Mengenal “Kaizen” Filosofi ala Jepang untuk Memperbaiki Manajemen Perusahaan

Pernah mendengar apa itu Kaizen? Kaizen adalah sebuah filosofi bisnis yang berkembang di negara Jepang pada tahun 1950-an. Metodologi ini mengacu pada melakukan perubahan kecil yang dilakukan secara konstan sehingga menghasilkan pertumbuhan besar dan lebih signifikan.

Metodologi satu ini diadaptasi oleh banyak orang dan kerap menjadi contoh di berbagai perusahaan. Tidak hanya berdampak positif bagi perusahaan, nyatanya esensi dari Kaizen juga bisa diterapkan di kehidupan sehari-hari. Lalu, apa sebenarnya Kaizen itu?

Apa itu Kaizen?

Mengenal apa itu Kaizen (Sumber: Turbocharger)

Kaizen merupakan gabungan dari dua kata, Kai (perubahan) dan Zen (baik). Kaizen adalah tentang memberdayakan orang untuk membuat perubahan kecil untuk mendapatkan hasil yang signifikan. Filosofi Kaizen mengajarkan bahwa perubahan kecil dapat membantu menghentikan kebiasaan buruk dan menciptakan rutinitas dalam aktivitas sehari-hari.

Contohnya saja ketika kamu mencoba untuk memulai rutinitas dalam berolahraga. Daripada langsung berolahraga 5 kali dalam seminggu selama 60 menit, mulailah dari hal kecil seperti berolahraga 5 menit per hari atau lakukan sepuluh sit-up/push-up selama 60 menit setiap hari. Ide awalnya membuat rutinitas baru dan membantu kamu untuk meningkatkan hari demi hari.

Otomatis, pola pikir akan berubah sehingga mencari cara untuk memperbaiki rutinitas tersebut. Oleh karena itu, pada minggu kedua atau ketiga, kamu mungkin akan meningkatkan intensitas waktu dalam melakukan gerakan olahraga tersebut untuk meningkatkan proses.

Dari contoh tersebut, Kaizen sangat mudah untuk diterapkan. Metode ini pun sukses membawa Toyota sebagai salah satu produsen otomotif terkemuka di Asia dan mampu bersaing dengan produsen otomotif lainnya.

Baca juga:  Mengenal Filosofi Stoicism, Pola Pikir yang Menciptakan Kebahagian dalam Hidup

Manfaat menerapkan Kaizen dalam perusahaan

Menerapkan filosofi Kaizen dalam perusahaan membuat karyawan bertumbuh signifikan (Sumber: Freepik)

Dari segi bisnis, Kaizen mendorong para karyawan untuk terlibat secara bertahap sehingga memberikan hasil yang signifikan. Penerapan Kaizen di dalam sebuah perusahaan juga memberikan banyak manfaat positif, di antaranya:

1. Peningkatan produktivitas

Ketika Kaizen diterapkan dengan benar, maka kamu mulai bisa memilah mana cara yang tidak efektif lagi dan hal ini akan meningkatkan produktivitas. Walau hasilnya tidak dramatis, namun metode ini memfasilitasi lingkungan kerja untuk memudahkan improvement yang berkelanjutan.

2. Komunikasi yang lebih baik

Manfaat lain dari diterapkannya Kaizen adalah karyawan bisa berkomunikasi lebih baik. Karyawan merasa diberdayakan untuk berkomunikasi dengan manajemen. Manajemen pun akan berinteraksi dengan karyawan untuk menerapkan perubahan. Komunikasi yang baik akan membuat proses kerja pun makin lancar.

3. Pemanfaatan sumber daya yang optimal

Penerapan Kaizen membuat sumber daya digunakan secara bijak dan hanya digunakan untuk tujuan yang diperlukan. Kaizen membantu perusahaan dalam memenuhi banyak tuntutan besar dengan sumber daya yang terbatas dan memprioritaskan kebutuhan.

4. Kepuasan pelanggan lebih tinggi

Tidak hanya anggota tim, pelanggan setia perusahaan juga lebih puas terhadap produk yang dihasilkan oleh perusahaan. Sebab, kualitas produk selalu terjaga dengan baik. Perusahaan tidak hanya melakukan pengembangan dari suatu aspek, melainkan juga di beberapa aspek termasuk distribusi operasional dan lainnya.

Baca juga: Kamu Seorang Cancer? Ini Pekerjaan yang Cocok di Tahun 2022

Cara menerapkan filosofi Kaizen

Menciptakan gagasan yang jelas adalah salah satu cara menerapkan filosofi Kaizen (Sumber: Freepik)

Dalam beberapa kondisi dan situasi, dibutuhkannya arahan yang jelas dari kepemimpinan ketika ingin menerapkan filosofi Kaizen. Ciptakan gagasan peningkatan berkelanjutan yang sederhana agar mengarah pada realisasi dan perubahan yang signifikan. Berikut beberapa cara untuk memulai dan menerapkan Kaizen di perusahaan.

1. Mengidentifikasi peluang

Jika ingin menumbuhkan bisnis, kamu harus merenungkan dan mengidentifikasikan peluang saat ini. Cobalah untuk memikirkan kembali bagaimana cara memanfaatkan sumber daya secara efisien. Perubahan bisa berasal dari ide-ide kecil yang akhirnya memberi dampak besar dalam jangka panjang. Ide-ide tersebut bisa datang dari mana saja seperti dari konsolidasi rapat, melacak kondisi aset perusahaan, saran dari karyawan, dan lainnya.

