Kenali fungsi komunikasi bisnis bagi kesuksesan perusahaan

Komunikasi bisnis memengaruhi setiap proses dan efisiensi di setiap aspek perusahaan. 

Namun, dengan banyaknya jumlah karyawan dan struktur hierarki yang ada, terkadang perusahaan kesulitan untuk mengelola komunikasi bisnis yang efektif. Padahal hal ini sangat dibutuhkan demi kesuksesan dan pertumbuhan perusahaan.  Agar hal ini tidak terjadi di perusahaan kamu, coba perhatikan ulasan berikut ini. 

Apa itu komunikasi bisnis?

Komunikasi bisnis yang efektif dapat meminimalisir kesalahan dalam mengelola bisnis - EKRUT

Komunikasi bisnis adalah proses pembagian informasi dengan orang-orang di dalam maupun di luar perusahaan. Komunikasi bisnis yang efektif dapat ditunjukkan melalui interaksi yang baik antara karyawan dan manajemen demi mencapai tujuan organisasi yang selaras dengan nilai inti perusahaan. 

Dengan adanya komunikasi bisnis yang baik, maka praktik dalam perusahaan pun dapat berjalan lancar dan kemungkinan terjadinya kesalahan saat mengelola bisnis pun dapat diminimalisir.

Baca: Kenali manfaat dan prinsip etika bisnis dalam perusahaan

Jenis-jenis komunikasi bisnis 

Komunikasi bisnis terjadi antara orang-orang di dalam dan luar perusahaan - EKRUT

Dalam penerapannya komunikasi bisnis dalam perusahaan dapat dibedakan ke dalam beberapa jenis. Jenis-jenis komunikasi bisnis adalah:

1. Komunikasi internal ke atas

Komunikasi bisnis internal ke atas adalah jenis komunikasi yang berasal dari bawahan ke manajer atau individu di atasnya dalam hierarki perusahaan. Jenis komunikasi ini dibutuhkan agar pemimpin mendapatkan informasi yang  sebenarnya tentang operasi bisnis perusahaan. 

Sebagian besar bentuk komunikasi bisnis jenis ini didasarkan pada laporan, formulir, survei, dan sumber daya sistematis lainnya untuk membantu karyawan memberikan informasi yang diperlukan secara lengkap. 

Contohnya, laporan penjualan yang menyertakan angka penjualan akhir beserta umpan balik seperti ringkasan masalah yang perlu diketahui oleh manajemen. 

2. Komunikasi internal ke bawah 

Jenis komunikasi bisnis ini datang dari atasan kepada bawahan. Contohnya seperti instruksi secara verbal maupun surat dan memo tertentu. 

Agar berjalan efektif pemimpin harus dapat menjaga komunikasi kepada bawahan berjalan dengan profesional dan jelas agar tidak terjadi interpretasi yang keliru.  Misalnya memberikan memo mengenai prosedur baru dalam operasional bisnis yang menjelaskan aturan keselamatan kerja secara detail.

3. Komunikasi internal lateral

Ini adalah jenis komunikasi bisnis yang terjadi antar karyawan, misalnya dalam bentuk pembicaraan, pertukaran pesan, atau email. Jenis komunikasi bisnis ini juga bisa terjadi dalam satu departemen atau lintas departemen. 

Contohnya ketika anggota tim dalam satu departemen marketing saling berkomunikasi memberikan informasi terbaru mengenai laporan atas kampanye yang sedang berjalan, atau ketika manajer marketing meminta klarifikasi mengenai kampanye bersama tim sales melalui email. 

Agar berjalan efektif, sesama karyawan harus didorong untuk terus berkomunikasi dengan profesional dan saling menghormati. 

4. Komunikasi eksternal

Jenis komunikasi bisnis ini merupakan bentuk komunikasi apa pun yang terjadi dengan pihak-pihak di luar perusahaan, seperti kepada pelanggan, vendor, klien, atau mitra. Karena dilakukan dengan pihak di luar perusahaan, jenis komunikasi ini biasanya dilakukan tidak seteratur komunikasi bisnis internal. 

Meski begitu, agar berjalan dengan lebih maksimal penting agar setiap bentuk komunikasi eksternal tetap dilakukan dengan tujuan dan penyampaian yang jelas. 

