Surat pengantar umum dikenal sebagai sebuah dokumen yang menjadi pembuka relasi resmi atau formal antar individu maupun instansi. Surat pengantar memiliki berbagai peran dan fungsi serta pembuatannya pun memerlukan perhatian khusus. Hal ini dikarenakan peran surat pengantar yang secara khusus dibuat untuk membangun sebuah relasi resmi. Untuk mengetahui lebih lanjut tentang apa dan bagaimana membuat surat pengantar untuk keperluan kerja dan personal, mari simak ulasan berikut ini.
Baca juga: 4 Contoh surat perjanjian beserta panduan lengkapnya
Apa itu surat pengantar?
Surat pengantar digunakan untuk pemberitahuan atau pertanggungjawaban untuk suatu kepentingan formal (Sumber: Pexels)
Dilansir Detik.com, surat pengantar didefinisikan sebagai surat yang dibuat dengan tujuan memberitahu pihak yang dituju bahwa pembawa surat telah diketahui dan disetujui oleh pihak pemberi pengantar dan bertanggung jawab atas isi surat tersebut. Dalam artian lain, surat pengantar dapat berupa surat resmi yang dikeluarkan oleh organisasi, instansi, atau lembaga tertentu untuk memberikan informasi kepada pihak lainnya. Surat pengantar umum disertakan dalam proses pengurusan dokumen, hubungan kerja, penyampaian proposal, dan lain sebagainya.
Surat pengantar juga merupakan bagian dari ragam surat resmi yang dipakai dalam relasi antar instansi. Surat pengantar berisi informasi bahwa orang yang membawa surat tersebut telah mendapat tugas tertentu dan mendapat persetujuan oleh pihak yang menandatangani surat pengantar tersebut. Hal ini nantinya bertujuan agar tidak ada kesalahpahaman antara pihak yang dituju dengan pembawa surat.
Baca juga: 8 Contoh surat pengalaman kerja dan cara membuatnya
Fungsi surat pengantar
Surat pengantar berfungsi untuk penjelas formal terkait maksud dan tujuan suatu interaksi antar instansi (Sumber: Pexels)
Sebagaimana penjelasan di atas, surat pengantar digunakan untuk menghubungkan pihak tertuju dengan pembawa surat dalam relasi formal. Secara umum, ada beberapa fungsi surat pengantar yang antara lain adalah sebagai berikut,
- Bukti pertanggungjawaban dan kepercayaan atas tugas atau kepentingan si pembawa surat
- Dapat menjadi penjelas formal terkait maksud dan tujuan seseorang yang membawa surat
- Menjadi syarat untuk urusan birokrasi tertentu dalam suatu hierarki tertentu
- Aspek formalitas dan kesopanan dalam relasi antar instansi
Baca juga: Surat perjanjian kerja: Tujuan, jenis, syarat, isi, dan 4 contohnya
Hal yang harus diperhatikan pada surat pengantar
Penggunaan bahasa yang efektif dan efisien dapat menunjang pembuatan surat pengantar (Sumber: Pexels)
Pembuatan surat pengantar umumnya dilengkapi dengan beberapa hal yang harus ada di dalamnya. Seperti diketahui bahwa surat pengantar merupakan dokumen formal yang umum dipakai dalam urusan birokrasi maupun relasi formal antar instansi atau perorangan. Hal ini membuat surat pengantar bersifat menegaskan pertanggungjawaban seseorang kepada orang lain yang dia beri surat pengantar tersebut.
Selebihnya, berikut ini adalah hal-hal yang perlu diperhatikan dalam surat pengantar,
1. Kop surat
Jika surat pengantar diberikan oleh seseorang dengan jabatan tertentu pada suatu instansi, maka kop surat menjadi hal yang wajib ada. Hal ini menjadi penegas bahwa orang yang menandatangani surat pengantar tersebut memiliki tanggung jawab atas nama instansi tempat ia bekerja. Kop surat juga dapat merepresentasikan aspek formal dalam urusan surat-menyurat. Hal ini umum dilakukan ketika seseorang mendapat tugas yang melibatkan dua instansi atau lebih dan memerlukan surat pengantar untuk dapat masuk atau mendapat akses dalam tugas kolaboratif tersebut.
2. Pemilihan bahasa
Seperti halnya sifatnya yang formal, surat pengantar pun diharapkan ditulis dengan bahasa formal atau semi-formal. Bahasa yang digunakan dalam surat pengantar juga sebaiknya disampaikan dengan lugas, efektif, dan efisien untuk mempermudah pemahaman individu atau instansi yang dituju saat membacanya. Hindari menggunakan bahasa yang bertele-tele karena akan terkesan tak fokus pada tujuan.
3. Tanggal surat
Penggunaan tanggal surat pada surat pengantar diperlukan untuk mengecek relevansi dan keabsahan surat pengantar sewaktu digunakan oleh seseorang untuk keperluan tertentu. Tanggal surat umumnya ditempatkan di pojok kanan atas dari badan surat untuk menjelaskan bahwa surat pengantar dikeluarkan pada waktu tersebut dan memiliki jangka waktu tertentu sesuai kesepakatan.
