Koordinasi tentu menjadi istilah yang tidak terlalu asing bagi kita yang pernah bersentuhan dengan kehidupan organisasi atau komunitas terstruktur. Koordinasi secara umum digunakan untuk beberapa tujuan seperti manajemen atau hierarki. Namun, apa sih pengertian dan tujuan dari koordinasi ini sesungguhnya? Mari kita simak ulasannya berikut ini.
Apa itu koordinasi?
Koordinasi merupakan proses pengaturan hubungan antar pihak untuk mencapai satu tujuan utama dalam organisasi (Sumber: Pexels)
Jika kita merujuk pada definisi dari Kamus Besar Bahasa Indonesia, koordinasi diartikan sebagai perihal mengatur suatu organisasi atau kegiatan sehingga peraturan dan tindakan yang akan dilaksanakan tidak saling bertentangan atau simpang siur. Koordinasi secara fisik juga berarti pembatasan sistem untuk mengatur pola gerak supaya mencapai sasaran tertentu.
Sedangkan, jika merujuk pada definisi Cambridge Dictionary, koordinasi diartikan sebagai tindakan membuat semua orang yang terlibat dalam rencana atau kegiatan bekerja sama dalam cara terorganisasi dengan baik.
Baca juga: 7 Jenis Struktur Organisasi Perusahaan yang Perlu Diketahui
Koordinasi menurut para ahli
Koordinasi berkaitan dengan organisasi atau kelompok kerja yang berisi banyak pihak (Sumber: Pexels)
Salah satu tokoh atau ahli yang terkenal dengan teori koordinasi adalah Thomas W. Malone dari Massachusetts Institute of Technology. Lewat risalahnya berjudul “What is Coordination Theory?” Malone menjelaskan bahwa koordinasi adalah pengaturan diri dari banyak aktor untuk mengejar tujuan bersama.
Malone secara khusus mendefinisikan koordinasi sebagai pemrosesan informasi tambahan yang dilakukan ketika beberapa aktor terhubung tengah mengejar suatu capaian dengan beberapa komponen terkait. Komponen-komponen itu meliputi para aktor itu sendiri, pelaksana tugas, dan tujuan yang hendak dicapai.
Pada risalah lain, beberapa ahli mengartikan koordinasi sebagai pengaturan yang teratur dari upaya individu atau kelompok untuk kesatuan tindakan dalam mewujudkan tujuan bersama. Hal ini melibatkan adanya sinkronisasi berbagai tindakan dari berbagai unit organisasi.
Salah satu ahli dalam risalah tersebut, Brech, mengartikan koordinasi sebagai proses untuk menyeimbangkan dan menjaga kekompakan tim dengan memastikan alokasi tugas yang sesuai untuk berbagai anggota dan melihat bahwa tugas tersebut dilakukan secara harmonis.
Sedangkan, McFarland menyatakan bahwa koordinasi dalam organisasi atau perusahaan merupakan proses dimana seorang eksekutif mengembangkan pola usaha kelompok yang teratur di antara anggotanya dan mengamankan kesatuan tindakan untuk mengejar tujuan bersama.
Theo Haimann, secara sederhana mengartikan koordinasi sebagai sinkronisasi yang teratur dari upaya-upaya untuk menyediakan jumlah, waktu, dan kualitas pelaksanaan efisien sehingga secara sinergis mengarah pada tujuan umum perusahaan atau organisasi.
Baca juga: Manajemen Organisasi: Pengertian, 6 Fungsi, Tujuan, dan Struktur
Tujuan koordinasi
Koordinasi memiliki tujuan utama untuk menciptakan ketergantungan dan keselarasan kerja antar pihak (Sumber: Pexels)
Secara umum, tujuan koordinasi telah disampaikan lewat beberapa definisi di atas. Koordinasi memiliki tujuan utama untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan lewat kerja sinergis. Namun, adapun beberapa tujuan khusus koordinasi lainnya adalah sebagai berikut.
1. Menciptakan ketergantungan antar pihak
Koordinasi merupakan kerja sinergis antar pihak, sehingga ia bukanlah sebuah sistem individu. Oleh karena itu, koordinasi bertujuan untuk membentuk ketergantungan atau kesinambungan antar pihak demi memenuhi capaian fungsi, struktur, dan sumber daya dalam konteks organisasi.
