TQM (Total Quality Management): Pengertian, 8 Elemen Utama

Beberapa dari kamu mungkin pernah mendengar istilah TQM atau Total Quality Management. TQM adalah konsep yang awalnya diciptakan untuk sektor manufaktur. Namun, konsep tersebut sudah banyak diterapkan untuk perusahaan dari berbagai macam industri.

Konsep TQM menyatakan bahwa setiap karyawan bekerja menuju peningkatan dalam work culture, sistem, layanan, proses, dan lainnya untuk memastikan kesuksesan perusahaan yang berkelanjutan. Untuk menerapkannya, perhatikan beberapa elemen utamanya berikut ini.

Apa itu TQM (Total Quality Management)?

TQM adalah konsep yang memfokuskan prosesnya pada konsumen. (Sumber: Pexels)

Total Quality Management atau TQM adalah proses yang berorientasi pada konsumen dan bertujuan untuk meningkatkan operasi bisnis secara berkelanjutan. Konsep tersebut memastikan semua departemen atau karyawan saling bekerjasama dalam peningkatan kualitas produk atau layanan. Termasuk di dalamnya juga proses produksi dan memberikan layanan terbaik. Nah, untuk penerapannya akan berdasar pada fakta saat mengambil keputusan, dengan menggunakan performa metrik untuk memantau progresnya.

Dilansir dari investopedia.com,  TQM adalah proses yang dilakukan secara berkelanjutan untuk mendeteksi  dan mengurangi atau menghilangkan kesalahan dalam produksi, menyederhanakan manajemen supply chain, meningkatkan pengalaman konsumen, dan memastikan bahwa semua karyawan mengikuti training dengan cepat.

8 Elemen utama TQM

Saat menerapkannya perhatikan elemen utama yang harus ada.(Sumber: Pexels)

TQM adalah konsep yang dapat diimplementasikan pada berbagai macam perusahaan. Sebelum menerapkannya, terdapat 8 elemen utama yang perlu kamu ketahui, berikut ini.

1. Fokus pada pelanggan (Customer focussed)

Prinsip yang tidak boleh kamu lewatkan dari TQM adalah konsumen sepenuhnya akan menentukan kualitas dari suatu produk. Walaupun suatu perusahaan melakukan berbagai macam cara untuk meningkatkan kualitas, seperti training karyawan, menambah kualitas dalam proses perancangan, memperbarui teknologi, atau menggunakan peralatan canggih. Pada akhirnya tetap konsumen yang akan menentukan apakah usaha-usaha tersebut sudah tepat. Sehingga perusahaan harus memiliki standar yang fokus pada konsumen.

2. Keterlibatan karyawan secara keseluruhan (Total employee involvement)

Salah satu elemen yang penting dari TQM adalah keterlibatan karyawan. (Sumber: Pexels)

Hal selanjutnya dari TQM adalah semua karyawan harus berpartisipasi dalam mencapai tujuan perusahaan yang sudah direncanakan. Komitmen karyawan dapat diperoleh secara keseluruhan jika perusahaan telah menciptakan lingkungan kerja yang baik dan nyaman. Komitmen karyawan sangat penting karena dapat mendukung perusahaan dalam meningkatkan kualitas produk baik barang maupun jasa, sehingga kepuasaan pelanggan akan tercapai

Baca juga: 10 Cara membuat lingkungan kerja nyaman untuk meningkatkan produktivitas

3. Pemusatan perhatian pada proses (Process-centered)

Bagian fundamental dalam TQM adalah fokus atau memusatkan perhatian dalam proses, seperti dikutip dari asq.org. Proses merupakan serangkaian proses yang mengambil input dari supplier (internal atau eksternal) dan mengubahnya menjadi output yang dikirimkan kepada konsumen (internal atau eksternal). Langkah-langkah yang dibutuhkan untuk menjalankan suatu proses sudah ditentukan dan ukuran performa akan terus dipantau untuk mendeteksi hal yang tidak terduga.

