Sama halnya dengan soft skill lainnya, kemampuan time management yang baik juga merupakan kebutuhkan dalam bekerja. Recruiter biasanya juga akan memberikan tes untuk melihat kemampuanmu dalam time management.
Karyawan yang bisa mengatur waktu dengan baik tentu lebih produktif, efektif, dan bisa memenuhi deadline yang ditetapkan. Hal tersebut karena mereka fokus terhadap kegiatan atau pekerjaan yang harus prioritaskan.
Jika kamu kesulitan dalam mengatur waktu saat bekerja, perhatikan 6 cara time management efektif yang bisa kamu terapkan berikut ini.
Memahami pentingnya time management
Time management penting untuk meningkatkan produktivitas saat bekerja - Pexels
Dapat mengatur waktu dengan baik sangat penting untuk meningkatkan produktivitas yang akan berpengaruh pada kesuksesan bisnis. Menurut thebalancecareers.com, time management berarti bekerja secara efisien. Sehingga banyak recruiter mencari kandidat karyawan yang dapat menggunakan waktu yang disediakan untuk bekerja dengan optimal. Menghemat waktu juga berarti menghemat biaya yang akan dikeluarkan dan dapat meningkat revenue.
Time management yang efektif membutuhkan karyawan untuk menganalisa beban kerja, menetapkan prioritas, dan fokus untuk tetap produktif.
Baca juga: Perbedaan hard skill dan soft skill disertai contohnya
Skills yang dibutuhkan untuk time management
Untuk menguasai time management terdapat tiga skill yang perlu kamu ketahui. - Pexels
Untuk meningkatkan time management, kamu perlu mengetahui skill apa saja yang dibutuhkan untuk menguasainya. Menurut hbr.org, time management didefinisikan sebagai proses pengambilan keputusan yang terstruktur, melindungi, dan menyesuaikan waktu seseorang dengan perubahan kondisi lingkungan.
Terdapat tiga skills khusus yang dapat menghindarkan kamu dari kegagalan dalam mengatur waktu, yaitu:
- Awareness: Berpikir secara realistis, bahwa waktu merupakan sumber terbatas yang kamu miliki.
- Arrangement: Merancang dan menyusun tujuan, rencana, jadwal, dan pekerjaan secara efektif menggunakan waktu.
- Adaptation: Memonitor waktu yang kamu gunakan pada saat beraktivitas, termasuk menyesuaikan diri dengan gangguan atau perubahan prioritas.
Dari tiga skill tersebut, mungkin kamu akan familiar dengan bagian arrangement dimana kamu harus mengatur kegiatan atau pekerjaan apa saja yang akan dilakukan. Akan tetapi, kemampuan lainnya juga merupakan faktor penting dalam mengatur waktu dengan baik.
6 Time management yang efektif untuk diterapkan
Supaya lebih efisien kamu bisa membuat to do list sebelum bekerja. - Pexels
Menerapkan time management yang efektif memerlukan latihan hingga kamu menemukan cara yang paling strategis. Berikut ini 6 langkah yang dapat membantumu untuk menguasai time management.
1. Membuat list tugas yang harus diselesaikan
Agar lebih mudah dalam memprioritaskan pekerjaan baik itu harian, mingguan, bahkan bulanan, sangat penting untuk membuat daftar tugas yang belum diselesaikan. Tiap list harus kamu tulis dengan singkat dengan keterangan yang jelas. Dengan begitu, kamu bisa mengatur waktu untuk menyelesaikan setiap pekerjaan menggunakan skala prioritas. Selain itu, menggunakan list juga dapat meminimalisir risiko terlewatnya pekerjaan yang seharusnya diselesaikan.
Baca juga: 7 Aplikasi to do list ini bantu kamu jadi lebih produktif
2. Sertakan deadlines
Menyertakan deadline membuat time managementmu lebih baik. - Pexels
Selesai membuat list secara rinci, sertakan juga deadlines dari setiap tugas yang harus diselesaikan. Mengetahui kapan pekerjaanmu harus selesai dapat membantumu melakukan skala prioritas mana yang harus didahulukan dan ditunda. Tambahkan juga catatan untuk tugas yang mendekati deadline, sehingga lebih mudah menentukan urgensi dari setiap pekerjaan.
3. Mengidentifikasi tugas yang paling urgent
Mengidentifikasi tugas berdasarkan urgensinya merupakan bentuk time management. - Pexels
Mengindikasi list pekerjaan mana saja yang harus dikerjakan dahulu dengan mencari tugas yang mendekati deadlines. Hal ini membantu kamu memiliki perspektif mengenai skala prioritas. Selain itu, melakukan identifikasi tugas dapat memberikan gambaran yang jelas mengenai tanggung jawabmu secara keseluruhan. Kamu juga mungkin akan mendapatkan ide-ide untuk mengetahui tugas apa yang harus diselesaikan pertama dan terakhir.
