Manajemen proyek biasanya Project Manager saat membuat proyek tertentu dalam berbagai cakupan bisnis yang diperlukan. Untuk melakukannya ada beberapa tahapan yang harus kamu lalui. Seperti apa? Simak ulasan mengenai tahapan manajemen proyek berikut ini.
Apa itu manajemen proyek?
Seorang project manager harus dapat menganalisis sebuah proyek secara luas - EKRUT
Manajemen proyek adalah praktik yang menerapkan pengetahuan tentang proses, keterampilan, alat, teknik untuk memastikan suatu proyek berjalan baik sesuai dengan tujuan dan persyaratan yang diinginkan.
Ada beberapa komponen utama dalam manajemen proyek, yaitu:
- Waktu - durasi pekerjaan yang dimaksud
- Biaya - anggaran yang dialokasikan untuk pekejraan tersebut
- Cakupan - inovasi atau perubahan apa yang akan dihasilkan dalam proyek tersebut
- Kualitas - standar dari hasil proyek tersebut
Baca juga: Mengulik perbedaan Product Manager vs Project Manager
5 Tahapan manajemen proyek
Bila proyek sudah memperoleh lampu hijau berarti sudah waktunya bagi tim untuk membuat rencana - EKRUT
Setidaknya ada sekitar 5 tahapan manajemen proyek yang harus diketahui oleh Project Manager. Apa saja?
1. Inisiasi proyek
Ini merupakan fase awal dari manajemen proyek, di mana dalam fase ini Project Manager akan menganalisis secara luas terkait proyek tersebut dan mencari tahu apakah proyek ini layak untuk ditindaklanjuti atau tidak.
Di tahap ini setidaknya ada dua alat evaluasi yang digunakan oleh Project Manager mencakup:
- Dokumen kasus bisnis, di dalam dokumen ini berisi tentang kebutuhan proyek dan mencakup potensi manfaat finansial yang bisa didapatkan dari proyek itu.
- Studi kelayakan, isinya seputar tentang evaluasi tujuan proyek, jadwal waktu proyek dan biaya proyek. Semua isi studi kelayakan ini dilakukan untuk mencari tahu apakah proyek itu layak atau tidak.
Nah nantinya dari sini, proyek yang tidak layak akan diberi label dengan nama tidak layak atau tidak menguntungkan. Sedangkan bagi proyek yang dianggap layak akan diteruskan kepada tim proyek.
2. Perencanaan proyek
Bila proyek itu sudah memperoleh lampu hijau untuk dikerjakan, maka ini waktunya bagi tim untuk membuat perencanaan proyek. Tak hanya seputar rencana proyek, terkadang dalam beberapa hal seperti tujuan proyek juga turut disempurnakan.
Di tahapan manajemen proyek inilah diperlukan rencana yang kuat agar bisa memandu tim menyelesaikan proyek tepat waktu sesuai dengan anggaran yang ada.
Ingat, rencana yang buruk hanya akan memperburuk hasil yang diinginkan. Maka rencana proyek yang baik adalah rencana rinci yang di dalamnya berisi biaya proyek, kualitas proyek, dan jadwal yang realistis.
Lebih dari itu, rencana proyek juga berisi ukuran kinerja yang jelas terkait peran dan tugas setiap orang dalam proyek tersebut. Berikut beberapa isi poin lainnya yang terdapat dalam rencana proyek:
- Ruang lingkup berisi tentang kebutuhan bisnis, tujuan, hasil, manfaat proyek. Ruang lingkup ini bisa berubah seiring proyek itu berjalan, tetapi harus berdasarkan persetujuan dari Project Manager
- Rincian jadwal pekerjaan, adalah representasi ruang lingkup proyek yang dikelola oleh tim
- Milestones, mengidentifikasi sasaran yang harus dipenuhi di seluruh proyek dan dituliskan dalam bagan Gantt
- Bagan Gantt, adalah alat yang digunakan untuk memvisualisasikan waktu pengerjaan dari proyekmu
- Communication plan digunakan bila proyek itu melibatkan pemangku kepentingan yang datangnya dari luar
- Risk Management plan adalah mengidentifikasi segala risiko yang bisa terjadi dalam proyek tersebut biasanya berhubungan dengan waktu dan biaya yang tidak realistis, kurangnya tim yang berkomitmen, pemotongan anggaran dan sebagainya
3. Eksekusi proyek
Eksekusi proyek menjadi tonggak pertama proyek dimulai oleh tim - EKRUT
Tahapan manajemen proyek selanjutnya yang perlu kamu tahu adalah eksekusi proyek. Ini menjadi tonggak pertama proyek mulai dikerjakan oleh tim. Di mana ketua tim memandu tim agar fokus pada tugas dan peran mereka.
