ToR (Terms of Reference): Pengertian, Fungsi, dan Struktur Informasi

Published on: 14 November 2022

•

Min read: 6 min read

A content writer who found contentment in every word written. Interested in social media marketing and digital economy topic.

Terms of reference atau ToR adalah suatu dokumen yang akan sering kamu jumpai di dunia kerja. Kamu bisa saja menjumpainya saat melakukan kerja sama dengan pihak ketiga atau kamu juga bisa menggunakannya untuk keperluan internal perusahaan. Belum pernah membuat ToR? Nah, supaya kamu bisa membuatnya, simak ulasan berikut ini.

Apa itu ToR?

ToR adalah dokumen yang berada pada level strategis (sumber: pexels)

Pertama, kamu perlu mengetahui definisi dari ToR itu sendiri. ToR (terms of reference) adalah dokumen yang berisi tentang detail pekerjaan yang memuat berbagai konten seperti latar belakang, objektif, tujuan dari sebuah proyek yang akan diadakan. Selain itu, ToR adalah dokumen yang juga bisa digunakan untuk bahan acuan evaluasi bagi tim ataupun individu di perusahaan.

ToR adalah dokumen yang berada pada level strategis yang biasanya dibuat saat tahap perencanaan sebuah proyek. ToR akan berisi aktivitas yang akan dilakukan secara detail, timeline, budget, job description, dan lain-lain. Sehingga, ToR akan menjadi acuan dalam pelaksanaan setiap kegiatan.

Fungsi ToR dalam pekerjaan dan bisnis

ToR berfungsi menyamakan informasi bagi pihak yang terlibat (sumber: pexels)

Peran ToR sangatlah penting dalam pekerjaan dan bisnis, karena sifatnya yang spesifik terhadap jumlah dan tipe pekerjaan yang harus diselesaikan dalam kurun waktu tertentu. Sehingga, jika ada pekerjaan yang terlewatkan atau tidak sesuai dengan ToR, dapat segera teridentifikasi. Berikut beberapa manfaat ToR yang tidak kalah penting untuk kamu ketahui.

1. Menyamakan informasi

Jika ada dua atau lebih pihak yang bekerja sama, tentunya menyamakan persepsi dan informasi yang didapatkan sangat penting. Hal ini untuk menghindari adanya miskomunikasi dan menyamakan ekspektasi. Setelah proyek berjalan, berbekal informasi yang ada, kamu akan bisa melakukan evaluasi menyeluruh supaya dapat mengidentifikasi apakah setiap pekerjaan sudah terselesaikan sesuai yang tertulis pada ToR.

2. Menjelaskan ruang lingkup kerja dan metodologi sebuah proyek

Selain itu, ToR adalah dokumen yang bermanfaat untuk memberikan informasi detail terkait ruang lingkup kerja dan bagaimana metode yang akan ditempuh untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Ruang lingkup berisi outcome yang diharapkan dan kegiatan maupun metode apa saja yang akan ditempuh untuk mencapai outcome tersebut.

3. Memperjelas tanggung jawab masing-masing pihak

Tentu peran ToR yang satu ini sangat penting. ToR adalah kunci supaya pihak-pihak yang terlibat dalam proyek ini tahu tanggung jawab mereka dan tentu saja berusaha menyelesaikannya. Perlu kamu perhatikan, penulisan tanggung jawab pada ToR harus sedetail mungkin, supaya tidak ada celah bagi pihak-pihak yang ingin melepas tanggung jawab mereka dengan alasan yang tidak bisa diterima.

4. Memberikan informasi standar kualifikasi yang dibutuhkan

Biasanya, sebuah proyek membutuhkan tenaga kerja untuk menyelesaikannya. Nah, inilah peran dari ToR untuk memberikan standar kualifikasi yang dibutuhkan sedetail mungkin supaya proyekmu tidak dikerjakan oleh sembarang orang tanpa kualifikasi yang jelas.

