5 Contoh surat pemberitahuan yang benar untuk berbagai kegiatan

Beberapa dari kita tentu sudah akrab dengan apa yang disebut surat pemberitahuan atau sering disingkat sebagai SPT. Ya benar, surat pemberitahuan umumnya dikenal dalam ranah pelaporan pajak atau disebut juga SPT Pajak. Namun, lebih daripada itu surat pemberitahuan juga dikenal dan dipakai untuk pelbagai kepentingan lain. Simak ulasan berikut ini untuk lebih memahami tentang apa itu surat pemberitahuan.

Baca juga: Surat perjanjian kerja: Tujuan, jenis, syarat, isi, dan 4 contohnya

Apa itu surat pemberitahuan?

Surat pemberitahuan dibuat untuk menyampaikan informasi antar perorangan maupun organisasi (Sumber: Pexels)

Secara umum, surat pemberitahuan adalah sebuah surat yang bersifat formal dengan tujuan menyampaikan informasi atau keterangan terkait dengan kepentingan suatu pihak terhadap pihak lain. Surat pemberitahuan dapat bersifat antar individu, individu ke instansi, atau instansi ke instansi. Pada dasarnya, surat pemberitahuan dibuat untuk tujuan formal, baik secara sederhana maupun urusan kompleks seperti pelaporan pajak.

Surat pemberitahuan juga dapat diartikan sebagai penulisan dokumen yang berisi informasi dengan efektif dan efisien,baik antar perorangan maupun antar instansi. Oleh karena itu, setiap informasi yang tercantum pada surat pemberitahuan memerlukan kelugasan dan penyampaian secara rinci dan fokus.

Baca juga: 3 Contoh surat resign yang baik dan benar 2021

Tujuan pembuatan surat pemberitahuan

Surat pemberitahuan bertujuan untuk pelaporan dan penjelasan terkait kegiatan atau kepentingan tertentu (Sumber: Pexels)

Seperti yang telah disinggung sebelumnya, surat pemberitahuan dibuat dengan tujuan penyampaian informasi. Umumnya, tujuan utama surat pemberitahuan adalah memberi informasi tentang adanya kegiatan atau pelaporan sesuatu yang berupa kewajiban seperti laporan pajak dan sejenisnya. Meski begitu, surat pemberitahuan juga dapat digunakan sebagai pembuka relasi atau kepentingan antara dua pihak atau lebih terkait dokumen maupun barang.

Dalam perkembangannya, surat pemberitahuan menjadi lebih fleksibel dan tidak melulu bersifat formal. Hal ini terkait penggunaannya untuk beberapa kepentingan di ranah privat dan semi formal. Namun selebihnya, surat pemberitahuan memang tetap digunakan untuk memberi informasi secara resmi antar pihak. Dalam dunia perbankan, surat pemberitahuan juga dibuat dalam hal urusan kredit, utang, atau gugatan perdata.

Baca juga: 7 Contoh surat cuti melahirkan untuk karyawan swasta dan PNS

Format surat pemberitahuan

Surat pemberitahuan dibuat dengan format tertentu sesuai kepentingan dan aspek organisasional (Sumber: Pexels)

Seperti pada umumnya surat resmi, surat pemberitahuan juga dibuat dengan beberapa format baku. Meski demikian, pembuatan surat pemberitahuan bersifat fleksibel jika masuk pada ranah non-formal. Adapun format pembuatan surat pemberitahuan itu antara lain terdiri dari beberapa hal sebagai berikut,

1. Kop surat

Kop surat merupakan salah satu unsur yang dipakai dalam pembuatan surat pemberitahuan formal atau resmi dari suatu instansi. Kop surat hanya berlaku bagi surat pemberitahuan yang keluar dari sebuah organisasi, lembaga, atau instansi karena di sana harus tercantum keterangan atau logo terkait dan sifatnya kelembagaan. Sedangkan untuk surat pemberitahuan perorangan atau individu umumnya memakai format sesuai anjuran yang disepakati.

2. Nama dan alamat penerima surat

Surat pemberitahuan yang ditujukan pada perorangan umumnya disertai dengan nama dan alamat penerima surat secara lengkap. Hal ini berbeda dengan surat pemberitahuan yang ditujukan pada organisasi atau lembaga. Nama dan alamat surat umumnya terletak di bagian yang terlihat dari amplop surat dan juga pada pojok kiri atas dari badan surat pemberitahuan.

3. Isi

Isi surat pemberitahuan umumnya dibuat berbeda-beda sesuai kepentingan dari individu atau lembaga yang mengeluarkannya. Surat pemberitahuan yang bersifat kompleks umumnya ditulis secara singkat dan ringkas perihal tujuan utama, tanggal kegiatan, nama kegiatan, dan berbagai hal lainnya pada isi surat. Selanjutnya, keterangan dan tambahan akan disampaikan lewat lampiran surat pemberitahuan. Bahasa yang digunakan dalam menulis isi surat pemberitahuan adalah formal, lugas, dan jelas.

4. Tanda tangan

Tanda tangan dalam surat pemberitahuan bersifat formal karena dapat menjadi identifikasi terhadap penanggung jawab surat. Pihak yang menandatangani surat pemberitahuan memiliki kewajiban untuk memastikan bahwa surat pemberitahuan tersebut dibuat dengan fakta dan keadaan sebenarnya. 

5. Informasi tambahan

Informasi tambahan dalam surat pemberitahuan umumnya akan ditempatkan pada lampiran. Lampiran ini dapat berupa banyak hal seperti rincian dana, rincian pelaporan pajak, hingga peta atau denah lokasi kegiatan yang disesuaikan dengan isi surat pemberitahuan.

