Procurement adalah: Pengertian, proses, jenis, dan 7 tahapannya

Baik dalam sebuah perusahaan maupun instansi organisasional terdapat istilah procurement atau lebih dikenal sebagai pengadaan. Pengadaan umumnya dilakukan untuk berbagai kepentingan, entah itu operasional kantor maupun kepentingan lain terkait bisnis atau tujuan organisasi yang melakukannya. 

Untuk mengetahui apa dan bagaimana proses procurement ini, mari simak ulasan berikut.

Apa itu procurement?

Procurement adalah pengadaan umum terhadap kebutuhan perusahaan terkait barang maupun jasa (Sumber: Pexels)

Procurement adalah pengadaan atau tindak memperoleh barang atau jasa yang umumnya untuk tujuan bisnis. Procurement umum dikaitkan dengan bisnis karena perusahaan memerlukan layanan atau barang dalam skala besar untuk mendukung operasional bisnisnya. Procurement juga mengacu pada tindakan akhir pembelian dan seluruh proses pengadaan mulai dari tahap perencanaan hingga pengambilan keputusan.

Procurement juga dapat diartikan sebagai proses pengadaan dan pembelian barang dan/atau jasa dari sumber eksternal, seperti vendor atau pemasok pihak ketiga. Proses procurement dilakukan oleh manajer bidang pengadaan yang akan menganalisis perlunya pengadaan barang dan jasa akibat kurangnya sumber daya dan kemampuan internal perusahaan.

Dilansir dari Beroe Inc., procurement merupakan bagian dari input atau masukan ke perusahaan dengan penggunaan barang dan/atau jasa yang diperoleh dalam pembuatan produk akhir mereka. Sebagai sebuah proses, procurement mengacu pada identifikasi dan penerapan langkah-langkah tertentu oleh bisnis untuk memastikan suatu perusahaan dapat memperoleh barang dan/atau jasa untuk memenuhi kebutuhan dan mencapai tujuan mereka.

Secara umum, proses procurement penting karena memiliki dampak langsung pada seberapa banyak suatu perusahaan dapat melakukan penghematan biaya. Tak hanya itu, suatu perusahaan yang melakukan procurement secara teratur akan dapat menilai dan memastikan tujuan mereka dalam bisnis secara terarah. Tujuan utama dari procurement adalah efisiensi bisnis demi meraih tujuan dan keuntungan maksimal.

Baca juga: Manajemen Sumber Daya Manusia: 7 Fungsi, tujuan, dan ruang lingkup

Proses pada procurement

Contoh alur procurement (Sumber: beroeinc.com)

Melansir Procurify, procurement dapat dikelola oleh manajemen pengadaan atau manajer pengadaan dengan beberapa proses utama yaitu,

• Analisis dan identifikasi aktivitas sumber taktis atau keperluan internal
• Negosiasi dan manajemen vendor
• Pemilihan barang dan/atau jasa yang dibutuhkan secara strategis
• Melakukan persetujuan permintaan pembelian perusahaan
• Menerima barang dan/atau jasa 

Secara umum, bagian manajemen pengadaan harus memastikan procurement melibatkan suatu pengambilan keputusan pembelian dalam kondisi kelangkaan dalam internal suatu perusahaan. Kelangkaan ini tidak berarti suatu kekosongan sumber daya, baik manusia maupun bahan baku, tetapi juga efisiensi. Procurement dilakukan untuk mempermudah operasional suatu perusahaan atau organisasi agar tidak melakukan segala hal secara mandiri dan membebani mereka dengan pengelolaan yang besar.

Proses procurement tidak selalu sama tergantung setiap bisnis atau tujuan organisasi yang akan diambil. Setiap perusahaan atau organisasi memiliki kebutuhannya sendiri sehingga analisis dan identifikasi kebutuhan dilakukan secara khusus pada tiap bagian, divisi, atau perusahaan secara umum. 