4. Pemberi dan penerima surat pengantar
Pemberi surat pengantar adalah orang yang bertanggung jawab terhadap isi surat pengantar tersebut. Pemberi surat pengantar adalah orang yang menandatangani surat tersebut sembari memberi jaminan secara formal bahwa surat pengantar tersebut adalah sah dan asli. Penerima surat pengantar merupakan orang atau instansi yang menerima surat pengantar dari pembawa surat. Penerima surat pengantar merupakan pihak tujuan di mana si pembawa surat hendak berurusan atau melakukan kepentingan tertentu.
Baca juga: 5 Contoh surat keterangan kerja dan cara membuatnya
4 Contoh surat pengantar untuk berbagai keperluan kerja dan personal
Ketahui berbagai contoh surat pengantar untuk referensi pembuatannya. (Sumber: Pexels)
Setelah memahami tentang fungsi dan hal-hal apa saja yang perlu diperhatikan saat membuat surat pengantar, kini kita perlu mengetahui contoh-contoh surat pengantar untuk beberapa keperluan. Adapun contoh-contoh tersebut antara lain adalah sebagai berikut,
1. Contoh surat pengantar keterangan tidak mampu
Dalam urusan melanjutkan pendidikan maupun mengajukan bantuan sosial, umumnya diperlukan surat keterangan tidak mampu (SKTM) yang dapat dikeluarkan oleh Kelurahan/Kecamatan di mana seseorang yang berkepentingan itu tinggal. Berikut adalah beberapa contoh surat pengantar untuk penerbitan SKTM,
PEMERINTAH KABUPATEN BANYUWANGI
DESA KARETAN, KECAMATAN PURWOHARJO
Surat Pengantar
Nomor surat : P61/SKTM/2013
Lampiran : –
Perihal : Surat Keterangan Tidak Mampu
Yang bertanda tangan di bawah ini Kepala Desa Karetan, Kecamatan Purwoharjo, Kabupaten banyuwangi, menerangkan bahwa:
Nama : Rudi Ahmad Saputra
Tempat, Tanggal lahir : Banyuwangi, 7 September 1995
Jenis Kelamin : Laki-laki
Kewarganegaraan : Indonesia
Pekerjaan : Pelajar
Alamat : Jalan Raya Grajagan 34, Dusun Krajan, Desa Karetan
adalah benar yang bersangkutan merupakan warga kami dengan kondisi ekonomi yang kurang mampu. Surat pengantar ini dibuat guna melengkapi persyaratan beasiswa Bidik Misi di Universitas Gadjah Mada Yogyakarta.
Demikian surat pengantar ini kami buat dengan sebenar-benarnya dan agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Banyuwangi, 12 April 2013
Kepala Desa Karetan
H. Abdul Sabrang, A.Md.
Contoh surat pengantar SKTM dari kelurahan/desa (Sumber: EKRUT)
SURAT PENGANTAR
Nomor : 034/IX/SKTM/2021
Saya yang bertanda tangan di bawah ini selaku Ketua RT 21, RW 10, Kel. Jatimulyo, Kec. Dinoyo, Kota Malang menyatakan bahwa :
Nama : Samirun
Tempat, tanggal lahir : Malang, 6 September 1958
Jenis kelamin : Laki-laki
Pekerjaan : Pekerja Lepas
Agama : Islam
Alamat : Jl. Gajayana Gang II No. 13A, Dinoyo, Kota Malang
Orang tersebut benar-benar warga RT 21 dan bertempat tinggal di alamat yang telah disebutkan.
Berdasarkan data dan fakta yang telah saya kumpulkan bahwa orang yang bersangkutan termasuk dalam golongan warga yang kurang mampu dan layak untuk mendapatkan bantuan sosial Covid-19 2021.
Demikian surat keterangan ini saya buat dengan sebenar-benarnya berdasarkan fakta yang ada serta sesuai dengan permohonan orang yang bersangkutan.
Semoga surat ini dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih.
Malang, 2 September 2021
Ketua RT 21
Julianto
Contoh surat pengantar SKTM tingkat RT (Sumber: EKRUT)
2. Contoh surat pengantar proposal bantuan dana
Untuk kepentingan pencarian sponsor atau kegiatan umumnya memerlukan proposal bantuan dana. Surat pengantar untuk proposal bantuan dana ini seringkali digunakan untuk menunjang pembiayaan dalam suatu kegiatan yang dilakukan oleh organisasi masyarakat, instansi pendidikan, maupun kepanitian di sekolah atau kampus. Adapun contoh surat pengantar untuk proposal bantuan dana ini adalah sebagai berikut,
SURAT PENGANTAR PROPOSAL
Nomor : 01/PEP/VII/2021
Lampiran : 2 (dua) bandel proposal
Hal : Surat Permohonan Bantuan Dana
Yth,
Bapak Kombes. Pol. Sobirun Gunawan, S.Si, M.Hum.
di Polresta Mataram
Assalamualaikum wr.wb.