2. Menguatkan organisasi
Organisasi merupakan entitas sosial dimana orang-orang secara sistematis, terstruktur, dan terkelola untuk menemukan target atau tujuan sebagai basis akhir dari entitas sosial tersebut. Oleh karena itu, sebuah organisasi yang terstruktur memerlukan kecakapan koordinasi sebagai salah satu strategi dasar pemecahan masalah dan mengakomodasi perubahan baik dalam ranah internal maupun pengaruh eksternal.
3. Mendukung pengambilan keputusan
Koordinasi dibutuhkan oleh sebuah organisasi terstruktur untuk pengambilan keputusan. Hal ini tidak lepas dari penerapan koordinasi sebagai proses formal, informal yang berorientasi pada relasi manusia, dan proses sistematis dalam suatu relasi kuasa dan tanggung jawab di organisasi.
Baca juga: 5 Contoh Struktur Organisasi Perusahaan
Ciri-ciri koordinasi
Koordinasi dicirikan dengan adanya deskripsi tugas dan jaringan pelaporan secara terintegrasi (Sumber: Pexels)
Dilansir dari situs Management Study HQ, koordinasi memiliki beberapa ciri utama yang meliputi:
1. Integrasi
Salah satu ciri koordinasi adalah ia bersifat integratif dalam hal upaya menuju tujuan organisasi. Integrasi dalam koordinasi menjadi salah satu ciri utama karena usaha kelompok atau organisasi bukanlah usaha individu. Hal ini berarti tidak ada koordinasi yang muncul hanya karena satu individu, melainkan usaha antar individu untuk membangun suatu langkah mencapai tujuan.
2. Kepastian suatu tindakan
Ciri lain dari koordinasi adalah bersifat pasti dalam menciptakan kesatuan tindakan. Hal ini muncul karena selama proses koordinasi terdapat beberapa diskusi dan aktivitas sinergis antar pihak. Proses ini dapat dicontohkan lewat koordinasi antara departemen produksi, pemasaran, dan penjualan dalam sebuah industri, dimana secara sinergis tindakan antar departemen akan berjalan dengan pasti dan simultan.
3. Proses berkelanjutan
Koordinasi bukanlah sebuah kegiatan satu arah dan satu waktu, tetapi koordinasi bertumpu pada proses berkelanjutan sehingga dilakukan pada setiap langkah atau periode tertentu. Koordinasi menyesuaikan diri dengan fluktuasi dan keseimbangan organisasi, sehingga tidak bisa dilakukan sekali untuk semua pihak.
Baca juga: Apa Itu Budaya Organisasi? Berikut 7 Karakteristiknya
Jenis-jenis koordinasi
Jenis koordinasi yang umum adalah koordinasi vertikal berbasis hierarki (Sumber: Pexels)
Menurut praktiknya, koordinasi terdiri dari beberapa jenis utama yang meliputi koordinasi internal dan eksternal. Untuk koordinasi internal, dibedakan lagi menjadi dua jenis, yaitu:
1. Koordinasi vertikal
Secara umum, koordinasi internal merupakan koordinasi yang terjadi di dalam relasi suatu organisasi seperti manajer, eksekutif, departemen, divisi, dan karyawan. Sedangkan, koordinasi vertikal berarti bersifat dari atas ke bawah atau sebaliknya dengan mematuhi rambu hierarki dalam suatu organisasi tersebut. Salah satu contoh koordinasi vertikal ini adalah keberadaan supervisors dalam tim penjualan.
2. Koordinasi horizontal
Berkebalikan dengan koordinasi vertikal, koordinasi horizontal bersifat sejajar berdasarkan kesamaan status atau jabatan. Relasi yang terjadi adalah koordinasi setara seperti koordinasi antar kepala departemen atau antara para eksekutif dalam suatu organisasi. Di beberapa komunitas tanpa struktur, koordinasi horizontal juga dilakukan secara sejajar dan terbuka.
Selain koordinasi internal, terdapat pula koordinasi eksternal yang dilakukan suatu organisasi dengan pihak luar. Hal ini bisa dilakukan dengan membangun relasi dengan klien, atau perusahaan lain dengan kepentingan tertentu. Koordinasi eksternal juga bisa dilakukan terkait kebijakan atau pejabat pemerintah hingga institusi finansial, seperti konsultan pajak hingga konsultan hukum.
