Bagi kamu yang pekerja dalam bisnis retail pasti tidak asing dengan istilah stocktaking atau yang biasa dikenal dengan stock opname. Stock opname adalah suatu proses yang dapat dilakukan oleh berbagai macam jenis bisnis berbasis produk, baik dari skala kecil hingga besar.
Dalam bisnis tentunya perlu mengetahui secara detail biaya produksi, jumlah produk, dan faktor yang mempengaruhi proses tersebut. Disinilah pentingnya melakukan proses stock opname. Agar dapat menerapkannya dengan tepat, perhatikan kapan dan 3 langkah melakukan stock opname berikut ini.
Apa itu stock opname?
Proses stock opname adalah kegiatan pencatatan produk tersedia dalam perusahaan. (Sumber: Pexels)
Dilansir dari froggyads.com, secara umum stock opname adalah aktivitas penghitungan produk yang tersedia di gudang atau warehouse. Proses kalkulasi sangatlah penting dan akan memakan banyak waktu karena harus dihitung secara detail. Dapat dikatakan juga stock opname adalah proses dimana kamu secara manual memeriksa dan mencatat semua inventaris yang dimiliki perusahaan. Proses tersebut akan mempengaruhi pembelian, produksi, dan penjualan.
Pada saat penghitungan, jangan sampai ada yang terlewat. Walau hanya satu produk yang terlewat maka akan mempengaruhi penjualan. Untungnya, teknologi sudah berkembangs edemilikan rupa sehingga proses penghitungan dapat dilakukan dengan lebih mudah. Misalnya dengan menggunakan barcode yang merupakan kode untuk menandai suatu produk. Dengan memanfaatkan barcode, proses perhitungan stock opname akan menjadi lebih efisien dan cepat. Selain itu, juga akan meminimalisir kesalahan penghitungan dan pencatatan.
Tujuan melakukan stock opname
Salah satu tujuan stock opname adalah sebagai alat evaluasi produk. (Sumber: Pexels)
Melakukan stock opname adalah hal yang penting dilakukan oleh perusahaan. Seperti yang sudah disebutkan diatas stock opname berguna untuk mengetahui ketersediaan produk secara jelas dan akurat.Selain sebagai kontrol, stock opname adalah alat evaluasi untuk mengetahui produk apa yang diminati oleh konsumen. Dengan melakukan stock opname kamu juga bisa secara langsung mengidentifikasi perbedaan data dan memperbaikinya sebelum terjadi masalah yang lebih besar, seperti stockout, overstocking, dan dead stock.
Tujuan lain dari menggunakan stock opname adalah untuk mengidentifikasi masalah yang mungkin terlewatkan dari sistem manajemen inventaris perusahaan. Terutama dalam pesanan hilang, produk rusak, kontrol yang buruk atau pencurian. Terkadang masalah tersebut hanya dianggap remeh, tapi dapat menimbulkan masalah yang lebih dalam apabila dilakukan berulang.
Baca juga: 4 Jenis lead time beserta fungsinya yang berpengaruh dalam perkembangan bisnis
Kapan stock opname dilakukan?
Biasanya waktu untuk stock opname adalah tiga sampai empat bulan sekali. (Sumber: Pexels)
Tidak ada waktu yang pasti dalam proses penghitungan atau pencatatan produk, karena setiap perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda-beda dan disesuaikan dengan kebutuhan. Umumnya, periode kegiatan stock opname adalah pada akhir bulan, setiap tiga atau empat bulan sekali atau pada akhir tahun, seperti dikutip dari kompasiana.com.
Akan tetapi, perlu kamu ingat bahwa frekuensi dilakukannya stock opname akan menjadi bahan pertimbangan ketika memilih sistem manajemen inventaris. Nah, terdapat beberapa hal yang harus kamu jadikan bahan pertimbangan saat memutuskan periode stock opname, yaitu
- Ketergantungan terhadap angka akurat pada produk. Apabila perusahaan bergerak dalam bidang makanan yang harus mempertimbangkan tanggal kadaluarsa, mungkin kamu akan melakukan stock opname lebih sering.
- Akurasi pelacakan produk. Jika perusahaan memiliki sistem inventaris yang baik dalam melacak produk, maka akan lebih sedikit melakukan proses penghitungan.
- Banyaknya gangguan atau masalah yang dapat ditangani. Ingatlah bahwa suatu bisnis yang jarang melakukan stock opname akan mendapatkan lebih banyak gangguan daripada yang secara teratur menerapkannya.
Baca juga: 12 Jenis strategi pemasaran yang paling efektif beserta contohnya
3 Langkah melakukan stock opname
Tahap awal dalam stock opname adalah menentukan waktu. (Sumber: Pexels)
Berhubung stock opname adalah kegiatan penting yang memerlukan akurasi tinggi, maka prosesnya tidak bisa dilakukan sembarangan. Nah, berikut ini beberapa langkah yang perlu kamu ketahui saat akan melakukannya.
