General Affair: Kualifikasi, tugas, skills, dan proyeksi karier

General Affair adalah posisi pekerjaan yang berada di bawah pimpinan divisi umum atau kepala operasional dalam sebuah perusahaan. Pada perusahaan yang tidak terlalu besar, biasanya posisi yang juga biasa disebut GA ini tergabung dengan HRD atau menjadi satu bagian dengan purchasing atau pembelian.

Lantas, seperti apa sebenarnya tugas General Affair di dalam perusahaan? Yuk, cari tahu selengkapnya tentang General Affair di sini. 

Kualifikasi untuk menjadi General Affair 

 
Kualifikasi untuk menjadi general affair umumnya diisi oleh sarjana strata satu (S1)-EKRUT

Pekerjaan General Affair di sebuah perusahaan umumnya diisi oleh sarjana strata satu (S1) dari jurusan administrasi perkantoran. Sebab nantinya General Affair akan banyak melakukan pekerjaan di bidang administrasi. Selain itu, kualifikasi lain yang perlu dibutuhkan oleh seorang General Affair adalah memiliki pemahaman tentang K3 yakni keselamatan dan kesehatan kerja.

General Affair juga biasanya diharapkan memahami 5R atau 5S, yakni akronim dari ringkas (seiri), rapi (seiton), resik (seiso), rawat (seiketsu) dan rajin (shitsuke). Tidak ketinggalan, kualifikasi lain yang diperlukan untuk menjadi General Affair adalah kemampuan untuk membuat dan memahami laporan harian dan mingguan serta berpengalaman dalam memelihara dan merawat barang atau aset perusahaan. 

Baca juga: Catat, ini 5 cara menjadi HRD yang baik dan benar

Tugas General Affair di berbagai perusahaan 

 
Beberapa jenis General affair disetiap perusahaan memiliki tugas yang berbeda-EKRUT

Setiap perusahaan, memiliki kebijakan masing-masing terkait apa yang akan dikerjakan oleh General Affair. Berikut rangkuman beberapa tugas General Affair baik secara umum maupun di berbagai industri.

1. Tugas General Affair secara umum

Secara umum, seorang General Affair bertugas untuk mengelola hampir keseluruhan kegiatan kantor seperti perizinan, pengadaan barang dan menjaga aset perusahaan, protokoler, instalasi listrik, telepon, air, mengurus perizinan, pengadaan alat tulis kantor, kebutuhan di pantry seperti gula, teh, kopi hingga perlengkapan toilet. Bahkan, di beberapa perusahaan, tanggung jawab seorang General Affair juga akan merangkap sebagai HRD. Tentunya, jika perusahaan semakin berkembang, tanggung jawab dua posisi ini perlu dipisahkan. 

2. Tugas General Affair di perusahaan retail

• Terlibat dalam proses legalitas dan perizinan.
• Mengurus pemeliharaan gedung kantor dan fasilitas penunjang lainnya.
• Menyiapkan dokumen administrasi.
• Mengurus pemeliharaan dan perawatan kendaraan operasional.
• Mengatur jadwal operasional karyawan lain seperti supir, office boy dan satpam.

3. Tugas General Affair di perusahaan FMCG

• Terlibat dalam urusan corporate social responsibility dan lingkungan hidup.
• Mengurus perihal pemeliharaan gedung dan fasilitas lainnya.
• Menyiapkan dokumen-dokumen administratif dan legal.
• Mengurus pengadaan dan perawatan kendaraan operasional jika ada.
• Koordinasi pelaksanaan kegiatan dan proyek yang dilakukan perusahaan.