5. Menjelaskan timeline

ToR adalah dokumen yang disiapkan pada saat tahap perencanaan. Karenanya, pembuatan timeline juga tidak boleh dilewatkan. Timeline dapat dibuat secara spesifik jika dibutuhkan seperti pekerjaan yang harus diselesaikan per minggunya atau sebagainya sesuai kebutuhan. Timeline juga dapat dilengkapi dengan milestone atau tantangan yang mungkin menghambat penyelesaian.

6. Menginformasikan budget

Pihak-pihak yang terlibat dalam proyek perlu tahu berapa budget yang akan digunakan dan apa saja yang akan dibiayai. Selain digunakan di perusahaan swasta, ToR adalah dokumen yang sangat umum digunakan di sektor pemerintahan. Pasalnya, pemerintahan adalah sektor yang banyak bekerjasama dengan berbagai stakeholders dalam pelaksanaan kegiatannya.

Struktur informasi dalam ToR

Jangan lupa menuliskan latar belakang pada ToR kamu (sumber: pexels)

Untuk menjadi panduanmu menulis ToR, berikut struktur informasi yang perlu dituliskan.

1. Latar belakang

ToR adalah dokumen yang rinci, sehingga penulisan background atau latar belakang tidak boleh terlewatkan. Pasalnya, latar belakang menjadi landasan penting mengapa proyek atau program ini harus dijalankan. Latar belakang biasanya terdiri dari informasi general seperti; deskripsi dari proyek, peran dari stakeholders secara umum, tujuan secara umum.

2. Objektif secara spesifik

Apa yang ingin dicapai dari proyek ini di dalam kurun waktu yang sudah ditetapkan berikut sumber daya yang ada, perlu kamu jelaskan secara spesifik pada dokumen ToR. Dalam penulisan objektif, kamu perlu menuliskannya secara singkat namun jelas, hindari penulisan objektif yang terlalu panjang. Sebaiknya, objektif yang akan dicapai berada pada rentang tiga sampai lima objektif. Bahasa yang kamu gunakan dalam penulisan objektif juga harus merujuk pada outcome yang akan dicapai. Contohnya, “meningkatkan literasi digital pada karyawan perusahaan X sebanyak 50%.”

3. Isu

Setiap proyek tentunya tidak bisa dilalui tanpa isu yang mungkin terjadi. Sehingga, penting untuk menuliskan isu dan bagaimana cara menyelesaikannya supaya proyek yang sedang diimplementasikan dapat berjalan dengan lancar. ToR adalah dokumen yang memuat kriteria evaluasi yang dapat digunakan untuk analisis isu dan cara menyelesaikannya.

4. Metode

Metode akan memuat beberapa prinsip dan aturan dari prosedur yang akan dilakukan dalam melaksanakan proyek yang tertulis dalam ToR. Bagian ini akan mendeskripsikan metode utama yang digunakan dalam implementasi proyek.

5. Sumber daya manusia (SDM)

Dalam pelaksanaan proyek, kamu akan membutuhkan sumber daya manusia yang cocok. Karenanya, kamu harus menjelaskan secara detail sumber daya manusia seperti apa yang dibutuhkan seperti skill, pengalaman, latar belakang pendidikan, dan apa saja tanggung jawab yang akan mereka kerjakan.

6. Budget

Supaya jelas berapa budget yang digunakan dalam proyek, kamu perlu menuliskan budget dan dapat juga dilengkapi dari mana asal budget tersebut. Misalnya, budget program transformasi digital perusahaan X.

Dapat disimpulkan, secara keseluruhan ToR adalah dokumen yang berperan untuk memberikan informasi terperinci terkait sebuah pekerjaan. Semoga informasi di atas dapat bermanfaat untukmu, ya!

Selain melalui artikel dari EKRUT Media, kamu juga bisa memperoleh berbagai informasi dan tips menarik seputar karier melalui YouTube EKRUT Official. Tak hanya itu, jika kamu tertarik mendapatkan berbagai kesempatan untuk mengembangkan karier, sign up EKRUT sekarang juga. Hanya di EKRUT, kamu dapat memperoleh berbagai peluang kerja yang dapat disesuaikan dengan minatmu.