4. Sistem yang terintegrasi (Integrated system)

Agar berjalan lancar, elemen yang tidak boleh terlupakan dari TQM adalah mengintegrasikan sistem.  (Sumber: Pexels)

Sebuah perusahaan memiliki berbagai macam departemen atau tim dengan fungsi yang berbeda-beda dan sering diorganisasikan dalam struktur vertikal. Akan tetapi fokus dari TQM adalah proses horizontal yang akan menghubungkan berbagai macam fungsi-fungsi yang ada dalam perusahaan itu sendiri

Setiap posisi yang ada harus memahami visi, misi, dan prinsip dari perusahaan. Selain itu, mengetahui kebijakan mutu, tujuan, dan proses penting juga harus dimengerti. Performa bisnis harus dipantau dan dikomunikasikan secara berkala. Dengan begitu, sistem yang terintegrasi menghubungkan elemen peningkatan bisnis dalam upaya untuk melebihi ekspektasi konsumen, karyawan dan stakeholder lainnya. 

5. Pendekatan strategis dan sistematik (Strategy and systematic approach)

Salah satu elemen kritikal dari TQM adalah pendekatan strategis dan sistematik untuk mencapai visi, misi, dan tujuan perusahaan. Proses tersebut disebut perencanaan atau manajemen strategis. Di dalamnya akan mencakup perumusan rencana strategis yang mengintegrasikan kualitas sebagai komponen inti pada perusahaan.

Baca juga: 9 Cara mengambil keputusan agar tidak salah langkah

6.  Peningkatan yang berkesinambungan (Continual improvement)

Aspek besar dalam TQM adalah terus melakukan peningkatan proses yang berkesinambungan. Peningkatan yang dilakukan secara berkelanjutan akan mendorong perusahaan menjadi analitis dan kreatif. Sehingga dapat menemukan cara untuk menjadi lebih efektif dan kompetitif dalam memenuhi ekspektasi dari berbagai macam stakeholder. 

7. Keputusan berdasarkan fakta (Fact-based decision making)

TQM adalah konsep yang mengharuskan perusahaan mengambil keputusan melalui data. (Sumber: Pexels)

Untuk dapat mengetahui seberapa baik performa dari suatu perusahaan, diperlukan data  mengenai hasil pengukuran kinerja.TQM mengharuskan perusahaan untuk terus mengumpulkan dan menganalisis data, sehingga dapat meningkatkan akurasi pada saat prose pengambilan keputusan , mencapai konsensus, dan membuat prediksi berdasarkan kejadian sebelumnya.

8. Komunikasi (Communications)

Salah satu elemen utama TQM adalah melakukan komunikasi yang baik dan efektif. Selama masa perubahan dalam perusahaan, juga operasi sehari-hari, komunikasi efektif memainkan peran besar dalam menjaga moral dan memotivasi seluruh karyawan. Komunikasi melibatkan strategi, metode, dan ketepatan waktu.

Keuntungan implementasi TQM

Keuntungan nyata dari konsep TQM adalah dapat menghemat biaya. (Sumber: Pexels)

Keuntungan atau manfaat jangka panjang dari TQM adalah meningkatkan kepuasan dan pengalaman pelanggan. Tidak hanya meningkatkan kualitas saja, tetapi juga mengidentifikasi dan menganalisa suatu produk sehingga dapat sesuai dengan harapan pelanggan. Berikut ini beberapa kelebihan dari penerapan TQM.

1. Penghematan biaya

Keuntungan mengimplementasikan TQM adalah dapat mengurangi biaya atau pengeluaran perusahaan apabila dilakukan secara konsisten. Terutama dalam rework, scrap, juga pengurangan dana garansi. Dengan pengurangan biaya, akan memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan keuntungan  yang mengalir langsung pada labba bottom-line dan tidak harus mengeluarkan dana tambahan.

2. Kepuasan pelanggan

Manfaat yang akan dirasakan dalam jangka panjang dari TQM adalah kepuasan pelanggan. (Sumber: Pexels)

Manfaat yang sudah pasti akan didapatkan dari TQM adalah kepuasan pelanggan. Hal tersebut karena perusahaan pasti akan mempunyai produk barang maupun layanan yang lebih baik. Perusahaan juga akan mendapatkan lebih sedikit keluhan dari konsumen. Kepuasan pelanggan yang tinggi akan membuat produk lebih dikenal dan meningkatkan pangsa pasar karena testimoni dari para konsumen atau biasa disebut words of mouth.

