8 Tips Membuat Sprint Planning Meeting yang Efektif dan Efisien

Published on: 29 September 2022

•

Min read: 7 min read

I'm a writer with experience in content writing, copywriting, and script writing. I'm used to writing articles on blogs or websites, social media, and video content for Youtube and TikTok.

pexels-christina-morillo-1181406_(1).jpg

Dalam scrum framework, sprint planning merupakan pilar utama untuk kesuksesan product sprint. Sprint planning dapat membantu menetapkan tujuan sprint yang nyata, sehingga perumusan sprint planning adalah sesuatu yang krusial. Namun, sprint planning terkadang membingungkan seluruh tim scrum. Sehingga, banyak waktu yang terbuang dalam sprint planning meeting dan tidak banyak membuahkan hasil. Jika hal itu terjadi, diperlukan strategi khusus untuk membuat sprint planning meeting menjadi lebih efektif dan efisien. Pada artikel kali ini kami akan membahas dari mulai apa itu sprint planning meeting hingga tips-tips untuk membuat sprint planning meeting yang efektif dan efisien. Jadi, langsung saja disimak pembahasannya!

**Apa itu sprint planning?**

Sprint planning adalah salah satu tahap terpenting dalam proses product sprint (sumber: pexels)

Sprint planning merupakan kegiatan yang terpenting di dalam proses scrum. Sprint planning dilakukan di awal sprint, di mana seluruh tim scrum menentukan tujuan sprint dan menentukan sprint backlog. Umumnya, waktu sprint planning dibatasi hingga 8 jam untuk sprint satu bulan. Jika sprint diatur untuk waktu yang lebih singkat, maka sprint planning juga menjadi lebih pendek.

Selama sprint planning, tim scrum akan memutuskan product backlog mana yang paling berharga untuk dikirimkan di sprint berikutnya. Pada bagian ini biasanya tim scrum juga melakukannya bersama dengan product owner dan tim pengembangan. Hasil akhir dari sprint planning adalah untuk menentukan backlog dan menetapkan harapan untuk sprint berikutnya.

Kesuksesan sprint planning membutuhkan kolaborasi dari berbagai posisi, di antaranya:

Scrum lead, yang bertugas untuk mengatur dan mengkoordinasikan seluruh sprint planning. Ia harus menyiapkan penyelenggaraan sprint planning meeting, dari mulai waktu, ruangan atau link meeting, hingga memastikan seluruh anggota tim siap.
Product owner, yang bertugas untuk memastikan semua item backlog dipersiapkan dengan baik sebelum sprint meeting. Ia bertanggung jawab menjelaskan setiap item kepada tim, menjawab pertanyaan terkait dengan backlog, dan membantu tim scrum mencapai tujuan sprint dengan mudah.
Tim Developer, yang mencakup designer, engineer, dan developer. Mereka bertanggung jawab menyelesaikan semua pekerjaan di sprint planning.

**8 Tips agar sprint planning meeting efektif dan efisien**

Memiliki agenda yang dalam sprint planning akan membantunya berjalan efektif (sumber: pexels)

Menyelenggarakan sprint planning meeting tidak semudah yang dibayangkan. Perlu kedisiplinan dan persiapan agar berjalan dengan sukses, efektif, dan efisien. Maka dari itu, ada 8 tips yang bisa kamu lakukan agar sprint planning meeting yang kamu lakukan berjalan efektif dan efisien.

1. Tentukan tujuan sprint planning meeting

Menentukan tujuan dari sprint planning meeting sangat penting. Hal tersebut dapat memberi gambaran pada seluruh anggota tim yang terlibat tentang hasil akhir yang harus dicapai seusai meeting berakhir. Adapun tujuan utama sprint planning meeting biasanya untuk membahas secara kontekstual pekerjaan sprint yang lalu dengan sprint yang akan datang. Selain itu, pada sprint planning meeting akan dijelaskan tentang harapan produk akhir dan prosedur yang akan digunakan untuk mencapainya.

