Bagi kamu yang bekerja di bidang desain produk atau product development, tentunya persoalan perencanaan dan dokumen-dokumen pra pengerjaan produk amat menyibukanmu. Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang desain produk dan berbagai hal terkait produk tadi umum disebut product requirement document (PRD).
Apa saja fungsi PRD dan bagaimana tips membuatnya agar pengembangan produk dapat terlaksana dengan baik? Mari kita simak ulasannya berikut ini.
Apa itu PRD?
PRD merupakan product requirement document yang digunakan untuk acuan pengembangan produk (Sumber: Pexels)
Seperti telah disinggung sebelumnya, PRD merupakan product requirement document yang adalah jenis dokumen visual berisi fungsionalitas produk dasar. Sebagai dokumen, PRD umumnya digunakan oleh manajer produk untuk menentukan pesanan dan penugasan tertentu terkait suatu proyek pengembangan produk.
PRD secara khusus berisi tentang strategi, fungsionalitas, rancangan, dan tujuan produk secara menyeluruh. Hal ini perlu dipahami oleh manajer produksi dan seluruh tim pengembang produk. Mengawali sebuah proyek pengembangan produk dengan PRD yang baik dapat menghindari risiko rutinitas negatif dalam pekerjaan karena sifatnya meminimalisasi kesalahan dan kebingungan.
Dengan memastikan kebutuhan dan langkah-langkah produksi yang tepat, para anggota tim pengembang dapat fokus dalam penugasan berdasarkan PRD.
Dilansir Productplan, PRD juga dapat didefinisikan sebagai dokumen persyaratan produk di mana hal itu digunakan untuk mengomunikasikan kemampuan apa yang harus disertakan dalam rilisan produk kepada tim pengembang dan pengujian. PRD umumnya lebih banyak digunakan dalam konteks metode waterfall di mana definisi produk, desain, dan pengiriman produk dilakukan secara bertahap dan berurutan.
Baca juga: 9 Skills yang Diperlukan oleh Product Manager
Fungsi Product Requirement Document (PRD)
Fungsi utama PRD adalah untuk memperjelas tata kelola pengembangan produk (Sumber: Pexels)
Selain memudahkan proses pengembangan produk dan memperjelas tata kelola pekerjaan para tim pengembang, PRD memiliki fungsi utama lain yang antara lain adalah sebagai berikut.
- PRD menggabungkan setiap langkah dalam gambaran lengkap dari suatu produk dengan pilihan untuk memasukkan atau mengecualikan beberapa fitur dan mendeteksi potensi masalah di waktu yang tepat
- PRD membantu visualisasi waktu yang dibutuhkan untuk proses pengembangan proyek atau produk
- PRD membantu tim pengembang untuk memahami anggaran yang dibutuhkan dalam proses pengembangan produk
- PRD secara khusus membantu mewujudkan sinergi dan rasa pengertian yang komprehensif antara klien dengan tim pengembang
Baca juga: Tugas Product Manager dan Kemampuan yang Harus Dimiliki
Hal penting dalam Product Requirement Document (PRD)
PRD perlu dibuat dengan uji kelayakan tervalidasi oleh manajer produk dan seluruh tim pengembang (Sumber: Pexels)
Secara kualitas, PRD yang baik adalah dokumen dengan potensi verifikasi tinggi, persyaratannya terukur dan tidak subjektif, serta klien maupun pengembang dapat menguji validitasnya dalam proses pengembangan produk terkait.
Selain aspek penting dari verifikasi dan validitas, PRD memiliki beberapa hal penting yang dapat membuatnya sangat penting, baik bagi tim pengembang maupun bagi klien. Adapun beberapa hal penting dalam PRD adalah sebagai berikut.
1. Ringkas dan jelas
Seperti yang telah disebut sebelumnya, PRD tidak hanya dibaca dan dipahami oleh tim pengembang produk, tetapi juga para klien yang memesan produk tersebut. Hal ini tentunya menuntut PRD dibuat secara ringkas dan jelas serta tidak bertele-tele.
Keberadaan PRD yang ringkas dan jelas dapat dimulai dengan mengurangi perihal teknis khusus dan mengubahnya dengan penjelasan jelas dan mudah dipahami atau dapat ditafsirkan satu arah. PRD yang baik tentunya tidak berisi rumus-rumus atau formula pengembangan produk yang rumit, tetapi bagaimana membahasakan rumus dan formula dengan bahasa sederhana, sehingga klien dapat memahaminya.
Baca juga: Metode Waterfall: Pengertian, Tujuan, 6 Tahapan, dan Contohnya
2. Tuntas dan selesai
Baik tim pengembang maupun klien tentu tidak ingin membaca PRD yang rumpang atau masih kosong di berbagai tempat. Mereka ingin memahami sebuah PRD yang sudah selesai dan tuntas sehingga semua informasi ada di sana. PRD harus mencakup semua informasi secara lengkap. Di dalam PRD pun diharapkan telah meliputi seluruh kebutuhan produk hingga perangkat tambahan yang diperlukan.
3. Konsistensi
Pembuatan PRD memerlukan penyelarasan atau sinkronisasi yang utuh oleh semua anggota tim pengembang, manajer produksi, dan klien. Hal ini dibutuhkan agar PRD dibuat secara konsisten dan tidak berubah-ubah.
PRD berisi pendefinisian istilah dan mempertahankan penggunaan istilah tersebut dalam proses produksi secara konsisten. Hal ini nantinya akan mendukung kesepahaman oleh seluruh pemangku kepentingan terhadap produk dan proses produksi yang tengah berlangsung. Adanya konsistensi akan meminimalisasi proses revisi.