2. Mengembangkan solusi

Setelah mengidentifikasi permasalahan, saatnya mengembangkan solusi. Ketika menerapkan Kaizen, solusi harus bersifat efektif dan dapat ditindaklanjuti. Kaizen bukan mengarah pada melakukan perubahan besar yang instan, namun memulai dari perubahan kecil yang konsisten.

3. Menerapkan solusi dan analisis hasil

Kunci dari menerapkan solusi adalah kerjasama dari semua pihak. Semua orang yang terlibat di dalam sebuah perusahaan harus memahami dengan baik mana solusi yang baik dan efektif untuk diterapkan di perusahaan. Setelah diterapkan, luangkanlah waktu untuk menganalisis hasilnya apakah perusahaan sudah membuat suatu perubahan berarti. Tidak harus sempurna, namun bisa menyebabkan peningkatan yang berkelanjutan.

4. Akui kesuksesan

Cobalah untuk merayakan keberhasilan peningkatan, sebesar atau sekecil apapun itu. Jika memiliki anggota tim yang benar-benar ingin membantu meningkatkan bisnis, produk, atau pengalaman konsumen, anggota tim seperti inilah yang patut dipertahankan.

Baca juga: 12 Jenis Strategi Pemasaran Yang Paling Efektif Beserta Contohnya

5 Faktor yang mempengaruhi Kaizen

Kaizen adalah proses jangka panjang yang melibatkan manajemen perusahaan (Sumber: Freepik)

Kaizen adalah sebuah proses jangka panjang yang mendorong untuk melakukan partisipasi dalam kegiatan. Partisipasinya tentu saja melibatkan manajemen tingkat atas hingga tingkat karyawan dasar. Dibalik itu, ada beberapa faktor yang mempengaruhi Kaizen, berikut penjelasannya.

1. Teamwork

Kerja tim merupakan bentuk kerja kelompok dengan keterampilan yang saling melengkapi satu sama lain dan berkomitmen untuk mencapai target yang sudah disepakati sebelumnya. Tujuan finalnya adalah mencapai tujuan bersama secara efektif dan efisien.

2. Personal discipline

Disiplin pribadi memiliki kaitan yang erat dengan motivasi. Kamu bisa termotivasi untuk melakukan suatu pekerjaan jika telah menyadari bisa mendapatkan berbagai hal menyenangkan setelah melakukan pekerjaan tersebut. Disiplin pribadi adalah suatu skill yang dapat dilatih. Semakin dilatih maka hasilnya akan semakin baik.

3. Improved morale

Peningkatan kualitas moral berperan penting dalam budaya Kaizen. Sebab, jika budaya  budaya yang tidak didukung dengan kualitas moral yang baik maka budaya tersebut dapat dikatakan budaya yang gagal. Kaizen sangat identik dengan aspek moral yang dijaga dari dahulu kala hingga sekarang yang menanamkan ketaatan atas moral atas individu masyarakat yang menganutnya.

4. Quality circle

Kualitas dari lingkup pergaulan mampu membawa peningkatan komunikasi dua arah antara staf dan manajemen. Orang-orang yang menjadi bagian dari circle akan merasakan rasa kepemilikan dari proyek yang dilaksanakan. Kualitas dari lingkup pergaulan yang baik akan memberi rasa kepuasan bagi para pegawai untuk berkontribusi lebih banyak.

5. Suggestion for improvement

Saran untuk melakukan perbaikan penerapan dari Kaizen di sebuah perusahaan tidak semudah yang dibayangkan, sebab dibutuhkannya keterlibatan semua unsur. Mulai dari melakukan studi literatur untuk mendapatkan gambaran sistem berkelanjutan dan faktor-faktor yang berpengaruh terhadap penerapannya.

Berdasarkan literatur dan penelitian-penelitian sebelumnya, faktor yang berpengaruh terhadap pelaksanaan suatu manajemen, meliputi dukungan manajemen, aspek pekerja, dan budaya perusahaan yang sesuai.

Baca juga: 9 Tren Digital Marketing 2022 Yang Perlu Kamu Siapkan

Kaizen bisa menjadi kelebihan bagi organisasi, sebab dengan fokus kepada perbaikan secara bertahap, pendekatan yang digunakan jauh lebih soft dibandingkan upaya besar yang mungkin ditinggalkan karena kecenderungan untuk memprovokasi penolakan atau pengabaian perubahan.

Kaizen adalah sebuah filosofi yang tidak hanya bertujuan untuk mencapai kesuksesan sebuah perusahaan, melainkan cara untuk membangun lingkungan kerja yang sehat dan memanfaatkan sumber daya yang ada secara efektif.

Selain filosofi Kaizen, kecerdasan emosional adalah salah satu skill penting yang harus kamu miliki. Yuk, memahami lebih dalam mengenai kecerdasan emosional di video berikut!

Jika kamu saat ini masih belum memiliki pekerjaan, coba daftarkan diri kamu untuk menjadi talent di EKRUT. Semua proses dan bantuan profesional di talent marketplace EKRUT gratis. Kamu – sebagai talent atau employer – bisa langsung direkrut dan merekrut kandidat yang sesuai. Jadi, tunggu apa lagi? Yuk, daftar sekarang di EKRUT!

Sumber:

• kartalegal.com
• lucidchart.com
• text-id.123dok.com