Baca juga: Begini proses rekrutmen karyawan perusahaan di tengah pandemi

Jenis-jenis procurement

Procurement dilakukan dengan analisis kebutuhan dan memilih jenis-jenis pengadaan sesuai keputusan perusahaan (Sumber: Pexels)

Menurut Netsuite, procurement dikategorikan dalam beberapa cara tergantung pada langsung tidaknya suatu pengadaan dilakukan dan bagaimana perusahaan akan menggunakan barang atau jasa yang dibeli. Adapun jenis-jenis procurement itu antara lain adalah sebagai berikut:

• Direct Procurement, merupakan pengadaan langsung yang mengacu pada barang atau jasa apa saja yang diperlukan untuk menghasilkan produk akhir dari suatu perusahaan. Procurement jenis ini dilakukan dengan membeli input yang dibutuhkan suatu perusahaan dan dilakukan dengan analisis efisiensi biaya pengadaan untuk profitabilitas perusahaan.
   
•  Indirect Procurement, merupakan pengadaan tidak langsung yang mengacu pada pengadaan barang dan/atau jasa yang tidak langsung digunakan dalam pembuatan produk akhir suatu perusahaan atau bisnis tetapi amat penting bagi operasional mereka. Procurement jenis ini memang tidak secara langsung memiliki andil dalam proses produksi tetapi berkontribusi pada laba perusahaan. Perlengkapan kantor, iklan, layanan konsultasi, dan pemeliharaan merupakan beberapa contoh procurement tidak langsung.
   
• Goods Procurement, merupakan pengadaan barang fisik dan juga mencakup perangkat lunak yang dibutuhkan perusahaan dalam keperluan operasional mereka. Procurement jenis ini cukup efektif untuk menjaga pengelolaan rantai pasokan secara umum dalam suatu perusahaan atau organisasi.
   
• Service Procurement, merupakan pengadaan yang berupa pelayanan atau jasa berbasis sumber daya manusia. Procurement jenis ini tergantung pada kebutuhan perusahaan saat mereka membutuhkan sumber daya manusia di beberapa bagian yang tidak mampu terpenuhi dengan tenaga internal. Contoh procurement jenis ini adalah kontraktor individu, firma hukum, layanan keamanan dan kebersihan serta berbagai contoh tenaga outsourcing lainnya.

Baca juga: General Affair: Kualifikasi, tugas, skills, dan proyeksi karier 2021

Perbedaan procurement dan purchasing

Alur proses procurement dan purchasing (Sumber: beroeinc.com)

Melihat penjelasan sebelumnya, tentu muncul kebingungan tentang apa perbedaan antara procurement dan pembelian secara umum. Oleh karena itu, berikut adalah beberapa perbedaan mendasar antara procurement dengan purchasing atau pembelian dalam suatu perusahaan secara umum,

Procurement	Purchasing
Sebuah proses panjang dari analisis dan identifikasi kebutuhan barang dan jasa oleh manajer pengadaan.	Hanya bagian dari keseluruhan proses procurement yang mencakup proses pembelian secara khusus yang dilakukan dari pembuatan pesanan hingga pembuatan slip pembelian.
Terdapat perencanaan vendor atau supplier sebelum dilakukan kontrak dilakukan.	Langsung melakukan transaksi kepada vendor atau supplier yang telah ditentukan.
Melakukan riset terhadap sumber atau supplier sebelum menentukan kontrak terhadap supplier atau vendor.	Melakukan tanya jawab seputar barang yang dipesan sebelum pemrosesan pembayaran.
Membangun hubungan atau relasi dengan supplier atau vendor.	Proses relasi berakhir saat proses pembayaran pada supplier.
Evaluasi terhadap layanan supplier atau vendor secara umum sebelum melakukan kontrak.	Evaluasi dilakukan terhadap barang yang diterima.

