HomeMediaTechnologyApa itu ERP? Berikut pengertian dan manfaatnya bagi bisnis kamu!

Technology

Apa itu ERP? Berikut pengertian dan manfaatnya bagi bisnis kamu!

Published on: 01 November 2021

•

Min read: 8 min read

Algonz D.B. Raharja

A passionate ecological researcher and writer who loved to learn about SEO and content writing for marketing purposes

Pernahkan kamu membayangkan bahwa di suatu perusahaan terdapat sebuah sistem informasi dan teknologi yang secara integratif dapat membantu perusahaan tersebut untuk merencanakan sumber daya perusahaan? Nah, jika kamu berpikiran demikian maka kamu haru mengenal apa yang disebut Enterprise Resource Planning (ERP).

Sistem ERP umum dikenal dan digunakan sebagai alat bantu yang dipakai berbagai perusahaan untuk mengontrol aktivitas operasional bisnis mereka. Jika kamu ingin mengetahui lebih lanjut tentang apa itu ERP, maka simak ulasan singkatnya di bawah ini.

Apa itu ERP?

ERP diciptakan untuk memudahkan operasional perusahaan manufaktur (Sumber: latticeman.com)

Dilansir dari Netsuite, ERP memiliki sejarah panjang jika ditarik ke belakang, tepatnya di tahun 1960-an. Kala itu, seorang produsen traktor dan mesin konstruksi bernama J.I. Case mulai merancang apa yang disebutnya sebagai Material Resource Planning (MRP) dibantu kerja sama dengan IBM.

Tentu saja, pembuatan MRP pada era itu amat mahal dan membutuhkan tim ahli untuk pengembangan dan pemeliharaannya. Meski begitu, MRP dianggap cukup menarik karena pada dasarnya sistem ini dapat memungkinkan suatu usaha untuk melacak inventarisasi dan produksinya. Hal ini tentu saja membantu produsen untuk mengelola pengadaan bahan baku dan pengiriman produk ke pabrik dengan perencanaan yang lebih baik.

Pada tahun 1970-an, MRP memperoleh sukses besar namun teknologi ini tetap terbatas pada perusahaan-perusahaan dengan anggaran besar. Hal ini yang lantas membuat J.D. Edwards dan Oracle bekerja sama untuk menyediakan perangkat lunak ini agar dapat diakses lebih banyak bisnis.

Tahun 1980-an, MRP II muncul dengan lebih canggih dan dapat memungkinkan adanya pelibatan berbagai departemen dalam perusahaan manufaktur untuk berkoordinasi secara sinergis dengan penjadwalan produksi yang lebih baik. Sistem ini yang kemudian menjadi dikenal luas sebagai ERP setelah diusulkan oleh sebuah firma riset Gartner pada tahun 1990. ERP kemudian dikenal sebagai perencanaan sumber daya perusahaan yang tidak hanya terpaku pada industri atau bisnis manufaktur tetapi hampir semua bisnis dan operasionalnya dapat dicakup oleh ERP.

ERP lantas didefinisikan sebagai sebuah proses yang digunakan oleh perusahaan untuk mengelola dan mengintegrasikan bagian-bagian penting dari bisnis mereka. Berbagai aplikasi ERP menjadi penting bagi perusahaan karena dapat membantu mereka dalam menerapkan perencanaan sumber daya dan seluruh operasionalnya dalam satu sistem. Secara umum, ERP mengintegrasikan berbagai aktivitas bisnis seperti perencanaan, pembelian inventaris, penjualan, pemasaran, keuangan, sumber daya manusia, dan berbagai hal lainnya.

Manfaat ERP bagi bisnis

ERP bermanfaat untuk mempermudah proses integrasi dan sinergi dalam suatu perusahaan (Sumber: opencloud.com)

Seperti definisinya, ERP memang bertujuan untuk mempermudah pengelolaan dan perencanaan sumber daya dalam sebuah usaha atau bisnis. Jika disimpulkan, ERP memiliki beberapa manfaat pokok yang antara lain adalah sebagai berikut,

Mengintegrasikan dan otomatisasi proses bisnis
Meningkatkan akurasi
Meningkatkan produktivitas
Sinkronisasi pekerjaan agar lebih efektif
Adanya pelaporan real-time
Mengurangi biaya
Memperluas bisnis
Mempermudah koordinasi antar bidang
Mempercepat respons atas informasi klien, vendor, atau mitra bisnis

Hampir seluruh manfaat ERP berpangkal pada kemudahan akses dan koordinasi dalam suatu perusahaan sehingga mereka dapat berkolaborasi dan berbagi pengetahuan. Dengan adanya sinergi ini tentunya suatu bisnis dapat meningkatkan produktivitasnya secara mudah.

