Customer Service adalah lini terdepan yang menghubungkan perusahaan dengan konsumen. Tanpa layanan konsumen yang andal, produk dan layanan terbaik sekalipun tidak akan memiliki basis konsumen yang kuat.
Seorang Customer Service tentu harus menguasai skill dan teknik tertentu untuk meningkatkan kemahirannya dalam memenuhi kebutuhan konsumen. Berikut adalah beberapa langkah yang dapat kamu terapkan.
1. Memahami seluk-beluk produk
Sebagai seorang Customer Service, kamu akan dihadapkan pada berbagai pertanyaan dan keluhan. Memahami seluk-beluk produk membantumu menemukan solusi terbaik untuk permasalahan yang dihadapi konsumen.
Pahami seluruh fitur, keunggulan dan kekurangan, serta aspek lain yang perlu diketahui dari suatu produk. Sampaikan informasi tersebut dengan lengkap kepada konsumen, dan mereka akan terkesan dengan kemampuanmu.
2. Menjadi sosok yang ramah
Awali pekerjaanmu dengan senyuman, terutama saat bertemu langsung dengan konsumen. Hal pertama yang perlu kamu lakukan adalah memberikan salam hangat, lalu tanyakan apa yang dibutuhkan oleh konsumen.
Tunjukkan sikap serupa ketika kamu berkomunikasi melalui telepon. Gunakan nada ramah yang membuat konsumen merasa nyaman. Setelah semuanya selesai, jangan lupa mengucapkan terima kasih.
3. Membangun sikap positif
Sikap positif adalah hal yang sangat penting bagi seorang Customer Service. Alasannya tak lain karena kesan yang kamu berikan dapat memengaruhi sudut pandang konsumen terhadap perusahaan maupun produk yang dihasilkannya.
Selain itu, sikap positif juga mengurangi kemungkinan untuk salah paham saat berkomunikasi melalui telepon ataupun chat. Kamu bahkan bisa meredakan emosi konsumen yang sedang mengajukan komplain berkat perilaku ini.
Baca juga: Complaint Handling: Pengertian, Fungsi, Skill, dan Strategi atau Penerapannya
4. Merespons dengan cepat
Salah satu skill utama yang harus dimiliki seorang Customer Service andal adalah menanggapi respons konsumen dengan segera. Pasalnya, konsumen menghubungi Customer Service untuk memperoleh solusi dalam waktu sesingkat mungkin.
Jika kamu belum bisa menemukan solusi atas permasalahan konsumen, kamu bisa meminta konsumen untuk menunggu. Hal ini jauh lebih baik dibandingkan tidak merespons mereka sama sekali.
Agar bisa menjadi seorang customer service yang andal, kamu harus mau
5. Mendengarkan dengan aktif
Seorang Customer Service harus mampu mendengarkan dengan aktif. Dengarkan setiap perkataan konsumen tanpa menyela ataupun berasumsi bahwa kamu mengetahui apa yang akan mereka katakan.
Pastikan kamu memahami masalah konsumen dengan mengulangi topiknya di akhir pembicaraan. Ucapkan kata-kata seperti, “Jadi, produk Anda bermasalah karena…” atau, “Coba saya luruskan kembali.”
6. Meminta saran dan masukan
Setiap konsumen memiliki kebutuhan dan pengalaman yang berbeda saat menggunakan suatu produk. Jadi, mintalah saran dan masukan dari beberapa konsumen mengenai produk tersebut agar kamu mendapatkan sudut pandang yang lebih luas.
Kamu bisa menggunakan metode survei, borang masukan, kuesioner, ataupun bertanya secara langsung pada konsumen. Pilihlah cara terbaik sesuai kebutuhan perusahaan dan kesediaan konsumen.
7. Menerapkan saran dan masukan
Setelah menerima umpan balik dari konsumen, langkah selanjutnya adalah menerapkan saran yang kamu terima. Tinjau kembali setiap evaluasi yang konsumen berikan dan tentukan aspek mana saja yang perlu dikembangkan.
Seorang Customer Service yang andal akan memastikan bahwa konsumen tidak hanya puas terhadap produk, tapi juga proses pemesanan, pembelian, dan aspek lainnya.
Semua cara di atas adalah unsur-unsur dasar yang perlu kamu penuhi untuk menjadi Customer Service yang andal. Prosesnya memang tidak mudah, tapi kamu bisa terus berlatih dengan menghadapi konsumen.
Begitu kamu mampu melakukan seluruh cara tersebut, maka kamu sudah berada di jalan yang tepat. Pertahankan keunggulan ini dan konsumen maupun atasanmu akan terkesan dengan kemampuan yang kamu miliki.
Selain itu, jika kamu geluti dengan serius, bukan tidak mungkin hal ini akan membuahkan hasil yang baik untuk kariermu ke depannya.
Semoga berhasil!
Rekomendasi bacaan:
- 6 Tips sukses merancang rencana karir untuk masa depanmu
- 5 Manfaat bangun pagi untuk kesuksesan karier dan kinerjamu
- Kerja cerdas dan kerja keras, apa bedanya?
Sumber:
- thebalancemb.com
- helpscout.com
