Saat dihadapkan dengan pekerjaan yang banyak dan semuanya terasa penting itu saatnya kamu menentukan skala prioritas. Skala prioritas adalah keadaan dimana kamu menentukan urgensi dari kebutuhan atau pekerjaan yang harus kamu dahulukan. Cara ini dianggap efektif untuk menyelesaikan berbagai macam masalah yang dihadapi.
Akan tetapi, banyak orang kesulitan dalam menentukan skala prioritas. Bila kamu salah satunya, simak informasi terkait skala prioritas dan cara membuatnya di bawah ini.
Baca juga: 8 Cara mengatasi demotivasi kerja di kantor dan kenali tandanya segera!
Apa itu skala prioritas?
Skala prioritas dianggap efektif dalam menyelesaikan masalah. (Sumber: Pexels)
Jadi, skala prioritas dapat dikatakan sebagai suatu keadaan dimana kamu menentukan urgensi dari kebutuhan atau pekerjaan yang harus kamu dahulukan. Cara ini dianggap efektif untuk menyelesaikan berbagai macam masalah yang dihadapi. Terdapat beberapa faktor yang memengaruhi skala prioritas seseorang yang perlu kamu ketahui, simak penjelasannya di bawah ini.
Baca juga: Tips menjaga kesehatan untuk kamu yang workaholic
Faktor yang memengaruhi skala prioritas
Beragam peran yang dimiliki tiap individu dapat membentuk skala prioritas yang berbeda-beda. (Sumber: pexels)
Dalam menentukan skala prioritas, terdapat berbagai faktor yang dapat mengakibatkan adanya perbedaan skala prioritas pada tiap individu. Beberapa diantaranya sebagai berikut ini.
1. Pendapatan
Adanya perbedaan pendapat di sini dapat diartikan bahwa terdapat perbedaan kebutuhan yang harus dipenuhi. Umumnya individu yang memiliki pendapatan lebih tinggi memiliki standar kebutuhan yang tinggi juga untuk memenuhi kebutuhan hariannya.
2. Status dan peran dalam masyarakat
Perbedaan status dan peran dalam masyarakat tentu menimbulkan adanya perbedaan skala prioritas. Hal ini disebabkan oleh adanya perbedaan kewajiban yang harus dipenuhi. Salah satu contohnya, seorang walikota dengan seorang masyarakat biasa tentu memiliki perbedaan prioritas yang harus dipenuhi agar aktivitas masing-masing dapat berjalan lancar.
3. Status dan peran dalam keluarga
Perbedaan status dan peran dalam keluarga memiliki konteks yang sama dengan perbedaan status dan peran dalam masyarakat, yaitu tiap anggota keluarga akan memiliki kebutuhan utama yang berbeda-beda. Seperti hal nya seorang ayah akan memiliki skala prioritas yang berbeda dengan ibu maupun anaknya.
4. Lingkungan masyarakat
Lingkungan masyarakat sekitar dapat turut serta menjadi faktor yang memengaruhi skala prioritas seseorang. Ketika kita memiliki lingkungan dengan perekonomian tinggi akan mempunyai skala prioritas yang berbeda dengan individu yang memiliki lingkungan perekonomian lebih rendah.
Baca juga: 6 Tips manajemen energi agar kerja lebih produktif
4 Kuadran skala prioritas
Mantan Presiden Amerika Einsenhower membuat kuadran skala prioritas untuk dikerjakan-EKRUT
Dwight D. Eisenhower, mantan Presiden Amerika serikat sempat membuat skala prioritas yang hingga kini dikenal banyak oleh masyarakat dengan nama matriks Eisenhower. Matriks Eisenhower ini akan membantumu membuat prioritas kegiatan berdasarkan urgensinya. Berikut kuadran skala prioritas menurut matriks Eisenhower:
1. Penting dan mendesak
Kuadran ini berisi tentang hal-hal penting dan mendesak yang harus dilakukan lebih dulu sebab berpengaruh bagi kehidupan dan karier. Bila suatu pekerjaan tidak dapat ditunda dan harus selesai hari itu juga maka lakukan dahulu pekerjaan itu. Untuk melakukan tugas ini, kamu sebaiknya mengerjakannya di pagi hari. Contoh tugas yang penting dan mendesak adalah ketika kamu ditugaskan oleh manajer untuk membuat laporan komprehensif dan harus selesai di hari itu juga.
2. Penting tapi tidak mendesak
Kegiatan di kuadran dua ini bersifat jangka panjang dan bisa kamu lakukan di waktu senggang. Meski begitu, kamu harus membuat jadwal khusus sebaik mungkin agar kegiatan ini dapat berjalan dengan efektif. Contoh dari kuadran penting tapi mendesak yang perlu dijadwalkan adalah membuat email yang akan disebar kepada konsumen, menyiapkan materi presentasi Minggu depan hingga janji dan komitmen terhadap diri sendiri.
