Rapat online atau meeting virtual adalah salah satu cara efektif untuk memastikan kolaborasi tim tetap berjalan selama kebijakan work from home diberlakukan sebagai upaya pencegahan virus COVID-19.
Tapi, sudahkah kamu tahu bagaimana cara membuat rapat online yang efektif dan efisien? Bila belum, perhatikan beberapa tips menciptakan rapat online atau meeting virtual yang sukses berikut ini.
1. Pastikan melakukan persiapan teknis dengan matang
Pastikan audio hingga gambar tidak hilang saat rapat online berlangsung - EKRUT
Sebelum mengadakan rapat online, pastikan kamu dan anggota tim sudah melakukan persiapan teknis dengan matang.
Tentukan tools apa yang kamu gunakan dalam rapat online bersama tim. Ada banyak tools komunikasi dan meeting virtual yang bisa kamu gunakan secara gratis seperti zoom, GoToMeeting, Skype,atau bahkan Google Hangout. Setelah itu pastikan untuk mengecek koneksi internet, audio hingga webcam.
Persiapan teknis ini tidak hanya perlu dilakukan oleh kamu selaku pemimpin rapat, namun juga setiap anggota yang akan menghadiri rapat.
Berikan instruksi agar setiap peserta rapat online sudah melakukan uji coba sebelumnya. Dengan melakukan hal ini kamu dapat meminimalisir adanya gangguan atau kesalahan teknis saat rapat berlangsung.
Baca juga: Meningkatkan produktivitas kerja pada 2020 dengan deretan tools ini
2. Tentukan tujuan dan agenda rapat online sebelumnya
Membuat agenda rapat sebelumnya akan membuat efisiensi waktu - EKRUT
Tidak hanya persiapan teknis, kamu juga harus menentukan tujuan dan agenda rapat sebelumnya. Hal ini untuk memastikan meeting virtual dapat berjalan efektif dan sesuai arahan yang tepat.
Komunikasikan pada peserta rapat tentang apa yang menjadi tujuan dari rapat online tersebut, agenda yang akan dibahas hingga pembagian tugas seperti menunjuk juru tulis dalam meeting tersebut.
Bila rapat online membahas perkembangan proyek atau pekerjaan dari tiap anggota tim, ada baiknya setiap anggota juga mengirimkan materi berupa laporan yang akan dibahas sebelum rapat dimulai.
Ini akan membantu efisiensi waktu karena peserta dapat menggunakan waktu rapat online tidak lagi untuk melaporkan pekerjaan, tapi lebih kepada membahas hal-hal yang ingin ditanyakan terkait laporan tersebut.
3. Pemimpin berperan sebagai fasilitator
Agar rapat online berjalan lancar pemimpin harus berperan sebagai fasilitator - EKRUT
Dalam rapat tatap muka mungkin kontrol dan komando akan lebih berfungsi. Namun tidak demikian dengan rapat online. Kamu tidak dapat mengontrol orang ketika mereka berada di lokasi yang berbeda.
Hal yang dibutuhkan dalam meeting virtual adalah kolaborasi untuk melibatkan orang lain dan kerja sama. Hal ini berarti pemimpin harus mengambil peran sebagai fasilitator agar rapat online berjalan secara efektif dan lancar.
4. Gunakan icebreaker di awal meeting virtual
Memulai dengan icebreaker akan membuat peserta lebih nyaman dan tidak tegang - EKRUT
Meskipun hal ini bukanlah keharusan, namun tidak ada yang salah untuk memulai rapat online dengan icebreaker terutama di situasi yang tidak kondusif seperti sekarang.
Gunakan icebreaker untuk membuat peserta nyaman dan bahkan untuk memperkuat hubungan interpersonal antar tim yang mungkin merasa jenuh, stres atau terisolasi akibat dampak penyebaran COVID-19.
5. Beri larangan multitasking
Hindari kegiatan yang bisa mengganggu fokus peserta saat rapat online - EKRUT
Guna menjaga fokus pada saat meeting virtual berlangsung, berikan larangan multitasking bagi setiap peserta rapat online.
Pasalnya meski seseorang mengaku dapat melakukan multitasking, namun ketika melakukan dua tugas berbeda sekaligus maka pemrosesan informasi dalam otak pun tetap terhambat.
Baca juga: Strategi mengatur meeting agar efektif
6. Dorong partisipasi dan kolaborasi setiap peserta rapat online
Libatkan semua peserta meeting virtual secara aktif - EKRUT
Berikan dorongan bagi setiap partisipan untuk menunjukan partisipasi dan kolaborasi aktif di dalam rapat online.
Salah satu cara adalah memberikan giliran bagi setiap anggota untuk memberikan pendapat maupun mengajukan dan menjawab pertanyaan. Dengan kolaborasi yang aktif, rapat online pun dapat berjalan lebih produktif dan efektif.
7. Kumpulkan masukan dari anggota tim yang tidak bisa bergabung
Menanyakan pendapat anggota tim yang berhalangan hadir membuat mereka tetap merasa dilibatkan - EKRUT
Jangan lupakan untuk mengumpulkan ide atau masukan dari anggota tim yang tidak dapat bergabung dalam rapat sehingga kamu dapat mempertimbangkan semua masukan saat menangani masalah tertentu atau menjadi perwakilan untuk menyampaikan pendapat atas nama mereka.
Dengan begitu, kamu pun bisa memasukkan poin dan pendapat mereka ke dalam diskusi rapat online, dan membuat mereka tetap merasa dilibatkan.
8. Lakukan rekap sebelum rapat online berakhir
Pastikan melakukan rekap dan follow up hasil meeting virtual - EKRUT
Sebelum mengakhiri rapat online pastikan kamu dan semua anggota tim merekap action item yang harus mereka kerjakan setelah rapat.
Ini adalah cara untuk memastikan rapat selesai dengan hasil yang jelas. Bila perlu bagikan notulen rapat online agar semua paham tentang keputusan akhir rapat dan tindakan apa yang harus dilakukan di masa depan.
Jika sudah mengetahui tips menciptakan rapat online yang sukses, pastikan untuk melakukan berbagai penyesuaian di atas agar meeting virtual yang kamu adakan di tengah kebijakan work from home ini tetap berjalan lancar, efektif dan efisien, ya.
Last update: 26 September 2020
Sumber:
- weforum.org
- inc.com
- hbr.org