Industri yang menggunakan ERP

Berikut adalah beberapa tipe bisnis yang menggunakan sistem ERP. (Sumber: Pexels)

Ada beberapa tipe bisnis yang umum menggunakan sistem ERP dalam operasional bisnis mereka. Implementasi ERP menjadi solusi atas kebutuhan bisnis mereka. Adapun beberapa industri yang menggunakan ERP secara umum antara lain adalah sebagai berikut,

Manufaktur
Distribusi
Konstruksi
Layanan industri
Layanan Bisnis
Layanan Kesehatan
Layanan Profesional
dan lain sebagainya.

Penggunaan ERP dalam industri ini didukung dengan adanya modul ERP yang memungkinkan adanya pemenuhan kebutuhan bisnis secara relevansinya. Sehingga, setiap perusahaan bisa membeli modul perangkat lunak ERP sesuai dengan kebutuhan bisnisnya. Penambahan fungsionalitas modul ini dapat bertindak sebagai solusi dari masalah-masalah di perusahaan dan dapat berjalan secara otomatis nantinya.

7 Modul umum yang ada dalam ERP

Terdapat berbagai modul yang dapat digunakan dalam ERP sesuai relevansi dengan perusahaan (Sumber: massoftware.com)

Seperti yang telah dijelaskan di atas, sistem perangkat lunak ERP dapat terdiri dari berbagai modul yang nantinya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Adapun modul-modul tersebut antara lain adalah sebagai berikut:

1. Accounting

Modul akuntansi dalam ERP adalah aspek penting dari finansial perusahaan yang memungkinkan bisnis memahami kondisi keuangan mereka. Modul akuntansi ini juga berperan dalam merencanakan atau melihat prospek masa depan. Fitur utama dari modul akuntansi ERP adalah pelacakan utang dan piutang serta mengelola buku besar perusahaan. Modul akuntansi atau keuangan ERP ini juga dapat membantu perusahaan dalam otomatisasi tugas terkait penagihan, pembayaran vendor, dan rekonsiliasi akun.

Tak cuma itu, modul ini bisa membantu departemen finansial untuk menutup pembukuan tepat waktu dengan mematuhi standar pengakuan pendapatan perusahaan. Proses analisis keuangan dan keperluan penyiapan laporan keuangan utama seperti laba rugi dan laporan eksekutif juga dapat didukung oleh model keuangan ERP ini.

2. CRM (Customer Relationship Management)

ERP tidak hanya dapat mengurus bagian internal perusahaan, sebabnya terdapat pula modul CRM atau manajemen hubungan pelanggan yang dapat membantu perusahaan untuk menyimpan semua informasi pelanggan dan prospek. Modul CRM dalam ERP ini menyimpan pula riwayat komunikasi perusahaan dengan seseorang atau calon pelanggan berikut dengan tanggal dan waktu panggilan atau surat elektronik.

Bagi pelanggan yang pernah membeli produk perusahaan, modul CRM juga menyimpan riwayat pembelian mereka secara khusus. Hal tersebut memudahkan staf layanan untuk mengakses semua informasi saat berhubungan dengan pelanggan. Modul CRM ini digunakan pula untuk mengelola prospek dan peluang penjualan secara umum. Pelacakan komunikasi dengan para prospek ini dapat dijadikan basis strategi untuk ditargetkan menggunakan promosi tertentu.

3. HRM (Human Resource Management)

Pengelolaan sumber daya manusia dapat didukung dengan salah satu modul ERP (Sumber: Pexels)

Modul ERP lainnya yang tak kalah penting adalah modul HRM yang membantu manajemen sumber daya manusia dalam suatu perusahaan. Modul ini bertindak seperti CRM tetapi berlaku untuk karyawan atau pegawai di suatu perusahaan.

Modul HRM memiliki catatan terperinci tentang semua karyawan dan menyimpan dokumen seperti ulasan kinerja, deskripsi pekerjaan, dan surat penawaran atau kontrak. Modul ERP jenis ini juga dapat melacak jam kerja dan waktu luang seperti libur atau cuti sakit serta informasi tunjangan pegawai.

Meski nampak kompleks dan rawan kesalahan karena begitu banyak data terhimpun di dalamnya, namun modul HRM dapat diatur untuk menghilangkan banyak data duplikat yang tidak akurat tentang karyawan di seluruh departemen perusahaan.

**4. Sales (Penjualan)**

Secara singkat, modul penjualan dalam ERP ini berfungsi untuk mencatat pesanan penjualan dan pengiriman secara terjadwal. Modul penjualan juga dapat menjaga dan mengakses informasi pelanggan secara khusus dan periodik sesuai pesanan dan pengantaran produk. Seluruh informasi pelanggan termasuk harga, alamat, dan petunjuk pengiriman beserta rincian tagihannya berada dalam aspek kerja modul ERP jenis ini.

5. Inventory

Salah satu fungsi organik dari sistem ERP adalah mempermudah proses dan pengelolaan inventarisasi perusahaan. Dengan adanya modul inventarisasi ini perusahaan dapat memanajemen dan mengontrol inventaris dengan melacak jumlah dan lokasi item.

