HomeMediaCareersApa itu delegasi? Berikut manfaat, fungsi, dan 5 jenisnya

Careers

Apa itu delegasi? Berikut manfaat, fungsi, dan 5 jenisnya

Published on: 21 October 2021

•

Min read: 8 min read

Nur Lella Junaedi

Enthusiastic to be part of the creative world especially as a content writer.

Pemimpin yang perfeksionis kerap kesulitan saat harus mendelegasikan tugas kepada bawahan. Ini karena adanya ketakutan bahwa tugas yang didelegasikan tidak akan maksimal saat ditangani oleh bawahan atau orang lain. Padahal sikap ini justru tidak memberikan ruang kepada staf untuk mengembangkan diri. Agar bisa menghindari kekeliruan ini, diperlukan beberapa cara melatih kemampuan delegasi yang baik dan benar. Seperti apa itu? Temukan jawabannya di sini.

Pentingnya delegasi dalam perkembangan karier seseorang

Delegasi merupakan sutu proses pengalihan tanggung jawab dari suatu tugas kepada karyawan lain - EKRUT

Delegasi adalah suatu proses pengalihan tanggung jawab dari suatu tugas kepada karyawan lain. Praktik ini kerap dilakukan oleh seorang manajer kepada bawahannya saat di kantor. Melalui adanya delegasi ini beban pekerjaan sebagai manajer akan berkurang. Sehingga, kamu akan fokus pada hal-hal yang dianggap penting seperti, memikirkan tentang perencanaan bisnis, dan membuat analisisnya.

Salah satu contoh delegasi adalah ketika manajer marketing menugaskan anggota timnya untuk melakukan kampanye periklanan. Nantinya anggota tim seperti copywriter dan desainer akan berkolaborasi untuk membuat konsep iklan yang menarik. Adapun tujuan dari delegasi adalah untuk memastikan tempat kerja berjalan dengan produktif dan berfungsi dengan baik.

Manfaat delegasi

Manfaat delegasi
Delegasi mengembangkan kepercayaan antara pekerja dan atasan dan memperbaiki kualitas komunikasi - Pexels

Sementara itu, delegasi juga memiliki beberapa manfaat yang bisa dirasakan oleh atasan ataupun karyawan seperti:

Memberikan kesempatan untuk belajar dan mengembangkan keterampilan baru bagi karyawan lewat tugas yang didelegasikan.
Mengembangkan kepercayaan antara pekerja dan atasan serta memperbaiki kualitas komunikasi.
Memberi waktu bagi manajer untuk fokus pada hal yang lebih penting.
Meningkatkan efisiensi, manajemen waktu dan produktivitas kerja.
Meningkatkan motivasi bagi karyawan untuk bisa menyelesaikan tugas dengan baik.
Memberi peluang pertumbuhan karier saat tugas yang didelegasikan tersebut berjalan dengan sukses.

Fungsi delegasi

Fungsi delegasi
Delegasi berfungsi sebagai media pembelajaran bagi karyawan - Pexels

Agar kamu semakin memahami pentingnya kemampuan delegasi dalam dunia kerja, berikut beberapa fungsinya:

1. Lebih terfokus pada perkembangan organisasi

Delegasi membantu staf menjadi lebih fokus dengan perkembangan organisasi. Sehingga semua orang dalam organisasi baik staf yang ditugaskan maupun atasan dapat lebih fokus dalam mengerjakan tugas dan tanggung jawab yang diberikan kepada mereka.

2. Proses kerja lebih efisien

Delegasi dapat membantu beban pekerjaan dapat terbagi secara lebih merata. Sehingga dapat membantu pekerjaan menjadi lebih efisien dan selesai lebih cepat. Baik manajer dan staf pun dapat bekerja lebih baik dan menghasilkan pekerjaan lebih maksimal.

3. Membantu dalam membuat kebijakan yang tepat

Delegasi juga berfungsi untuk membantu manajer dalam menilai dan mengevaluasi kebijakan yang sedang diterapkan. Sehingga jika ditemukan ketidaksesuaian, kebijakan baru yang lebih tepat pun dapat ditetapkan sebagai penggantinya.

