Pastinya kamu sudah tidak asing lagi dengan profesi sekretaris. Mulai dari lingkup kecil seperti kelas di sekolah sampai dengan skala besar perusahaan, sekretaris adalah salah satu profesi yang bisa dikatakan memiliki peranan penting. Sekretaris adalah seseorang yang membantu kelancaran sebuah bisnis atau organisasi. Apa saja sebenarnya tugas dan tanggung jawab mereka?
Baca juga: Apa itu Sales Counter? Kenali Definisi, Tugas, Skill-set Hingga Gajinya di Tahun 2022
Apa itu sekretaris?
Sekretaris adalah seseorang yang dipercaya oleh perusahaan dalam membantu kelancaran urusan administrasi. (sumber: pexels)
Menurut Darmo (2014), secretary berasal dari kata secret yang berarti rahasia. Sesuai dengan asal katanya, sekretaris adalah orang yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia dalam melaksanakan pekerjaannya dalam arti rahasia perusahaan atau yang tidak perlu diketahui oleh orang lain atau para pegawai.
Menurut Hartiti Hendarto dan Tulus (2004:4), sekretaris adalah orang yang membantu seseorang dalam hal ini adalah pimpinan dalam melaksanakan tugas perkantoran.
Menurut Saiman (2002:24), sekretaris adalah seorang yang memiliki tugas mengenai aktivitas tulis-menulis atau kegiatan catat-mencatat suatu pekerjaan baik itu untuk perkantoran atau perusahaan.
Menurut The Liang Gie (2002:25), sekretaris adalah seorang yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat bagi pejabat penting pada suatu organisasi atau perusahaan.
Baca juga: User persona: Pengertian, tujuan, cara membuat, dan 3 contohnya
Peran dan tanggung jawab sekretaris
Seorang sekretaris dituntut memiliki sikap yang profesional dan loyal kepada perusahaan. (sumber: pexels)
Sesuai dengan definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa sekretaris adalah seseorang yang memiliki peranan sangat penting dalam sebuah perusahaan atau organisasi. Bahkan mereka juga dituntut untuk loyal pada perusahaan karena memegang banyak “kunci” dari sebuah perusahaan. Nah, berikut ini adalah peran dan tanggung jawab seorang sekretaris.
1. Menyambut para tamu perusahaan dan mengarahkan mereka ke bagian yang dituju
Sekretaris akan membimbing dan mengarahkan setiap tamu yang datang ke sebuah perusahaan. Biasanya sekretaris juga sudah mengatur jadwal kedua belah pihak dalam sebuah rapat.
2. Menjawab telepon dan merespon email yang masuk
Pada umumnya, sebuah perusahaan atau organisasi memiliki kontak resmi yang digunakan untuk berkomunikasi dengan publik. Email yang masuk biasanya akan direspon oleh sekretaris kantor. Tak hanya itu, panggilan yang masuk melalui telepon juga biasanya akan direspon langsung oleh sekretaris.
3. Membuat serta mencatat hasil rapat
Dalam sebuah rapat, biasanya sekretaris akan hadir untuk membuat MoM (Moments of Meeting) yang berisi mengenai poin-poin yang disampaikan. Tak hanya itu, biasanya sekretaris juga diminta untuk menyiapkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam sebuah rapat sekaligus mengatur kelancaran sebuah rapat.
4. Berkomunikasi dengan berbagai pihak
Secara tidak langsung, sekretaris bisa dikatakan salah satu perwakilan dari sebuah perusahaan. Sekretaris akan selalu berkomunikasi dengan berbagai pihak yang dibutuhkan perusahaan, baik dengan karyawan, petinggi perusahaan, dan pihak eksternal yang bekerja sama dengan perusahaan.
Tak hanya itu, sekretaris juga bisa diberikan tugas sebagai penengah komunikasi antar berbagai pihak. Maka dari itu, seorang sekretaris perlu memiliki kemampuan berkomunikasi dengan baik agar maksud dan tujuan yang ingin disampaikan oleh perusahaan dapat diterima dengan baik.
Baca juga: Akuntan Publik: Pengertian, Bidang Jasa, Perizinan dan Tips
Kemampuan yang perlu dimiliki sekretaris
Salah satu skill yang harus dimiliki sekretaris adalah skill komunikasi yang baik. (sumber: pexels)
Jika kamu ingin menjadi seorang sekretaris, ada beberapa kemampuan wajib yang perlu kamu miliki, di antaranya adalah:
- Kemampuan komunikasi
- Kemampuan berpikir logis
- Kemampuan menganalisis
- Kemampuan administratif
- Penguasaan bahasa asing
- Penguasaan teknologi
Kisaran gaji sekretaris di tahun 2022
Berapa gaji rata-rata sekretaris di Indonesia? (sumber: pexels)
Gaji seorang sekretaris tentunya akan berbeda-beda di tiap perusahaan. Namun, jika dirata-rata, gaji seorang sekretaris berkisar antara Rp5.000.000 - Rp6.500.000 per bulan dengan kriteria lulusan D3 sederajat.
Baca juga: 3 Contoh MoU sebagai perjanjian kerja sama secara profesional
Apakah kamu bercita-cita ingin menjadi seorang sekretaris? Temukan perusahaan impian kamu melalui EKRUT!
Selain dari artikel EKRUT Media ini, kamu masih bisa memperoleh informasi dan berbagai tips bermanfaat lainnya melalui YouTube EKRUT Official. Nah, jika ingin mengembangkan karier dan mencari pekerjaan baru, kamu cukup sekali sign up di EKRUT untuk mendapatkan lebih dari satu kali undangan interview oleh berbagai perusahaan ternama!
Sumber:
- quipper.com
- merdeka.com
- pendidikan.co.id
