Project management adalah serangkaian prosedur yang bertujuan menghasilkan produk, jasa, atau hasil tertentu. Namun, penting kamu ketahui bahwa inti dari project management adalah kolaborasi dan komunikasi. Karena itu, sebuah tim yang bekerja menyelesaikan suatu project harus bisa saling berkomunikasi, berorientasi pada hasil, serta disiplin pada jadwal yang sudah diatur. Baru setelah project management dikomunikasikan, tim dapat menindaklanjuti dan mengevaluasinya. Namun, apa sebenarnya project management itu? Simak pembahasannya berikut ini, yuk!
Baca juga: Mengulik perbedaan Product Manager vs Project Manager
Apa itu project management?
Project management adalah metode yang mempunyai hasil akhir dan waktu serta anggaran terbatas. (sumber: pexels)
Project management adalah serangkaian proses, keahlian, pengalaman, wawasan, serta metode agar mencapai tujuan project tertentu sesuai kriteria yang disepakati. Dalam arti kata lain, project management adalah suatu metode yang mempunyai hasil akhir dan dibatasi oleh skala waktu serta anggaran yang terbatas. Oleh sebab itu, biasanya orang yang mengelola suatu project management adalah tenaga ahli yang memiliki keterampilan teknis dan wawasan bisnis yang baik.
Baca juga: Panduan kerja: 100 hari pertama Project Manager
Tujuan project management
Tujuan project management adalah mencapai keberhasilan sesuai harapan. (sumber: pexels)
Tujuan project management adalah sebagai berikut.
1. Pengembangan dan implementasi prosedur
Terlepas dari skalanya, suatu project membutuhkan waktu dan keahlian. Dengan adanya project management, maka setiap orang bisa menyelesaikan tugas yang sesuai jadwal dan memastikan keberhasilan suatu project.
2. Komunikasi dan pengawasan lebih efisien
Perlu diingat, berhasil atau gagalnya suatu project bergantung pada kerjasama tim. Maka itu, kunci sukses project management adalah kolaborasi dan komunikasi. Tujuan project management adalah mengatur agar setiap anggota tim bisa memahami tugas secara jelas, tidak ambigu, dan lengkap. Sehingga, semua dipahami oleh setiap anggota tim.
3. Tepat waktu
Tujuan utama dalam project management adalah mampu memenuhi tenggat waktu atau jadwal yang ditentukan. Kendala project management adalah jadwal molor yang berdampak pada membengkaknya anggaran keuangan project. Ketepatan waktu dan project bisa diselesaikan dalam waktu yang direncanakan menjadi tujuan utama. Selain itu, perlu diperhatikan juga kualitas hasil pekerjaan harus sesuai dengan kesepakatan dan anggaran yang diperkirakan.
Baca juga: Stakeholder: Pengertian, jenis, dan perannya bagi perusahaan
Komponen project management
Salah satu komponen project management adalah waktu dan penjadwalan. (sumber: pexels)
1. Waktu (time)
Dalam hal ini, waktu mengacu pada tenggat waktu, jatuh tempo, jadwal, atau termin lainnya yang dipakai sebagai batasan mengelola tahapan suatu project dalam periode tertentu. Bila salah satu anggota tim menyelesaikan tugasnya lebih lama dari waktu yang diperkirakan, akan berdampak pada seluruh project.
2. Biaya (cost)
Manajer dalam project management adalah orang yang bertugas memastikan pekerjaan sesuai anggaran atau biaya (cost) yang ditetapkan. Termasuk mengelola pembayaran semua sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan project yang ditentukan. Bila manajer melakukan penyimpangan anggaran, maka berdampak pada keseluruhan biaya project.
3. Lingkup (scope)
Scope atau lingkup mengacu pada apa yang dibutuhkan tim untuk mencapai hasil project yang diinginkan. Perusahaan perlu merancang dan merinci pembuatan scope project, seperti biaya, karyawan, jadwal, desain, dan lainnya. Perencanaan scope yang akurat dapat mendukung pengelolaan project yang lebih baik.
4. Kualitas (quality)
Scope, biaya, dan waktu berdampak pada kualitas project. Perusahaan perlu terus memantau setiap komponen untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Baca juga: People management: Tujuan, 12 skill-set, dan cara meningkatkannya
Proses project management
Ada 5 proses project management yang perlu diperhatikan. (sumber: pexels)
Proses project management adalah sebagai berikut.
1. Initiating (memulai)
Fase yang pertama project management adalah initiating atau memulai. Mulai dari membuat konsep, menentukan tujuan project, scope project, mengenali potensi risiko, hingga membuat perkiraan anggaran dan jadwal project.
2. Planning (perencanaan)
Selanjutnya, fase kedua project management adalah planning atau perencanaan. Dalam fase ini, perusahaan membuat blue print atau cetak biru keseluruhan project. Cetak biru ini akan memetakan ruang lingkup project, sumber daya yang dibutuhkan, perkiraan waktu dan komitmen keuangan, strategi komunikasi untuk memastikan para pemangku kepentingan tetap up to date, dan lain-lain.
3. Executing (pelaksanaan)
Selama fase ini, manajer project akan melakukan pengadaan yang diperlukan untuk project dan staf tim. Termasuk mengawasi pekerjaan, memberikan tugas, serta menjaga project tepat waktu dan anggaran.
4. Monitoring and control (pemantauan dan pengendalian)
Fase keempat project management adalah memastikan project berjalan dengan baik. Dokumentasi, pengumpulan data, serta laporan lisan atau tertulis bisa dipakai untuk mendukung arsip.
5. Closing (penutupan)
Fase closing dalam project management adalah proses penutupan setelah project selesai dan divalidasi. Selama fase ini, manajer project akan menutup kontrak dengan pemasok, vendor, konsultan, dan pihak ketiga lainnya. Semua dokumentasi akan diarsipkan, dan laporan project akhir akan dibuat.
Baca juga: Mengenal Gantt Chart, tools penting untuk Project Management
3 Tools yang biasa digunakan project management
Manfaatkan tools seperti website atau aplikasi untuk mendukung project management. (sumber: pexels)
Beberapa tools project management adalah sebagai berikut.
1. Monday.com
Tools pertama yang bisa dipertimbangkan dalam project management adalah Monday.com. Aplikasi ini memiliki antarmuka yang menarik secara visual dan tools project management yang sederhana, namun bermanfaat. Selain itu, dilengkapi berbagai fitur seperti tampilan kalender, peta, template, dan lain-lain.
2. Trello
Trello merupakan tools project management terkemuka yang memudahkan kolaborasi dengan tim kerja. Sederhana, mudah dipakai, dan ringan. Dilengkapi fitur untuk membuat board, listing, dan kartu tugas yang rapi dan terorganisir. Pengguna bisa membagikan, berkolaborasi, dan saling berkomentar.
3. Asana
Pernah dengar Asana sebagai tools project management? Di beberapa perusahaan, pilihan utama tools project management adalah Asana. Terdapat alur kerja yang mengotomasi tugas berulang. Menjalankan project management semakin mudah, cepat, dan bisa mengundang pengguna tamu tanpa batas.
Baca juga: Project Management: Pengertian, Gaji, Skills, Tools & KPI
Nah, itulah beberapa informasi bermanfaat seputar project management untuk meningkatkan karier impianmu. Dapatkan lebih banyak info penting terkait dunia karier melalui laman EKRUT atau YouTube EKRUT Official. Kamu juga bisa sign up di EKRUT untuk menambah peluang kerja sesuai passion dan bidang keahlianmu.
Sumber:
- investopedia.com
- pmi.org
- wrike.com
