Saat rapat berlangsung, mencatat minutes of meeting menurutmu mungkin bukanlah hal yang penting. Pasalnya, setiap orang pasti sudah memiliki catatannya masing-masing. Namun, jika kamu berpikir seperti ini, mungkin saja ada beberapa poin penting yang justru terlewatkan.
Agar semua informasi satu suara dan tidak ada salah paham, penting untuk semua rapat memiliki minutes of meeting yang tersusun dengan baik dan dikerjakan oleh satu orang. Bayangkan jika semua orang saling mengandalkan untuk mencatat hasil atau poin di dalam meeting tersebut, namun ternyata tidak semua yang dibutuhkan tercatat dengan baik. Bisa jadi kamu harus mengulang rapat tersebut atau justru ada kesalahan dalam mengerjakan tugas dari hasil rapat. Kamu tentu tidak ingin hal ini terjadi, bukan? Lalu, apa itu minutes of meeting dan bagaimana cara yang benar untuk membuatnya? Yuk, cari tahu di sini!
Baca juga: Memo Adalah: Pengertian, Cara Membuatnya, dan 4 Contohnya
Apa itu minutes of meeting?
MoM adalah catatan yang kamu buat selama meeting. (sumber: pexels)
Minutes of meeting adalah catatan yang dibuat selama meeting berlangsung. Tujuannya adalah agar setiap pembahasan atau poin penting dalam meeting dapat terekam dan hasil meeting dapat diaplikasikan dengan baik. Biasanya ada seseorang yang ditunjuk untuk menjadi pencatat dalam meeting ini. Tugasnya tentu adalah untuk memberikan catatan akurat tentang apa yang terjadi selama meeting.
Baca juga: Notula Adalah: Pengertian, Fungsi, dan 3 Contoh Penulisannya
Fungsi minutes of meeting
Fungsi minutes of meeting adalah untuk membantu mencatat poin penting dalam rapat. (sumber: pexels)
Selain agar poin penting di dalam meeting atau rapat dapat tercatat dengan baik, ada beberapa fungsi lainnya dari minutes of meeting. Nah, agar kamu makin paham apa itu minutes of meeting, berikut adalah beberapa fungsi minutes of meetings yang perlu kamu ketahui.
1. Meninjau dan mengevaluasi
Minutes of meeting membantu para peserta meeting dalam meninjau dan mengevaluasi kembali poin penting dalam diskusi yang mengarah kepada keputusan. Tanpa adanya catatan ini, risiko melupakan poin meeting mungkin terjadi. Bahkan, bukan tidak mungkin kamu dan tim akan perlu melakukan diskusi ulang. Hal ini tentu akan memakan waktu, bukan?
2. Terhindar dari kesalahpahaman
Adanya memberikan catatan tertulis mengenai apa yang telah disepakati dalam meeting tersebut dan memastikan hasil dari diskusi terealisasikan dengan baik. Selain itu, tentunya dengan adanya minutes of meeting kesalahpahaman yang berasal dari ingatan setiap orang yang berbeda dapat terhindar.
3. Sumber informasi bagi yang tidak hadir
Bagi beberapa peserta atau stakeholders yang berhalangan untuk hadir, MoM atau minutes of meeting akan sangat membantu. Terutama, jika hasil dari rapat tersebut memberikan dampak kolaboratif bagi karyawan atau divisi lain.
4. Kejelasan hasil rapat
Melalui minutes of meeting akan memberi tahu orang-orang tentang tugas yang diberikan dan membuat deadline yang jelas agar semua orang tetap pada jalurnya. Adanya minutes of meeting dapat menciptakan kejelasan tentang apa langkah selanjutnya yang perlu dilakukan, siapa yang bertanggung jawab, dan memastikan tidak ada yang terlupakan.
Baca juga: 8 Tips menciptakan rapat online yang sukses
Jenis-jenis minutes of meeting
Minutes of meeting juga dibutuhkan di dalam rapat informal. (sumber: pexels)
Selain fungsi, kamu juga perlu tahu jenis-jenis minutes of meeting dan beberapa jenis minutes of meeting yang perlu kamu ketahui.