3. Peningkatan moral karyawan

TQM adalah suatu konsep yang memiliki kelebihan dimana penerapannya akan meningkatkan moral karyawan secara nyata. Manfaat tersebut akan dirasakan oleh perusahaan dalam jangka panjang jika TQM diimplementasikan dengan tepat. Turnover atau pergantian karyawan juga akan menurun, sehingga akan mengurangi dana yang diperuntukkan untuk merekrut dan training pegawai baru.

4. Membuat perusahaan kuat menghadapi kompetisi

Persaingan antar perusahaan memang sering terjadi karenanya strategi yang efektif harus dikembangkan untuk menghadapi kompetitor. Penerapan konsep TQM dapat membantu perusahaan dalam hal tersebut. Manfaat dari penerapan teknik TQM adalah perusahaan dapat memahami konsumen dan pangsa pasar, sehingga tidak akan kalah saing dalam kompetisi yang ketat antar perusahaan.

5. Mengembangkan sistem komunikasi memadai

TQM adalah konsep yang dapat membantu memaksimalkan komunikasi dalam perusahaan. (Sumber: Pexels)

Seperti yang disebutkan sebelumnya, salah satu elemen penting dalam TQM adalah komunikasi efektif. Komunikasi yang buruk akan menimbulkan berbagai macam masalah dalam pengembangan perusahaan. Masalah yang akan timbul seperti, konflik antar karyawan, kesalahpahaman, produktivitas rendah, kualitas produk buruk, motivasi menurun. Konsep TQM akan menghubungkan dan mengintegrasikan berbagai macam departemen dan tingkatan manajemen dalam memiliki komunikasi yang baik

Baca juga: Panduan memiliki komunikasi efektif dan cara membangunnya

6. Progress yang selalu ditinjau

Konsep dari TQM adalah mengambil keputusan berdasarkan fakta lapangan, sehingga data dari setiap proses selalu ada. TQM akan membantu perusahaan dalam setiap proses yang direncanakan untuk dapat mengembangkan strategi terbaik secara berkelanjutan. Dengan ditinjaunya progres, diharapkan perusahaan dapat menemukan strategi yang tepat sehingga kualitas pun dapat terus meningkat dan bisa menghadapi tantangan yang mungkin terjadi.

Prinsip TQM dalam bisnis

Penerapan konsep baru seperti TQM harus melalui banyak pertimbangan.  (Sumber: Pexels)

Menggunakan konsep TQM dalam perusahaan memang memberikan banyak keuntungan terutama dalam jangka panjang. Kelebihan secara nyata seperti, peningkatan laba, produktivitas meningkat, dan lainnya. Selain itu, terdapat pula kelebihan intangible, yaitu meningkatnya motivasi karyawan, kerjasama efektif antar karyawan, kepuasan pelanggan, serta komunikasi memadai. Namun, untuk menerapkannya diperlukan waktu untuk dilakukannya proses pelatihan kepada karyawan terkait.

Dalam hal ini,  perusahaan perlu menyiapkan dana untuk proses pelatihan yang tentunya tidak sedikit. Akan tetapi, pelatihan yang diberikan merupakan bentuk investasi jangka panjang bagi perusahaan. Bagi beberapa perusahaan, mungkin TQM adalah sistem yang baru akan diterapkan, sehingga harus mengantisipasi penolakan dari karyawan yang lebih menyukai sistem lama. Maka perusahaan perlu melakukan komunikasi dengan tepat untuk meminimalisir hal tersebut terjadi. 

Apabila kamu familiar dengan penerapan konsep TQM, beberapa perusahaan mungkin sedang mencari karyawan yang tepat. Yuk, daftarkan diri kamu di Ekrut, untuk mendapatkan berbagai macam tawaran dari banyak perusahaan. TQM adalah sistem yang menguntungkan bagi perusahaan, walaupun dalam penerapannya perlu dilakukan berbagai pertimbangan yang matang. Jika diterapkan dengan baik dan tepat, konsep tersebut akan memberikan berbagai macam manfaat yang akan menguntungkan perusahaan.

Sumber: 

• investopedia.com
• asq.org
• cleartax.in