Modul inventarisasi ini juga dapat diintegrasikan dalam hal inventaris masuk dan pengadaan. Modul ini memungkinkan bagian pengadaan dapat mengelola biaya inventaris dan memastikan pembelian stok yang cukup dan efektif untuk efisiensi anggaran dalam hal keperluan inventaris.

6. Purchasing

Pembelian bahan baku untuk keperluan bisnis dapat diotomatisasi dengan modul ERP (Sumber: Pexels)

Modul purchasing atau pembelian merupakan modul ERP yang bertugas untuk efisiensi pengadaan bahan baku dan otomatisasi prosesnya. Secara singkat, modul pembelian ini dapat dijabarkan fungsinya sebagai berikut:

Mengidentifikasi pemasok potensial
Negosiasi harga
Memberikan pesanan pembelian kepada pemasok
Otomatisasi proses penagihan

Modul pembelian ini dapat diintegrasikan dengan modul pengendalian persediaan dan perencanaan produksi. Untuk itu, modul pembelian dapat digabungkan dengan beberapa modul lainnya seperti supply chain management dan sebagainya.

7. Manufacturing

Seperti versi awalnya, ERP digunakan untuk mempermudah proses manufaktur. Oleh karena itu, modul manufaktur merupakan aspek modul terpenting dalam ERP ini. Modul ini berisi sistem perencanaan kebutuhan material yang dirancang untuk produsen.

Sistem modul ERP jenis manufaktur ini memiliki manajemen produksi atau sistem eksekusi manufaktur yang membantu produsen merencanakan produksi dan memastikan mereka memiliki semua yang mereka butuhkan untuk menjalankan produksi yang direncanakan, seperti bahan baku hingga kapasitas mesin.

Modul manufaktur digunakan selama proses manufaktur berlangsung dengan memperbarui status barang dalam proses dan melacak luaran secara aktual selaras dengan perkiraan produksi. Adanya modul ERP jenis ini digunakan pula untuk menghitung waktu rata-rata dalam menghasilkan suatu barang dan membandingkannya dengan penawaran dan permintaan atau penyesuaian kapasitas jumlah produk.

Faktor yang perlu diperhatikan saat memilih software ERP

Salah satu faktor utama yang perlu diperhatikan sebelum membeli software ERP adalah biaya (Sumber: Pexels)

Untuk menemukan perangkat lunak ERP terbaik bagi suatu perusahaan diperlukan adanya perhatian khusus terhadap faktor-faktor tertentu. Adapun faktor dan langkah yang perlu dilakukan sebelum memilih software ERP yang baik adalah sebagai berikut,

Review dan Analisis, ERP merupakan inisiatif bisnis yang penting dan utama dalam otomatisasi operasional perusahaan. Untuk itu diperlukan review terhadap berbagai software tertentu dan menganalisisnya dengan tujuan memastikan bagaimana potensi dan kelebihannya untuk digunakan dalam kebutuhan bisnis perusahaan.
Evaluasi Keselarasan Teknis, faktor evaluasi teknis ini diperlukan agar penggunaan ERP selaras dengan infrastruktur teknologi dan informasi di perusahaan. Hal ini dilakukan agar software ERP dapat digunakan secara maksimal dan tepat guna secara teknis.
Memahami Total Biaya, pembelian software ERP juga perlu didasari dengan pemahaman biaya yang efektif. Langkah ini diperlukan untuk mengecilkan biaya dan risiko terkait dengan pembelian perangkat lunak ERP dan bagaimana proyeksi minimalisasi biaya ini dapat bermuara pada keuntungan atas efisiensi atas bantuan ERP nantinya.
Melacak Potensi Bisnis dari Sistem, selain memproyeksikan untung-rugi dari pembiayaan perangkat lunak ERP, perusahaan juga perlu mengukur bagaimana perangkat lunak ini dapat meningkatkan pendapatan atau bahkan membuka potensi manfaat baru bagi bisnis secara sistematis.

Itulah tadi apa dan bagaimana ERP dapat berfungsi bagi perusahaan dengan otomatisasi sistem yang beragam melalui berbagai modulnya.

Bagi kamu yang tertarik untuk bekerja sebagai pengembang perangkat lunak maupun bekerja di bagian teknologi dan informasi perusahaan, maka pemahaman tentang ERP ini juga perlu kamu kuasai. Dan bila nantinya kamu ingin meniti karier baru lewat perusahaan-perusahaan lain, maka EKRUT adalah jawaban yang tepat untukmu.

Kamu hanya perlu sekali mendaftar lewat EKRUT untuk nantinya terhubung dengan berbagai perusahaan yang mencari kandidat dengan potensi dan keahlian relevan denganmu. Silakan klik tautan di bawah ini untuk mendaftar lewat EKRUT.