4. Mudah dilacak
Sebagaimana sebuah data, dokumen PRD juga diharapkan dapat dan mudah dilacak atau ditelusuri kembali. Hal ini nantinya berhubungan tentang pemasaran dan proses akhir dari suatu produk di mana terdapat indeks penomoran atau anotasi terhadap kebutuhan klien.
Pelacakan PRD juga memudahkan proses pengembangan produk di masa mendatang karena mencakup di dalamnya adalah umpan balik dari klien atau konsumen. PRD harus mampu menelusuri tiap versi dari produk yang pernah dikembangkan beserta persyaratannya supaya dapat diambil beberapa pokok persyaratan tertentu atau mengeliminasi persyaratan lainnya.
5. Kelayakan
PRD secara umum berisi seluruh persyaratan dalam proses pembangunan produk, hal ini tentunya harus dipastikan apakah seluruh persyaratan tersebut sudah layak atau belum. PRD yang disusun harus teruji kelayakannya dari sisi teknis, keterampilan, dan kemampuan sumber daya manusia yang ada. Selain itu, PRD juga harus diperkuat dengan kepatuhan atau kesesuaian jadwal dengan anggaran yang telah ditetapkan.
Baca juga: Product Manager: Tanggung Jawab dan 5 Kualifikasi yang Dibutuhkan
Perbedaan PRD dengan MRD
Perbedaan PRD dan MRD (Sumber: Pexels)
Meski seringkali tertukar, namun sejatinya PRD dan MRD (Market Requirements Document) amatalah berbeda.
Secara definisi, MRD merupakan dokumen yang menggambarkan peluang pasar secara menyeluruh. Hal ini meliputi ukuran pasa, jenis pelanggan atau target, dan pesaing. MRD juga berfungsi untuk membantu manajer produk dalam proses konsolidasi riset pasar, sehingga hal ini dapat merujuk pada keinginan dan kebutuhan pelanggan dari produk yang akan dibangun.
Meski sama-sama berpusat pada manajer produk, namun berikut ini adalah beberapa perbedaan antara PRD dengan MRD secara rinci.
| PRD | MRD |
| Subjek dokumennya adalah tim pengembang produk dan klien | Subjek dokumennya adalah tim riset pasar dengan manajer produk |
| Berisi persyaratan-persyaratan yang digunakan dalam proses pengembangan produk | Berisi tentang ukuran pasar, jenis atau target pelanggan, hingga pesaing dengan produk serupa di pasaran |
| Menggambarkan proses dan perencanaan pengembangan produk | Menggambarkan peluang produk di pasar secara menyeluruh |
| Orientasi pada keberhasilan pengembangan produk | Orientasi pada potensi penjualan produk di pasar |
Tips membuat Product Requirement Document (PRD)
Proses evaluasi dilakukan untuk memastikan PRD tetap pada arah yang jelas (Sumber: Pexels)
Dengan mengacu pada hal-hal penting dalam PRD yang telah dijelaskan sebelumnya, kita dapat memperkirakan apa dan bagaimana cara membuat PRD dengan baik. Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut.
1. Diskusi dan sinergi
Seperti yang telah disinggung sebelumnya bahwa subjek dari PRD adalah tim pengembang dan juga klien. Hal ini membuat PRD harus disepakati dan dipahami bersama sebelum proses pengembangan produk dilakukan.
Adanya kesepakatan antar pihak dapat dilakukan dengan diskusi dan sinergi antara manajer produk, tim pengembang, dan klien. Kesesuaian permintaan klien atas sebuah produk perlu disesuaikan pula dengan sumber daya teknis dan manusia dari tim pengembang.
2. Pemantapan dan pembagian kerja
Seperti halnya pengerjaan proyek secara umum, PRD juga mencakup pemantapan bagian-bagian produk yang akan dikerjakan beserta pembagian tim kerja pada tiap-tiap sub bagian. Adanya pemantapan dan pembagian kerja yang tercantum dalam PRD akan memudahkan tim pengembang untuk fokus pada bagian kerjanya dan meminimalisasi potensi kecacatan atau revisi.
3. Evaluasi
Meski dibuat untuk meminimalisasi revisi, namun PRD bukan berarti tertutup untuk evaluasi. Adanya persyaratan dalam pengembangan produk tentunya juga tetap terdapat risiko di dalamnya. Proses evaluasi dilakukan dengan tetap memperhatikan kaidah-kaidah dan kesepakatan antar pihak agar perbaikan yang dilakukan tidak keluar dari jalur produksi.
Baca juga: Kuasai Hal Ini untuk Jadi Product Manager
Itulah tadi sekilas tentang PRD sebagai dokumen utama dalam pengembangan produk. Sebagai dokumen dan data, PRD tentu amat penting bagi berbagai pihak untuk memastikan pengembangan produk dapat terlaksana dengan baik.
Bagi kamu yang ingin berkarier sebagai product developer atau mengambil bagian dari tim pengembang produk, entah itu perangkat lunak maupun barang dan jasa, tentu perihal PRD ini bisa menjadi bekal yang tepat buat kamu.
Jika kamu telah memiliki CV dan kualifikasi yang cukup, maka kamu bisa mendaftar lewat EKRUT. Sebab, dengan mendaftar lewat EKRUT maka kamu akan mendapatkan potensi besar untuk direkrut berbagai perusahaan bonafide yang tengah mencari kandidat baru di berbagai bidang.
Carilah bidang pekerjaan yang sesuai denganmu lalu klik tautan di bawah ini untuk langsung mendaftar lewat EKRUT.
Sumber:
- hygger.io
- productplan.com
- aha.io