Contoh lainnya seperti komitmen untuk berolahraga secara rutin. Olahraga penting bagi kesehatanmu namun tidak mendesak. Walaupun begitu, kegiatan ini perlu dijadwalkan agar realistis untuk dilakukan.
Baca juga: 6 Manfaat olahraga untuk pekerja kantoran yang sibuk
3. Mendesak tetapi tidak penting
Tugas-tugas ini bersifat kurang penting bagi kamu namun mendesak. Untuk menjalankan tugas ini kamu bisa menjadwalkan ulang atau mendelegasikannya kepada orang lain. Biasanya jenis kegiatan ini tidak terlalu berkontribusi banyak pada produktivitas kerja namun dapat mengganggu pikiran bila kamu membiarkannya begitu saja. Contoh dari kegiatan ini adalah mengangkat telepon di saat kamu mengerjakan tugas dari kuadran pertama atau mengecek email dan WhatsApp yang masuk. Kamu bisa menunda untuk tidak melakukan itu atau meminta seseorang melakukannya.
4. Tidak mendesak dan tidak penting
Kata kunci dari kuadran keempat ini yaitu menghindari untuk melakukannya, sebab skala prioritas dari kegiatan ini hampir tidak ada sama sekali. Artinya kegiatan ini tidak berkontribusi terhadap produktivitas, bahkan bisa jadi menghambat bila terus dilakukan. Contoh dari kegiatan ini yaitu sering membuka media sosial, bermain game hingga menonton YouTube di sela tugas kuadran satu yang harus kamu segera selesaikan.
Baca juga: Yuk, terapkan 6 tips meningkatkan produktivitas kerja berikut!
Cara membuat skala prioritas pekerjaan yang patut kamu coba
Untuk cara membuat skala prioritas kumpulkan daftar tugasmu terlebih dahulu dan utamakan yang paling utama-EKRUT
Setelah mengetahui kuadran skala prioritas di atas, kamu pun bisa mulai aplikasikannya dengan memperhatikan beberapa cara membuat skala prioritas pekerjaan di bawah ini:
- Kumpulkan daftar semua tugas, terutama tugas-tugas yang harus kamu selesaikan dalam waktu sehari. Jangan khawatirkan terkait jumlah item tugas tersebut.
- Identifikasi tugas, dengan menyeleksi tugas tersebut berdasarkan matriks Eisenhower.Dahulukan terlebih dahulu kuadran penting dan mendesak serta nilai pula tugas mana yang sekiranya akan membawa nilai tinggi bagi bisnis dan organisasi
- Kerjakan tugas tersebut dari urutan yang lebih mudah ke urutan yang lebih sulit. Sebab terkadang bila kamu mendahulukan yang sulit akan banyak menyita waktu untuk tugas-tugas lainnya
- Fleksibel, dengan segala perubahan akan tugas di depan lantaran bisa saja secara mendadak atasan akan membebanimu dengan tugas lain yang baru dan mendesak
Baca juga: Daftar pekerjaan fleksibel yang bisa kamu pertimbangkan
Manfaat menyusun skala prioritas
Penyusunan skala prioritas dapat membantu hal lebih terarah. (Sumber: Pexels)
Dalam penyusunan skala prioritas selain dapat membantu menyelesaikan masalah yang sedang kamu hadapi, juga memiliki manfaat lainnya seperti mempertajam tingkat fokus terhadap hal yang sedang dilakukan. Apabila kita dapat memprioritaskan suatu hal tentu kita akan lebih fokus terhadap hal tersebut sehingga dapat ditangani dengan maksimal serta dapat selesai lebih cepat.
Selain itu, dilansir dari goucher dengan menyusun skala prioritas segala hal akan lebih terarah dan teratur. Akibatnya, kedepannya memiliki kemungkinan untuk dapat merencanakan masa depan dengan lebih baik.
Baca juga: 8 Cara tepat meningkatkan produktivitas karyawan
Itu dia penjelasan terkait skala prioritas kebutuhan dalam bidang pekerjaan yang masih belum dipahami banyak orang. Melalui matriks dan cara membuat skala prioritas di atas, harapannya adalah pekerjaanmu dapat selesai sesuai tenggat waktu yang dibutuhkan. Dengan begitu produktivitas kamu dalam bekerja pun akan meningkat.
Dapatkan juga berbagai tips & insight menarik untuk pengembangan karier kamu melalui YouTube EKRUTtv, salah satunya “#CaraProfesional menjawab pertanyaan interview: "Achievement terbesar"” di bawah ini.
Sumber:
- liquidplanner
- ntaskmanager
- Eisenhower
- Jurnal.id
- goucher.edu
