. Jadi, lakukan evaluasi ini dengan cermat, ya!

4. Menentukan metode program untuk diterapkan

Masih ingat bahwa setiap perusahaan memiliki karakter dan budayanya masing-masing? Selain dengan hal tersebut, metode pelatihan juga perlu disesuaikan dengan kompetensi yang hendak dilatih. Evaluasi juga metode yang pernah kamu lakukan serta hasil yang dituju atau prioritas perusahaan dalam mengadakannya. Eksplor berbagai jenis metode dan temukan yang tepat untuk training-mu. On-the-job training, coaching and mentoring, serta seminar merupakan sebagian kecil dari apa yang telah dilakukan mayoritas perusahaan. Kolaborasikan metode ini dengan modul baik dalam bentuk fisik maupun digital untuk menunjang ilmu dalam jangka waktu panjang.

5. Mempertimbangkan biaya, waktu, serta personel yang dibutuhkan

Akomodasi, transportasi, fee pelatih, konsumsi, dan masih banyak lagi cukup menguras biaya meskipun training terhitung sebagai kegiatan internal. Menjalani pelatihan juga dapat menyita waktu kerja karyawan. Maka dari itu, perlu ada koordinasi yang baik antara perusahaan dengan karyawan agar training efektif tanpa berdampak buruk terhadap operasional.

Training yang berkualitas memiliki persiapan matang serta memberikan efek jangka panjang, bahkan setelah kamu bekerja di perusahaan yang berbeda. Apabila kamu person-in-charge-nya, lakukan analisis dan penyusunan program dengan baik, ya. Kamu juga bisa bekerja di bidang terkait dengan mendaftarkan diri melalui EKRUT!