4. Media pembelajaran bagi karyawan

Lewat delegasi, karyawan akan mendapat kesempatan untuk mencoba pekerjaan lain dan juga hal baru yang belum pernah ditugaskan kepada mereka. Karyawan pun punya kesempatan untuk meningkatkan skill mereka atau mempelajari keterampilan baru saat menyelesaikan tugas di luar tugas biasa mereka. Pengembangan skill membantu karyawan tumbuh dan bisa mempersiapkan jenjang karir yang lebih tinggi.

Elemen penting yang perlu diperhatikan dalam delegasi

Salah satu elemen penting dari delegasi adalah adanya akuntabilitas - EKRUT

Ketika kamu mulai mendelegasikan tugas kepada karyawan, akan ada tiga elemen delegasi yang tidak dapat dipisahkan dalam proses tersebut, yaitu:

Tanggung jawab tidak bisa didelegasikan, tetapi bisa ditugaskan

Sebagai seorang pemimpin kamu bisa memberikan tugas kepada karyawan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Namun, kamu juga perlu ingat bahwa tanggung jawab dari hasil tersebut masih berada dalam wewenang kamu. Sehingga, ketika karyawan tidak mengerjakan tugas tersebut dengan baik, maka tidak menutup kemungkinan bila direktur akan menyalahkan kamu sebagai seorang manajer.

Akuntabilitas

Akuntabilitas merupakan dorongan moral yang dirasakan oleh bawahan untuk bisa memenuhi tugas sesuai dengan tujuannya. Saat menerima tugas, karyawan pada dasarnya akan memberikan janji baik tersirat atau tersurat, untuk melaksanakan tugas tersebut dengan baik. Setelah mengambil tugas itu mereka akan menyelesaikannya dan kamu akan meminta pertanggung jawaban atas tugas yang telah dilakukan.

Otoritas dapat didelegasikan

Elemen ketiga dari delegasi adalah memberikan otoritas atau kekuasaan kepada karyawan ketika mendelegasikan tugas. Intinya, kamu bisa mewakilkan bawahan untuk mengambil tindakan atas namamu dalam batas-batas otoritas yang didelegasikan.

5 Jenis delegasi

5 Jenis delegasi
Lewat delegasi umum, karyawan memiliki kesempatan untuk menangani fungsi multidisiplin dalam pekerjaan - Pexels

Delegasi membantu pekerjaan menjadi lebih efisien dan lebih cepat selesai. Namun kurangnya kejelasan tentang siapa yang akan melakukan (dan memutuskan) juga siapa yang memegang otoritas dapat menimbulkan kebingungan dan menghilangkan efisiensi. Sehingga jenis delegasinya juga harus jelas. Delegasi sendiri memiliki lima jenis, yaitu sebagai berikut.

1. Delegasi umum

Delegasi umum adalah pemberian tugas kepada staf atau bawahan dari atasan untuk melakukan fungsi manajerial umum seperti perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, penempatan serta pengawasan. Contohnya ketika karyawan manajemen menengah sering menangani fungsi multidisiplin dalam perencanaan, pelaksanaan, dan pendelegasian pekerjaan atau pekerjaan manajemen personalia.

Contoh lainnya seorang manajer penjualan yang diberi tanggung jawab atas wilayah penjualan dengan target dan wewenang yang luar, tanpa diberi tahu banyak kata tentang bagaimana dia harus melakukannya. Walaupun atasan memberikan delegasi, namun pekerjaan tersebut tetap harus dimonitor dan atasan tetap harus memberikan bimbingan dan arahan agar tugas yang dikerjakan tetap sesuai dengan standar perusahaan.

2. Delegasi khusus

Delegasi khusus mengacu pada tugas atau fungsi tertentu. Tugas ini diberikan kepada orang yang bertanggung jawab dan memahami jelas peran mereka. Contohnya seperti seorang freelance marketing profesional yang diminta untuk hanya menghasilkan marketing collateral untuk proyek tertentu dalam jangka waktu tertentu.

