HomeMediaCareers7 Tips manajemen waktu yang efektif untuk mencapai kesuksesanmu

Careers

7 Tips manajemen waktu yang efektif untuk mencapai kesuksesanmu

Published on: 07 October 2021

•

Min read: 8 min read

Content Editor who eager to learn more about Marketing | Experienced Editor In Chief with a demonstrated history of working in the internet industry. Skilled in Event Management, Journalism, English, Marketing Strategy, and Social Media.

Salah satu kunci kesuksesan adalah kemampuan seseorang dalam melakukan manajemen waktu dengan sangat baik. Sebagai seorang profesional kemampuan ini juga perlu kamu asah dan pertahankan dengan baik demi menjaga kredibiltasmu.

Oleh karena itu, penting bagi kamu untuk tahu beberapa tips dan teknik manajemen waktu di bawah ini.

Apa itu manajemen waktu?

Manajemen waktu yang baik berperan penting untuk menunjang produktivitasmu - Unsplash

Menurut mindtools.com, manajemen waktu adalah proses pengorganisasian dan perencanaan bagaimana membagi waktu di antara aktivitas-aktivitas tertentu. Manajemen waktu yang baik memungkinkan kamu untuk bekerja lebih cerdas – bukan lebih keras – sehingga kamu dapat menyelesaikan lebih banyak hal dalam waktu yang lebih singkat, bahkan ketika menemui kondisi yang terbatas dan tekanan yang tinggi.

Manfaat manajemen waktu yang baik

Peluang meningkatkan potensi diri terbuka lebar jika kamu dapat mengatur waktu dengan baik - Unsplash

Kemampuan mengatur waktu secara efektif merupakan keahlian yang penting dimiliki oleh setiap orang. Mungkin terlihat seperti hal yang berlawanan ketika kamu mendedikasikan waktu yang berharga untuk belajar mengenai manajemen waktu daripada menggunakannya untuk menyelesaikan pekerjaan. Namun, manfaat yang akan didapat sangat besar seperti dikutip dari mindtools.com sebagai berikut.

Peningkatan efisiensi dan produktivitas
Reputasi profesional yang lebih baik
Meminimalkan stres
Peningkatan kesempatan untuk maju dan berkembang
Peluang yang lebih besar untuk mewujudkan keseimbangan antara karier dan kehidupan

7 Tips manajemen waktu

Manfaatkan sebaik mungkin waktu yang kamu miliki-EKRUT

Manajemen waktu tidak sekadar tentang bagaimana kamu menggunakan waktumu selama bekerja di kantor. Agar lebih paham, berikut tips lengkapnya yang perlu kamu terapkan.

1. Ciptakan rutinitas pagi

Sebagian besar orang sukses ternyata punya kegiatan rutin yang setiap pagi mereka lakukan. Kegiatan ini bisa beragam mulai dari bangun lebih pagi, berolahraga, membaca berita, ataupun mempersiapkan membuat sarapan sehat. Rutinitas pagi ini ternyata bisa menjadi pondasi awal untuk menyelesaikan hari. Dengan memiliki rutinitas di pagi hari, seseorang dapat menjadi lebih fokus dalam mencapai tujuannya.

2. Buat daftar kegiatan

Selain melakukan rutinitas di awal hari, agar dapat melakukan manajemen waktu dengan baik kamu pun disarankan untuk membuat daftar tugas yang perlu kamu lakukan di hari tersebut. Kamu bisa menjadikan kegiatan ini menjadi rutinitas pagi juga. Caranya mudah, tulis hal-hal yang wajib kamu selesaikan hari itu. Catatan ini bisa menjadi janji yang harus kamu tepati. Dengan begitu, kamu lebih terstruktur dalam menjalani hari dan mencapai target.

3. Manfaatkan waktu semaksimal mungkin

Salah satu saran yang kerap orang sukses berikan adalah memandang waktumu seperti uang. Waktu adalah sumber daya terbatas sehingga perlu dijaga. Kamu pun perlu menyingkirkan segala hal yang bisa merusaknya. Maka dari itu, ubah waktu-waktu yang biasa terbuang sia-sia menjadi saat produktif. Misal, bila kamu suka membaca buku, coba lakukan ini saat kamu mengantri atau naik transport pergi dan pulang kantor. Dengan begini, hobi bisa selalu tersalurkan tanpa menambah waktu lagi.

4. Batasi frekuensi meeting

Orang sukses seperti Elon Musk dan Oprah biasanya menghindari meeting kecuali memang sangat penting-EKRUT

Para orang sukses dunia seperti Elon Musk dan Oprah Winfrey ternyata menghindari meeting kecuali kegiatan itu sangat penting dilakukan. Faktanya, terlalu sering meeting justru menghabiskan banyak waktu, dan tenaga sehingga bisa menurunkan produktivitas. Pernyataan ini bahkan didukung oleh penelitian dari Harvard Business School dan Boston University. Maka dari itu, daripada membuang-buang waktu untuk meeting, lebih baik menggunakan aplikasi manajemen tim, atau pekerjaan yang sudah banyak tersedia sekarang.

