HomeMediaLainnyaTata Ruang Kantor Tertutup vs Terbuka, Mana yang Terbaik?

Lainnya

Tata Ruang Kantor Tertutup vs Terbuka, Mana yang Terbaik?

Published on: 24 June 2022

•

Min read: 6 min read

Experienced as a content and copywriter with various topics and styles. An organized and flexible person who has many interests in things outside her major.

H1_Tata_Ruang_Kantor_Tertutup_vs._Terbuka__Mana_yang_Terbaik_(1).jpg

Apakah tempatmu bekerja sudah mulai menerapkan work from office, ataukah memilih untuk hybrid dengan work from home? Dengan tren tata ruang kantor ditambah dengan kondisi pandemi saat ini, perusahaan cukup aktif dalam mempertimbangkan layout kantor seperti apa yang harus diterapkan untuk pekerjanya.

Merasakan kerja di kantor perusahaan dan “kantor” rumah membuatmu dapat membandingkan dan mengetahui preferensi dalam memilih tempat bekerja terbaik. Kira-kira, tata ruang kantor seperti apa yang dapat mendukung kinerja dan kenyamananmu sebagai karyawan? Simak artikel di bawah ini untuk tahu jawabannya!

Apa itu tata ruang kantor tertutup dan terbuka?

Baik di rumah maupun kantor, konsep tata ruang kantor tertutup dan terbuka tetap berlaku. (Sumber: Shutterstock)

Secara umum, tata ruang kantor ada 2 jenis: tertutup dan terbuka. Tipe ini tentunya tidak hanya berlaku di perusahaan, tetapi juga saat karyawan bekerja di rumah. Konsep kantor rumah tertutup adalah ketika kamu memiliki ruang pribadi atau kamar untuk bekerja. Sementara, kantor rumah terbuka adalah ketika kamu memilih untuk bekerja di ruang makan, ruang tamu, dan common area lainnya.

Tata ruang kantor tertutup (atau closed office; private office) merupakan konsep desain ruang kantor yang terpisah oleh partisi, tembok, atau satu ruangan secara penuh untuk setiap karyawan. Tipe tata ruang kantor ini juga diterapkan menurut divisi dan ataupun jabatan.

Identik dengan area kerja yang terpisah dan tenang, tata ruang kantor tertutup termasuk desain ruang kantor yang tradisional. Di era yang lebih bebas dan modern ini, tipe tata ruang kantor tertutup mulai hilang karena kurang mewadahi aktivitas bisnis yang dinamis. Banyak startup yang memilih untuk beralih ke tata ruang kantor lain untuk menyesuaikan pace karyawan dan perusahaannya.

Tata ruang kantor yang dimaksud adalah tata ruang kantor terbuka (atau open plan office), yang berarti denah ruang kantor yang memanfaatkan space luas tanpa memisahkan karyawan dengan pembatas. Bayangkan satu ruangan besar dengan meja panjang dan kursi berjajar—kira-kira seperti itulah tata ruang kantor terbuka.

Konsep ruang kantor terbuka ini banyak diadopsi oleh startup dan divisi kreatif dalam perusahaan yang memerlukan banyak interaksi antarkaryawan. Tidak hanya meja dan kursi, ruang kantor terbuka juga dapat memiliki lounge, sofa, dan dapur terbuka yang memungkinkan karyawan bekerja di mana saja.

Dari penjabaran tersebut, perbedaan ruang kantor tertutup dan terbuka dapat disimpulkan. Selain luas ruangan dan fungsinya, pertimbangan penerapan tata ruang kantor terletak pada jumlah karyawan, dimana perusahaan dengan karyawan lebih banyak akan memilih tata ruang kantor terbuka.

Menentukan desain ruang kantor termasuk hal yang rumit. Meskipun kantor terbuka digadang-gadang lebih disukai dan lebih baik. Nyatanya, berbagai penelitian menunjukkan bahwa tata ruang kantor terbuka memengaruhi tingkat kepuasan dan keamanan karyawan. Begitu juga dengan kantor tertutup yang membatasi interaksi sosial karyawan.

Lalu, tata ruang kantor mana yang sebaiknya kamu terapkan dalam perusahaan? Ada beberapa keuntungan kerugian tata ruang kantor tertutup dan terbuka yang perlu kamu pertimbangkan—simak di bawah ini, yuk!

Keuntungan tata ruang kantor yang tertutup

Privasi dan ketenangan jadi alasan andalan terpilihnya tata ruang kantor tertutup. (Sumber: Pexels)

Tata ruang kantor tertutup memang terkesan kuno. Namun, konsep ruang kantor ini mulai digeluti kembali mengingat kondisi yang sedang dialami. Beberapa dari kelebihan tata ruang kantor tertutup adalah sebagai berikut.

