Media

Strategi mengatur meeting agar efektif
By Maria Yuniar - 4 July 2018
4 min read 219 Views

Dalam sebuah perusahaan, pelaksanaan meeting adalah bagian penting dalam proses bisnis yang ada. Jika Anda seorang manager, pemimpin tim atau koordinator proyek, Anda perlu mengadakan meeting dari waktu ke waktu untuk membagikan informasi, mengembangkan ide-ide, menyebarkan berita, atau menetapkan standar kualitas yang diperlukan. Namun, ternyata masih banyak yang bingung dalam menentukan waktu dan proses pelaksaan meeting yang efektif di kantor. Supaya meeting yang Anda buat senantiasa efektif, yuk ikuti tips meeting berikut.

 

Tentukan tujuan meeting

Seringkali, seorang yang berada di level manajerial atas melakukan kebiasaan meeting yang rutin. Namun sayangnya, hal ini tidaklah otomatis membuat rapat itu penting dan efektif. Apakah review dari kemajuan operasi perusahaan Anda sudah seharusnya dibicarakan sekarang? Pikirkan kembali benar-benar kebutuhan dari rapat itu. Jangan sampai meeting tersebut hanya akan membuang-buang waktu dan tidak menghasilkan apa pun. Karena ini berpengaruh pada jam kerja dan produktivitas.

Sebelum memutuskan membuat agenda meeting, cobalah untuk menentukan tujuan dan kebutuhan meeting. Siapkan juga bahan, agenda, dan tentukan tujuan untuk meeting. Bagikan informasi ini kepada peserta sebelumnya dan undang mereka untuk menambahkan agenda mereka sendiri sebelum hari pelaksanaan rapat. Pastikan semuanya siap sebelum meeting dilakukan. Setidaknya, lakukan review pada permulaan meeting. Buatlah time frame yang jelas untuk setiap agenda yang ada.

 

Alokasikan waktu seperlunya

Hal yang perlu diperhatikan dalam tips meeting efektif adalah waktu untuk Minutes of Meeting (MoM). Pastikan Anda mengatur waktu untuk MoM ini seperlunya saja agar tetap efektif. Jika ada notulen atau hasil dari meeting terakhir, bagikan kepada semua peserta secepat mungkin. Mintalah persetujuan dari mereka bila perlu, dan pastikan semua diskusi sudah dimengerti dengan baik oleh semua peserta dari sana. Jika masih ada hal-hal lain yang muncul dari hasil rapat itu, maka hal tersebut dimasukkan ke dalam agenda meeting berikutnya.

 

Kendalikan meeting

Dalam meeting, ada banyak hal yang sering membuat ketidakteraturan yang berdampak pada waktu. Misalnya, mengenai argumentasi dan penyelesaian masalah. Sebaiknya jika ada argumentasi yang mulai memanas terjadi di ruang meeting, segera tengahi dan pastikan kedua belah pihak merasa didengarkan dan dimengerti. Minta penyelesaian dan kompromi yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah yang ada. Sebagai seorang pemimpin, Anda perlu untuk memastikan semuanya tetap terkendali dan menghindarkan debat-debat yang tidak perlu—yang dapat mengganggu peserta lain. Tanggung jawab ini terletak di pundak Anda.

 

Buat presentasi yang berkualitas

Sebagai seorang leader, Anda akan memberikan presentasi dalam meeting. Maka, lakukanlah dengan menarik. Gunakan kontak mata dengan semua peserta, tekankan pada poin-poin yang penting, dan sampaikan dengan sesingkat mungkin. Tunjukkan bahwa presentasi Anda dapat meningkatkan produktivitas yang ada. Mintalah respon kepada semua peserta dan apa saja yang diperlukan untuk meeting berikutnya.

Pastikan bahwa rapat yang Anda lakukan itu benar-benar bermanfaat dan akan dapat meningkatkan produktivitas, performance, dan moral perusahaan. Tips meeting di atas akan membantu membuat waktu dan proses meeting Anda lebih berkualitas dan efektif.

 

Rekomendasi bacaan:
6 tipe atasan dan cara menghadapinya
Berani keluar dari comfort zone demi karier?
Saingi Go-Pay, OVO juga sasar UMKM

 

Sumber:
fastcompany.com
xwork.co
britishcouncilfoundation.id
kompas.com
marketing.co.id
 

Tags: manajer, manager, kantor, perusahaan, meeting

Share Group 1 Group 3 Group 4
Bergabung dengan EKRUT

Bergabung dengan EKRUT dan dapatkan pekerjaan impianmu!
Daftar Sekarang