5. Batasi frekuensi membuat keputusan

Tahukah kamu mengapa Mark Zuckerberg, Bill Gates dan Barrack Obama sering menggunakan pakaian yang sama terus menerus? Ternyata, hal tersebut menjadi salah satu teknik manajemen waktu yang mereka terapkan. Tujuannya adalah untuk menjaga energi dengan membatasi kelelahan dalam memilih sesuatu.

Faktanya, seiring berjalannya waktu, kualitas seseorang dalam membuat keputusan akan menurun. Maka dari itu, orang sukses membatasi jumlah keputusan yang perlu dibuat, termasuk keputusan untuk memilih menu makan, pakaian, dan hal lainnya. Dengan begitu, energi mereka untuk membuat keputusan yang benar dapat dipusatkan pada hal-hal yang lebih penting.

6. Jangan mengerjakan segalanya sendirian

Memang dapat dimengerti bahwa seorang pengusaha ingin melakukan berbagai hal sesuai keinginannya. Namun, tentu akan lebih baik tidak melakukannya sendirian. Karena hal ini hanya akan membuang-buang waktu saja. Lebih baik, pekerjakan orang lain yang kamu percaya untuk membuat waktumu lebih efisien. Itu mengapa, banyak orang sukses memiliki asisten, manajer, dan pelatih olahraga. Para profesional disekelilingnya membantu mereka fokus pada prioritas yang perlu mereka kejar.

7. Berlibur

Meminta waktu untuk berlibur terdengar berlawanan dengan kebiasaan orang yang suka bekerja. Namun, penelitian menyebutkan bahwa berlibur bisa membuat orang lebih produktif serta karyawan yang memiliki jadwal libur lebih banyak mengalami sedikit stres. Maka dari itu, merencanakan liburan menjadi salah satu faktor penting manajemen waktu yang efektif. Jadi, jangan sungkan untuk mengambil jadwal liburmu, ya.

Selain tujuh tips di atas, cara lainnya dalam mengatur manajemen waktu adalah tidak menyia-nyiakan waktumu dalam berbagai aplikasi yang menyita waktu dan membuat waktumu terbuang.

Pilih ragam teknik manajemen waktu yang sesuai dengan kamu

Gunakan beberapa teknik manajemen waktu yang dapat menunjang produktivitas - EKRUT

Nah, sekarang kamu tahu tips manajemen waktu yang baik dan efektif, bukan? Selain beberapa tips di atas, ada juga beberapa pilihan Teknik yang bisa kamu terapkan agar waktu kamu yang berharga dapat digunakan semaksimal mungkin.

1. Teknik manajemen waktu podomoro

Podomoro adalah salah satu teknik manajemen waktu yang cukup populer. Teknik ini pertama kali dikembangkan oleh Francesco Cirillo di akhir tahun 1980-an. Pada dasarnya teknik manajemen waktu podomoro dapat dilakukan dengan memecah pekerjaan ke dalam beberapa interval yang dipisahkan dengan istirahat singkat di antaranya.

Setiap interval tersebut disebut sebagai Podomoro dan berlangsung selama 25 menit, sementara durasi istirahat di antara Podomoro berlangsung selama 3 hingga 5 menit. Namun, bila dalam pekerjaan kamu telah melewati 4 Podomoro, maka kamu dapat mengambil durasi istirahat yang lebih panjang yakni sekitar 15 hingga 20 menit. Usahakan untuk menghindari distraksi apapun selama Podomoro berlangsung agar produktivitas lebih maksimal.

2. Teknik manajemen waktu Pareto Principle

Prinsip Pareto adalah konsep yang dikembangkan oleh Vilfredo Pareto pada tahun 1895. Konsep ini dapat diterapkan sebagai salah satu teknik manajemen waktu dengan menerapkan aturan 80/20 yaitu 80 persen hasil berasal dari 20 persen tindakan. Caranya adalah dengan memaksimalkan penggunaan waktu berdasarkan prioritas sasaran terpenting.

Untuk menerapkan teknik manajemen waktu ini, buatlah daftar tugas dan urutkan berdasarkan seberapa besar upaya yang harus kamu lakukan untuk menyelesaikan tugas tersebut. Hal ini akan membantu kamu mengelola waktu dan pekerjaan lebih efektif. Sebab kamu akan terdorong untuk mencari metode-metode yang lebih sederhana dan tidak memakan banyak waktu setiap kali hendak menyelesaikan tugas.

**3. Teknik manajemen waktu ‘Eat that frog’**

Membuat plan kerja akan membantumu menentukan prioritas - EKRUT

Teknik manajemen waktu 'Eat the frog' pertama kali diperkenalkan oleh Brian Tracy dalam salah satu bukunya yang berjudul Eat That Frog! 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time. Teknik manajemen waktu ini menekankan pada pentingnya membuat perencanaan dari hari ke hari sebelum memulai pekerjaan.