Baca juga: Mengenal Talent Acquisition Specialist beserta tugasnya

7 Tahapan procurement

Contoh 7 tahapan procurement (Sumber: Pexels)

Proses procurement secara umum cukup rumit karena mencakup pengadaan strategis di seluruh perusahaan atau sebuah organisasi. Hal ini tentunya membutuhkan masukan dari semua divisi, bagian, atau departemen serta area-area fungsional dalam sebuah organisasi. Perusahaan atau organisasi sendiri harus memiliki tim pengadaan strategis atau procurement team. Tim ini akan mulai melakukan proses analisis dan identifikasi sebelum menyusun sebuah strategi pengembangan dari rencana procurement secara umum.

Berikut ini adalah 7 langkah atau tahapan yang ada dalam proses procurement menurut Tradeready:

1. Analisis dan perencanaan kebutuhan

Analisis merupakan bagian utama dan pertama dalam proses procurement (Sumber: Pexels)

Proses procurement dimulai dengan menganalisis kinerja perusahaan saat ini dan kemudian mengidentifikasi kebutuhan serta target perusahaan sebelum mengembangkan strategi pengadaan. Hal ini dilakukan dengan melibatkan beberapa jenis data dari setiap divisi atau departemen dalam perusahaan.

Pengumpulan data dalam proses awal procurement dilakukan untuk dapat memproyeksikan kinerja perusahaan ke depan beserta biaya yang akan dikeluarkan untuk peningkatan kinerja itu melalui pengadaan. Proses analisis procurement ini dilakukan oleh sebuah tim atau bagian khusus yang dipimpin oleh manajer pengadaan untuk dapat melihat dan menguraikan potensi efisiensi dan penghematan biaya perusahaan dengan melakukan pengadaan eksternal.

2. Melakukan penilaian terhadap vendor atau supplier

Setelah melakukan analisis dan identifikasi terhadap kebutuhan perusahaan, tim pengadaan strategis atau manajer pengadaan lantas melanjutkan proses procurement dengan identifikasi vendor atau supplier potensial yang ada di pasaran. Identifikasi ini dilakukan dengan melihat relevansi dan korelasi kebutuhan perusahaan dengan ketersediaannya di tiap vendor atau supplier.

Daftar vendor dan supplier ini dapat dilakukan dengan melihat kinerja mereka di beberapa perusahaan lain sebelumnya. Baik vendor maupun supplier adalah calon mitra perusahaan yang tentunya berpotensi akan bekerja sama dalam jangka waktu tertentu. Untuk itu diperlukan sebuah proses perbandingan antar vendor atau supplier terkait harga, penawaran, kualitas, hingga pengiriman barang sehingga jarak tempuh yang ingin dicapai tidak terlalu jauh dan memakan biaya.

3. Pemilihan vendor atau supplier yang tepat 

Langkah yang dilakukan setelah melakukan seleksi atau penilaian terhadap para penyedia barang dan jasa adalah menentukan pilihan. Pilihan terhadap penyedia barang dan jasa ini tentunya dipertimbangkan secara efisiensi dan sisi ekonomis. Umumnya terdapat beberapa penyedia untuk tiap-tiap kebutuhan pengadaan yang berbeda dan hal ini berarti diperlukan perhatian terhadap reputasi dari tiap vendor atau supplier tersebut.

Beberapa cara untuk mempermudah tahapan ini salah satunya adalah menggunakan agen di mana ia bertindak untuk melakukan pengelolaan terhadap para vendor atau supplier. Hal ini dapat dilakukan untuk mengurangi permasalahan atau potensi gangguan pasokan dari satu vendor atau yang lainnya. Tentu saja, diperlukan biaya lebih untuk cara ini.