Baca juga: Budaya Perusahaan: Tujuan, Tipe, dan 5 Cara Membentuknya
Contoh koordinasi
Koordinasi secara umum dapat ditemukan dalam tempat kerja atau organisasi dengan struktur jelas (Sumber: Pexels)
Beberapa contoh koordinasi sejatinya telah disebut pada bahasan di atas, namun berikut ini adalah contoh-contoh koordinasi yang umum ditemukan dalam kehidupan kerja sehari-hari.
1. Koordinasi bertingkat
Contoh koordinasi bertingkat atau vertikal umum ditemukan dalam dunia birokrasi organisasi atau perusahaan. Contohnya adalah sebagai berikut.
|
Sarah adalah seorang karyawan tahun pertama di sebuah firma konsultan pajak di Jakarta. Di tahun pertama, Sarah mengerjakan beberapa laporan dan analisis faktur pajak Perusahaan A. Pada beberapa bagian, Sarah mendapatkan beberapa kesulitan terkait analisis tersebut. Oleh karena itu, Sarah meminta arahan dari supervisor-nya. Supervisor terkait juga melihat kejanggalan dan kesulitan yang sama karena hal tersebut mengarah pada ranah privat. Oleh karena itu, ia hendak membahas hal itu lebih dalam dengan manager di bidang tersebut. Manager terkait memeriksa laporan tadi dan melihat ada beberapa ketentuan yang tidak sesuai dalam data pajak Perusahaan A. Dikarenakan masalah ini cukup sensitif, maka manager tersebut meminta masukan dari para eksekutif di firma konsultan pajak tersebut untuk tindak lanjut dari permasalahan tersebut. Setelahnya, ditentukan jadwal rapat antara pihak firma konsultan pajak dengan beberapa pihak dari Perusahaan A agar permasalahan tersebut ditangani secara terbuka antar kedua belah pihak. |
2. Koordinasi setara
Koordinasi setara atau horizontal dapat dilakukan oleh pihak-pihak yang memiliki kedudukan sejajar dalam hierarki organisasi. Adapun contohnya adalah sebagai berikut.
|
Cokorda adalah seorang kepala divisi pemasaran di PT Prima Wisata Denpasar. Suatu kali, ia mendapatkan hambatan karena kebijakan pembatasan sosial membuat kinerja divisinya tak bisa maksimal. Jumlah wisatawan yang terbatas membuat Cokorda menemukan ide untuk mengembangkan model bisnis baru. Namun, untuk itu ia harus mengadakan rapat dengan kepala divisi finansial dan juga kepala divisi bisnis perusahaan. Dalam rapat tersebut dihasilkan strategi tertentu terkait kesulitan divisi pemasaran untuk mendapatkan klien. Salah satunya adalah membentuk kelompok-kelompok perjalanan wisata kecil dengan paket tertentu beserta berbagai layanan kesehatan sesuai protokol kesehatan seperti penjemputan, fasilitas tes antigen, hingga layanan eksklusif lainnya yang membuat mereka tetap berwisata dengan aman. |
Itulah tadi beberapa hal menyoal koordinasi yang perlu kita ketahui dan kuasai. Beberapa dari kita mungkin sudah akrab dengan koordinasi secara khusus. Namun, beberapa dari kita juga mungkin masih awam dengan proses koordinasi seperti vertikal maupun horizontal.
Bagi kamu yang kini tengah mencari pekerjaan dan penasaran dengan proses koordinasi di tempat kerja, maka EKRUT bisa menjadi rekan profesional bagi kamu. Sebabnya, EKRUT menyediakan berbagai info terkait karier hingga kesempatan kerja yang bisa kamu akses dengan mudah.
Kamu hanya perlu klik tautan di bawah ini untuk mendaftar lewat EKRUT dan menikmati fasilitas informasi karier beserta kesempatan direkrut oleh berbagai perusahaan bonafide di Indonesia. Mari jemput kariermu bersama EKRUT!
Sumber:
- researchgate.net
- managementstudyhq.com
- egyankosh.ac.in
