Apakah kamu familiar dengan istilah quotation? Istilah tersebut terbilang umum dalam proses pengadaan barang atau jasa dalam perusahaan. Pada saat pengadaan barang dilakukan, tentunya akan melewati berbagai macam proses, seperti permintaan, penawaran, dan pembelian.
Menggunakan quotation atau surat penawaran ini banyak digunakan oleh perusahaan karena bisa menyesuaikan dengan anggaran yang ada saat pengadaan barang Untuk dapat mengetahui cara membuatnya, perhatikan jenis, komponen informasi, perbedaannya dengan invoice, dan contohnya berikut ini.
Apa itu quotation?
Quotation merupakan penawaran yang dibuat atas permintaan klien. (Sumber: Pexels)
Ketika penjualan atau pembelian barang dilakukan oleh perusahaan, terdapat dokumen yang menyertai proses tersebut. Salah satunya adalah quotation atau yang biasa disebut dengan surat penawaran. Dokumen atau surat tersebut dapat diserahkan oleh supplier atau pemasok kepada klien atau perusahaan yang berpotensial untuk melakukan pembelian. Di dalamnya akan tercantum harga yang ditawarkan pemasok akan suatu barang atau jasa.
Surat penawaran akan dibuat berdasarkan kondisi atau permintaan tertentu yang ditetapkan oleh klien. Dengan kata lain, surat tersebut merupakan perjanjian kesepakatan harga antara penjual dan pembeli. Dengan mengirimkan quotation kepada klien, pemasok berarti sepakat dengan harga yang diusulkan, seperti yang dilansir dari invoiceberry.com. Dokumen tersebut bersifat mengikat, maka harus dipertimbangkan dengan matang sebelum melakukan kesepakatan. Perusahaan harus melakukan perhitungan agar bisnis yang dijalankan tetap mendapatkan keuntungan mengingat harga yang ditawarkan berbeda dari harga pasaran.
Jenis-jenis quotation
Jenis ini banyak digunakan oleh perusahaan manufaktur.. (Sumber: Pexels)
Jenis quotation berbeda, tergantung dari transaksi yang dilakukan. Perbedaan dapat dilihat dari pihak yang diberikan penawaran. Berikut ini dua jenis dokumen tersebut yang perlu kamu ketahui.
1. Vendor quotation
Vendor quotation merupakan dokumen penawaran yang dibuat oleh perusahaan penghasil produk kepada klien. Perusahaan akan mengeluarkan jenis dokumen tersebut saat akan melakukan perjanjian kesepakatan dengan pihak vendor. Perusahaan yang banyak menggunakan jenis ini adalah manufaktur.
2. Customer quotation
Penawaran yang langsung ditujukan kepada konsumen. (Sumber: Pexels)
Sedangkan surat penawaran yang dibuat oleh perusahaan untuk langsung ditawarkan pada konsumen disebut customer quotation. Dokumen tersebut akan dicetak saat perusahaan akan memberikan penawaran penjualan produk kepada konsumen, baik dalam bentuk barang atau jasa.
Komponen informasi dalam quotation
Dokumen ini merupakan salah satu surat bisnis yang bersifat formal.. (Sumber: Pexels)
Terdapat format tersendiri jika kamu ingin membuat surat penawaran. Dalam bisnis, dokumen tersebut bersifat formal dan menunjukkan profesionalitas dari perusahaan. Adapun bagian yang harus ada dalam surat penawaran, yaitu:
1. Bagian pembuka
Sebagai pembukaan, kamu bisa menulis informasi terkait perusahaan, seperti ringkasan profil perusahaan. Untuk menarik klien atau konsumen, kamu bisa mempromosikan produk perusahaan pada bagian pembuka. Sertakan juga dokumen-dokumen pendukung yang dapat menunjukkan kredibilitas perusahaan, misalnya NPWP, Surat Izin Untuk Perdagangan, dan sertifikat legalitas lainnya. Akan lebih baik jika turut menyebutkan kelebihan jika bekerjasama dengan perusahaanmu, seperti produk dengan standar internasional atau penggunaan bahan berkualitas.
