Jika kamu pernah merasakan kegiatan organisasi, tentu istilah memo cukup akrab denganmu. Memo umum digunakan untuk melakukan instruksi atau arahan dalam organisasi. Selebihnya, memo juga umum digunakan sebagai pemberitahuan singkat kepada orang lain lewat tulisan. Lantas, apa itu memo? Mari kita simak ulasannya berikut ini.
Apa itu memo?
Memo merupakan nota pemberitahuan atau komunikasi yang bersifat ringkas dan lekas disampaikan (Sumber: Pexels)
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, memo atau memorandum merupakan bentuk komunikasi yang berisi saran, arahan, atau penerangan dengan bentuk nota. Memo juga dapat digunakan sebagai surat pernyataan dalam hubungan relasional internal dalam suatu perusahaan.
Secara umum, memo dikenal sebagai salah satu alat atau nota komunikasi untuk penyampaian putusan dan instruksi kepada anggota dari sebuah organisasi atau perusahaan. Dalam dunia kerja, memo bersifat sebagai pengingat bagi keseluruhan atau sejumlah besar anggota di suatu organisasi atau perusahaan.
Dalam hubungan dengan klien, memo juga umum digunakan sebagai alat bantu untuk menjelaskan atau pemberi informasi bersifat suplemen atau tambahan. Jika dilihat dari bentuk dan sifatnya, memo memiliki beberapa karakteristik umum sebagai berikut:
- Ringkas dan singkat
- Memiliki isi yang padat dan efektif
- Bersifat pemberitahuan kepada banyak orang secara umum
- Efisiensi biaya dan waktu dalam penyampaian
- Struktur sederhana dan tidak rumit
Baca juga: 5 Contoh Surat Keterangan Kerja dan Cara Membuatnya
Struktur memo
Memo yang baik ditulis dengan struktur efektif dan to the point (Sumber: Pexels)
Memo dapat diartikan pula sebagai pengingat dalam sebuah komunikasi internal mengenai suatu prosedur atau bisnis. Hal ini membuat memo memiliki struktur umum yang bersifat efektif dan efisien. Memo merupakan pesan yang berbeda dengan surat elektronik, karena secara khusus memo dilakukan dengan lebih cepat dan instruksi umumnya bersifat langsung.
Adapun struktur umum yang terdapat dalam sebuah memo meliputi:
- Kepala surat memo. Bagian ini berisi penjelasan singkat tentang dari dan untuk siapa memo ini ditujukan. bagian kepala memo ini umumnya berisi nama pembuat, tujuan surat memo, subjek memo atau topik, dan tanggal. Penempatan tanggal di sini menunjukkan bahwa memo bersifat aktual dan umumnya bersifat langsung diberlakukan.
- Pendahuluan. Bagian pendahuluan adalah bagian paragraf pertama dari memo yang berisi tentang tujuan memo secara langsung tanpa bertele-tele. Hal ini bisa dimisalkan seperti, “Saya menulis memo ini untuk meminta …”. Ingat, bahwa memo bersifat langsung dan jelas atau to the point, sehingga penyampaian informasi langsung di muka sebagai inti atau pokok dari memo tersebut.
- Detail. Sebagai penjelas, detail tujuan atau subjek memo bisa disertakan pada paragraf berikutnya. Sama halnya bagian pendahuluan, penjelasan detail memo di sini juga disampaikan ringkas. semisal “Seiring pertumbuhan perusahaan dan bisnis, kita memiliki target pasar baru terhitung hari ini … … 2022, sehingga selaku direktur utama, Saya memutuskan untuk memisahkan tim video dan konten promosi dari divisi pemasaran. Selanjutnya, tim ini akan bergerak sebagai divisi mandiri berlaku mulai hari ini”.
- Penutup. Bagian akhir dari sebuah memo umumnya diisi dengan kontak selanjutnya terkait tujuan utama memo seperti pencantuman nomor manajer atau bagian terkait adanya instruksi dari memo. Misalnya, “Untuk penjelasan lebih lanjut, anggota tim video dan konten promosi perusahaan bisa menghubungi Manajer Bisnis lewat alamat surel berikut … Atas perhatiannya, saya ucapkan terima kasih dan selamat bekerja”.
Baca juga: 4 Contoh Surat Rekomendasi Kerja dan Cara Menyiapkannya
Cara membuat memo
Memo dapat dibuat dengan bahasa yang efektif dan tidak bertele-tele (Sumber: Pexels)
Dikarenakan sifat dan tujuannya yang efektif dan efisien, memo memerlukan cara pembuatan tepat agar tidak terkesan bertele-tele. Hal ini yang membedakan memo dengan surat secara umum. Adapun cara untuk membuat memo agar efektif adalah sebagai berikut.
- Gunakan bahasa baku yang efektif
- Gunakan kalimat efektif dan tepat guna
- Tulis kalimat dan tujuan memo dengan ringkas agar mudah dipahami pembaca
- Tekankan kalimat atau detail utama dalam memo dengan huruf kapital atau huruf tebal (bold)
- Gunakan kalimat yang sopan untuk memberi instruksi di bagian akhir memo
- Periksa kembali memo sebelum dirilis ke anggota organisasi
Baca juga: 5 Contoh Surat Pemberitahuan yang Benar untuk Berbagai Keperluan
Contoh memo
Memo dapat digunakan untuk pemberitahuan rapat, perubahan kebijakan, dan urusan klien (Sumber: Pexels)
Berikut ini adalah beberapa contoh memo yang dapat digunakan sebagai acuan pembuatan memo internal maupun relasi dengan klien. Dalam urusan dengan klien, penggunaan memo umumnya hanya berlaku untuk klien dengan relasi jangka panjang.