2. Selalu siapkan list backlog

Beberapa tim scrum sering mengabaikan persiapan backlog sebelum sprint planning meeting, atau mungkin memulai meeting tanpa backlog yang tidak ditentukan. Hal tersebut dapat membuat meeting tidak efektif dan tidak to-the-point. Maka dari itu, product owner dapat memastikan terlebih dahulu backlog produk telah disiapkan sebelum sprint planning meeting. Persiapan dan penyempurnaan backlog produk sebelum meeting adalah cara terbaik untuk membuat meeting lebih efektif.

**3. Buat agenda meeting yang jelas**

Agenda yang jelas sangat membantumu menyelesaikan semua topik perencanaan sprint yang relevan. Berikut ini adalah beberapa poin umum yang harus kamu sertakan dalam sprint planning meeting:

Product owner akan mempresentasikan roadmap
Tim scrum dan product owner akan mendiskusikan item backlog
Seluruh tim scrum akan mengukur kapasitas dan kecepatan tim
Anggota tim akan datang dengan tujuan sprint yang jelas
Seluruh anggota tim akan mulai meeting untuk berdiskusi dan merencanakan sprint

**4. Gunakan feedback dari sprint sebelumnya**

Jika sprint yang kamu selenggrakan bukan yang pertama kali, maka kamu dapat gunakan berbagai feedback dari sprint sebelumnya. Hal tersebut dapat membantu tim menghindari kesalahan sebelumnya agar proses pengembangan produk berjalan lebih lancar. Ulasan dari sprint dan retrospektif sprint sebelumnya akan sangat berguna di sini.

5. Libatkan seluruh anggota tim

Sprint planning meeting yang tidak berjalan baik biasanya dikarenakan ada ketidakpuasan dari anggota tim yang merasa tidak terlibat dalam proses perencanaan. Maka dari itu, di sinilah peran scrum lead untuk bisa menghidupkan suasana dan memberikan porsi yang sama kepada seluruh anggota tim meeting untuk memberikan ide dan masukannya. Sehingga semua anggota tim meeting bisa menyampaikan aspirasinya.

**6. Perbaharui user story produk**

Keberadaan backlog disertai user story yang terus diperbaharui adalah cara yang tepat untuk melihat produk atau fitur dari perspektif user. Dari situ, kamu dan tim bisa melihat masalah yang mungkin user hadapi ketika menggunakan produk atau fitur yang telah kamu kembangkan.

**7. Breakdown menjadi tugas yang jelas**

Ketika tujuan sprint sudah dapat ditentukan berdasarkan backlog dan user story yang diperbaharui, saatnya untuk merumuskannya menjadi tugas-tugas yang harus diselesaikan anggota tim. Breakdown semua tugas sejelas mungkin, seperti siapa yang akan menjadi PIC dan berapa lama perkiraan waktu yang dibutuhkan. Selain itu, seluruh anggota tim juga harus sepakat arti kata “selesai” pada product sprint yang direncanakan itu apa. Misalnya ketika prototipe fitur bisa digunakan atau sampai desain UI/UX-nya selesai. Sehingga tujuan sprint menjadi jelas bagi seluruh anggota tim.

8. Jelaskan semua akronim di awal dokumen

Mungkin ini hal yang sepele, tetapi akan sangat membantu dalam efektifitas sprint planning meeting. Ketika kamu sudah menjelaskan semua akronim di awal dokumen, seluruh anggota tim dapat membacanya terlebih dahulu. Sehingga kamu dapat menghemat waktu dengan tidak menjelaskan singkatan berulang-ulang di tengah meeting.

Itulah pembahasan sprint planning dan 8 tips agar membuatnya berjalan efektif dan efisien. Dengan menerapkan tips ini diharapkan kamu sebagai penyelenggara sprint atau anggota tim yang terlibat dapat memaksimalkan waktu yang dimiliki seefektif dan seefisien mungkin.

Demikian artikel EKRUT Media, dapatkan juga berbagai informasi dan tips menarik seputar karier melalui YouTube EKRUT Official. Tak hanya itu, jika kamu tertarik mendapatkan berbagai kesempatan untuk mengembangkan karier, sign up EKRUT sekarang juga. Hanya di EKRUT, kamu dapat memperoleh berbagai peluang kerja yang dapat disesuaikan dengan minatmu.