1. Tahap awal
Tahap awal yang perlu dilakukan saat stock opname adalah menentukan waktu dan tanggal penghitungan. Hal ini dilakukan untuk menghindari miskalkulasi angka, jadi kamu bisa mempertimbangkan untuk menutup operasional dalam sehari atau beberapa jam. Perusahaan juga seharusnya sudah berkomunikasi dengan tim terkait yang akan melakukannya.
- Memberikan instruksi kepada tim-tim terkait untuk mempersiapkan label atau stiker sebagai penanda stok yang sudah dikalkulasi.
- Tim terkait merapikan produk dan menatanya sesuai dengan jenis dan kode untuk menghindari barang yang terlewat karena tidak terorganisir.
- Tim gudang akan melengkapi stok dengan menggunakan barcode yang telah disesuaikan dengan sistem atau program. Barcode digunakan untuk mempermudah saat proses penghitungan
- Menyiapkan stiker bertuliskan "Tidak Dihitung" atau "Not Counted" yang ditempelkan pada produk-produk yang tidak masuk dalam penghitungan.
2. Tahap persiapan akhir
Di tahap persiapan stock opname adalah memastikan semua karyawan mengetahui tugasnya. (Sumber: Pexels)
Pada tahap persiapan, maka proses stock opname akan segera dilakukan. Beberapa hal yang perlu dilakukan pada tahap persiapan stock opname adalah:
- Melakukan briefing kepada tim terkait, termasuk menjelaskan mengenai tugas masing-masing karyawan yang terlibat.
- Instruksikan bagian warehouse untuk melengkapi data terkait mutasi barang.
- Memberikan instruksi pada pihak gudang untuk menghentikan mutasi barang selama proses stock opname berlangsung hingga selesai.
3. Penghitungan stock opname
Tahap ini dalam stock opname adalah dimana penghitungan dilakukan, berikut ini adalah langkah yang harus dilakukan:
- Memastikan semua transaksi telah terekam dalam program.
- Cetak semua stok dalam program untuk dapat dievaluasi oleh tim terkait.
- Ketika proses pencatatan dan penghitungan berlangsung, ingatlah untuk cek stiker pada stok.
- Pengecekan stok kemudian input dalam program Excel.
- Periksa kembali untuk memastikan tidak adanya kesalahan dalam penghitungan dan pencatatan.
- Setelah selesai, hasil kalkulasi akan diserahkan kepada tim Akuntan.
Baca juga: Brand Awareness: Pengertian, Strategi, Cara Mengukur, Dan 3 Contoh Campaign
Tips melakukan stock opname
Tips penting dari stock opname adalah menggunakan teknologi barcode. (Sumber: Pexels)
Metode yang digunakan pada saat melakukan stock opname mungkin berbeda-beda tergantung perusahaan. Tapi, kamu bisa meningkatkannya, lho. Berikut ini tips yang bisa kamu implementasikan saat stock opname:
- Menggunakan barcode scanner
Memindai barcode mengurangi resiko eror saat penghitungan, proses nya pun bisa dilakukan dengan lebih cepat. Hal tersebut karena akan menghitung dan menyimpan data disaat bersamaan.
- Menjaga kerapihan gudang
Gudang yang berantakan dan tidak terorganisir akan memperlambat proses stock opname dan meningkatkan resiko terjadinya kesalahan. Mengorganisir stok berdasarkan jenis dan label akan mempermudah semua proses.
- Meminta opini atau feedback
Tips lainnya dari stock opname adalah meminta opini staf yang terlibat dalam proses stock opname agar menjadi lebih baik.
- Menghindari gangguan
Stock opname adalah proses yang membutuhkan fokus tinggi. Penggunaan ponsel atau suara berisik dapat mengganggu konsentrasi saat penghitungan. Sehingga kamu harus menginstruksikan kepada tim terkait untuk disiplin dan tidak melakukan hal-hal yang berpotensi merusak fokus.
Banyak perusahaan yang membutuhkan karyawan yang ahli dalam hal stock opname, lho. Jika kamu memiliki pengalaman mengenai hal tersebut, segera daftarkan diri di EKRUT untuk mendapatkan tawaran dari berbagai macam perusahaan .
Stock opname adalah proses vital dalam perusahaan, sayangnya tidak semua perusahaan menyadarinya. Tidak hanya dalam memenuhi target penjualan, memiliki stok produk yang cukup dan sesuai juga sama pentingnya. Stock opname juga memberikan banyak manfaat dalam perusahaan.
Sumber:
- kompasiana.com
- froggyads.com
- unleashedsoftware.com
