Notula adalah bagian penting yang harus ada saat rapat. Fungsinya adalah mencatat segala macam pembahasan dalam meeting. Tentu saja isinya tidak boleh menyimpang dari pokok pembicaraan selama rapat. Simak artikel berikut ini untuk lebih lengkapnya mengenai pengertian, fungsi, hingga contoh penulisan notula.
Baca juga: 8 Tips menciptakan rapat online yang sukses
Apa itu notula?
Notula adalah catatan singkat dalam percakapan selama rapat (Sumber: Pexels)
Notula juga sering disebut dengan notulen. Secara teknis, notula adalah catatan singkat tentang isi percakapan selama rapat maupun sidang. Catatan tersebut berisikan hal-hal seperti topik pembahasan hingga putusan akhir rapat atau sidang. Notula bersifat resmi yang mencakup apa, siapa, bagaimana, hingga hasil sebuah rapat atau sidang. Bisa diartikan jika notula adalah hasil suatu pembicaraan selama sidang atau rapat dalam bentuk tulisan rapi.
Pencatat notula disebut notulis yang dituntut cepat dan terampil menilai isi pembicaraan dan mencatatnya. Notulis harus bisa memilih tiap pembicaraan selama rapat yang semestinya ditulis dalam notula. Pembicaraan selama rapat harus diringkas, tanpa mengurangi esensi isi rapat, serta mudah dipahami.
Umumnya, acara yang memerlukan notula sifatnya lebih mengarah ke resmi. Misalnya, persidangan, rapat, diskusi umum, seminar, dan sejenisnya. Adanya catatan ini sangat diperlukan sebagai bahan evaluasi. Tim rapat bisa menggunakan notula sebagai alat peninjau keputusan maupun mengambil tindakan.
Baca juga: Public Speaking: Kenali Manfaat dan 6 Tips Meningkatkannya
Fungsi notula
Notula tidak hanya sebatas untuk catatan (Sumber: Pexels)
Lantas apakah fungsi notula hanya sebatas mencatat saja? Tentu saja tidak. Selengkapnya, fungsi notula antara lain:
- Alat dokumentasi. Sebuah pertemuan memerlukan dokumentasi untuk berbagai kebutuhan. Selain foto, notula yang merupakan catatan rapat ini sangat bermanfaat sebagai dokumentasi.
- Media pengukur kesuksesan rapat. Isi notula rapat dapat dijadikan acuan dalam menentukan apakah rapat berjalan sukses atau sebaliknya.
- Peninjau hasil keputusan. Sebuah rapat pasti harus menghasilkan keputusan. Hasil keputusan bisa dilihat oleh peserta meeting dari adanya notula.
- Sumber informasi bagi yang tidak hadir rapat. Adanya notula sangat berarti untuk peserta yang absen rapat. Walaupun tidak hadir, peserta tetap bisa tahu isi rapat dari notula.
- Pedoman untuk next meeting. Selanjutnya, notula adalah pedoman jika akan mengadakan rapat kembali. Catatan isi rapat sebelumnya bisa dilihat kembali dan perbaikan serta tindak lanjut bisa diputuskan.
Baca juga: Kenali pengertian kick off meeting dalam suatu proyek
Sistematika penulisan notula
Sistematika paling umum notula terdiri dari kepala, isi, dan penutup (Sumber: Pexels)
Karena lebih banyak digunakan pada agenda yang sifatnya resmi, notula memiliki sistematika tersendiri. Meski demikian, ini bukanlah sistematika yang harus selalu diikuti.
1. Kepala notula
Posisi kepala notula ada di bagian paling atas. Isi kepala notula diantaranya; agenda dan tema rapat, hari serta tanggal, waktu pelaksanaan, lokasi, hingga pihak yang datang dan terlibat di rapat tersebut. Setelah bagian kepala notula, langsung lanjut ke isi.
2. Isi
Bagian ini tersusun atas beberapa poin terkait susunan acara rapat. Selain itu, harus ditulis sambutan-sambutan, pembahasan rapat, diskusi, hingga yang terakhir hasil keputusan rapat.
3. Penutup
Bagian terakhir adalah penutup dengan format berisikan tanda tangan notulis serta pimpinan rapat. Fungsi tanda tangan pimpinan sebagai bukti bahwa notula sudah sesuai dengan hasil rapat. Notulis juga harus membubuhkan daftar peserta yang menghadiri pertemuan tersebut.
Baca juga: 6 Daftar aplikasi video conference alternatif selain Zoom
3 Contoh penulisan notula
Beberapa contoh notula yang bisa kamu tiru (Sumber: Pexels)
Untuk lebih memahami bagaimana cara membuat notula, kamu bisa melihat salah satu contoh notula. Beberapa contoh notula adalah sebagai berikut:
1. Notula rapat pemilihan panitia acara hari kemerdekaan
|
Hari/Tanggal: Minggu, 17 Juli 2022 Kegiatan:
Keputusan rapat: Minggu, 17 Juli 2022 telah dilaksanakan rapat untuk acara 17 Agustus 2022 dalam rangka memperingati hari kemerdekaan Indonesia. Untuk acara tersebut, telah menghasilkan susunan panitia sebagai berikut: Ketua pelaksana: Fikri Husein Pimpinan Rapat, Notulis, |
2. Notula rapat pemilihan panitia pengajian
|
Hari/Tanggal: Minggu, 17 April 2022 Kegiatan:
Keputusan rapat: Minggu, 17 April 2022 telah dilaksanakan rapat untuk acara pengajian halal bi halal Idulfitri 2022. Untuk acara tersebut, telah menghasilkan susunan panitia sebagai berikut: Ketua pelaksana: Doni Ahmad Pimpinan Rapat, Notulis, |
3. Notula rapat tim marketing produk pakaian
|
Hari/Tanggal: Senin, 4 April 2022 Kegiatan:
Keputusan rapat: Senin, 4 April 2022 telah dilaksanakan rapat tim marketing. Rapat tersebut bertujuan memutuskan strategi marketing untuk menghadapi high season penjualan menjelang lebaran. Untuk itu, tim marketing memutuskan untuk membuat strategi sebagai berikut:
Pimpinan Rapat, Notulis, |
Itu dia sejumlah pembahasan mengenai notula yang ternyata urgensinya sangat vital dalam sebuah rapat.
Temukan artikel menarik lainya di EKRUT Media. Berbagai informasi dan tips menarik tersedia pula di YouTube EKRUT Official. Jika kamu tertarik mendapatkan berbagai kesempatan untuk mengembangkan karier, sign up EKRUT sekarang juga. Hanya di EKRUT, kamu dapat memperoleh berbagai peluang kerja yang dapat disesuaikan dengan minatmu.
Sumber:
- talenta.co
- accurate.id
- cohive.space
- skillmaker.edu.au