4. Menyusun berdasarkan kepentingan
Menyusun list berdasarkan kepentingan untuk mengetahui prioritas pekerjaan. - Pexels
Setelah menentukan skala kepentingan dari tiap pekerjaan pada jadwalmu, susunlah tiap tugas menurut kepentingannya masing-masing. Hal tersebut dapat membantumu mengetahui mana tugas yang bersifat tentatif dan tugas yang bisa menunggu. Menyusun tugas berdasarkan kepentingannya juga dapat membantu membuat jadwal untuk menyelesaikan tugas yang lebih darurat. Sehingga time management bisa dilakukan dengan lebih baik dan terstruktur.
5. Tempatkan tugas dalam kolom yang tepat
Mengelompokkan tugas dapat memperlancar time managementmu. - Pexels
Memeriksa setiap pekerjaan untuk menentukan seberapa urgen atau penting tugas tersebut untuk selanjutnya disusun dalam beberapa kelompok dalam list. Setelah selesai menilai pekerjaan mana yang penting, urgen, atau tidak keduanya, kamu bisa mengelompokkan hal tersebut. Kamu bisa menggunakan susuna list tersebut untuk menyelesaikan tugas harian, mingguan, juga bulanan.
6. Nilai produktifitasmu
Menilai produktivitas setelah menggunakan metode time management perlu dilakukan sebagai refleksi diri. - Pexels
Ulangi beberapa proses di atas untuk aktivitas harian atau bulanan. Setelah menggunakan metode tersebut dalam beberapa minggu, kamu bisa mengintropeksi performamu.
Pastikan apakah menyelesaikan tugas secara berurutan dari list yang telah kamu buat meningkatkan efisiensi, workflow, dan membantumu dalam stress management. Dari hasil evaluasi kamu bisa menyesuaikan jadwal untuk mengakomodir kebutuhanmu atau memindahkan beberapa tugas ke kelompok lain dalam list.
Contoh time management di tempat kerja
Terdapat berbagai macam contoh mengatur waktu di tempat kerja. - Pexels
Melakukan time management yang baik di tempat kerja bukanlah hal yang sulit. Berikut ini beberapa contoh hal yang bisa kamu lakukan agar lebih efisien dalam mengatur waktu.
- Mengalokasikan waktu.
Dalam melakukan pekerjaan tertentu kamu perlu mengatur perkiraan waktu yang akan dihabiskan dalam menyelesaikannya. Hal ini dilakukan agar deadlines bisa tercapai dan terhindar dari penumpukan tugas. - Menganilisis proses
Kamu bisa melakukan pekerjaan lebih cepat jika mengetahui cara sederhana untuk menyelesaikannya. - Meminta bantuan
Sangat penting untuk mengetahui batasan pada saat melakukan pekerjaan. Jika tugas yang kamu selesaikan terlalu banyak dan menumpuk maka jangan sungkan untuk meminta bantuan pada kolegamu. - Ketegasan untuk berkata tidak
Hal ini berlaku kalau kamu diminta untuk melakukan sesuatu yang dapat mengganggu kamu dalam menyelesaikan tugas atau pekerjaan. - Hindari small talk yang terlalu sering
Saat bekerja, terkadang kita merasa jenuh dan biasanya kita memilih untuk berbincang dengan kolega untuk menghilangkan kejenuhan. Tetapi ingat, terlalu banyak mengobrol dapat menundamu untuk melakukan pekerjaan. - Mengerjakan tugas yang kompleks
Ketika kamu merasa sedang memiliki energi, semangat, dan konsentrasi yang tinggi, kerjakanlah tugas yang kompleks terlebih dahulu. Dengan begitu, kamu bisa menyelesaikannya dengan lebih baik dan cepat. - Membuat to-do list
Menggunakan to do list merupakan langkah tepat yang bisa kamu terapkan jika ingin menguasai time management, sehingga kamu tau prioritas dalam melaksanakan pekerjaan.
Dengan beberapa contoh tersebut, kamu bisa mulai menerapkannya di tempat kerja. Soft skill ini juga penting untuk kamu yang sedang mencari pekerjaan, lho. Kamu bisa menonjolkan kemampuan ini pada saat interview yang merupakan poin plus.Yuk, daftarkan diri kamu di EKRUT untuk mendapatkan pekerjaan idaman dengan karir yang lebih baik.
Itulah dia ulasan mengenai time management yang perlu kamu ketahui. Dapat mengatur waktu dengan baik pada saat bekerja merupakan salah satu soft skill yang perlu kamu tingkatkan. Memiliki time management juga menunjukkan bahwa kamu merupakan orang yang bertanggung jawab dan menghargai waktu.
Sumber:
- indeed.com
- hbr.org
- thebalancecareers.com