1. Menjaga privasi karyawan dan rahasia pekerjaan

Kantor memang merupakan “tempat umum”, tetapi bukan berarti privasimu harus dikorbankan di sana. Dengan tata ruang kantor tertutup, kamu dapat memiliki kontrol terhadap wilayahmu sendiri sehingga kamu lebih nyaman dalam bekerja. Rekan kerja juga dapat memahami kapan dan untuk apa mereka harus mengunjungimu agar tidak mengganggu pekerjaan.

Terutama bagi perusahaan dan karyawan yang menangani pekerjaan krusial, kantor tertutup dapat menjaga kerahasiaan dan keamanan dokumen dan hal-hal yang disimpan dan dimiliki oleh karyawan tersebut. Sehubungan dengan itu, persaingan dalam kantor tetap sehat dan terjaga karena orang lain tidak bisa dengan mudah menyabotase ruanganmu.

2. Mudah mempertahankan fokus dan konsentrasi

Dengan batasan ruang dan interaksi, kamu dapat memfokuskan diri untuk mengerjakan dan menyelesaikan pekerjaan dengan memuaskan. Kamu tidak perlu berbagi tempat dengan rekan kerja yang aktivitasnya berpotensi mengganggu konsentrasimu. Ruang kerja yang tenang tentunya mendukung hal ini.

Tata ruang kantor tertutup memungkinkan kamu bekerja sesuai dengan caramu. Kebebasan inilah yang memicu kreativitas dan produktivitas karyawan sehingga perusahaan dapat meningkatkan kualitas dan keuntungan bisnisnya. Maka dari itu, tipe ruang kantor ini patut dipertimbangkan demi mengeliminasi distraksi.

3. Mengurangi interaksi yang kurang penting dengan karyawan lain

Suara bising, bergosip, basa-basi tidak penting, dan hal-hal sejenisnya dapat diminimalkan dengan tata ruang kantor tertutup. Terbatasnya interaksi dengan rekan kerja lain membuatmu dengan mudah menyaring kapan dan obrolan apa yang harus dilakukan dengan mereka. Hal ini dapat menghindari konflik dan kesalahpahaman di dalam perusahaan sehingga tercipta lingkungan kerja yang tenang dan nyaman.

4. Menjamin kebersihan kantor dan membantu mencegah penularan penyakit

Pandemi COVID-19 membuat kita menyadari pentingnya ruang pribadi, bahkan saat bekerja. Di waktu yang normal pun, tata ruang kantor tertutup menjaga karyawan yang sedang kurang fit di ruangannya sendiri serta rekannya untuk tetap sehat. Penularan penyakit dapat dicegah dengan cara ini. Kebersihan ruang kantor tentunya menjadi pendukung kesehatan karyawan. Dengan adanya space pribadi, karyawan merasa lebih bertanggung jawab terhadap kondisi ruang kerjanya sehingga mereka ikut andil dalam kebersihan kantor.

5. Memperjelas hierarki dalam perusahaan

Baik staf biasa maupun manajer, status mereka dalam perusahaan adalah sama-sama karyawan. Namun, beban kerja mereka yang berbeda patut difasilitasi dan diapresiasi. Tata ruang kantor tertutup dapat memperjelas posisi karyawan dalam perusahaan.

Kerugian tata ruang kantor yang tertutup

Ruang kantor tertutup dirasa kurang memfasilitasi kebutuhan modern. (Sumber: Unsplash)

Meskipun mulai diminati kembali, ada baiknya kamu mempertimbangkan kelemahan tata ruang kantor tertutup sebelum benar-benar mulai menerapkannya pada perusahaan. Lihat daftarnya di bawah ini.

1. Susah mengawasi kinerja karyawan

Atasan perlu berpindah atau bergerak banyak untuk memantau kinerja karyawannya apabila ruang kantor tertutup diterapkan. Hal ini tentunya kurang efektif dan menjadi hambatan dalam melakukan tugasnya. Selain itu, karena kurangnya pengawasan, karyawan bisa melakukan hal di luar pekerjaan yang menurunkan kualitas perusahaan, baik reputasi maupun operasional. Daripada memicu produktivitas mereka, justru karyawan jadi malas-malasan, terutama apabila karyawan tersebut tidak bertanggung jawab.

2. Menghalangi komunikasi yang efektif antarkaryawan

Komunikasi antarkaryawan perlu dilakukan dengan mudah dan efektif, tetapi sekat tata ruang kantor tertutup dapat menghambatnya. Interaksi yang dilakukan hanya saat dibutuhkan, padahal bercengkerama di luar konteks pekerjaan juga diperlukan. Karenanya, hubungan interpersonal mereka relatif lemah dan dapat berdampak pada aspek kerja sama tim.