Baca juga: 12 Alasan pentingnya komunikasi dalam dunia kerja

Fungsi komunikasi bisnis yang efektif dalam perusahaan 

Komunikasi bisnis yang efektif dapat meningkatkan keterlibatan karyawan - EKRUT

Komunikasi bisnis yang efektif sangatlah penting bagi kesuksesan dan pertumbuhan perusahaan karena memberikan banyak manfaat.  Beberapa manfaat dari komunikasi bisnis adalah:

1. Meningkatkan keterlibatan karyawan

Riset menunjukkan bahwa faktor komunikasi bisnis internal seperti antara pemimpin dan karyawan memiliki korelasi dengan seberapa terlibat karyawan di dalam perusahaan.

2. Memangkas bentuk komunikasi yang tidak begitu penting

Komunikasi bisnis internal yang baik dibarengi dengan pemanfaatan teknologi komunikasi yang tepat dapat membantu perusahaan menghilangkan masalah dalam bentuk-bentuk komunikasi yang dianggap tidak begitu penting. 

Contohnya penggunaan email untuk berbagai kepentingan dalam perusahaan yang berlebihan dan tidak relevan bagi setiap perusahaan. 

3. Meningkatkan komunikasi di dalam dan antar departemen

Tanpa strategi komunikasi bisnis yang tepat, akan sulit untuk menjaga komunikasi antar departemen yang lancar dan efektif dalam perusahaan.

4. Meningkatkan produktivitas karyawan

Dengan banyaknya informasi dalam pekerjaan sehari-hari, tidak jarang karyawan sering menghabiskan terlalu banyak waktu dan informasi untuk mencari konten yang mereka butuhkan demi melakukan pekerjaannya. Dengan adanya komunikasi bisnis internal yang efektif, hal ini dapat diatasi dengan tepat. 

5. Mengurangi turnover karyawan 

Tanpa komunikasi bisnis yang baik akan ada banyak informasi tidak relevan di dalam perusahaan yang dapat memengaruhi karyawan untuk merasa lebih cepat stres, frustasi dan menarik diri.

Sebaliknya, ketika komunikasi bisnis berjalan efektif, keterlibatan dan kepuasan karyawan pun ikut meningkat  sehingga membantu menekan angka turnover dalam perusahaan. 

Baca juga: Kenali 6 penyebab turnover karyawan meningkat

6. Membantu karyawan untuk lebih berkembang

Komunikasi bisnis yang baik dapat meningkatkan praktik berbagi pengetahuan antar karyawan di dalamnya.

Dengan begitu karyawan bisa mempelajari hal-hal baru dan terus tumbuh sehingga mereka pun dapat menerapkan pengetahuan barunya itu ke dalam pekerjaan demi menunjang perusahaan mencapai tujuannya. 

7. Meningkatkan advokasi karyawan 

Ketika perusahaan berkomunikasi dengan karyawan secara efektif, besar kemungkinan karyawan akan lebih tertarik untuk menjadi duta merek bagi perusahaan. 

Mereka akan senang terlibat dan memberikan kontribusi dalam membantu operasi perusahaan untuk meningkatkan brand awareness, meningkatkan employer brand, serta berbagai upaya dalam pemasaran dan penjualan. 

8. Meningkatkan kepuasan dan retensi pelanggan 

Komunikasi bisnis yang lebih baik memengaruhi kepuasan pelanggan. Pasalnya jika komunikasi dalam perusahaan buruk, maka akan ada dampak yang terjadi dalam hal pelayanan dan kepuasan pelanggan. 

Pertama, karyawan yang berhubungan dengan pelanggan memiliki kesulitan dalam akses informasi yang mereka butuhkan saat bekerja. Kedua, pelanggan akan merasakan semangat kerja karyawan yang rendah sehingga pengalaman yang mereka dapatkan pun terasa negatif.  

9. Membangun budaya perusahaan yang lebih baik lagi 

Strategi komunikasi bisnis yang tepat dapat membantu terciptanya budaya perusahaan dan lingkungan tempat kerja yang lebih baik transparan dan terbuka. Dengan begitu suasana kerja menjadi lebih sehat, dan karyawan pun lebih termotivasi dan merasa puas. 

Itulah beberapa peran penting komunikasi bisnis dalam kesuksesan perusahaan. Jika ingin seluruh kegiatan dan proses dalam perusahaan berjalan maksimal, coba periksa kembali seberapa efektif komunikasi bisnis kamu saat ini. 

Lakukan analisa untuk melihat permasalahan dalam komunikasi bisnis perusahaan, dan tentukan solusi yang tepat, baik itu pemilihan tools komunikasi digital hingga metode-metode komunikasi yang paling sesuai.

Sumber:

• smallbusiness.chron.com
• smarp.com