1. Memo rapat
|
MEMO Denpasar, 23 Februari 2022 Dari: Direktur Utama PT Bali Trans Wisata Akan ada rapat untuk merespons diberlakukannya PPKM Level 3 di Provinsi Bali yang berlaku mulai minggu depan. Rapat ini akan kita laksanakan hari ini 23 Februari 2022, pukul 13.00 WITA di ruang rapat lantai 2. Penerapan PPKM Level 3 yang akan diterapkan kembali di Bali perlu kita tanggapi dengan segera karena hal ini berkaitan dengan beberapa rencana trip wisata yang akan dihelat minggu depan. Pastikan semua anggota staf pemasaran hadir untuk pengelolaan jadwal dan revisi jumlah klien dalam trip tersebut. Jika ada kendala untuk mengikuti rapat ini bisa menghubungi Saya lewat nomor ponsel dan surel di bawah ini. Terima kasih. I Nengah Kadek Purwasti, S. Par. 085328629834 |
2. Memo dinas
|
MEMO Surabaya, 24 Februari 2022 Dari: Manajer Pemasaran PT Sari Rasa Bahari Menanggapi adanya kegiatan pameran “Gebyar Kuliner Jawa Timur 2022” yang akan diselenggarakan HARI INI pukul 15.00 WIB di Gedung Grahadi Surabaya, maka Saya memberi tugas untuk Tim Video Promosi agar bertugas dalam kegiatan tersebut. Mengingat pentingnya acara pameran kuliner ini untuk ruang promosi produk kecap manis “Bahari Prima” yang dijadikan salah satu sponsor utama, maka Saya berharap kita bisa mendapatkan beberapa footage dan testimoni konsumen lewat acara pameran tersebut. Untuk keperluan dana dan logistik lapangan, ketua tim bisa menghubungi bagian finansial paling lambat pukul 12.00 WIB hari ini. Atas perhatiannya, Saya ucapkan terima kasih. Karinda Rizha Pramesti, S.E., M.M. |
Baca juga: Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja Beserta Cara Membuatnya
3. Nota kebijakan kantor
|
MEMO Ambon, 25 Februari 2022 Dari: Direktur Utama PT Mollucan Kopra Prima Demi kepentingan percepatan distribusi produk pengolahan kopra dari perusahaan menuju pelabuhan, terhitung mulai hari ini 25 Februari 2020 pukul 10.00 WIT, Divisi Gudang dan Logistik untuk sementara akan dibagi menjadi dua manajerial. Tingginya arus produksi dan rumitnya pengelolaan logistik dalam jumlah besar untuk satu bulan ke depan, menyebabkan beberapa kesalahan pencatatan dan pembukuan. Oleh karena itu, Saya mengeluarkan kebijakan temporal yang berlaku hanya 1 (satu) bulan ini kepada Kepala Divisi Gudang dan Logistik untuk membagi divisinya menjadi dua dengan basis pengelolaan pembukuan terpisah. Jika ada pertanyaan lebih lanjut terkait kebijakan ini, kepala divisi bisa menghubungi saya lewat nomor ponsel atau langsung menuju kantor direksi di lantai 4. Terima kasih. Oscar Palapessy, S.E 08573649281 |
4. Memo klien
|
MEMO Jakarta, 28 Februari 2022 Dari: Manajer Pajak PT Bina Nusa Eka Perkasa Untuk menanggapi arus pajak pengganti di tahun 2022, Saya mengundang konsultan utama dari SF Consulting yang bertugas untuk perusahaan kami untuk menghadiri rapat tertutup terkait pengelolaan pajak perusahaan dalam 5 (lima) tahun terakhir. Rapat akan diadakan besok, 1 Maret 2022 pukul 09.00 WIB di PT Bina Nusa Eka Perkasa, kantor pusat, lantai 12, ruang rapat 5. Adanya beberapa masukan dan tagihan pajak yang pernah terhambat di tahun 2017 hingga tahun 2021 membuat perusahaan kami kesulitan mengidentifikasi poin-poin utama dari arus pemasukan dan kewajiban pajak perusahaan. Oleh karena itu, kami mengharapkan bantuan dari SF Consulting untuk menerangkan pencatatan dan analisis pajak perusahaan kami dengan basis data 5 (lima) tahun ke belakang. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih. Rugun Satriawan Sinaga, S.E., M.B.A. |
Baca juga: 5 Contoh Surat Peringatan untuk Karyawan
Itulah tadi beberapa hal terkait memo yang perlu kamu ketahui sebelum terjun di urusan administrasi perkantoran. Kamu juga dapat mempelajari hal ini dengan mencari pengalamanmu sendiri di tempat kerja.
Jika kamu masih dalam tahap pencarian karier, EKRUT bisa menjadi rekan terbaik untuk kamu. EKRUT menyediakan berbagai informasi terkait karier yang dapat kamu ikuti. Tak hanya itu, EKRUT juga bisa membantumu mendapatkan kesempatan kerja di berbagai perusahaan bonafide di Indonesia.
Caranya mudah, kamu hanya perlu membuat CV terbaikmu lalu klik tautan di bawah ini untuk mendaftar lewat EKRUT. Temukan jalan kariermu bersama EKRUT.
Sumber:
- blog.hubspot.com
- linovhr.com
