Serba-Serbi Virtual Assistant yang Perlu Kamu Ketahui

Pandemi memang memengaruhi berbagai aspek kehidupan manusia, tak terkecuali budaya kerja. Sebagaimana yang kita ketahui, sejak pandemi, budaya kerja dari rumah atau kerja dari mana saja mulai diterapkan oleh banyak perusahaan. Hal tersebut juga beriringan dengan berkembangnya teknologi dan munculnya banyak aplikasi atau tools yang bisa memudahkan pekerjaan.

Bukan hanya teknologi, profesi dan lapangan pekerjaan juga mengalami perluasan dan spesifikasi supaya kebutuhan perusahaan atau industri tetap terpenuhi. Salah satu profesi yang muncul saat pandemi adalah virtual assistant. Secara garis besar, virtual assistant adalah individu yang membantu urusan administrasi klien secara virtual. Meskipun terlihat sederhana, ternyata gajinya cukup menjanjikan, lho. Untuk memahami serba-serbi virtual assistant yang perlu kamu ketahui, yuk, baca artikel berikut ini!

Apa itu virtual assistant?

Virtual assistant membantu memudahkan pekerjaan klien dengan memberi asistensi secara virtual (sumber: Pexels)

Melansir dari laman Wework, virtual assistant adalah pekerja jarak jauh yang menawarkan asistensi untuk membantu klien mengurus keperluan administrasi. Biasanya, virtual assistant bekerja dengan sistem paruh waktu atau freelance.

Virtual assistant pada umumnya bisa mengerjakan tugas-tugas yang biasanya dikerjakan oleh asisten direktur, seperti menjadwalkan pertemuan, menelepon pihak yang diperlukan, merencanakan perjalanan, dan menjawab email. Dengan demikian, virtual assistant mempunyai scope kerja yang tidak jauh berbeda dengan asisten pribadi atau sekretaris. Hal yang membedakan ketiganya hanya kontrak kerja dan virtual assistant tidak perlu mendampingi klien 24 jam serta selalu punya pilihan untuk bekerja secara remote.

Dilihat dari potensi karier dan perkembangan teknologi, virtual assistant digadang-gadang sebagai salah satu profesi yang berkembang paling pesat belakangan ini. Bahkan, ada beberapa perusahaan yang sudah mulai membuka lowongan karyawan tetap untuk posisi dengan gaji Rp4.500.000–Rp7.000.000 ini.

Baca juga: Kenali apa itu Freelancer dari Kelebihan, Kekurangan, hingga Tips Menjadi Freelancer

Tugas dan tanggung jawab virtual assistant

Menerima masukan atau keluhan konsumen adalah salah satu tugas virtual assistant (sumber: Pexels)

Mengutip dari laman Wework, sebenarnya pekerjaan dan tanggung jawab virtual assistant sangat tergantung pada perusahaan tempatnya bekerja atau klien yang ditanganinya. Akan tetapi, ada beberapa daftar pekerjaan yang pada umumnya harus bisa dikerjakan oleh seorang virtual assistant. Berikut penjelasannya.

1. Pekerjaan administratif

Virtual assistant biasanya direkrut untuk mengerjakan pekerjaan administratif, seperti membuat jadwal meeting, memesan tiket untuk perjalanan, mengatur jadwal harian, dan menjawab panggilan telepon sebelum menyambungkannya ke klien.

2. Melakukan pembukuan

Selain mengerjakan urusan administratif, virtual assistant juga biasanya diminta untuk mengurus pembukuan keuangan perusahaan atau klien. Mereka bisa mencatat pengeluaran, membantu mengontrol biaya yang digunakan, dan melacak pengeluaran sebelum membuat laporan sederhana.

3. Menjadi asisten pribadi

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, virtual assistant juga bisa berperan sebagai asisten pribadi bagi perusahaan atau klien yang mempekerjakannya. Virtual assistant biasanya diminta untuk mengatur jadwal liburan, memilih hadiah untuk keluarga, dan lain sebagainya. 

4. Menjadi customer service

Jika perusahaan yang mempekerjakan virtual assistant adalah perusahaan yang bergerak di bidang produksi barang dan jasa, virtual assistant bisa menjadi gerbang pertama bagi klien untuk menyampaikan keluhan. Virtual assistant biasanya akan mencatat keluhan dan menyampaikan informasi dasar yang pada umumnya diketahui oleh karyawan perusahaan. Jika masalah tidak bisa diselesaikan, virtual assistant bisa menyerahkannya pada pihak yang lebih berwenang.

5. Memasukkan dan menghimpun data

Untuk memenuhi permintaan klien, virtual assistant bisa mengerjakan task satu ini dengan mengumpulkan data, memeriksa keakuratannya, dan menghapus data-data yang tidak dibutuhkan. Oleh sebab itu, salah satu kemampuan yang sebaiknya dimiliki oleh virtual assistant adalah kemampuan menggunakan platform, seperti Microsoft Excel dan Google Sheets.