Pikirkan tugas-tugas apa saja yang harus kamu selesaikan, tuliskan dan tentukan prioritas berdasarkan objektif yang kamu ingin capai. Buat daftar utama yang harus kamu selesaikan, lalu pecah menjadi daftar tugas bulanan, mingguan bahkan daftar tugas harian yang rinci.

Menurut teknik manajemen waktu ini, membuat 1 menit perencanaan sebelumnya akan membantumu memangkas waktu saat eksekusi tugas selama 5 hingga 10 menit. Akan lebih baik bila kamu menjadikan teknik manajemen waktu ini bagian dari kebiasaan rutin sehingga kamu bisa menggunakan waktu lebih efisien lagi saat bekerja.

4. Teknik manajemen waktu 4D

4D adalah salah satu teknik manajemen waktu yang juga dapat kamu terapkan dalam keseharian di tempat kerja. Terapkan teknik ini terutama saat menanggapi tugas-tugas yang kamu dapat di kantor. Adapun yang dimaksud dengan 4D, yaitu:

Delete. Pindai semua email pekerjaan yang kamu terima lalu hapus yang dianggap tidak penting atau berkaitan dengan pekerjaanmu.
Delegate. Jika kamu berada di posisi pimpinan, dan merasa tugas tersebut dapat dikerjakan lebih cepat dan efektif oleh orang lain maka delegasikanlah ke orang yang tepat.
Defer. Tidak semua pekerjaan harus diselesaikan saat itu juga. Tentukan prioritas dengan tepat. Tundalah tugas jika memang ada yang lebih penting. Namun ingatlah bahwa menunda bukan berarti kamu bisa menunggu hingga tenggat waktu lewat, ya.
Do. Jangan coba menyelesaikan semua di waktu yang bersamaan bila kamu memang tidak mampu. Fokuslah menyelesaikan tugas satu persatu dengan baik.

Dampak manajemen waktu yang buruk

Manajemen waktu yang buruk dapat menyebabkan kehilangan kendali atas hidupmu - Pexels

Jika kamu merasa produktivitasmu sering terhambat dan agendamu berantakan, ada baiknya mengambil jeda sejenak untuk memperbaiki manajemen waktumu. Selain mengganggu efektivitas kerja, manajemen waktu yang buruk memiliki dampak negatif sebagai berikut seperti dikutip dari corporatefinanceinstitute.com.

1. Alur kerja yang buruk

Ketidakmampuan untuk mengatur rencana ke depan dan berpegang pada tujuan akan menyebabkan alur kerja yang buruk. Sebagai contoh, jika ada beberapa tugas penting yang harus diselesaikan, rencana yang efektif adalah menyelesaikan tugas terkait secara bersama-sama atau berurutan. Namun, jika tidak memiliki perencanaan yang matang, kamu mungkin akan mengerjakan secara acak, atau bisa jadi melewati tenggat waktu yang telah ditentukan. Hal tersebut akan mengurangi efisiensi dan menyebabkan produktivitas tidak maksimal.

2. Membuang-buang waktu

Manajemen waktu yang buruk mengakibatkan waktu terbuang sia-sia. Misalnya, dengan berbicara dengan teman di media sosial saat mengerjakan tugas. Selain membuatmu tidak fokus, hal itu juga akan membuang-buang waktu. Kamu harus bisa memilah hal yang menjadi prioritasmu saat itu.

3. Kehilangan kendali

Seringkali kamu merasa kehilangan kendali atas hidupmu ketika tidak tahu tugas apa yang harus dikerjakan selanjutnya atau tugas mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu. Situasi seperti itu juga dapat meningkatkan stres dan kecemasan dalam dirimu.

4. Kualitas pekerjaan yang buruk

Manajemen waktu yang buruk biasanya membuat kualitas pekerjaanmu menurun. Kamu sering menyelesaikan tugas pada menit terakhir secara terburu-buru sehingga menjadi kurang teliti dan mengakibatkan penurunan kualitas.

5. Reputasi menurun

Jika klien atau atasan tidak dapat mengandalkan kamu untuk menyelesaikan tugas dengan tepat waktu, harapan dan persepsi mereka tentang kamu juga akan berubah. Kemungkinan besar mereka akan berpindah ke perusahaan lain dan jika tidak segera diperbaiki, akan berpengaruh terhadap reputasimu.

Nah, itu tadi ulasan mengenai manfaat manajemen waktu serta tips dan tekniknya yang dapat kamu terapkan dalam pekerjaan. Kamu bisa mengevaluasi dan menentukan cara yang paling efektif untuk dirimu.

Di masa pandemi seperti ini, di mana mayoritas karyawan bekerja dari rumah, kemampuan manajemen waktu sangat diperlukan. Jika kamu dapat menerapkan manajemen waktu dengan baik, niscaya produktivitasmu akan semakin meningkat dari hari ke hari.

Last update: 7 October 2021