4. Pengembangan strategi sourcing/outsourcing

Pemilihan dan pengembangan strategi procurement perlu dilakukan oleh tim pengadaan sebelum kesepakatan diambil (Sumber: Pexels)

Sebelum melakukan kesepakatan pembelian, perusahaan melalui manajer pengadaan perlu merumuskan strategi terhadap para sumber pemasok barang dan jasa dalam procurement. Strategi itu antara lain adalah sebagai berikut:

• Pembelian langsung, dilakukan dengan mengirim request for proposal (RFP) atau request for quote (RFQ) untuk menentukan pemasok dan menjalin kesepakatan pembelian
• Akuisisi, langsung menentukan pemasok yang diinginkan dan melakukan pembelian
• Kemitraan, membuat perjanjian dengan pemasok terpilih untuk kemudian melakukan perjanjian kerja sama dalam jangka waktu tertentu

    Penentuan strategi ini dapat dilakukan agar terjadi relasi yang baik antara perusahaan dengan para pemasok dan tetap mampu bertahan dalam daya saing pasar pemasok tertentu. Adanya strategi juga dapat membantu jika nantinya terjadi risiko pengadaan baik secara langsung maupun lewat strategi alih daya (outsourcing)

5. Finalisasi pembelian (Purchasing)

Kesepakatan pembelian dilakukan setelah adanya pemahaman kontrak antara perusahaan dan penyedia barang atau jasa dalam procurement (Sumber: Pexels)

Setelah merancang strategi untuk tiap-tiap pemasok terpilih maka langkah selanjutnya adalah pembelian atau purchasing. Proses pembelian dalam procurement memiliki tanggung jawab untuk memastikan beberapa hal berikut ini:

• Deskripsi barang atau jasa yang dipesan
• Biaya total
• Kuantitas barang atau jasa yang telah dipesan
• Persetujuan alur kerja (workflow) dari para pemasok

6. Pengawasan dan penerimaan barang atau jasa

    Umumnya, proses pembelian barang atau jasa dalam proses procurement mendahulukan datangnya pesanan kepada perusahaan pemesan. Dalam hal ini perusahaan pemesan dapat melakukan pengawasan dalam penerimaan barang jasa yang terpesan sebelum melakukan pembayaran atau pelunasan. Jika ditemukan beberapa hal yang tidak sesuai kontrak maka perusahaan berhak melakukan negosiasi ulang dengan vendor atau supplier terkait.

7. Pembayaran dan pelunasan

Proses procurement ditutup dengan pembayaran terhadap barang dan jasa yang terpesan (Sumber: Pexels)

Setelah proses pengawasan pengiriman dan penerimaan barang atau jasa terpesan, maka perusahaan pemesan berkewajiban untuk melakukan pembayaran penuh atau pelunasan. Hal ini dilakukan sesuai kesepakatan kontrak dan negosiasi ulang jika terdapat beberapa hal perubahan setelah proses penerimaan. Pembayaran ini juga bergantung pada kontrak atau strategi apa yang diambil perusahaan terhadap para vendor atau pemasok.

Baca juga: 11 Tips dan teknik manajemen waktu untuk mencapai kesuksesan

Secara keseluruhan, proses procurement memerlukan adanya pengambilan keputusan dari setiap analisis terperinci dalam perusahaan. Proses ini amat penting karena memang bertujuan untuk mendukung efisiensi terhadap proses produksi maupun operasional perusahaan secara umum. Oleh karena itu, sudah seyogianya proses procurement dilakukan dengan baik dan ekonomis serta dilengkapi dengan strategi yang tepat bagi relasi pihak-pihak berkepentingan.

Bagi kamu yang memiliki pengalaman dalam proses procurement dan sedang mencari pekerjaan, maka tak ada salahnya jika kamu mendaftarkan dirimu via EKRUT. Di sini kamu akan dibantu untuk mendapatkan posisi yang tepat bagi pengalamanmu di perusahaan-perusahaan impianmu. Silakan klik tautan di bawah ini untuk daftarkan dirimu di EKRUT.

Sumber:

• Procurement Definition
• Procurement vs Purchasing: What's the Difference? - Spend Culture
• Published inThe 7 steps of a strategic procurement process