3. Mengeluarkan biaya yang lebih banyak untuk pembangunan, perlengkapan, dan perawatan

Ada harga, ada kualitas—ucapan tadi berlaku pada tata ruang kantor tertutup yang akan menghabiskan banyak dana. Karena akan membangun banyak ruang, biaya material dan jasa pembangunan harus sesuai. Selain itu, fasilitas perusahaan pun juga memakan dana karena barang-barang tersebut tidak digunakan bebarengan.

Keuangan juga akan terkuras dalam membiayai listrik untuk lampu dan AC, ditambah dengan perawatan rutin untuk menjaga keawetannya. Finansial dan fasilitas kantor sama-sama mendapatkan perhatian perusahaan, dan jangan sampai berat sebelah. Maka, penting bagi perusahaan untuk merencanakan dan memiliki bujet yang sesuai.

4. Memakan ruang yang seharusnya dapat dimanfaatkan

Perusahaan harus dapat memanfaatkan lahannya secara tepat dan maksimal. Sementara, tata ruang kantor tertutup berpotensi menghabiskan ruang secara cuma-cuma. Maka dari itu, perlu adanya perencanaan dan pembangunan ruang kantor yang baik agar setiap sisi berfungsi dengan baik dan sesuai.

5. Menghambat perombakan ruangan apabila terjadi perubahan dalam perusahaan

Mengikuti kerugian sebelumnya, akan sulit bagi perusahaan untuk menata kembali setiap bagian kantor apabila ada restrukturisasi di dalamnya atau perawatan masif bangunan. Hal ini dapat membatasi operasional dan kemajuan perusahaan. Misalnya, adanya penambahan karyawan atau penempatan tim di ruang kerja jadi tidak difasilitasi karena semua ruangan kantor sudah “penuh”.

Keuntungan tata ruang kantor yang terbuka

Tata ruang kantor terbuka mendukung dinamika startup. (Sumber: Pexels)

Maraknya penggunaan tata ruang kantor terbuka tidak terlepas dari efek positifnya terhadap operasional dan produktivitas perusahaan. Apabila kamu masih ragu untuk beralih ke tipe ruang kantor lain, ketahui kelebihan tata ruang kantor terbuka di bawah ini.

1. Menghemat biaya operasional perusahaan

Perusahaan tidak perlu repot-repot merancang satu-persatu ruang kantor karena karyawan akan bekerja dalam common space. Selain itu, tata ruang kantor terbuka yang lebih luas dapat memanfaatkan pencahayaan alami dari sinar matahari sehingga kamu bisa hemat listrik. Hal ini dapat memangkas pengeluaran perusahaan.

2. Memudahkan interaksi antarkaryawan

Terutama bagi karyawan lintas divisi yang bekerja dalam satu tim, tata ruang kantor terbuka memudahkan mereka untuk berkolaborasi dan saling bertukar informasi dengan lebih cepat. Hal ini berdampak pada penyelesaian tugas tanpa terhambat penundaan informasi dan sejenisnya. Interaksi yang lebih banyak juga berpotensi meningkatkan kualitas hubungan antarkaryawan, terutama yang bekerja di meja ataupun lantai yang sama. Aspek jarak sangat berpengaruh dalam hal ini, dimana interaksi mereka tidak terbatas oleh ruang.

3. Menciptakan budaya perusahaan yang terbuka dan transparan

Mengikuti kelebihan di atas, tata ruang kantor terbuka memungkinkan keterbukaan antarkaryawan, baik dalam lingkup pekerjaan maupun interpersonal. Meminta dan memberi masukan bahkan untuk lintas divisi jadi lebih mudah karena anggota divisi lain telah memahami konteks dan kendalanya. Budaya yang seperti ini dapat mempererat hubungan antarkaryawan, baik secara horizontal maupun vertikal. Konsep ruangan ini juga memungkinkan kesenjangan sistem antardivisi, sehingga setiap bagian dalam perusahaan dapat bekerja secara maksimal.

4. Memberikan ruang kerja yang fleksibel bagi karyawan

Fleksibilitas adalah poin plus utama dari tata ruang kantor terbuka. Terkadang, produktivitas dan kreativitas kita dapat terhambat oleh ruang. Konsep ini memungkinkan untuk berganti suasana yang mendukung kinerjamu dan memaksimalkan space yang ada di kantor.

Segala fasilitas, mulai dari perabotan, peralatan, dan lainnya dapat digunakan bersama dan disediakan sesuai kebutuhan saja. Selain itu, perubahan letak maupun struktural dengan mudah terakomodir oleh tata ruang kantor terbuka. Perusahaan dapat lebih siap menampung jumlah karyawan lebih banyak lagi.

5. Memudahkan pengawasan kinerja karyawan oleh atasan

Tidak seperti ruang kantor tertutup yang penuh sekat, atasan perusahaan dapat dengan mudah mengawasi serta mengayomi bawahannya. Apabila ada masalah yang terjadi ataupun keluh dan kesah yang ingin disampaikan, mereka tidak perlu mengeluarkan tenaga ekstra untuk menghampirinya.

Kerugian tata ruang kantor yang terbuka

Tidak disangka, kelemahan ruang kantor terbuka cukup signifikan terhadap perusahaan. (Sumber: Pexels)

Apakah tata ruang kantor terbuka adalah pilihan terbaik? Nyatanya, masih banyak perusahaan yang mempertahankan tata ruang kantor tertutup karena alasan yang adalah kekurangan tata ruang kantor terbuka sebagai berikut.

1. Memperburuk komunikasi antarkaryawan

Kemudahan komunikasi bukan berarti kualitas komunikasi yang baik. Ruang yang terbuka berpotensi mendorong karyawan untuk melupakan “etika” bekerja dan bersosialisasi. Posisi setiap karyawan juga menjadi abu-abu karena mereka ditempatkan di ruangan yang sama.

Bahkan, sebuah studi membuktikan bahwa interaksi tatap muka menurun 70% karena setiap individu cenderung menciptakan fourth wall dimana mereka mereka akan berusaha keras untuk fokus bekerja layaknya sendirian (tanpa orang lain di sekitar). Hal ini sudah menjadi norma yang dianut bersama. Tentunya, 2 kemungkinan ini dapat terjadi tergantung karakter karyawan dan budaya perusahaan.

2. Memicu distraksi/gangguan dan ketiadaan privasi (sulit fokus, gaduh dan bising, interaksi yang tidak perlu, rahasia pekerjaan tidak terjamin)

Tata ruang kantor terbuka berarti akan ada banyak orang di dalamnya. Kamu rentan akan kegaduhan, aktivitas yang memecah konsentrasi, bahkan sesederhana suara keyboard yang dapat menghambat fokus dan kinerjamu. Belum lagi interaksi kurang penting yang diinisiasi rekan kerja saat jam kerja.

Selain itu, privasi dan kerahasiaan pekerjaan jadi tidak terjamin karena siapapun dapat mengakses areamu. Kamu perlu mengerahkan usaha ekstra agar dokumen, pekerjaan, serta “kehidupan” kantormu tetap terjaga dan nyaman dengan tata ruang kantor terbuka.

3. Menurunkan produktivitas dan kepuasan kinerja karyawan

Kekurangan sebelumnya memperjelas bahwa ruang kantor yang terekspos dapat menurunkan produktivitasmu karena berbagai distraksi yang mudah masuk. Hal ini sudah cukup merugikan perusahaan, tetapi hilangnya semangat bekerja yang membuat kepuasan kerja makin memperparah nasib bisnis kedepannya.

Ketika seorang karyawan kehilangan passion, mereka jadi malas bekerja, tidak produktif, dan enggan terlibat secara aktif dalam perusahaan. Hal tersebut dapat dipicu oleh ketidakpuasan karyawan, dimana sebuah studi menyatakan bahwa makin banyaknya karyawan dipusatkan dalam satu ruangan, mereka akan merasa makin tidak puas saat bekerja.

4. Mengancam kesehatan karyawan

Salah satu kelebihan tata ruang kantor terbuka adalah sirkulasi udara yang baik. Namun, ini artinya karyawan juga akan lebih mudah tertular penyakit yang dimiliki rekan seruangan. Akibatnya, karyawan berpotensi mengambil banyak cuti karena sakit. Perusahaan harus memperhatikan kesejahteraan mereka dengan membuat lingkungan kerja yang aman dan nyaman.

5. Membuat lingkungan kerja lebih berantakan

Tanggung jawab karyawan dalam menjaga kebersihan ruang kerjanya diuji dengan konsep tata ruang kantor ini. Karena terkesan seperti fasilitas umum, sering kali karyawan kurang peduli untuk membereskan “ulahnya” sendiri dan membiarkan hal-hal yang berantakan tersebut untuk ditangani orang lain seperti office boy. Akhirnya, karyawan lain jadi ikut berantakan dan malas bekerja ketika melihat space-nya yang tidak rapi.

Perdebatan terkait tata ruang kantor mana yang lebih baik akan terus berlanjut karena kebutuhan perusahaan yang kerap berubah-ubah. Maka dari itu, sejumlah perusahaan telah menerapkan kedua konsep ruang kantor ini untuk mengakomodasi aktivitas bisnisnya.

Sekarang, kamu jadi tahu, ‘kan, tata ruang kantor apa yang cocok untuk bekerja? Kamu bisa menyarankannya di perusahaanmu saat ini atau menelusuri bagaimana ruang kantor perusahaan impianmu. Supaya kesampaian dapat pekerjaan di sana, ayo daftarkan dirimu ke EKRUT untuk mewujudkan dream job-mu lebih mudah!

Sumber: