Dalam beberapa situasi, terkadang kamu terpaksa harus mengeluarkan uang pribadi demi memenuhi keperluan yang berkaitan dengan operasional kantor dan pekerjaan. Bila ini terjadi maka yang perlu kamu lakukan selanjutnya adalah mengajukan klaim reimbursement pada bagian keuangan perusahaan. Umumnya perusahaan sudah memiliki peraturan dan standar terhadap proses reimbursement karyawan.
Lantas, apa yang harus kamu perhatikan saat mengajukan proses reimbursement di tempat kerja dengan tepat? Berikut ulasannya.
Apa itu reimbursement?
Biaya perjalanan dinas merupakan salah satu contoh pengeluaran yang bisa diganti oleh perusahaan - EKRUT
Pada dasarnya reimbursement atau reimburse adalah metode untuk membayar kembali karyawan ketika mereka menggunakan uang mereka sendiri untuk pengeluaran yang berkaitan dengan kepentingan pekerjaan atau bisnis perusahaan.
Kategori pengeluaran karyawan yang dapat diajukan reimburse pun akan berbeda tergantung kebijakan masing-masing perusahaan. Namun, beberapa tipe pengeluaran karyawan yang dapat di reimburse umumnya antara lain:
-
Penggantian biaya perjalanan bisnis
Tidak jarang karyawan dituntut harus melakukan perjalanan bisnis ke luar kota atau negeri. Nah, biaya yang dikeluarkan karyawan selama melakukan perjalanan bisnis ini lah yang umumnya akan dikembalikan perusahaan. Beberapa contoh pengeluaran untuk perjalanan bisnis seperti, biaya tiket pesawat, transportasi dan akomodasi, dan makan. Meski demikian perlu dipahami bahwa selain melakukan reimburse, beberapa perusahaan terkadang menerapkan sistem pemberian tunjangan harian untuk biaya pengeluaran di perjalanan dinas tersebut.
-
Penggantian biaya bisnis
Tujuan reimbursement atau reimburse adalah mengganti biaya yang dikeluarkan karyawan dalam hal kepentingan bisnis. Beberapa contohnya seperti membayar perlengkapan kantor, membayar sewa tempat, program pelatihan karyawan, biaya makan yang dikeluarkan saat rapat dengan klien, atau bahkan biaya pulsa yang dikeluarkan untuk melakukan panggilan telepon untuk klien.
-
Penggantian biaya perawatan kesehatan
Beberapa perusahaan juga menawarkan tunjangan karyawan yang pada dasarnya adalah penggantian biaya medis yang mereka keluarkan. Contohnya seperti reimburse biaya obat atau konsultasi dokter.
Baca juga: 7 Alasan pentingnya kesehatan dan keselamatan kerja
3 Jenis reimbursement
Menyusun ide untuk membuat bisnis dan menjadi seorang teknopreneur - EKRUT
Seperti yang kita ketahui ada beberapa jenis reimbursement yang biasanya digunakan untuk keperluan kantor. Berikut 3 jenis reimbursement tersebut:
1. Insurance
Istilah reimburse adalah hal umum yang juga digunakan di bidang asuransi. Ketika pemegang polis asuransi kesehatan membutuhkan tindakan medis darurat, reimbursement digunakan karena seringkali tidak ada waktu untuk menghubungi perusahaan asuransi untuk membicarakan tentang penggantian yang berhak didapatkan. Akhirnya tertanggung harus membayar perawatan medis dengan biaya sendiri. Setelah itu mereka dapat mengajukan penggantian kepada perusahaan asuransi mereka dengan sistem reimbursement.
Baca juga: 8 Alasan pentingnya kesehatan dan keselamatan kerja (K3)
2. Taxes
Reimburse adalah hal yang juga umum dipakai untuk pajak yang dibayarkan kepada pemerintah. Sebagian besar wajib pajak pada pendapatan yang diterima sudah dipotong setiap periode pembayaran melalui pemotongan gaji, yang tidak memperhitungkan kredit yang mungkin menjadi hak wajib pajak karena pajak lain yang dibayarkan atau pengeluaran yang dilakukan.
Jika pembayar wajib pajak telah membayar kelebihan pajak karena suatu alasan berupa pajak yang dipungut di sumber atau pajak yang dipotong di sumber, maka mereka dapat mengajukan reimbursement atas kelebihan jumlah yang dibayarkan pada saat mengajukan SPT. Kelebihan pajak yang telah dibayar wajib pajak akan dikembalikan.
Pengembalian pajak yang diberikan kepada wajib pajak oleh pemerintah merupakan suatu bentuk reimbursement, karena uang yang dikembalikan kepada wajib pajak tersebut disebabkan oleh kelebihan pembayaran sebelumnya.
3. Legal
Jenis reimbursement yang disebut tunjangan reimbursement berlaku untuk sektor hukum. Tunjangan reimbursement diperintahkan oleh hakim dan merupakan pembayaran yang dilakukan kepada mantan pasangan sebagai penggantian waktu dan uang yang diinvestasikan dalam prospek dan pertumbuhan keuangan pasangan.
Seseorang dalam penyelesaian perceraian yang bekerja penuh waktu untuk mendukung pasangannya melalui perguruan tinggi mungkin berhak atas tunjangan penggantian jika pasangan telah lulus dan sekarang mendapatkan penghasilan.
Baca juga: 7 tunjangan kerja yang unik dan menarik bagi karyawan selain gaji
Tips mengajukan klaim reimbursement ke perusahaan
Syarat penting dalam reimburse adalah kelengkapan bukti pembayaran - EKRUT
Sebelum mengajukan reimbursement atas biaya yang kamu keluarkan dari uang pribadi ke perusahaan, ada beberapa hal penting yang harus kamu perhatikan.
1. Pastikan kamu memahami kebijakan perusahaan terkait reimbursement
Hal pertama yang harus kamu perhatikan sebelum mengajukan klaim reimburse adalah memahami aturan dan kebijakan yang ada di perusahaan. Pasalnya, aturan reimbursement di setiap perusahaan bisa jadi berbeda. Dengan memahami aturan ini kamu dapat mengetahui jenis-jenis pengeluaran seperti apa yang dinggap valid oleh perusahaan dan bisa diganti.
Misalnya pada beberapa perusahaan, ada batasan nominal untuk klaim reimbursement yang berkaitan dengan biaya kesehatan. Ada pula perusahaan yang tidak menerapkan reimbursement pada perjalanan dinas melainkan hanya menerapkan pemberian sistem tunjangan harian. Perlu dipahami bahwa perusahaan memang berhak untuk memberlakukan batasan pada pengeluaran staf. Ini dilakukan untuk mengurangi pengeluaran perusahaan yang berlebihan. Pembatasan ini sendiri harus dikomunikasikan dengan karyawan
Salah satu contoh batasan pengeluaran staf tidak hanya dari segi jumlah uang, namun bisa jadi berupa pembatasan jenis penyedia yang dipilih karyawan seperti maskapai penerbangan,jaringan hotel atau rumah sakit tertentu. Selain mengetahui kebijakan terkait aturan reimbursement, cari tahu pula prosedur pengajuan reimbursement perusahaan. Beberapa perusahaan mungkin mensyaratkan kamu harus mengisi form penggantian biaya.
Tanyakan pula rentang waktu pencairan dana reimbursement. Sebagian besar perusahaan menetapkan tanggal dimana semua laporan dan biaya reimbursement akan diajukan dan ditinjau oleh bagian akuntansi.
2. Selalu simpan bukti pembayaran
Saat hendak mengajukan reimbursement hal penting yang harus kamu lakukan adalah memastikan kamu memiliki semua bukti pembayaran. Perusahaan tentu tidak akan mengganti pembayaran yang tidak dapat dibuktikan.
Bukti pembayaran ini bisa berupa tanda terima, faktur atau dokumen lainnya. Pastikan bukti pembayaran ini memuat informasi seperti total biaya, waktu transaksi, tempat pembelian, deskripsi produk atau layanan yang disediakan.
3. Ajukan reimbursement secepatnya
Pastikan untuk mengajukan klaim reimbursement secepatnya. Jangan tunda-tunda dan biarkan terlalu lama jeda antara penggunaan dan pengajuan klaim penggantian biaya tersebut. Biasanya perusahaan akan menerapkan waktu maksimal pengajuan reimbursement dari tanggal yang tertera di bukti bayar. Selain karena perusahaan butuh waktu untuk memroses pengajuan klaim kamu, mengajukan reimbursement secepatnya juga mengantisipasi terjadi hilangnya bukti bayar yang kamu miliki.
