Undangan rapat adalah salah satu poin terpenting dalam daftar agenda persiapan acara rapat di perusahaan. Rapat yang kamu persiapkan akan menjadi agenda orang-orang, maka undangannya perlu dibuat informatif, padat dan jelas sehingga agenda rapat bisa jadi prioritas selain hal yang adi tuntutan lain pada pembagian waktu orang-orang yang terlibat..
Artikel ini akan membantu kamu membuat undangan rapat yang baik dan benar. Kami sudah menyiapkan contoh undangan rapat profesional terlengkap baik untuk pertemuan formal atau informal, besar atau kecil, yang perlu kamu ketahui.
Format dan cara membuat undangan rapat
Format contoh undangan rapat harus jelas agar anggota rapat dapat hadir dan efektif - EKRUT
Untuk memulai memahami contoh undangan rapat, kamu perlu memahami dan menentukan hal-hal berikut:
- Siapa yang akan menghadiri pertemuan atau acara tersebut. Bisakah peserta rapat meneruskan surat dan mengundang orang lain.
- Apa tujuan atau alasan rapat. Ada beberapa alasan berbeda untuk mengirimkan email atau surat undangan: rapat staf mingguan, wawancara kinerja antara atasan dan karyawan, atau promosi penjualan dengan prospek dengan klien.
- Dimana lokasi yang tepat. Apakah kamu perlu memesan tempat tertentu.
- Kapan rapat akan diselenggarakan. Apakah rapat membutuhkan waktu lama untuk menentukan sesuatu untuk didiskusikan lebih lanjut.
Setelah menentukan detail tersebut, kamu bisa mulai dengan format dan cara contoh undangan rapat agar contoh undangan rapat memiliki struktur yang sempurna:
Menulis judul atau subjek rapat pada undangan rapat
Ini adalah faktor yang sangat penting untuk dipertimbangkan saat menulis contoh undangan rapat. Judul dan subjek pada email akan menentukan apakah penerima benar-benar membuka undangan rapat. Menyertakan nama depan orang tersebut dalam subjek adalah cara yang sangat sederhana untuk membuat undangan rapat lebih mungkin dibuka.
Pembukaan
Kalimat pembuka kamu adalah hal pertama yang dilihat orang pada undangan rapat. Itulah mengapa bagian pembuka contoh undangan rapat harus menarik perhatian dan mengarahkan pembaca ke paragraf berikutnya.
Pada bagian pembuka kamu harus mempertimbangkan relasimu dengan orang yang diundang tersebut. Ini akan membantu kamu memahami apakah kamu harus tetap tegas dan formal atau kamu bisa sedikit lebih santai.
Baca juga: 10 rapat yang efektif dan tips mewujudkannya
Alasan dan tujuan rapat
Sebutkan alasan atau tujuan rapat. Jika kamu memiliki daftar agenda rapat rinci, sertakan atau kirimkan sebagai lampiran, tetapi jangan membuatnya terlalu bertele-tele dan panjang. Sebaliknya, sebutkan topik diskusi atau program kamu dalam poin-poin penting.
Tentukan waktu, tanggal, lokasi, dan durasi
Untuk memastikan anggota rapat akan berada di tempat yang tepat pada waktu yang tepat, termasuk detail pengaturan pertemuan. Jika kamu akan mengundang atasan, pejabat, atau orang lain dengan jadwal yang padat, kamu dapat menambahkan opsi kalender untuk membiarkan mereka memilih tanggal.
Dengan memberikan opsi ini, kamu dapat menunjukkan bahwa menghargai waktu orang tersebut, pertimbangkan juga untuk menyertakan durasi berapa lama rapat dimulai hingga berakhir.
Minta RSVP
Pernahkah kamu mengirimkan undangan rapat, mengharapkan anggota muncul, hanya tapi orang-orang tersebut tidak berencana untuk hadir?. Kamu dapat menghindari situasi ini dengan menambahkan opsi RSVP (meminta respon langsung) ke email atau surat.
Untuk mempermudah penerima membalas, tambahkan link form RSVP atau cara konfirmasi di bagian bawah email atau surat undangan rapat.
Penutup
Pada bagian penutup, tambahkan kalimat-kalimat seperti "menantikan balasan Anda" akan membuat orang lebih mungkin menjawab undangan rapat. Pastikan juga untuk menyampaikan harapan agar orang yang diundang bisa hadir.
Baca juga: 5 Cara menyusun agenda rapat yang efektif dan contohnya
4 Contoh undangan rapat
Contoh undangan rapat untuk banyak peserta harus mencantumkan agenda dan keterangan jelas - EKRUT
Berikut ini adalah 4 contoh undangan rapat secara profesional yang bisa kamu terapkan saat mempersiapkan rapat di perusahaan:
Contoh undangan rapat resmi untuk banyak orang
Contoh undangan rapat umum tahunan ini dibuat untuk memberitahu pemegang saham apa yang perlu mereka ketahui untuk mempersiapkan dan mengikuti rapat online dengan video conference.
Contoh undangan rapat tim informal
Contoh undangan rapat untuk pertemuan yang lebih santai ini lebih ditujukan untuk tim kecil atau pribadi.
Baca juga: Contoh notulen rapat yang efektif dan cara membuatnya
Contoh undangan rapat untuk bertemu dengan klien potensial atau promosi penjualan
Berikut ini adalah contoh undangan rapat untuk klien potensial atau calon penyedia vendor untuk produksi:
Contoh undangan rapat untuk permintaan review kinerja
Contoh undangan rapat ini biasanya ditujukan untuk atasan dengan tujuan untuk membicarakan dan melakukan ulasan mengenai capaian kinerja pribadi atau tim dalam sebuah proyek atau periode waktu tertentu.
Nah, begitulah contoh-contoh undangan rapat yang bisa kamu terapkan saat menyiapkan acara rapat. Kamu perlu untuk mempersiapkan seluruh komponen rapat seperti tempat dan waktu yang pas agar orang-orang yang kamu undang bisa hadir. Pastikan juga untuk membuat undangan yang sesuai dengan contoh undangan rapat profesional.
Selama WFH saat pandemi pasti membutuhkan banyak rapat virtual, agar rapat yang direncanakan bisa berjalan efektif.
Sumber:
