.jpg)
Dinamika aktivitas bisnis dapat bergerak cepat atau lambat. Terlepas dari hal ini, sebuah bisnis harus tetap penuh persiapan dalam segi apapun, terutama mengenai produk atau jasa yang mereka tawarkan. Dalam dunia bisnis, persiapan ini berarti persediaan yang biasa dikenal sebagai inventories. Untuk memahami inventories lebih jauh, simak artikel di bawah ini!
Apa itu inventories?
Persediaan produk dagangan perlu dicatat agar mempermudah aktivitas bisnis. (Sumber: Unsplash)
Inventories atau inventaris merupakan barang atau produk yang sebuah bisnis miliki untuk dijual dan meraih keuntungan. Agar aktivitas jual beli berjalan dengan lancar dan kerap meraih keuntungan, penting bagi perusahaan untuk memiliki persediaan produk tawarannya dengan cukup, sesuai permintaan pasar.
Perupaan dari inventories sebenarnya cukup beragam. Untuk barang yang dapat dilihat bentuknya, inventories dapat berupa produk yang dibeli secara eceran lalu langsung dijual kepada konsumen, bahan dasar produk yang perlu diolah kembali, atau mix and match beberapa produk yang membentuk produk baru seperti package.
Namun, ketika produk yang ditawarkan berupa jasa (tidak dapat dilihat), inventories dapat diidentifikasi dari proses menuju penjualan yang selesai. Misalnya, dalam lembaga bimbingan belajar, inventories yang dimaksud dapat berupa silabus dan buku latihan yang telah disusun oleh lembaga tersebut.
Cara kerja inventories cukup sederhana. Diawali dengan menerima persediaan end-product ataupun bahan baku, barang tersebut diolah (dikombinasikan, dikemas ulang, dimasak, dsb.) atau langsung diatur untuk dilihatkan kepada calon pembeli. Setelahnya, pesanan akan masuk dan terjadi proses transaksi. Bayaran yang diterima dapat digunakan untuk menstok ulang inventories yang menipis atau kebutuhan lainnya.
Melacak dan mencatat “perjalanan” inventories adalah hal yang penting untuk dilakukan. Baik dari jumlah stok, biaya yang dikeluarkan, sampai profit yang didapatkan perlu disimpan baik-baik riwayatnya. Catatan ini akan mempermudah bisnis dalam hal akuntansi dan pengaturan inventories-nya kembali.
Baca juga: Biaya Produksi: 5 Jenis, Bedanya dengan Biaya Manufaktur, dan Cara Menghitungnya
Jenis-jenis inventories dalam bisnis
Inventories dalam bisnis memiliki jenis yang beragam. (Sumber: Pexels)
Seperti yang telah disinggung, inventaris dalam dunia bisnis cukup beragam, sesuai dengan industrinya. Produk yang ditawarkan juga memengaruhi inventories, apakah berupa konkret atau berbentuk jasa dan pelayanan. Setiap inventaris memiliki peran dan penanganannya masing, seperti di bawah ini.
1. Bahan baku
Produk dagangan lumrah menjadi hasil dari bahan baku yang perlu diolah dulu setelah didapatkan dari produsen, seperti tepung dan telur untuk membuat mie. Maka dari itu, bentuk dari bahan baku atau raw materials akan berbeda dari produk jadi, tidak dapat diidentifikasi lagi sebagai bahan baku. Namun, ada bahan baku yang tetap dapat dikenali bentuknya meskipun sudah menjadi bagian dari barang jadi. Hal tersebut dikenal dengan komponen. Contohnya, seperti baut yang menyambung bagian-bagian perabotan rumah.
2. Work-in-progress
Sesuai namanya, inventaris work-in-progress berarti barang yang sedang dalam proses pembuatan atau pengerjaan untuk menjadi produk siap guna. Inventories ini meliputi banyak aspek, termasuk bahan baku, komponen, pembuat (tenaga pekerja), dan kemasan. Proses quality control (QC) juga menjadi bagian dari inventories ini. Maka, meskipun suatu produk terbilang sudah siap guna, produk tersebut akan tetap dianggap work-in-progress apabila belum memenuhi standar QC.
3. Barang MRO (maintenance, repair, dan operations)
Dalam proses produksi, kamu akan menemukan dan menggunakan perintilan-perintilan yang membantu pembuatan barang. Inventories ini dapat berupa sarung tangan, mesin fotokopi, bahkan alat tulis. Barang-barang inilah yang disebut dengan inventaris maintenance, repair, dan operations. Meskipun MRO adalah komponen utama produk, barang ini bukanlah bagian langsung dari barang jadi karena fungsinya yang untuk memperlancar produksi.
4. Barang jadi
Barang yang biasa kamu lihat di pasaran merupakan barang jadi atau finished goods; siap digunakan dan didistribusikan atau dijual. Inventories inilah yang perlu dicatat baik-baik untuk mengetahui profit maupun loss penjualan.
5. Kemasan
Bagian kemasan mungkin jarang dianggap sebagai inventories. Padahal sebagai pelindung produk jadi dalam proses penjualan maupun pengiriman jarak dekat-jauh, kemasan (packing) sangat penting. Kemasan dapat diidentifikasi dalam 3 kategori.
Pertama adalah kemasan primer yang berfungsi sebagai pelindung produk ketika dijajakan dan sering menjadi identitas produk. Contohnya adalah botol minuman ataupun bungkus kudapan. Kedua, kemasan sekunder adalah bahan yang digunakan untuk memudahkan penyimpanan dan pengangkutan produk. Misalnya, kamu akan mendapatkan kardus ketika membeli selusin air mineral botol—kardus lah kemasan sekundernya. Sementara, kemasan tersier atau beragam digunakan ketika pengangkutan produk bertujuan ke lokasi yang lebih jauh, misalnya dalam kegiatan ekspor-impor. Contohnya adalah bubble wrap, styrofoam, plastik pembungkus, dan masih banyak lagi.
6. Stok penyangga
Hal-hal tidak terduga dapat terjadi dalam bisnis. Namun, kamu bisa melakukan damage control dengan stok penyangga (safety stock/buffer inventory). Inventaris ini merupakan produk berjumlah lebih dari permintaan pasar yang “sengaja” kamu produksi dan simpan. Meskipun memang terhitung “membengkakkan” anggaran awal, hal ini krusial dilakukan demi kepuasan pelanggan.
Stok penyangga mungkin jarang atau tidak dimiliki oleh industri tertentu. Namun, sebuah bisnis tetap perlu mempersiapkannya dalam jumlah yang telah diperhitungkan untuk menghindari kehabisan stok, backorder, membuat konsumen menunggu sampai waktu ke depan, dan membuat mereka beralih ke brand kompetitor pada akhirnya.
7. Stok antisipasi
Serupa tapi tak sama dengan stok penyangga yang dimaksudkan untuk memenuhi permintaan reguler, stok antisipasi disediakan untuk mengantisipasi acara atau momen di masa depan yang dapat memengaruhi demand dan penjualan, seperti payday, hari raya, pergantian musim, dan lainnya.
Stok ini biasanya akan dipersiapkan sebulan sebelum rush time momen. Ketika momen ini sedang berlangsung, inventories ini akan berkurang dan tempo produksi tetap normal. Stok penyangga termasuk ramah buruh dan pengeluaran, dimana buruh tidak perlu overwork maupun santai-santai di periode waktu tertentu, serta perusahaan dapat menimbun bahan dengan harga lebih murah dan menghindari kebangkrutan karena arus supply-demand yang tidak seimbang.
8. Decoupling inventories
Inventaris decoupling berarti bahan baku, work-in-progress, ataupun barang jadi yang dilebihkan untuk proses produksi selanjutnya. Stok ini disediakan untuk menghindari penghentian produksi. Penyebabnya bisa beragam, seperti flow per mesin atau langkah yang berbeda dan mesin yang di tengah produksi memerlukan reparasi. Decoupling membuat produksi bisnismu jadi tidak ketergantungan dengan dan lebih siap jika ada hal yang terjadi pada mesin manufaktur.
9. Cycle inventories
Dalam proses produksi, biaya inventaris dan manufaktur bisa jadi tidak seimbang. Hal tersebut dapat disebabkan karena bisnismu memesan bahan dalam jumlah besar untuk satu kali proses manufaktur yang besar dan sebaliknya. Cycle inventories adalah upaya untuk menyeimbangkan 2 hal tadi dan menurunkan total biaya produksi dengan memesan bahan dalam banyak tipe dan ukuran daripada sesuai kebutuhan awal.
10. Jasa
Inventaris tidak hanya berupa stok barang saja, tetapi juga tenaga atau jasa manusia. Jasa atau service yang dimaksud adalah konsep manajemen dan pengawasan tipe inventaris lainnya dalam proses produksi. Inventaris ini juga bisa diartikan sebagai bagian dari MRO.
11. Transportasi
Sesuai namanya, transportasi dibutuhkan untuk memindahkan stok antar pabrik, warehouse, dan pusat distribusi. Pemindahan stok dapat memakan waktu yang cukup lama, tergantung transportasi yang dipilih. Maka dari itu, hal ini penting untuk diputuskan dengan baik sesuai timeline dan stok yang “digerakkan”.
12. Theoretical inventories
Pengertian “persiapan” tidak selalu berarti melebihkan stok yang diproduksi. Kamu juga perlu memikirkan keseimbangan inflow, proses dan outflow dalam satu siklus produksi. Hal tersebut diwujudkan dengan theoretical inventories, yang berarti jumlah minimum produk yang dibutuhkan dan diselesaikan tanpa ada penundaan (sebagai work-in-progress, stok penyangga, ataupun decoupling).
13. Barang sisa
Kelebihan inventaris tidak selalu berarti baik. Apabila kamu masih memiliki bahan baku ataupun barang jadi yang tidak terjual ataupun terpakai, stok tersebut dinamakan barang sisa (excess inventories/obsolete inventories). Bentuk “kerugian”-nya adalah karena stok ini tidak ada niatan untuk digunakan maupun dijual, tetapi tetap ada biaya yang dikeluarkan untuk inventarisnya.
Baca juga: Stock take adalah: Pengertian, manfaat, dan 6 tips melakukannya dengan efektif
Manfaat sistem inventories
Banyak manfaat dapat dirasakan oleh bisnis dengan sistem inventaris. (Sumber: Pexels)
Ternyata, jenis-jenis inventories cukup beragam, ya. Sampai sini, kamu mungkin menganggap bahwa pengurusan inventories termasuk merepotkan dan membuat pusing kepala. Namun, fungsinya tidak bisa kamu pungkiri karena ada banyak manfaatnya kalau kamu menerapkan sistem inventories dengan tepat.
1. Menghindari isu terkait stok
Setiap hal yang berlebihan atau kekurangan jarang berakhir dengan baik—hal serupa berlaku dengan inventories. Stok yang kelebihan dapat menimbulkan isu terkait penyimpanan atau warehouse dan pemborosan biaya. Sementara, kekurangan stok mengarah pada pelayanan customer yang buruk dan kehilangan kesempatan untuk meraih profit.
Sistem inventaris yang baik dapat mengurangi kemungkinan perkara ini. Proses produksi tetap sesuai dengan ekspektasi dan aktivitas bisnis berjalan dengan baik. Dengan data dan rumus yang tepat, hal sederhana yang mungkin membingungkan seperti produk langganan repeat order dapat diatur (baik dari catatan stok maupun real time) sehingga keuntungan bagi perusahaan dapat terus mengalir.
2. Inventaris lebih tersusun dan akurat
Ketika proses distribusi dan jual-beli sudah berlangsung, akan susah bagi sebuah bisnis untuk fokus memperhatikan inventories-nya. Kondisi ini dapat menyebabkan ketidakakuratan data inventaris. Dengan sistem inventaris, data terkait stok menjadi lebih tersusun dan akurat yang dapat mempermudah pengurangan jumlah stok yang perlu disimpan perusahaan sembari meningkatkan produksi. Biaya pengeluaran dapat berkurang serta jumlah stok yang disimpan sesuai dengan jangka waktu dan kebutuhan.
3. Menurunkan biaya pengeluaran
Isu terkait biaya pengeluaran telah disinggung di dua poin sebelumnya. Nyatanya, sepanjang proses produksi, biaya dapat dikeluarkan dalam jumlah besar karena eror. Sistem inventories yang baik dapat mengurangi kekeliruan yang terjadi sehingga menekan biaya perbaikan juga.
Selain itu, biaya untuk penyimpanan inventories yang tidak diperlukan juga dapat diminimalkan dengan adanya sistem inventaris. Stok yang tersimpan hanyalah yang dapat dibutuhkan dan menghasilkan keuntungan. Akhirnya, dana yang “tidak terpakai” ini dapat dialokasikan untuk keperluan lain yang lebih penting.
4. Membantu pengambilan keputusan yang lebih tepat
Aktivitas bisnis dapat berlangsung dengan cepat. Tidak hanya dituntut untuk gerak cepat, personel di dalamnya harus melakukan tugas dengan tepat. Salah satu aktivitasnya adalah pengambilan keputusan. Data-data penting terkait inventories dan biaya yang lengkap dan tersusun akan mempermudah bisnis dalam mengambil keputusan saat dan sesudah berlangsung. Selain itu, sistem inventories juga dapat menghemat waktu dalam melakukan hal tersebut.
5. Meningkatkan pelayanan
Happy customers, happy business. Pelayanan konsumen dapat ditingkatkan dengan adanya sistem inventaris terkait kecepatan dan ketepatan produk yang diberikan. Data inventaris yang akurat memudahkan bisnis untuk memenuhi permintaan stok konsumen.
Konsumen tidak suka dibuat menunggu lama dan tanpa kepastian—maka, sistem inventaris lah yang akhirnya membantu memupuk kepercayaan mereka untuk kembali menggunakan produkmu. Bahkan, sistem inventaris ini dapat diperluas dengan memberikan fitur kepada pelanggan untuk mengetahui kapan pesanan mereka akan tiba.
6. Meningkatkan pemasaran
Berhubungan dengan poin di atas, kepuasan konsumen juga terletak pada seberapa lengkapnya produk yang ditawarkan. Hal ini juga dapat diartikan bahwa bisnis tersebut dapat memenuhi segala keinginan mereka. Akhirnya, mereka akan cenderung “lari” ke bisnis tersebut sebagai one-stop solution. Konsumen akan merasa senang dan memberikan ulasan baik pada bisnis yang menguntungkan aktivitas ke depannya.
Baca juga: Supply chain management: Pengertian, proses, tujuan dan 5 komponennya
8 Tips mengelola inventories yang baik
Beberapa aspek dalam inventories perlu diperhatikan untuk mempermudah penataannya. (Sumber: Unsplash)
Bisnis besar maupun kecil selalu berpotensi dibuat pusing karena inventarisnya. Saking banyaknya barang dan produk yang perlu diurus, daftar inventories bisa jadi tidak akurat, berantakan, dan berakhir tidak berfungsi. Tenang saja, ada tips-tips yang dapat kamu lakukan berikut ini.
1. Buat kelompok prioritas inventaris
Setiap jenis inventaris memiliki tingkat urgensinya masing-masing. Ada yang lebih sering dibeli dan habis, lebih mahal, lebih lama tersedia, dan sebagainya. Dengan mengelompokkan inventories pada kelompok prioritas, kamu dapat membuat keputusan dengan cepat dan tepat.
Ada patokan kelompok inventories yang sudah sering digunakan oleh berbagai bisnis, seperti berikut ini:
- Kelompok A: inventaris dengan harga lebih mahal, tetapi hanya dibutuhkan dalam jumlah kecil
- Kelompok B: inventaris dengan harga sedang, dengan rentang waktu penjualan lebih cepat dari kelompok A tetapi lebih lambat dari kelompok C
- Kelompok C: inventaris dengan harga rendah dan dapat dikembalikan dengan cepat
2. Pahami dan ikuti semua informasi produk
Baik dalam proses pembuatan maupun penggunaan, data inventaris tidak akan berguna apabila tidak dipahami dan diikuti kelanjutannya. Informasi yang perlu dimasukkan dalam catatan adalah SKU, barcode, pemasok, nomor lot, harga, dan lainnya. Dengan begitu, informasi yang kamu miliki akan lengkap dan dapat memprediksi dinamika harga karena faktor eksternal.
Selain itu, lacak juga jumlah produk yang akhirnya terjual untuk memperbarui data dalam inventories-mu. Sama seperti sebelumnya, pelacakan ini memberikan gambaran lebih luas tentang bagaimana produk dapat terjual, seperti karena dipengaruhi waktu, demand yang membludak, dan kondisi lainnya.
3. Lakukan audit pada inventaris
Audit inventories perlu dilakukan secara berkala. Tentunya, durasi ini ditentukan sesuai kebutuhan bisnis. Audit dapat dilakukan dalam rentang harian, mingguan, bulanan, dan tahunan. Hal ini penting untuk dilakukan secara “langsung”, artinya bisnis juga perlu mencocokkannya secara langsung dengan inventarisnya untuk memastikan dan mengambil tindakan dengan cepat apabila ada kecacatan pada stok.
4. Analisis performa pemasok
Karena pemasok atau supplier lumrahnya adalah pihak eksternal, penting bagimu untuk menilai kinerjanya juga. Apabila mereka tidak dapat diajak “bekerja sama”, misalnya memberikan stok yang tidak berkualitas, pesanan tidak dikirim tepat waktu, dan sebagainya, kamu perlu mengkaji ulang relasimu. Hal ini tentunya akan merusak inventaris dan berakhir mengganggu proses produksi dan selanjutnya. Temukan sumber dan solusi dari permasalahan tersebut dan cari supplier lain yang lebih baik.
5. Terapkan cara penerimaan stok yang konsisten
Memproses inventories harus dilakukan dengan SOP bisnis yang berlaku. Hal ini dilakukan untuk menghindari hal-hal trivial yang membuat pusing, seperti ketidaksesuaian jumlah pesanan, kualitas pesanan, dan lainnya. Setiap staf dipastikan harus memahami caranya agar tidak semena-mena menangani stok yang berakhir mengakibatkan kerugian.
6. Lakukan stok ulang secara mandiri
Tidak dipungkiri, aktivitas bisnis kita akan saling bergantung, terutama dengan pihak supplier. Ada kalanya pihak eksternal ini menawarkan restock otomatis melalui mereka yang dapat menghemat waktu dan tenagamu dalam melakukan inventaris. Namun, ada baiknya kamu melakukan stok ulang secara mandiri karena kamu yang lebih tahu kondisi inventarismu. Supplier juga merupakan bisnis yang ingin segera memindahkan stok mereka pula.
7. Terapkan 80/20
Aturan 80/20 berarti 80% profit yang didapat berasal dari 20% barang yang dijual. Untuk melakukannya, kamu perlu mengutamakan manajemen inventaris dari 20% barang tadi. Alasannya karena barang ini lah yang menghasilkan uang paling banyak. Agar terlaksana dengan baik dan optimal, pahami siklus penjualan barangnya, mulai informasi produk yang tadi disinggung, jumlah yang dijual dalam kurun waktu tertentu, dan selengkapnya. Jangan lupa awasi dengan cermat pula.
8. Gunakan inventory management system yang terintegrasi
Peradaban sudah makin canggih; tentu akan sia-sia kalau tidak dimanfaatkan, bukan? Cara manual tidak bisa terus dipakai, apalagi jika bisnismu terus bertumbuh. Cari software manajemen inventaris dengan fitur lengkap untuk memudahkan proses inventarismu. Akan lebih baik apabila software tersebut terintegrasi dengan sistem pemindai seluler dan sistem POS untuk menjamin efektivitas dan keakuratan data.
Baca juga: Manajemen Produksi: Definisi, Tujuan, Fungsi, dan 3 Aspeknya
Meskipun cukup membuat pening, tugas terkait inventories juga menyenangkan, lho! Apalagi untuk pribadi dengan ketertarikan pada administrasi dan ketelitian yang kuat, pekerjaan terkait penyusunan inventaris akan cocok untukmu. Ayo dapatkan kesempatanmu untuk berkarier di bidang ini dengan mendaftarkan diri di EKRUT!
Sumber:
- accurate.id
- thebalancesmb.com
- getsling.com
- netsuite.com
- jurnal.id
- selecthub.com