4. Jangan sekali-kali berbuat curang.
Perusahaan selalu memeriksa pengeluaran staf untuk memastikan tidak adanya kecurangan. Beberapa skema kecurangan yang mungkin dilakukan karyawaan saat mengajukan reimburse adalah:
- Multiple reimbursement. Kecurangan ketika karyawan menggunakan beberapa bentuk bukti pembayaran yang ia miliki di luar keperluan perusahaan sebagai bukti saat klaim reimburse.
- Pengeluaran fiktif. Saat karyawan mengarang pembelian dan meminta penggantian biaya
- Pengeluaran berlebih. Ketika karyawan sengaja menaikkan nominal pengeluaran dari yang sebenarnya sebelum meminta penggantian ke perusahaan.
- Pengeluaran yang salah. Ketika karyawan mencoba menggunakan pengeluaran pribadi dengan mengkarakteristikkannya dengan pengeluaran bisnis.
Untuk mencegah kecurangan ini biasanya perusahaan akan mengeluarkan kebijakan seperti mensyaratkan bukti asli untuk semua pembelian, pengecekan ganda, hingga mengadakan audit secara berkala.
Baca juga: Ragam tunjangan unik dan menarik bagi karyawan selain gaji
3 Contoh formulir reimbursement
Syarat penting dalam reimburse adalah kelengkapan bukti pembayaran - EKRUT
Berikut adalah beberapa contoh formulir reimbursement asuransi untuk klaim perawatan rumah sakit.
1. Formulir klaim reimbursement Asuransi Sinar Mas
Formulir klaim reimbursement asuransi Sinar Mas - EKRUT
Berikut ini adalah contoh formulir klaim rawat jalan reimbursement asuransi Sinar Mas. Formulir klaim ini berisi data diri karyawan, tanda tangan karyawan dan izin memberikan keterangan mengenai penyakit karyawan, diagnosis penyakit, besar klaim yang diajukan berdasarkan jenis perawatan yang dilakukan (seperti dokter umum/spesialis, obat-obatan, laboratorium, fisioterapi, cabut/tambal gigi, dll), juga tanda tangan dan stempel dokter.
Beberapa dokumen penunjang juga perlu dilampirkan seperti kuitansi biaya pemeriksaan, pembelian obat/pembayaran tes laboratorium, surat pengantar dokter untuk pemeriksaan laboratorium, juga hasil tes laboratorium.
2. Formulir klaim reimbursement Asuransi Astra
Formulir klaim reimbursement asuransi Astra - EKRUT
Berikut ini adalah contoh formulir klaim reimbursement asuransi Astra. Formulir klaim ini berisi data diri karyawan, jumlah klaim yang ditagihkan, jenis klaim yang diajukan (seperti rawat inap, persalinan, rawat jalan, rawat gigi, atau kacamata), data bank untuk transfer pembayaran klaim, juga pernyataan yang ditandatangani pasien dan dokter beserta stempel dari Rumah Sakit.
Beberapa dokumen penunjang juga perlu dilampirkan seperti kuitansi pembayaran asli yang sudah bertanda tangan dan stempel dari Rumah Sakit, resume medis, rincian biaya perawatan, salinan resep, salinan tes diagnostik, dll.
3. Formulir klaim reimbursement BNI Life
Formulir klaim reimbursement asuransi BNI Life - EKRUT
Berikut ini adalah contoh formulir klaim reimbursement asuransi BNI Life. Formulir klaim ini berisi data diri karyawan, jumlah klaim yang ditagihkan, data bank untuk transfer pembayaran klaim, juga tanda tangan pasien. Beberapa dokumen penunjang juga perlu dilampirkan seperti formulir klaim, resume medis, kuitansi pembayaran asli yang sudah bertanda tangan dan stempel dari Rumah Sakit, rincian biaya perawatan, salinan resep, salinan tes diagnostik, dll.
Baca juga: Pentingnya kesejahteraan karyawan bagi kualitas pekerja
Itulah beberapa hal yang bisa kamu perhatikan dari proses reimbursement di tempat kerja. Tidak perlu khawatir jika memang kamu mengeluarkan uang pribadi untuk kepentingan kerja asalkan kamu sudah tahu kebijakan dan proses pengajuan reimbursement yang jelas di perusahaan kamu sekarang. Perlu kamu ingat, meskipun perusahaan memberikan benefit ini, jangan sekali-kali kamu menggunakannya untuk kepentingan pribadi, ya!
Last update: 5 September 2021
Sumber:
- kissflow.com
- spendesk.com
- employsure.co.nz
- thebalancecareers.com
- investopedia
- cleartax
- lifepal