4. Tugas General Affair di perusahaan startup

Startup atau perusahaan yang masih tergolong baru, akan memaksimalkan sumber daya manusia yang ada. Karenanya, kamu mungkin saja menjumpai peran General Affair dan HRD yang menjadi satu posisi. Berikut tanggung jawabnya:

• Menyiapkan kebutuhan administratif
• Menyimpan bukti-bukti transaksi perusahaan seperti invoice, struk belanja, dan lain-lain untuk diserahkan kepada bagian finance.
• Menjaga alat-alat di perusahaan dan memastikan dapat bekerja dengan baik seperti laptop, printer, scanner, mesin fotokopi dan lain-lain.
• Memantau absen karyawan, cuti, izin sakit.
• Mengurus benefit karyawan seperti BPJS Kesehatan, Ketenagakerjaan dan asuransi kesehatan.
• Menyiapkan dokumen-dokumen kepegawaian meliputi offer letter, kontrak, perjanjian kerja.
• Menyiapkan dokumen-dokumen legal lainnya jika dibutuhkan.

5. Tugas General Affair di perusahaan teknologi

Jika kamu bekerja sebagai General Affair di perusahaan teknologi, maka kemungkinan kamu akan berhadapan dengan tanggung jawab ini:

• Menyiapkan perjanjian kontrak kerja dan memperbarui masa berlaku kontrak tersebut.
• Melakukan proses training development dalam perusahaan.
• Bertanggung jawab dalam pengelolaan dan pengembangan SDM di perusahaan.
• Mengelola kinerja tim dengan memberikan tujuan dan evaluasi yang jelas serta berkelanjutan.
• Membantu supervisor dalam proses penilaian kinerja karyawan.
• Membantu supervisor dalam melakukan proses konseling bagi karyawan.
• Membantu dalam melakukan proses rekrutmen.
• Terlibat dalam proses renovasi dan pembukaan kantor cabang baru perusahaan.

6. Tugas General Affair di perusahaan manufaktur

• Menjalin relasi dengan pihak-pihak yang terlibat seperti Pemda, Kecamatan, Kelurahan dan Kepolisian.
• Terlibat dalam kegiatan perizinan perusahaan seperti bangunan, reklame dan lainnya.
• Ikut bertanggung jawab terhadap kondisi instalasi listrik dan berbagai peralatan operasional yang dimiliki perusahaan.
• Melakukan kontrol terhadap pekerjaan security, cleaning service, driver dan staff lainnya.
• Menangani pengadaan alat-alat seperti ATK dan alat kerja.

Baca juga: 7 Strategi rekrutmen yang efektif untuk mendapatkan kandidat terbaik

8 Skills yang diperlukan untuk menjadi General Affair

 
Skill yang bisa dimiliki oleh karyawan salah satunya adalah teliti-EKRUT

Selain beberapa kualifikasi di atas, General Affair juga harus memiliki beberapa skills lainnya mulai dari: 

1. Jujur 
2. Teliti
3. Problem solving 
4. Memiliki pengalaman koordinator dalam pengadaan barang di setiap departemen
5. Memiliki kemampuan menyusun dan mencatat pembelian serta perawatan dengan transparan
6. Memiliki interpersonal skills yang baik
7. Efektif berkomunikasi dan memiliki time management yang bagus 
8. Memahami teknik loby dan negosiasi

7 Fungsi General Affair dalam sebuah perusahaan 

 
Salah satu fungsi generall affair adalah membuat SOP-EKRUT

Meski tugasnya terbilang umum, namun keberadaan General Affair ini tidak dapat disepelekan. Sebab, tugas mereka terbilang krusial karena memiliki banyak fungsi penting di perusahaan seperti: 

1. Menciptakan SOP 

Seorang General Affair memiiki fungsi  mengembangkan, menciptakan dan menerapkan sistem kerja dalam perawatan serta pengadaan fasilitas kantor. Contohnya mereka membuat checklist dan jadwal pembersihan toilet hingga membuat ringkasan pemeliharaan pada alat transportasi perusahaan. 