2. Bagian isi
Daftar barang, harga, cara pemesanan, hingga metode pembayaran masuk ke dalam bagian isi quotation. (Sumber: Pexels)
Bagian berikutnya adalah isi atau konten dari surat dimana kamu harus mendaftar satu persatu produk yang ditawarkan secara mendetail. Tidak hanya jenis produk saja, namun turut menyertakan harga, cara pemesanan, dan proses pembayaran yang bisa digunakan. Kamu juga bisa memberikan penawaran khusus lainnya apabila konsumen melakukan pembelian melebihi minimal order.
3. Bagian penutup
Pada bagian akhir, kamu bisa menutupnya dengan harapan untuk dapat bekerjasama dengan klien tersebut dan ucapan terimakasih atas waktu juga kesempatan yang diberikan. Nah, kamu juga bisa melampirkan riwayat pengalaman perusahaan dalam pekerjaan yang sebelumnya dilakukan. Sehingga klien akan lebih yakin bahwa perusahaanmu terpercaya.
Perbedaan quotation dengan invoice
Invoice merupakan dokumen yang diberikan setelah proses jual beli diselesaikan. (Sumber: Pexels)
Adapun perbedaan antara quotation dan invoice, antara lain:
| Quotation | Invoice |
| Quotation diberikan sebelum proses jual beli berlangsung. | Invoice diberikan setelah proses jual beli selesai. |
| Memberikan informasi secara detail harga dari berbagai produk yang ditawarkan. | Mencantumkan biaya akhir yang harus dibayarkan serta jatuh tempo pembayaran. |
| Harga yang terdaftar masih bisa berubah-ubah tergantung kesepakatan atau permintaan klien. | Dokumen yang merupakan bukti bahwa telah terjadi transaksi antara penjual dan pembeli. |
3 Contoh quotation
Sistem pembayaran yang akan dilakukan sesuai dengan kesepakatan penjual dan pembeli. (Sumber: Pexels)
Quotation tidak hanya berisikan daftar produk dan harga yang ditawarkan saja, terdapat juga informasi mengenai kesepakatan metode pembayaran yang harus dilakukan oleh klien. Berikut ini kesepakatan pembayaran yang dapat dilakukan oleh perusahaan dan klien.
1. Cash on delivery (COD)
Metode COD banyak digunakan karena lebih aman bagi kedua belah pihak. (Sumber: Pexels)
Metode pembayaran ini mungkin sering kamu dengar, dimana dilakukan secara tunai saat produk telah diterima oleh pembeli. Tidak hanya secara tunai, pembayaran juga bisa dilakukan melalui cek atau online banking. Cara pembayaran dengan sistem COD banyak dilakukan karena baik pihak penjual atau pembeli merasa lebih aman saat bertransaksi.
2. Cash before delivery
Menggunakan metode cash before delivery merupakan sistem pembayaran yang dilakukan sebelum barang dikirim kepada pembeli atau konsumen. Cara ini juga banyak dilakukan ketika bertransaksi jual beli. Sebagai contohnya adalah proses transaksi yang dilakukan melalui berbagai macam platform belanja online. Pihak penjual akan lebih diuntungkan dengan sistem pembayaran ini karena dapat meminimalisir resiko, seperti penipuan.
3. Term of payment
Term of payment adalah sistem dimana akan diberikan tanggal jatuh tempo pembayaran. Konsumen atau klien diharapkan untuk membayar sebelum tanggal jatuh tempo yang telah disepakati setelah invoice diberikan. Apabila konsumen tidak dapat memenuhi kewajibannya, biasanya akan diberikan sanksi, seperti denda hingga dicoret dari daftar klien.
Surat penawaran akan banyak digunakan oleh perusahaan terutama jika berkaitan erat dengan proses jual beli produk. Sehingga dalam membuatnya juga butuh pertimbangan yang matang agar tidak terjadi kerugian yang berdampak pada operasional perusahaan.
Sumber:
- invoiceberry.com
- businessnewsdaily.com
- investopedia.com