1. Rapat informal
Seperti jenis rapatnya, catatan minutes of meeting ini juga umumnya lebih tidak baku. Baik dari bahasa maupun strukturnya. Meski begitu, informasi yang dituliskan tetap jelas dan dapat dipertanggung jawabkan.
2. Rapat formal
Sedangkan untuk minutes of meeting yang satu ini, tentu akan lebih baku dan lebih terstruktur dengan baik. Catatan ini biasanya digunakan untuk rapat dengan klien, atau bahkan Rapat Umum Pemegang Saham.
Baca juga: Public Speaking: Kenali Manfaat dan 6 Tips Meningkatkannya
Panduan membuat minutes of meeting
Pastikan kamu menyiapkan agenda rapat sebelum dimulai. (sumber: pexels)
Setelah memahami dengan jelas apa itu minutes of meeting dan fungsinya, kamu juga perlu tahu bagaimana cara yang benar dalam membuat minutes of meeting. Berikut ini adalah panduan membuat minutes of meeting yang perlu kamu perhatikan dengan baik.
1. Persiapkan agenda rapat
Sebelum rapat dimulai, pastikan kamu sudah mempersiapkan apa saja agenda meeting yang akan dibahas. Tujuannya adalah untuk memastikan kamu terhindar dari rapat yang tidak produktif dan tetap fokus terhadap beberapa poin tersebut. Dengan begini, kamu juga bisa mempersiapkan kerangka dari MoM dan tidak ada waktu yang terbuang.
2. Ikuti struktur rapat dengan baik
Setelah kamu mempersiapkan agenda dan menggunakannya sebagai kerangka, cobalah untuk memisahkan catatan kamu ke dalam beberapa kategori yang jelas. Misalnya saja, poin diskusi, keputusan yang diambil, tugas, dan langkah selanjutnya. Agar lebih mudah untuk rapat-rapat selanjutnya, kamu juga bisa membuat struktur ini sebagai template.
3. Catatan kehadiran
Selain mempersiapkan kerangka atau agenda meeting, kamu juga perlu untuk mencatat siapa saja yang hadir pada rapat tersebut. Masukkan catatan tersebut ke dalam minutes of meeting. Misalnya siapa saja yang bisa hadir dan siapa yang berhalangan untuk hadir.
4. Pastikan catatan dapat diakses dengan mudah
Ada beberapa cara yang bisa kamu lakukan untuk memastikan minutes of meeting dapat diakses dengan mudah oleh semua orang yang berkepentingan. Kamu bisa menggunakan tools untuk menyebarkan catatan ini. Misalnya dengan meletakkannya di dalam Trello, Slack, atau bahkan email.
5. Minta untuk para peserta meninjau kembali hasil rapat
Dalam membuat minutes of meeting kamu juga perlu untuk memastikan bahwa catatan tersebut sudah lengkap dan akurat. Caranya bisa kamu lakukan dengan menanyakan peserta lain untuk meninjau catatanmu.
Baca juga: Kenali Pengertian Kick Off Meeting dalam Suatu Proyek
Rapat umumnya dilakukan untuk menyampaikan laporan, berdiskusi, atau menyelesaikan suatu masalah yang dihadapi oleh organisasi maupun perusahaan. Oleh karena itu, penting bagi kamu untuk memastikan bahwa minutes of meeting telah mencangkup semua poin penting dan menerapkan beberapa panduan di atas.
Selain melalui artikel dari EKRUT Media, kamu juga bisa memperoleh berbagai informasi dan tips menarik seputar karier melalui YouTube EKRUT Official. Tak hanya itu, jika kamu tertarik mendapatkan berbagai kesempatan untuk mengembangkan karier, sign up EKRUT sekarang juga. Hanya di EKRUT, kamu dapat memperoleh berbagai peluang kerja yang dapat disesuaikan dengan minatmu.
Sumber:
- nuclino.com
- thebalancecareers.com
- corporatefinanceinstitute.com