Pastikan pula dari awal bahwa tim kamu memahami persis seperti apa proyek itu dan mengapa mereka harus peduli serta antusias dalam mengerjakan proyek tersebut.
Oleh sebab itu, penting bagi ketua tim untuk memberikan tanggung jawab dari proyek tersebut kepada orang yang tepat dan mengevaluasi kinerjanya sehingga goals dari proyek tersebut dapat tercapai.
4. Pemantauan dan kontrol proyek
Proses pemantauan dan kontrol proyek terjadi setiap waktu dari awal hingga akhirnya proyek selesai. Fungsi dari adanya pemantauan dan kontrol proyek ini adalah untuk melihat kemajuan dari setiap upaya yang telah dilakukan oleh tim.
Salah satu upaya efektif untuk mengetahui sejauh mana kemajuan proyek tersebut kamu bisa menggunakan Key Performance Index (KPI).
Baca juga: Ketahui tujuan dan metode evaluasi kinerja karyawan yang efektif
Lakukan pemantauan secara berkala, bila di tengah jalan tenggat waktumu terlewati untuk menyelesaikan proyek ini maka evaluasi di bagian sumber daya dan waktu penyelesaiannya.
5. Penutupan proyek
Penutupan proyek merupakan akhir dari tahapan manajemen proyek, artinya proyek yang ditangani ini telah rampung dan disetujui dengan standar yang diinginkan.
Dengan selesainya penutupan proyek ini, maka Project Manager akan kembali menghadapi proyek-proyek baru yang lainnya.
Meski begitu, proyek yang telah selesai ini akan dievaluasi pula secara keseluruhan. Hasilnya, bisa jadi proyek memiliki kualitas yang tinggi dan diselesaikan sebelum waktunya.
Hanya saja, keadaan seperti ini biasanya jarang terjadi. Seringkali evaluasi proyek menemukan permasalahan karena waktu yang mangkrak dan masalah lain yang menyertainya.
Nah, di sanalah tim akan mencoba menemukan penyebabnya untuk menjadi pelajaran agar ke depan hal seperti ini tidak terjadi lagi.
Contoh kegiatan bisnis yang memerlukan tahapan dalam manajemen proyek
Biasanya proses pengembangan produk atau layanan baru memerlukan tahapan manajemen proyek - EKRUT
Tahapan dalam manajemen proyek ini dapat diterapkan dalam berbagai macam kegiatan bisnis, contohnya seperti beberapa proyek berikut ini:
- Pengembangan produk dan layanan baru
- Merancang kendaraan atau transportasi
- Menerapkan model bisnis yang baru
- Membangun gedung atau fasilitas
- Memperoleh sistem data yang baru atau akan dimodifikasi
Itulah beberapa contoh kegiatan yang memerlukan manajemen proyek serta cara membuat tahapan dalam manajemen proyek yang bisa kamu lakukan.
7 Tips membuat manajemen proyek yang efektif
1. Paham manajemen proyek yang akan dibuat
Hal utama dan terpenting untuk membuat proyek yang sukses adalah dengan memiliki dasar yang kuat. Untuk mendapatkannya, kamu perlu mengidentifikasi klien dan memahami ketertarikan serta ekspektasi terhadap proyek tersebut.
Barulah kamu bisa mengembangkan rencana proyek yang matang, dimana peran dan tanggung jawab pekerjaan telah ditentukan dengan jelas. Agar perencanaan proyek lebih efektif, kamu bisa menetapkan kriteria yang terukur untuk memastikan proyek tersebut berada dijalur yang benar dan tepat.
2. Tentukan gol manajemen proyek yang dituju
Dalam mengatur proyek apapun, sangat penting buat kamu untung memahami misi secara keseluruhan dari proyek tersebut sebelum menyelesaikan banyak tugas.