Puji syukur atas kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat kepada kita semua, sehingga kita senantiasa diberikan kesehatan.
Berkenaan dengan perlombaan melukis mural antar pelajar di Pekan Edukasi Pelajar Kota Mataram 2021, kami atas nama panitia Pekan Edukasi Pelajar 2021 memiliki tujuan untuk meminta pertolongan dana kepada Bapak. Dana itu akan dialokasikan guna kebutuhan operasional perlombaan melukis mural antar warga.
Demikian surat permohonan bantuan dana ini kami buat. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Wassalamualaikum wr.wb.
Mataram, 07 Juli 2021
Syafruddin M. Omba, S.Pd.
Contoh surat pengantar bantuan dana (Sumber: EKRUT)
3. Contoh surat pengantar dinas
Untuk keperluan antar instansi pemerintahan atau dinas swasta juga diperlukan beberapa surat pengantar resmi yang bersifat formal. Surat pengantar dinas ini umumnya dibuat untuk urusan relasi antar instansi dengan instansi di luar jajaran atau bagian dari dinas terkait, baik swasta maupun instansi pemerintahan lainnya. Adapun contoh surat pengantar dinas ini antara lain adalah sebagai berikut,
PT. SANTOS JAYA ABADI
Jalan Raya Kejapanan No 99-103 Sidoarjo- Jawa Timur
Telp 0321 89821 - Fax. 0312 775758
SURAT PENGANTAR DINAS
NO:88/PT.SIP/III/2018
Berdasarkan peraturan perusahaan NO: 23/TT/PTSJA/2018 yakni terkait Audit kantor cabang setiap 3 bulan sekali. Maka dari itu bersama surat pengantar ini kami mengirim:
Nama : Chandra Subagja
Jabatan : Kepala Personalia
NIP : 00928374
Untuk melakukan audit SOP dan keuangan terhadap PT SANTOS JAYA ABADI Cabang Pasuruan. Oleh karena itu, kami mohon kepada seluruh pegawai dan manajemen untuk memberikan berkas-berkas yang dibutuhkan. Dan kami mohon kerjasamanya demi kelancaran proses audit. Demikian surat pengantar ini kami sampaikan, atas kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Sidoarjo, 4 Maret 2018
Direktur Utama
Hendra Wijaya
Contoh surat pengantar dinas perusahaan swasta (Sumber: EKRUT)
4. Contoh surat pengantar dokumen
Dalam urusan surat-menyurat atau korespondensi antar instansi umumnya juga dikenal surat pengantar dokumen. Surat pengantar dokumen ini umumnya disertai dengan pengiriman dokumen-dokumen resmi dalam urusan finansial maupun perihal lain antara dua instansi atau lebih. Adapun contoh surat pengantar dokumen ini antara lain adalah sebagai berikut,
PT. MEKAR JAYA PERKASA
Jl. Sunset Road, Kuta, Kab. Badung, Bali
Telp. (0361) 5569990 Fax. (0361) 999098098
SURAT PENGANTAR DOKUMEN
Badung, 1 September 2021
No: 35/ SPD/IX/2021
Hal: Surat Pengantar Dokumen
Yth.
Pimpinan Toko Mulia Rasa
Jl. Raya Munduk 35, Buleleng
Dengan Hormat.
Sesuai kesepakatan yang telah disetujui bahwa pembayaran tagihan akan dibayarkan pada tanggal 8 setiap bulannya. Oleh sebab itu bersama surat pengantar ini kami ingin sampaikan Dokumen Tagihan periode September 2021.
Demikian surat ini kami sampaikan, kami harap pembayaran tagihan bisa segera diselesaikan tepat pada waktunya. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami
PT. Mekar Jaya Perkasa
Finance Manager
Niluh Dewi Dwikayanti
Contoh surat pengantar dokumen perusahaan swasta (Sumber: EKRUT)
Baca juga: 4 Contoh surat rekomendasi kerja dan cara menyiapkannya
Nah, kini kamu telah mengetahui komponen-komponen apa saya yang perlu ada di dalam surat pengantar dan bagaimana contoh-contoh surat pengantar itu dibuat. Umumnya, surat pengantar dibuat dengan format resmi berikut kop surat, nomor surat, perihal, dan lampiran. Surat pengantar dapat digunakan dalam berbagai keperluan mulai urusan personal hingga komersial perusahaan.
Bagi kamu yang penasaran bagaimana menggunakan surat pengantar di dunia kerja, kamu perlu mempelajari hal ini lebih lanjut. Sebabnya, terdapat posisi atau jabatan khusus yang bertugas menyelia surat-menyurat di suatu instansi atau perusahaan tertentu.
Jika kamu tertarik dan memiliki kemampuan di bidang itu, kamu bisa mulai mendaftarkan dirimu lewat EKRUT untuk menghubungkan minat dan kemampuanmu dengan berbagai perusahaan yang mencari kandidat untuk posisi administrasi seperti ini.
Sumber:
- https://www.detik.com/edu/detikpedia/d-5532720/pengertian-fungsi-format-dan-contoh-surat-pengantar
- contohsuratin.com