2. Menjalankan fungsi pemeliharaan 

Dalam arti, menilai dan memprioritaskan kondisi fasilitas yang ada sebelum mengajukan anggaran. Contohnya bila dalam satu perusahaan ada dua fasilitas yang harus diperbaiki yakni toilet dan ruang meeting, maka fungsi General Affair adalah menentukan fasilitas mana yang lebih penting bagi karyawan dan harus diutamakan.

3. Membina hubungan baik di dalam dan luar perusahaan 

Pekerjaan General Affair mengharuskan mereka untuk banyak mengenal supplier barang atau jasa, vendor hingga mengadakan tender. Maka dari itu, membina hubungan baik dengan mereka menjadi salah satu fungsi dan tugas General Affair yang baik.

4. Menjalankan fungsi perawatan 

General Affair menjalankan fungsi untuk memastikan semua aspek yang dimiliki oleh perusahaan tetap terawat. Sebagai contoh memastikan kebersihan lingkungan kerja mulai dari meja karyawan, tempat parkir, halaman, lobby, ruang meeting hingga mengecek secara berkala instalasi listrik bahkan air. 

Baca juga: Meningkatkan produktivitas kerja pada 2020 dengan deretan tools ini

5. Menyiapkan laporan berkala bagi keperluan rapat anggaran 

Fungsi General Affair adalah menyiapkan laporan anggaran dengan menyesuaikan besarnya biaya dan efektivitas di dalam perusahaan.

6. Membantu perizinan 

General Affair turut  membantu proses  perizinan eksternal seperti ke kepolisian, ormas, wartawan, kecamatan, kelurahan dan sebagainya. Oleh sebab itu, selain menjalin hubungan baik dengan supplier atau vendor, General Affair juga harus menjalin komunikasi yang baik dengan pihak-pihak yang membantu perizinan eksternal ini. 

7. Membuat atau meminta survey kepuasaan

Lantaran karena pekerjaannya banyak berhubungan dengan tim internal perusahaan, tak heran bila seorang General Affair juga harus menyelenggarakan survey kepuasaan layanan bagi seluruh karyawan. Biasanya survey kepuasaan ini mencangkup semua fasilitas yang disediakan oleh perusahaan, mulai dari kebersihan toilet, higienitas, kebersihan mushola, kebersihan lingkungan kantor, fasilitas ATK dan sebagainya. Survey ini penting diadakan secara berkala untuk meningkatkan kualitas pelayanan yang diberikan. 

Contoh lowongan pekerjaan General Affair

Contoh lowongan pekerjaan bisa memberimu gambaran - Sumber: Shutterstock

Supaya kamu lebih memahami kriteria seperti apa yang dicari perusahaan saat merekrut General Affair, kamu bisa melihat beberapa contoh lowongan pekerjaan General Affair berikut ini. 

#1 Contoh lowongan pekerjaan General Affair

#2 Contoh lowongan pekerjaan General Affair

#3 Contoh lowongan pekerjaan General Affair

#4 Contoh lowongan pekerjaan General Affair

Baca juga: Mengetahui pentingnya manajemen kinerja perusahaan

Dengan mengetahui seluk beluk profesi General Affair ini apakah sekarang kamu sudah mendapat gambaran dari pekerjaan tersebut? Pekerjaan ini memang terlihat repot karena kamu mengerjakan semua hal yang berkaitan dengan perusahaan. Pekerjaan dan tugas General Affair memang terkesan rumit, namun bila kamu mampu dan merasa tertantang untuk mencoba profesi ini sebaiknya kamu mencobanya. 

Jadi, apakah kamu tertarik bekerja sebagai General Affair dan sudah memenuhi kriteria yang dibutuhkan? Jika ya, persiapkan dirimu dengan matang. Jangan lupa untuk terus mencari insight terbaru di platform EKRUT untuk semakin menambah pengetahuan kamu. Semoga sukses selalu!

 
Last update 26 Mei 2021

Sumber: 

• Tugaskaryawan.com
• Jojonomic
• Karyaone.co.id
• direktoritraining