6. Memproduksi konten media sosial

Apabila perusahaan atau klien mempunyai media sosial yang harus dikelola namun tidak ada social media specialist untuk mengurusnya, virtual assistant biasanya dimintai bantuan. Cakupan kerjanya hampir mirip dengan social media admin, yaitu membalas pesan masuk, menanggapi komentar, dan mengunggah konten harian.

7. Melakukan manajemen konten

Virtual assistant bisa membantu perusahaan atau klien dalam hal manajemen konten. Ia bisa mencari rekomendasi agensi yang bisa meningkatkan brand awareness dengan mengandalkan soft-selling dan membuat jadwal pengunggahan konten.

8. Melakukan riset sesuai kebutuhan 

Meskipun terlihat sepele, nyatanya riset adalah pekerjaan yang cukup menguras waktu dan tenaga. Oleh sebab itu, beberapa perusahan merekrut virtual assistant untuk melakukan riset tentang segala sesuatu yang dibutuhkan.

Baca juga: Sekretaris Adalah: Definisi, Peran dan Tanggung Jawab Beserta Kisaran Gajinya di Tahun 2022

Skill yang wajib dimiliki virtual assistant

Kemampuan mengatur jadwal adalah skill yang wajib dimiliki virtual assistant (sumber: Pexels)

Untuk dapat menjadi virtual assistant yang sanggup memenuhi tuntutan pekerjaan, ada beberapa skill yang sebaiknya kamu miliki. Berdasarkan penjelasan di laman Indeed, berikut adalah skill yang dimaksud.

• Dapat diandalkan — Reliability harus dimiliki oleh virtual assistant mengingat pekerjaannya dilakukan secara jarak jauh sehingga perusahaan atau klien tidak bisa memantau secara langsung. Virtual assistant hendaknya bertanggung jawab atas setiap pekerjaan yang diberikan dan memberikan performa terbaik di hadapan klien.
• Komunikasi — Kemampuan komunikasi secara lisan maupun tulisan sangat diperlukan untuk menjadi virtual assistant. Pasalnya, meskipun bekerja dari rumah, virtual assistant banyak berhubungan dengan pihak lain menggunakan panggilan video, telepon, atau email. Dengan kemampuan komunikasi yang baik, masalah yang ada juga bisa diselesaikan dengan lebih cepat.
• Manajemen waktu — Virtual assistant mungkin saja bekerja untuk beberapa perusahaan atau klien mengingat kontraknya yang biasanya hanya paruh waktu atau freelance. Oleh sebab itu, supaya pekerjaan tetap bisa diselesaikan dengan maksimal, virtual assistant harus pandai mengatur waktunya.
• Mampu berpikir cepat dan punya banyak akal — Ketika dihadapkan dengan masalah, virtual assistant harus mampu berpikir cepat dan mencari solusi terbaik supaya klien dimudahkan. Hal ini juga berlaku ketika ia diminta untuk mengurus media sosial atau menangani email. Terbiasa menyelesaikan masalah bisa sangat membantu pekerjaan satu ini.
• Memotivasi diri sendiri — Karena pekerjaan virtual assistant mayoritas dilakukan di rumah, ia tidak punya banyak kesempatan untuk bertemu rekan kerjanya yang bisa jadi membuatnya merasa kesepian dan minim motivasi. Oleh sebab itu, untuk mengatasi hal ini, virtual assistant hendaknya paham cara memotivasi diri sendiri, entah dengan journaling, work from cafe untuk mencari suasana baru, atau rutin berolahraga.
• Kemampuan mengatur — Tidak semua orang bisa mengatur jadwal atau membuat rencana dengan baik. Akan tetapi, skill satu ini adalah keterampilan yang patut dimiliki oleh virtual assistant karena pekerjaan mereka tidak jauh-jauh dari mengatur media sosial dan email, merencanakan pertemuan sesuai permintaan klien, menyeleksi kegiatan yang perlu dilakukan segera, dan lain sebagainya.
• Kreativitas — Mengingat salah satu pekerjaan yang bisa jadi dilakukan oleh virtual assistant adalah mengurus media sosial, profesi satu ini menuntut kreativitas individunya. Untuk mengasahnya, virtual assistant bisa melakukan riset atau rajin membaca artikel yang berkaitan dengan media sosial dan kreativitas.
• Kemampuan mengetik — Mungkin terkesan sepele, namun kemampuan mengetik cepat dan tepat sangat dibutuhkan oleh virtual assistant. Di tengah banyaknya permintaan dan pekerjaan yang menanti untuk diselesaikan, ada baiknya jika virtual assistant mempunyai kemampuan mengetik yang baik.
• Memperhatikan detail — Untuk mencegah adanya kesalahan, termasuk kesalahan kecil sekalipun, virtual assistant hendaknya jeli terhadap detail. Pastikan sudah mengeja nama dengan benar ketika mengirim email, pastikan sudah membaca instruksi dengan tepat, pastikan tempat yang ingin di-booking memenuhi kriteria klien, dan lain sebagainya.
• Akuntansi dasar — Kebanyakan virtual assistant bekerja dengan kontraktor independen sehingga pengetahuan tentang akuntansi diperlukan di sini. Dengan adanya skill akuntansi, virtual assistant bisa membantu klien mencari proyek yang paling menguntungkan dan mengurus pembukuan sederhana.