Baca juga: 4 Contoh surat rekomendasi kerja dan cara menyiapkannya

5 Contoh surat pemberitahuan yang benar untuk berbagai kegiatan

Sesuaikan surat pemberitahuan tempatmu bekerja dengan kebutuhan yang ingin ditulis. (Sumber: Pexels)

Untuk lebih memahami dan mengenal apa dan bagaimana itu surat pemberitahuan, ada baiknya kita melihat beberapa contoh surat pemberitahuan berikut ini.

1. Contoh surat pemberitahuan kegiatan kantor

Surat pemberitahuan kegiatan kantor umumnya dipakai atau digunakan secara internal antara sebuah kantor atau instansi kepada para pegawainya. Surat pemberitahuan semacam ini umum digunakan meski beberapa instansi juga telah membuat surat pemberitahuan secara fleksibel seperti lewat memo maupun pemberitahuan semi-formal lewat grup media sosial di internal kantor. Adapun beberapa contoh surat pemberitahuan kegiatan kantor adalah sebagai berikut,

Contoh surat pemberitahuan kegiatan kantor (Sumber: EKRUT)

Contoh surat pemberitahuan kegiatan kantor (Sumber: contohsuratindonesia.com)

2. Contoh surat pemberitahuan kegiatan sekolah

Surat pemberitahuan juga dipakai dalam kegiatan sekolah dengan tujuan memberikan informasi terhadap wali murid atau siswa tentang rincian kegiatan yang akan diadakan oleh sekolah. Surat pemberitahuan jenis ini umum dipakai secara formal sampai saat ini. Adapun beberapa contoh surat pemberitahuan kegiatan sekolah adalah sebagai berikut,

Contoh surat pemberitahuan kegiatan sekolah (Sumber: 99.co)

Contoh surat pemberitahuan sekolah (Sumber: made-blog.com)

Contoh surat pemberitahuan sekolah (Sumber: sman1muarauya.sch.id)

3. Contoh surat pemberitahuan pembayaran pajak

Surat pemberitahuan pembayaran pajak umumnya disebut SPT Pajak yang dilaporkan oleh tiap individu wajib pajak maupun instansi atau perusahaan wajib pajak kepada Kantor Pelayanan Pajak (KPP) di masing-masing wilayah. Adapun contoh surat pemberitahuan pembayaran pajak ini antara lain adalah sebagai berikut,

Contoh surat pemberitahuan pembayaran pajak bumi dan bangunan (PBB) (Sumber: townmanagementsgc.com)

Contoh surat pemberitahuan faktur pajak di perusahaan swasta (Sumber: contoh-surat.org)

Contoh surat pemberitahuan (SPT) Pajak Penghasilan (Sumber: pajakonline.com)

4. Contoh surat pemberitahuan demonstrasi (unjuk rasa)

Secara umum, setiap ada kegiatan demonstrasi diperlukan adanya surat pemberitahuan kepada pihak kepolisian. Surat pemberitahuan unjuk rasa atau demonstrasi ini dibuat oleh koordinator, perserikatan pekerja, badan mahasiswa, dan lain-lain yang bertanggung jawab atas kegiatan unjuk rasa. Surat pemberitahuan unjuk rasa dilengkapi dengan hari, tanggal, dan waktu pelaksanaan beserta tempat dilakukannya unjuk rasa.

Adapun beberapa contoh surat pemberitahuan unjuk rasa ini antara lain adalah sebagai berikut,

Contoh surat pemberitahuan demonstrasi (Sumber:swamedium.com)

Contoh surat pemberitahuan unjuk rasa mahasiswa (Sumber: papuakini.co)

5. Contoh surat pemberitahuan kegiatan umum

Selain beberapa contoh sebelumnya, surat pemberitahuan umum dipakai untuk menyampaikan informasi terkait kegiatan-kegiatan umum baik di ranah pendidikan seperti kampus dan sekolah, dan juga di ranah masyarakat seperti kegiatan kampung, RT, RW, kelurahan, hingga kecamatan. Adapun beberapa contoh surat pemberitahuan untuk kegiatan umum ini antara lain adalah sebagai berikut.

Contoh surat pemberitahuan kerja bakti di tingkat RT (Sumber: EKRUT)

Baca juga: 6 Contoh surat cuti menikah yang perlu diketahui karyawan

Itulah tadi beberapa contoh penjelas tentang surat pemberitahuan dalam berbagai kepentingan. Umumnya, surat pemberitahuan dibuat untuk memberitahukan atau menyampaikan informasi kepada pihak eksternal agar dapat berpartisipasi atau sekadar mengetahui konsekuensi dengan adanya kegiatan tersebut. Hal ini seperti pada surat pemberitahuan unjuk rasa yang diberikan kepada pihak kepolisian dengan tujuan membuat pengalihan lalu lintas dan pengamanan kegiatan.

Bagi kamu yang merasa memiliki kompetensi di bidang administrasi seperti surat-menyurat, ada baiknya kamu mulai merintis karier di bidang ini lewat EKRUT. Daftarkan dirimu lewat EKRUT dan kamu akan bertemu dengan berbagai perusahaan yang mencari kandidat karyawan dengan kemampuan seperti administrasi dan lain sebagainya. Silakan klik tautan di bawah ini untuk mendaftar lewat EKRUT.

Sumber:

• swamedium.com
• pajakonline.com