Pelaksanaan meeting jadi bagian penting dalam proses bisnis. Meeting biasanya diadakan untuk membagikan informasi, mengembangkan ide-ide, menyebarkan berita, atau menetapkan standar kualitas yang diperlukan.
Namun, kebanyakan perusahaan masih kurang efektif dalam melaksanakan meeting kerja. Nah, maka dari itu supaya meeting kamu efektif. Coba ikuti tips meeting efektif berikut ini.
Tentukan tujuan meeting
Menuliskan bahan meeting menjadi salah satu bagian dari tujuan meeting-EKRUT
Sebelum menentukan jadwal meeting kantor sebaiknya jajaran manajerial kembali memikirkan tujuan dari meeting tersebut.
Jajaran manajer harus bertanya apakah review dari kemajuan operasional perusahaan sudah seharusnya dibicarakan saat meeting, atau belum?
Baca juga: 8 Tips meeting untuk Developer
Lewat pertanyaan itu manajer dapat mengukur kebutuhan dari meeting kerja tersebut.
Maka dari itu sebelum meeting coba siapkan time frame yang jelas, bahan, tujuan serta undangan kepada para peserta. Jangan sampai meeting yang terjadi hanya akan membuang-buang waktu dan tidak menghasilkan apa pun.
Alokasikan waktu seperlunya
Perhatikan juga pengaturan waktu yang tepat dalam meeting-EKRUT
Hal yang perlu diperhatikan dalam tips meeting efektif adalah waktu untuk Minutes of Meeting (MoM). Pastikan kamu mengatur waktu untuk MoM seperlunya saja agar tetap efektif.
Jika ada notulen pastikan dia menulis hasil dari meeting terakhir dan bagikan kepada semua peserta secepat mungkin. Mintalah persetujuan dari mereka bila perlu, dan pastikan semua diskusi sudah dimengerti dengan baik oleh semua peserta dari sana.
Jika masih ada hal-hal lain yang muncul dari hasil rapat itu, maka hal tersebut dimasukkan ke dalam agenda meeting berikutnya.
Kendalikan meeting
Sebagai atasan kamu juga harus dapat mengontrol meeting agar tetap efektif-EKRUT
Ada banyak hal yang sering membuat ketidak teraturan yang berdampak pada waktu. Misalnya, mengenai argumentasi dan penyelesaian masalah. Sebaiknya jika ada argumentasi yang mulai memanas terjadi di ruang meeting, segera tengahi dan pastikan kedua belah pihak merasa didengarkan dan dimengerti.
Minta penyelesaian dan kompromi yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah yang ada.
Lantaran seorang pemimpin, perlu untuk memastikan semuanya tetap terkendali dan menghindarkan debat yang tidak perlukan dan mengganggu peserta lain.
Buat pertemuan meeting yang berkualitas
Meeting yang berkualitas Meeting di mana peserta meeting memperhatikan pembicara-EKRUT
Tidak mudah membuat meeting kantor yang efektif. Bila itu terjadi, biasanya kebanyakan peserta akan merasa bosan, mengantuk hingga tidak memahami apa yang disampaikan di dalam meeting.
Oleh karena itu, penting bagi pemimpin meeting untuk menyiapkan pertemuan yang menarik. Selain itu, lakukan juga kontak mata serta bahasa tubuh lainnya untuk menekan poin-poin penting di meeting tersebut.
Manajer juga bisa meminta respon kepada semua peserta terkait hal yang belum jelas hingga ide dari mereka. Pastikan bahwa meeting kerja yang dilakukan itu benar-benar bermanfaat dan dapat meningkatkan produktivitas, kinerja, dan moral perusahaan.
Baca juga: 6 Tips dalam Melakukan Stand Up Meeting
Mulai tepat waktu
Mulai meetingmu dengan tepat waktu baik dalam keadaan lengkap atau belum-EKRUT
Waktu biasanya banyak habis terbuang saat meeting kantor terjadi. Bukan hanya karena durasi meeting yang lama tetapi juga meeting yang tidak dilaksanakan tepat waktu.
Penyelenggara meeting baiknya memulai jadwal meeting tepat waktu, baik dihadiri oleh sedikit orang atau tidak. Dengan hanya menunggu peserta lain, kamu dapat kehilangan waktu yang produktif.
Undang peserta meeting yang diperlukan
Undang peserta meeting yang hanya fokus ke kepada divisi-EKRUT
Mengundang semua orang yang terkait dalam satu project mungkin nampaknya bagus. Padahal, hanya mengundang mereka yang berkepentingan akan membuat meeting menjadi lebih efektif.
Selain hanya mengundang pihak yang terkait, kamu juga bisa mengundang para team leader sebagai perwakilan per tim. Nantinya para tim leader ini akan menjadi perpanjangan mulut dari informasi yang dikumpulkan dalam meeting. Sehingga persebaran informasi merata di antara semua karyawan.
Fokus pada pokok permasalah
Peserta dan pemateri juga harus fokus kepada masalah yang dibahas dalam meeting kerja-EKRUT
Tips meeting kerja yang efektif lainnya adalah fokus terhadap pokok masalah yang dibicarakan dalam meeting tersebut.
Jangan sampai agenda meeting kantor menjadi saat untuk mengobrol antar sesama karyawan atau leader yang membicarakan persoalan di luar masalah meeting.
Dengan fokus pada masalah, tentunya juga akan membantu untuk mengumpulkan solusi lebih cepat.
Baca juga: 7 Tips menciptakan rapat online yang sukses
Hindari multitasking
Beri anjuran agar peserta meeting tidak memegang handphone selama meeting - EKRUT
Multitasking menyebabkan penurunan 40% dalam produktivitas, itu sebabnya akan lebih baik bila kamu mencegah adanya multitasking di dalam rapat.
Untuk mencegah peserta melakukan multitasking dalam meeting cobalah menentukan peran-peran dalam rapat sebelumnya seperti siapa yang akan memimpin rapat dan siapa yang akan menulis notulen rapat.
Selain itu beri instruksi agar peserta rapat tidak menggunakan perangkat teknologi seperti untuk mengirim email, membalas pesan dan lain-lain selama meeting berlangsung.
Nah, itulah delapan tips meeting efektif yang dapat kamu terapkan untuk kegiataan meeting di kantor.
Dengan mengingat serta menerapkan beberapa aturan main di atas, kamu bisa menemukan solusi lebih cepat dengan rekan-rekan kantormu.
Last update: 1 Agustus 2020
Sumber:
- Fastcompany.com
- Britishcouncilfoundation.id
- scoro.com