Baca juga: Panduan Belajar Microsoft Excel dari Pemula hingga Profesional dalam 7 Hari

Tips menjadi virtual assistant

Jadilah sosok virtual assistant yang dapat diandalkan (sumber: Pexels)

Jika kamu tertarik untuk bekerja di bidang ini, ada beberapa tips yang bisa kamu ikuti, terlebih jika pengalamanmu masih minim. Mengutip dari laman Indeed, berikut adalah tips menjadi virtual assistant untukmu.

1. Identifikasi skill yang kamu miliki

Di bagian sebelumnya, kamu sudah menyimak skill apa saja yang sebaiknya dimiliki oleh virtual assistant. Kamu bisa menilai apakah dirimu sudah memiliki skill tersebut atau masih perlu waktu lebih untuk mengembangkannya. Jika kamu benar-benar serius ingin terjun ke bidang virtual assistant, kamu bisa segera melatih diri untuk menguasai sepuluh skill yang sudah disebutkan tadi.

2. Putuskan layanan apa yang akan kamu berikan dan periksa harga pasarnya

Sebagaimana yang telah dijelaskan sebelumnya, virtual assistant tidak mempunyai job description yang tetap karena hal tersebut tergantung pada perusahaan atau klien yang mempekerjakannya. Oleh sebab itu, kamu sebaiknya memutuskan akan melakukan layanan apa saja. Kamu boleh hanya meng-handle pekerjaan administratif tetapi tidak mengurus pembukuan klien. Boleh juga hanya berfokus pada tugas-tugas asisten, seperti mengelola jadwal dan mengatur pertemuan tetapi tidak mengurus media sosial. Setelah memutuskan hal tersebut, kamu bisa mulai melakukan riset terhadap harga pasar untuk jasa yang kamu tawarkan. Dengan demikian, kamu bisa bebas dari potensi underpaid atau overpaid.

3. Persiapkan peralatan yang dibutuhkan

Virtual assistant banyak menghabiskan waktu kerjanya di rumah sehingga peralatan penunjang pekerjaan, seperti laptop, ponsel, headphone, dan lain sebagainya harus disiapkan dengan baik. Apabila peralatan penunjangnya berkualitas, layanan yang kamu berikan tentunya lebih baik.

4. Mulailah mencari lowongan

Kamu bisa mengandalkan platform pencari kerja, seperti LinkedIn, Jobstreet, dan lain sebagainya untuk mendapatkan pekerjaan pertamamu. Tidak masalah jika klien yang kamu tangani masih perorangan atau perusahaan yang kamu tangani bukanlah perusahaan besar. Hal yang paling penting dalam tahap ini adalah pemerolehan pengalaman.

5. Buat portofolio

Portofolio yang kamu buat bisa berupa feedback atau testimoni dari klienmu. Bentuknya pun bisa beragam, mulai dari website, blog, atau video.

6. Promosikan dirimu

Manfaatkan media sosial untuk mempromosikan dirimu. Kamu bisa menunjukkan betapa potensialnya kamu sebagai virtual assistant dengan membuat video, seperti a-day-in-my-life atau mengemukakan pendapatmu tentang sesuatu di media sosial dengan tampilan yang bagus. Dengan begitu, kesempatanmu untuk dilirik klien akan lebih besar.

Baca juga: Social Media Marketing (SMM): Manfaat, Pilar Utama, Platform, Hingga Strateginya

Demikian penjelasan lengkap tentang virtual assistant. Setelah membaca artikel ini, apakah kamu tertarik untuk melamar posisi virtual assistant yang memang sedang banyak dibutuhkan oleh perusahaan?

Selain artikel tentang virtual assistant, kamu bisa mendapatkan informasi menarik lainnya melalui artikel yang dimuat di EKRUT Media. Jangan lupa juga untuk mengunjungi kanal YouTube EKRUT Official untuk mendapatkan tips karier dan pekerjaan, ya! Jika kamu tertarik mendapatkan berbagai kesempatan untuk mengembangkan karier, sign up EKRUT sekarang juga. Hanya di EKRUT, kamu dapat memperoleh berbagai peluang kerja yang dapat disesuaikan dengan minatmu.

Sumber:

• indeed.com
• wework.com