3. Delegasi formal

Delegasi formal adalah penugasan yang diberikan berdasarkan struktur atau persyaratan organisasi yang berlaku di perusahaan tersebut. Dalam delegasi formal, tugas yang didelegasikan dan wewenang yang menyertainya untuk setiap delegasi dijabarkan dalam kontrak tertulis. Delegasi formal dinilai paling efektif, karena tanggung jawab yang ditetapkan menjadi sebuah kewajiban dan wewenang ini diberikan kepada seseorang sesuai dengan tugasnya.

Contohnya ketika seseorang menandatangani kontrak kerja, di dalamnya terdapat instruksi kepada siapa karyawan tersebut bertanggung jawab. Dengan menandatangani kontrak tersebut, karyawan secara resmi menerima persyaratan tersebut.

4. Delegasi informal

Delegasi informal adalah jenis delegasi yang dilakukan staf tanpa permintaan atau penugasan dari atasannya. Delegasi informal tidak muncul karena jabatan tapi karena keadaan. Pada delegasi informal, pendelegasian berjalan dengan iklim kesepahaman antara atasan dan bawahan. Sehingga delegasi ini tidak menimbulkan kewajiban apa pun. Kebutuhan akan delegasi informasi juga bersifat tidak langsung.

Karyawan melakukan tugas bukan karena secara resmi ditugaskan tetapi karena tugas tersebut adalah bagian dari deskripsi pekerjaan dan hasil kerja yang diberikan. Contohnya ketika karyawan mungkin diminta untuk bekerja selama akhir pekan karena tenggat waktu yang mendesak.

5. Delegasi lateral

Ketika seseorang diberikan delegasi untuk menyelesaikan sebuah tugas, dia mungkin membutuhkan bantuan dari sejumlah orang. Delegasi lateral menjadi penolong bagi seorang staf yang berikan tugas namun membutuhkan tambahan bantuan orang lain. Contohnya ketika manajer umum diminta untuk melengkapi laporan data penjualan. Manajer tidak akan mengerjakan laporan tersebut sendiri melainkan dibantu oleh manajer personalia agar mendapatkan data yang lebih lengkap.

Cara melatih kemampuan delegasi

Berikan tugas yang sekiranya harus didelegasikan dan pilih karyawan yang tepat - EKRUT

Proses pendelegasian yang salah dari seorang manajer, pada akhirnya hanya akan menghasilkan pekerjaan yang tidak tepat sasaran. Oleh sebab itu, kamu perlu melatih kemampuan delegasi dengan cara berikut ini.

Berikan tugas yang akan didelegasikan dan pilih karyawan yang kira-kira memiliki pengalaman dan mampu menyelesaikan tugas tersebut.
Jelaskan ekspektasi hasil yang jelas pada karyawan. Berikan juga mereka informasi yang pasti tentang kapan tugas itu harus selesai.
Bila memungkinkan libatkan karyawan lain dalam proses pendelegasian ini. Berdayakan mereka untuk menentukan tugas mana yang perlu diselesaikan terlebih dahulu.
Memberikan dukungan yang memadai, termasuk menyediakan waktu untuk menjawab kesulitan yang mungkin dihadapi oleh karyawan saat mengerjakan tugas tersebut.
Pantau kemajuan tugas yang didelegasikan itu secara teratur. Berikan koreksi dan panduan sesuai dengan kebutuhan karyawan. Lalu, pastikan semua tugas tersebut selesai tepat waktu.
Hindari mengambil alih tugas yang didelegasikan. Bila kamu menemukan masalah dengan tugas yang diberikan kepada karyawan, maka jangan biarkan mereka menyerahkan tugas tersebut kembali kepadamu. Cobalah berdiskusi untuk mencari solusi yang kira-kira bisa direkomendasikan demi perbaikan tugas tersebut.
Membangun motivasi dan komitmen agar karyawan bisa menyelesaikan tugas yang didelegasikan tersebut dengan baik. Salah satu caranya adalah dengan mendiskusikan kesuksesan yang akan berdampak pada jenjang karier, bonus atau pengakuan informal yang mereka terima.

Lewat tujuh cara ini kemampuan kamu dalam mendelegasikan tugas pada karyawan bisa menjadi lebih baik dan efektif, sehingga hasil yang diberikan pun bisa sesuai dengan harapan. Jika kamu ingin mengetahui lebih lengkap mengenai EKRUT, kamu bisa tonton video berikut ini.