Hampir setiap hari perusahaan memesan barang atau bahan bahan baku ke supplier-nya. Nah, Purchasing Staff adalah orang yang bertanggung jawab dalam hal ini. Bagi perusahaan, Purchasing Staff adalah bagian penting dalam menjaga alur pembelian barang tetap lancar, efisien, dan menghasilkan keuntungan bisnis. Sebenarnya, apa itu Purchasing Staff dan apa saja tugas atau tanggung jawabnya? Agar lebih jelas, akan dibahas lebih lanjut di artikel ini. Simak terus, ya!
Definisi Purchasing Staff
Purchasing staff menjadi bagian penting dari produksi (Sumber: Unsplash.com)
Secara pengertian bebas, Purchasing Staff adalah pegawai yang berperan untuk membeli bahan baku atau barang yang akan diolah menjadi produk bernilai jual atau bernilai ekonomi. Definisi umum Purchasing Staff adalah karyawan yang ditunjuk untuk membeli barang atau bahan baku dari supplier/pemasok yang akan mendukung operasional perusahaan dan menghasilkan keuntungan ekonomi.
Baca juga: Teknologi AI yang banyak pengaruhi dunia bisnis
Skill penting untuk Purchasing Staff
Skill Penting untuk Staff Purchasing (Sumber: Unsplash.com)
Lalu, agar bisa menjadi seorang Purchasing Staff, apa saja skill yang dibutuhkan? Dapat dikatakan, skill yang dibutuhkan oleh seorang Purchasing Staff adalah negosiasi dan berkomunikasi yang baik. Sebab, kebanyakan seorang Purchasing Staff adalah orang yang harus banyak bertemu supplier atau pemasok dan bernegosiasi mengenai harga barang, agar perusahaan bisa mendapatkan penawaran terbaik.
Beberapa skill Purchasing Staff adalah sebagai berikut:
1. Komunikasi
Sudah disinggung sedikit di atas, Purchasing Staff adalah orang yang harus banyak berkomunikasi dengan supplier, mitra bisnis, pelanggan, atau bahkan antar divisi perusahaan, seperti tim inventaris dan akuntansi. Maka itu, skill komunikasi yang dimiliki Purchasing Staff adalah salah satu keharusan. Agar setiap proyek berjalan lancar dan tidak ada kesalahpahaman.
2. Networking
Skill selanjutnya dari Purchasing Staff adalah networking. Setidaknya, memiliki kenalan dari industri bahan baku, jasa ekspor-impor, atau digital agency. Nantinya, networking ini akan sangat membantu kinerja Purchasing Staff, terutama agar proses pembelian berlangsung mulus.
Jika butuh bahan baku atau barang tertentu, kemungkinan yang bisa dilakukan Purchasing Staff adalah menghubungi kenalan atau networking yang dimilikinya agar bisa mendapatkan harga terbaik bagi perusahaan.
3. Mengorganisir arsip
Di era digital, arsip atau berkas yang dibutuhkan dalam proses pembelian barang bisa disimpan dalam komputer atau Cloud. Meski begitu, salah satu skill Purchasing Staff adalah mampu mengorganisir berkas-berkas ini dengan efisien, baik secara digital maupun berkas kertas. Dokumen Purchasing Staff adalah termasuk aset yang kadang bersifat confidential. Maka, harus disusun, disimpan, dan diorganisir secara rapi dan efisien.
Beberapa tugas Purchasing Staff
Tugas purchasing staff berkomunikasi dengan supplier (Sumber: Unsplash.com)
Terdapat beberapa tugas Purchasing Staff adalah sebagai berikut:
- Menata daftar pembelian barang atau jasa yang akan dikelola perusahaan nantinya.
- Membuat daftar kategori agar lebih mudah dibaca dan dipahami. Misalnya, berdasarkan periode pembelian, jenis purchasing order, dll.
- Membuat daftar nama-nama supplier.
- Mengajukan persetujuan kepada divisi akuntansi/keuangan untuk membeli barang/bahan baku.
- Melakukan kontak dengan supplier atau vendor pemasok agar mendapat penawaran harga terbaik.
- Melakukan negosiasi untuk mendapatkan harga yang paling profitable.
- Membuat berkas PO (Purchase Order) untuk memesan barang yang disepakati, lalu mengirimkan pada supplier yang ditunjuk.
