Panduan kerja: 100 hari pertama Project Manager

Published on: 03 November 2021

•

Min read: 5 min read

Content Editor who eager to learn more about Marketing | Experienced Editor In Chief with a demonstrated history of working in the internet industry. Skilled in Event Management, Journalism, English, Marketing Strategy, and Social Media.

Sebagai seorang Project Manager yang baru, 100 hari pertama adalah waktu yang sangat penting untuk menunjukkan kredibilitas kamu sebagai seorang pemimpin.

Agar tak salah arah, berikut adalah panduan kerja 100 hari pertama sebagai Project Manager.

Bersiap dan buat rencana untuk 3 bulan ke depan

Dengan membuat rencana kerja, kamu dapat menggunakan waktu 100 hari pertama lebih efektif - EKRUT

Saat bergabung dengan perusahaan baru, kamu hanya memiliki satu kesempatan untuk membuat kesan pertama yang baik. Oleh karena itu, pikirkan dengan baik rencana apa yang akan kamu lakukan dalam 100 hari pertama sebagai Project Manager.

Mungkin saja anggota tim dan manajer lainnya akan membantu pekerjaan kamu. Tetapi, kamu harus tetap aktif dalam membuat rencana sendiri. Misalnya, pikirkan apa yang akan kamu lakukan dari hari ke hari. Berikut adalah contohnya.

Hari pertama - buat kesan yang bagus
Minggu pertama - bersosialisasi dengan anggota tim dan rekan kerja lainnya
Dua minggu pertama - berkenalan dan temui semua pemangku kepentingan dalam perusahaan
Bulan pertama - temukan dan pelajari bisnis serta peran kamu
Bulan kedua - dalami peran kamu untuk memberikan hasil yang baik untuk perusahaan
Bulan ketiga - memberikan hasil yang nyata

Kamu juga bisa mengelompokkan atau membuat daftar hal-hal harus kamu lakukan setiap bulan untuk memudahkan pelaksanaan rencanamu di 100 hari pertama. Contohnya seperti berikut:

Bulan pertama

Sebagai project manager kamu akan membantu tim mencapai kesuksesan. Agar hal tersebut dapat tercapai, gunakan waktu 30 hari pertama untuk melakukan beberapa hal berikut:

Pelajari bagaimana pelaksanaan proyek di dalam organisasi tersebut. Bagaimana metodologi, template, laporan, sumber dan tools yang digunakan.
Lihat rencana jangka panjang perusahaan dan roadmap untuk mempelajari tantangan dan kesempatan seperti apa yang kamu miliki untuk mengembangkannya.
Pahami tujuan dan status proyek yang sedang berjalan. Kamu bisa bertanya pada tim atau sesama project manager.
Identifikasi metrik kesuksesan sebuah proyek
Kenali client, stakeholder dan vendor
Kenali anggota tim dan perannya masing-masing. Cari tahu goals, motivasi tim, tantangan dan gaya komunikasi mereka.

Bulan kedua

Bulan berikutnya adalah waktu untuk membangun hubungan baik, mengatur kebiasaan kerja di tempat baru, serta menetapkan ekspektasi dengan tim. Lakukanlah beberapa hal ini di bulan kedua kamu sebagai Project Manager.

Bangunlah hubungan baik dengan orang-orang khususnya yang akan bekerja sama denganmu di dalam pekerjaan
Bagikanlah harapan yang ingin kamu capai dalam pekerjaan bersama tim
Tentukan bagaimana kamu dan tim akan mengukur kesuksesan, bagaimana kamu akan memantau kerja, dan melaporkan kegiatan merkea.
Cari tahu bagaimana kamu dapat membantu anggota tim mencapai tujuan mereka.
Tentukan prioritas kerja dan pantau efektifitas kerja. Penting untuk mengatur manajemen waktu di masa ini.
Temukan mentor untuk membantu pengembangan pribadi dan profesional kamu sebagai project manager

Bulan ketiga

Di bulan ketiga kamu sudah harus benar-benar memiliki pemahaman kuat tentang praktik manajemen proyek di perusahaan. Kamu juga sudah harus mengenal dekat tim dan orang-orang penting, membangun cara kerja dan memiliki metrik kesuksesan. Meski begitu, gunakan bulan ketiga untuk melakukan beberapa hal seperti:

Minta umpan balik dari rekan dan tim terhadap kerjamu selama 3 bulan pertama
Dokumentasikan apa saja yang sudah kamu pelajari di masa-masa ini, lalu tulis hasil pengamatan terhadap tantangan yang harus dihadapi beberapa bulan ke depan
Pertimbangkan proses baru atau perbaiki proses kerja yang lama
Selaraskan tim dan berikan pelatihan tambahan bila perlu
Evaluasi cara komunikasi dan pengambilan keputusan
Jangan lupa bertemu dengan manajermu untuk membahas secara keseluruhan evaluasi kerjamu di 100 hari tersebut.

Patut diingat, contoh di atas hanya sebuah panduan. Semuanya tergantung peran dan preferensi pribadi masing-masing.

Hal yang paling penting, kamu harus bisa masuk dalam pergaulan dan budaya kerja kantor baru untuk menunjang pekerjaan sebagai Project Manager.

Perhatikan beberapa hal ini

Sebagai project manager kamu harus dapat mengenal orang dan lingkungan pekerjaan dengan baik - EKRUT

Selain membuat rencana kerja selama 100 hari pertama, kamu juga perlu memperhatikan beberapa penting lainnya yang dapat menunjang kesuksesanmu di masa-masa pertama sebagai Project Manager ini.

1. Jangan menunggu hari pertama kerja untuk mengenal orang-orang di kantor baru

Ketika kamu menerima bekerja di kantor baru, pasti orang yang kamu kenal hanya terbatas di HRD atau user saja. Untuk itu, jangan tunggu sampai hari pertama kerja untuk mengenal lebih jauh orang-orang di kantor baru.

Kamu bisa melakukan riset siapa saja rekan kerja kamu nantinya. Bisa dengan meminta izin untuk mengunjungi perusahaan untuk berkenalan dengan tim baru kamu nantinya sebelum bergabung secara resmi.

Dengan melakukan hal ini, kamu bisa mempelajari siapa saja yang akan bekerja dengan kamu nanti, bagaimana karakter mereka, dan apa saja peran mereka di perusahaan.

Jika terlalu sungkan melakukan ini, kamu harus berusaha mengenal mereka sebaik mungkin dalam seminggu pertama kerja.

2. Pahami lingkungan dan pekerjaan kamu dengan baik

Beberapa bulan pertama akan menjadi kunci untuk membangun kredibilitas dan pemahaman yang kuat tentang budaya perusahaan baru.

Jadilah orang yang aktif dan jangan malu bertanya. Pahami apa saja peran dan tugas yang bisa kamu lakukan. Pelajari juga tentang bisnis perusahaan. Terlepas di mana kamu bekerja, kamu harus memiliki pemahaman yang baik tentang produk dan layanan yang digeluti perusahaan.

3. Buat peta pemangku kepentingan di kantor baru

Jangan sampai sebagai Project Manager kamu tidak mengenal pemangku jabatan dengan baik. Untuk memudahkanmu, buatlah peta pemangku jabatan di perusahaan. Sebab, pasti selalu ada hierarki dalam setiap organisasi.

4. Pantau perkembangan secara teratur

Sebagai project manager tugasmu tidak hanya berhenti setelah mendelegasikan tugas. Kamu juga harus memantau perkembangan setiap tugas mulai sejak 100 hari pertama kamu sebagai Project Manager.

Dengan memantau perkembangan kamu bisa menuntun tim dalam melakukan tugas, mengetahui ketika mereka melakukan kesalahan, membantu ketika mereka kesulitan dan memastikan proyek selesai dalam tenggat waktu.

Itu tadi panduan kerja yang bisa kamu perhatikan dalam menjalani 100 hari pertama sebagai Project Manager.

Jangan lupa bahwa dalam 100 hari pertama sebagai Project Manager kamu harus menunjukkan bahwa kamu mampu dan pantas untuk menduduki posisi sebagai manajer. Jadi lakukan yang terbaik!

Bila kamu baru ingin memulai karier sebagai Project Manager di perusahaan baru, kamu juga bisa mendaftarkan diri di talent marketplace seperti EKRUT. Pasalnya EKRUT dapat mempertemukan kandidat terbaik dengan berbagai perusahaan impian.