Selama prosesnya, mungkin saja kamu akan dihadapi pada situasi dimana kamu diminta atau dipengaruhi untuk merubah arah dari proyek tersebut.
Ketika kamu sudah memahami visi dan misi dengan baik, maka kamu tetap akan melakukan proyek tersebut sesuai dengan rencana yang telah dibuat.
Dengan begitu, kamu bisa mencapai tujuan dengan efisien dan juga bisa membantu yang lainnya untuk tetap mengerjakan proyek di jalur yang tepat.
3. Pertimbangkan risiko yang akan terjadi
Mempertimbangkan risiko yang akan terjadi merupakan salah satu hal penting dalam mencapai kesuksesan suatu proyek. Risiko menjadi sebuah ancaman yang dapat terjadi kapan saja selama proyek berlangsung dan dapat mengganggu rencana yang telah dibuat.
Untuk memastikan bahwa proyek berjalan dengan lancar dan sukses, mengidentifikasi potensi risiko harus dilakukan sebelumnya. Sehingga ketika masalah muncul, kamu bisa mengetahui dan mengatasinya dengan lebih cepat.
Apabila kamu sudah memiliki pengalaman dalam mengurus proyek, kamu dapat memperkirakan risiko yang akan terjadi dan tindakan yang harus dilakukan.
4. Hindari ilusi kesempurnaan
Menginginkan kesempurnaan dalam suatu proyek merupakan human-nature, namun akan banyak faktor dan keadaan tidak terduga yang akan mempengaruhi hasil akhir.
Menuntut kesempurnaan dalam setiap detail dapat memperlambat proses, kamu bisa lebih fokus untuk memenuhi tujuan proyek yang telah ditentukan sebelumnya.
Jika proyek selesai dikerjakan dan sesuai dengan permintaan klien, maka bisa dibilang bahwa kamu sukses dalam mengerjakannya.
5. Buat timeline dan manajemen waktu
Mengatur waktu yang efektif dapat membantu kamu menyelesaikan proyek dengan sukses. Terdapat beberapa strategi time management yang dapat kamu terapkan dalam menyeimbangkan kehidupan personal dan profesional untuk membantu dalam mencapai kesuksesan.
Memiliki perencanaan yang matang dalam proyek merupakan strategi yang paling produktif untuk manajemen waktu. Jika tidak ada rencana dalam proyek, maka proses akan dilakukan lebih lama karena harus memikirkan apa yang harus dikerjakan.
Dengan adanya perencanaan, proyek akan berjalan sesuai dengan timeline dan tidak membuang-buang waktu.
6. Hindari multitasking
Kamu mungkin saja berpikir bahwa dengan multitasking, beberapa tugas dapat diselesaikan dalam waktu yang lebih singkat. Akan tetapi, pada kenyataanya multitasking bukanlah hal yang bisa dilakukan dengan baik, begitupun apabila kamu mengendalikan suatu proyek.
Berganti-ganti tugas dapat menyebabkan kehilangan produktivitas sebanyak 40%, kamu juga bisa kehilangan fokus ketika mengerjakannya.
Kamu bisa menghindari multitasking dengan mengurangi segala jenis gangguan yang dapat mengganggu fokusmu. Apabila frekuensi gangguan dapat dikurangi maka efisiensi dalam bekerja juga akan meningkat.
7. Evaluasi manajemen proyek secara berkala
Setiap proyek dapat dijadikan sebagai alat pembelajaran. Kamu bisa selalu melakukan review proyek-proyek yang telah kamu lakukan, juga menganalisis komponennya.
Dengan begitu kamu bisa mencatat proyek yang sukses, kesalahan dalam proyek, risiko yang dihadapi, dan apa yang bisa dilakukan untuk meningkatkan proyek yang akan datang.
Mengevaluasi setiap aspek dalam proyek, dapat menjadi sumber informasi untuk memastikan keberhasilan proyek-proyek selanjutnya.
Baca juga: Kenali metode kanban dalam manajemen proyek
Terkadang memang tantangan setiap proyek itu berbeda-beda, ada yang mudah dan ada yang sulit. Tetapi dengan pengalaman yang banyak tentunya kamu semakin andal dalam menghadapi tantangan tersebut.
Sumber:
- Teamgantt.com
- Process.st
- Smarsheet
- Villanovau
- axelos.com
- mymanagementguide