- Memantau agar pengiriman barang berjalan sesuai ekspektasi.
- Memastikan kualitas barang yang dipesan.
- Menghubungi divisi finansial dan logistik tentang berkas dan pembayaran barang yang dipesan.
Baca juga: Cycle Time: Pengertian, Tips, dan Cara untuk Menghitungnya
Tanggung jawab Purchasing Staff
Tanggung jawab purchasing staff (Sumber: Unsplash.com)
Selanjutnya, mari kita simak beberapa tanggung jawab Purchasing Staff adalah sebagai berikut:
1. Menangani pembelian kebutuhan perusahaan
Tanggung jawab Purchasing Staff adalah membuat rencana pembelian barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan. Misalnya, kebutuhan bulanan, atau kebutuhan insidentil, seperti membeli laptop/komputer baru, membeli mesin peralatan, pembelian bahan baku, dll.
2. Mengajukan approval PO pada perusahaan
Setelah membuat berkas PO, tanggung jawab selanjutnya dari Purchasing Staff adalah meminta approval atau persetujuan kepada divisi keuangan. Jika disetujui, baru dilanjutkan pada proses pemesanan ke pihak supplier.
3. Memantau kondisi barang atau bahan baku yang dibeli
Setelah itu, Purchasing Staff perlu memeriksa kembali kondisi barang yang dipesan. Apakah sudah sesuai dengan spesifikasi yang dipesan? Apakah ada keterlambatan? Apakah sesuai dengan harga yang disepakati? Serta kriteria lainnya.
Tugas Purchasing Staff adalah memastikan kualitas barang, ketepatan waktu pengiriman, harga barang yang dipesan, semua sudah memenuhi kebutuhan perusahaan.
4. Melakukan pencatatan faktur/PO (purchasing order)
Salah satu tanggung jawab Purchasing Staff adalah membuat dokumentasi atau pencatatan faktur purchasing order. Terutama, berkaitan dengan divisi akuntansi dan keuangan.
Kesalahan yang harus dihindari Purchasing Staff
Hindari kesalahan sebagai purchasing staff (Sumber: Unsplash.com)
Sejumlah kesalahan Purchasing Staff adalah sebagai berikut, hindari, ya!
1. Membayar barang tanpa approval
Kesalahan pertama Purchasing Staff adalah membayar barang namun tanpa ada approval dari perusahaan. Hal ini bisa berujung pidana karena pembelian barang tidak dilengkapi berkas atau dokumen resmi.
2. Terlambat membayar barang
Jika Purchasing Staff terlambat membayar barang, maka bahan baku atau barang juga dikirim terlambat. Akibatnya, operasional usaha jadi terhambat atau bahkan berhenti. Hal ini akan berdampak pada kerugian perusahaan.
3. Membayar barang terlalu lama atau terlalu cepat
Pembayaran dikatakan terlalu cepat apabila, barang belum sampai tapi uang sudah dibayarkan ke supplier. Atau sebaliknya, pembayaran melewati jatuh tempo, meskipun barang sudah masuk ke pabrik.
Pada dasarnya, bila ada pihak yang melanggar kesepakatan maka akan sangat mengganggu proses purchasing order, sekaligus menunjukkan bahwa Purchasing Staff kurang profesional.
4. Melakukan pembayaran ganda
Meskipun wajar jika manusia melakukan kesalahan, namun apabila terjadi pembayaran ganda, tentunya akan merugikan perusahaan. Terlebih lagi, jika produk yang diorder harganya relatif tinggi. Salah satu kesalahan Purchasing Staff adalah membayar produk sampai dua kali akibat tidak teliti.
Baca juga: LinkedIn Adalah Media Sosial untuk Karier Profesional, Berikut 5 Tips Memanfaatkannya!
Di industri manufaktur, Purchasing Staff adalah salah satu orang yang berperan penting dalam proses produksi barang. Maka itu, perusahaan membutuhkan Purchasing Staff yang terampil dan bisa diandalkan.
Nah, EKRUT adalah platform yang mempertemukan antara talenta berbakat di bidangnya dengan employer yang membutuhkan tenaga profesional. Daftar EKRUT sekarang untuk mengembangkan kariermu!
Sumber:
- careertrend
- promise
- hashmicro
