Segala Hal Tentang Purchase Order yang Penting untuk Kamu Ketahui

Published on: 09 February 2022

•

Min read: 6 min read

Algonz D.B. Raharja

A passionate ecological researcher and writer who loved to learn about SEO and content writing for marketing purposes

Dalam dunia kerja maupun urusan bisnis tertentu, ada bagian khusus yang melaksanakan tugas pengadaan atau pembelian alat dan bahan untuk keperluan operasional dan lain-lain. Umumnya, mereka yang bekerja di bagian ini akrab dengan istilah purchase order. Namun, bagi kamu yang penasaran apa sih yang dimaksud dengan purchase order tersebut, maka sebaiknya kamu simak ulasan berikut ini.

**Apa itu purchase order?**

Purchase order merupakan pesanan pembelian yang dibuat oleh pembeli barang atau layanan kepada pemasok (Sumber: Pexels)

Merujuk pada Shopify, purchase order merupakan pesanan pembelian yang berupa dokumen resmi berisi komitmen pembayaran atas penjualan produk atau layanan tertentu. Dokumen purchase order ini dikeluarkan oleh pembeli sebagai tanda komitmen terhadap penjual dan akan dikirimkan di masa mendatang.

Purchase order umum digunakan oleh perusahaan atau institusi untuk memesan barang tanpa pembayaran langsung di waktu yang sama. Bagi penjual, purchase order dapat menjadi metode penawaran kredit tanpa risiko karena pembeli wajib membayar setelah produk atau layanan dikirimkan.

Sebagai pengamanan, purchase order biasanya disertai nomor blangko kesepakatan yang dapat digunakan untuk melacak pengiriman dan pembayaran. Blangko ini merupakan komitmen antara pembeli dan penjual untuk membeli produk atau jasa secara simultan dan berkesinambungan.

Purchase order dapat dimisalkan seperti kamu bertindak sebagai pembeli yang sedang meminta pasokan produk atau layanan dari pelaku usaha lain. Dari purchase order yang kamu tujukan nantinya akan ditandai dengan blanko tertentu berisi kesepakatan jumlah pesanan dan harga. Detail informasi dalam blanko inilah yang nantinya menentukan efektivitas proses purchase order buatanmu.

Pentingnya otomatisasi dalam proses purchase order

Otomatisasi dalam proses purchase order dapat memudahkan pelacakan data dan pendataan inventaris (Sumber: Pexels)

Otomatisasi purchase order merupakan metode penggunaan platform otomatis untuk melakukan persetujuan purchase order atau pembelian barang. Proses otomatisasi purchase order ini dilakukan dengan perangkat lunak yang terpusat dan secara otomatis dapat ditinjau dan disetujui. Umumnya, penggunaan otomatisasi ini dilakukan oleh dengan enterprise resource planning (ERP) atau bagian procurement di sebuah perusahaan. Adapun langkah-langkah otomatisasi purchase order adalah sebagai berikut:

Karyawan membuat purchase order
Manajer melakukan review dan persetujuan purchase order
Penanggung jawab pemesanan inventaris melakukan persetujuan sesuai anggaran
Mengirim purchase order ke pemasok eksternal
Barang pesanan atau layanan diterima perusahaan
Pemasok mengirimkan invoice ke perusahaan
Otorisasi invoice dilakukan dan pembayaran dilakukan
Proses rekam dokumen berisi blangko purchase order disimpan otomatis

Informasi yang tertulis dalam purchase order

Purchase order secara umum berisi tentang detail pemesanan hingga besaran pajak atau diskon yang diterimakan pembeli (Sumber: Pexels)

Dalam purchase order yang umum dikenal biasanya terdapat beberapa informasi tercantum detail seperti berikut:

Nama Pemesan
Detail atau profil perusahaan yang melakukan pemesanan
Tanggal pemesanan
Nama barang/layanan yang dipesan
Jumlah Barang/Layanan yang dipesan
Harga satuan barang/layanan
Ada tidaknya potongan harga yang telah disepakati sebelumnya (umumnya pada kontrak) dan pajak yang berlaku
Jatuh tempo pembayaran
Otorisasi kesepakatan

Bedanya purchase order dengan invoice

Purchase order dikeluarkan oleh pembeli kepada pemasok, sedangkan invoice dikeluarkan oleh pemasok kepada pembeli (Sumber: Pexels)

Meski sama-sama berhubungan dengan procurement, namun purchase order dan invoice berbeda satu sama lain. Perbedaan utama dari keduanya terletak adalah bahwa purchase order dikirim oleh pembeli ke vendor atau pemasok, sedangkan invoice atau faktur dikirimkan sebagai permintaan pembayaran resmi dari vendor ke pembeli setelah pesanan dipenuhi. Adapun perbedaan lain dari keduanya adalah sebagai berikut:

Purchase Order	Invoice
Konfirmasi pesanan dikirim oleh pembeli ke pemasok	Pengingat pembayaran dikirim oleh pemasok ke pembeli
Dibuat saat pembeli melakukan pemesanan	Diberikan oleh pemasok setelah pesanan terpenuhi
Berisi definisi persyaratan pembelian	Berisi konfirmasi penjualan dari pemasok
Mencegah penimbunan persediaan yang berlebihan dengan adanya blangko data	Mencegah duplikasi dan pembayaran berlebih dari pembeli
Memudahkan pelacakan inventaris	Membantu perhitungan pengeluaran dan pajak

Contoh purchase order

Berikut adalah beberapa contoh purchase order. (Sumber: Pexels)

Untuk lebih memahami lebih lanjut tentang purchase order, mari kita simak beberapa contoh blangko purchase order berikut ini:

Contoh format purchase order

Contoh format blangko purchase order (Sumber: templatelab.com)

Contoh purchase order

Contoh purchase order sederhana (Sumber: zahiraccounting.com)

Contoh purchase order lengkap dengan kolom pajak dan diskon (Sumber: blog.gamatechno.com)

Itulah tadi beberapa contoh blangko purchase order yang dapat dijadikan rujukan terkait detail pemesanan, pajak, hingga diskon.

Bagi kamu yang tertarik mendalami pekerjaan di bidang procurement dan purchase order seperti ini, maka kamu perlu memahami fungsi dan tujuan pembuatan blangko purchase order ini. Tak hanya itu, kamu juga nantinya perlu memahami penggunaan otomatisasi purchase order berbasis aplikasi dan sejenisnya.

Jika kamu telah menguasai semua hal itu dan ingin mengembangkan kariermu ke depan, maka lebih baik kamu mendaftarkan dirimu lewat EKRUT. EKRUT menyediakan ruang bagimu untuk dapat ditemukan berbagai perusahaan yang tengah mencari kandidat pegawai sesuai kebutuhan dan kemampuan tertentu.

Tunggu apa lagi? Silakan klik tautan di bawah ini untuk mulai mendaftar lewat EKRUT dan jemput karier masa depanmu.